DEFINICIONES MECI NTCGP Modelo Estndar de Control Interno

DEFINICIONES MECI - NTCGP Modelo Estándar de Control Interno Proporciona una estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades, con el fin de orientarlas hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública Orientada a dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades

PRINCIPIOS NTCGP 1. Enfoque hacia el cliente 2. Liderazgo 3. Participación activa 4. Enfoque basado en Procesos 5. Enfoque del Sistema para la Gestión 6. Mejora Continua 7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones 8. Relaciones Mutuamente beneficiosas con proveedores 10. Transparencia 9. Coordinación, cooperación y Articulación

PRINCIPIOS MECI Competencia de cada servidor público, para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos. Capacidad institucional para reglamentar de manera participativa las normas, métodos y procedimientos. Suficiencia institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar la función administrativa.

MARCO LEGAL CONSTITUCIÓN POLÍTICA Art. 209: La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley. Art. 269: Obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procesos de Control Interno Resolución 1359 de 2006 Por la cual se reglamenta el Subcomité de Coordinación del sistema de Control Interno FORPO Ley 87 de 1993 Establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades del Estado Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calida en la rama ejecutiva del poder público Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estándar de control Interno para el Estado Colombiano (MECI 1000: 2005) Resolución 1135 de 2005 Por la cual se adopta el Modelo Estándar de control Interno (MECI 1000: 2005) en el FORPO Resolución 1360 de 2006 Por la cual se nombra el representante de la dirección y los equipos de trabajo MECI y Calidad en el FORPO

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El equipo de fútbol del FORPO jugó un partido el domingo 21 de septiembre a las 4: 00 pm. El señor director técnico reunió a los integrantes del equipo el día 15 de septiembre para explicar la táctica y las estrategias para el partido. (PLANEAR) Los jugadores se presentaron el día y hora señalados, jugaron y el resultado fue 1 a 0 en contra. (HACER) El director técnico reúne el equipo para realizar el análisis de desempeño de los jugadores y las estrategias empleadas, para establecer las posibles causas de la derrota. (VERIFICAR) Para enfrentar el próximo partido se realizan algunos cambios de jugadores y estrategias, y se programa un entrenamiento adicional. (ACTUAR)

La señora Cecilia Gerente de proyecto, revisa la lista de chequeo en desarrollo de la etapa Precontractual verificando el cumplimiento de los requisitos antes de pasar a la elaboración del contrato. 2. Liderazgo 3. Participación activa 10. transparencia

Todos los servidores públicos del FORPO pueden consultar a través de la Intranet, el listado maestro de documentos que contiene todos los procedimientos, instructivos y formatos utilizados en el desarrollo de sus actividades. 2. Liderazgo 10. Transparencia

Las auditorias realizadas en la entidad, revisión de planes y rendición de cuentas, permiten identificar desviaciones y plantear acciones de mejora para cumplir con la función administrativa. 1. Enfoque hacia el cliente 6. Mejora Continua 2. Liderazgo 7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones 3. Participación activa 4. Enfoque basado en Procesos 5. Enfoque del Sistema para la Gestión 10. Transparencia 8. Relaciones mutuamente beneficiosas con proveedores 9. Coordinación, cooperación y Articulación

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Permite controlar la Planeación de la entidad y su acción, hacia la consecución de los objetivos en forma eficiente y eficaz. Sus tres componentes son:

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COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL El AMBIENTE DE CONTROL Proporciona los valores y principios necesarios para favorecer una organización transparente; facilita la operación de la entidad al dotarla del recurso humano competente y suficiente para el desarrollo de su Misión, y establece la manera de coordinar las acciones en procura del logro de sus objetivos y metas.

COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL Determina el estándar de conducta de los funcionarios FORPO, busca que los servidores públicos asuman conductas que permitan el logro de los propósitos del Fondo Rotatorio. Define el compromiso del FORPO con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad de sus servidores públicos. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar y orientar las acciones de la entidad

COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL Principio de Transparencia 6. 2 Talento Humano 6. 2. 2. Competencia, toma de conciencia y formación

COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL 6. 2 Talento Humano 6. 2. 2. Competencia, toma de conciencia y formación

COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL 5. Responsabilidad de la Dirección 5. 1 Compromiso de la Dirección 5. 2 Enfoque al cliente 5. 5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

CÓDIGO DE ÉTICA FORPO, aprobado el 2007 -12 -27, ME 01 - V 01, Socializado enero y febrero 2008 Ubicado: Oficina Planeación, intranet

ü Políticas de desarrollo del talento humano ü Plan Institucional de Capacitación ü Plan de Bienestar Social ü Manual de Funciones ü Acuerdos de Gestión ü Se cuenta con procedimientos para - Selección e incorporación PG-0601 V 04 - Inducción INS 0601 -01 - Evaluación del desempeño PE-0623 - Bienestar y capacitación PE-0620

Caracterización del estilo de dirección: MANUAL DE BUEN GOBIERNO Contiene las disposiciones voluntarias de autorregulación de quienes ejercen el Gobierno de las entidades. Su objetivo consiste en facilitar al equipo directivo el cumplimiento de los fines constitucionales y la misión de la entidad, así como fortalecer sus niveles de gobernabilidad (En proceso de aprobación)

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO ¿ Que es Estrategia ? puede definirse como la mejor forma de alcanzar los objetivos buscados al inicio de cualquier situación. Establecer una "estrategia" implica conocer de antemano las distintas formas en las que se va a afrontar una situación y de que forma enfrentarlo conociendo las metas que se desean alcanzar. La estrategia puede verse como un plan que debería permitir la mejor distribución de los recursos y medios disponibles a efectos de poder obtener aquellos objetivos deseados.

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COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Determina los parámetros y lineamientos necesarios para orientar a la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos y propósitos, mediante: ØLa elaboración de los planes y programas requeridos para desarrollar la función que la Constitución y la ley le fijan a la entidad, en consonancia con las necesidades de la comunidad a la que atiende. ØEl diseño de un modelo de operación que facilite la gestión de la entidad mediante la armonización de la función Constitucional y legal con el conjunto de planes, programas y proyectos. ØLa conformación de la estructura organizacional requerida para dar cumplimiento a los lineamientos dados por los elementos anteriores.

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO materializan las estrategias establecidas por la entidad para cumplir su direccionamiento, a través de planes institucionales que incorporen responsabilidad y recursos Permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la entidad pública, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional, orientándola hacia una organización por procesos. configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad pública.

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 5. Responsabilidad de la Dirección 5. 3 Política de calidad 5. 4 Planificación 5. 4. 2 Planificación del sistema de calidad 7. 1 Planificación del producto/servicio

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 4. Sistema de gestión de la calidad 4. 1 Requisitos generales 4. 2 Gestión Documental 5. 4. 2 Planificación del sistema de calidad

COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 5. Responsabilidad de la Dirección 5. 5. Responsabilidad, autoridad y comunicación 6. Gestión de Recursos 6. 1. Provisión de recursos 6. 2. Talento Humano

üLa misión, visión y Objetivos institucionales üPlanes: §Estratégico §Acción §Operativos §Específicos

ü Mapa de procesos Resolución 690 del 16 sep-2008 Art. Tercero, organización de los procesos de la entidad ü Procesos caracterizados Caracterización: Describe la secuencia e interacción de los procesos, su objetivo y alcance, el control, la medición, la información necesaria para apoyar la operación y su seguimiento.

üEstructura organizacional (Organigrama) Modificada mediante Dec. 2125 de 16 de junio de 2008 Resolución 523 del 28 jul-2008 Resolución 696 del 18 Sep-2008 üplanta de personal con funciones, competencias, niveles de responsabilidad y autoridad Modificada mediante Dec. 2126 de 16 de junio de 2008 üLos perfiles de los cargo. Establecidos manual de funciones

MISIÓN Apoyar logísticamente con efectividad el funcionamiento y desarrollo de la Policía Nacional, Sector Defensa y Entidades del Estado, con productos, obras públicas y servicios de alta calidad a través de actividades industriales, comerciales y administración de recursos.

VISIÓN El Fondo Rotatorio de la Policía será en el año 2. 020 una Entidad sólida, competitiva en la producción, comercialización y administración de recursos y servicios de alta calidad, apoyada en alianzas estratégicas, en principios éticos, potencial humano y tecnológico, que garanticen la satisfacción de nuestros clientes.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 1. Integrar del S. G. C. con el MECI y la NTGP-1000 2. Desarrollar un Sistema de Información Gerencial. 3. Fortalecer el Sistema de Gestión del Talento Humano de la Entidad 4. Afianzar nuestro Sistema de Gestión de Calidad, en procura del Mejoramiento Continuo. 5. Aumentar la efectividad en los procesos de la Entidad. 6. Tecnificar los procesos de la Entidad. 7. Satisfacer las necesidades y expectativas del Cliente. 8. Suministrar productos y servicios de calidad a nuestros clientes apoyados en proveedores idóneos. 9. Maximizar el uso eficiente de los recursos de la Entidad. 10. Optimizar el sistema de costos de la Entidad.

MAPA DE PROCESOS

EL MAPA DE PROCESOS es la representación grafica de las actividades e interrelaciones entre ellas, estructurado bajo el ciclo PHVA y su Clasificación es la siguiente: Procesos Estratégicos: incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la Dirección. Procesos Misionales: incluyen todos aquellos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto social o razón de ser. Procesos de Apoyo: incluyen aquellos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación. Procesos de Evaluación: incluyen aquellos necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

ORGANIGRAMA Resolución 523 del 28 jul-2008 Resolución 696 del 18 Sep-2008 CONSEJO DIRECTIVO ORGANISMOS DE ASESORIA Y COORDINACIÓN DIRECCIÓN GENERAL OFICINA DE CONTROL INTERNO ATENCIÓN AL USUARIO SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN OFICINA ASESORA JURÍDICA SUBDIRECCIÓN OPERATIVA CONTABILIDAD Y COSTOS FABRICA DE CONFECCIONES PRESUPUESTO ADQUISICIONES Y CONTRATOS TESORERIA TALENTO HUMANO TELEMÁTICA CONSTRUCIONES OPER. DE COMERC. EXT VENTA BIENES EN DESUSO ALMACÉN GENERAL CRÉDITO Y CARTERA LOGÍSTICA Y ARCHIVO CONTROL DISCIPLINARIO INT.

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COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Permite a la Entidad Pública evaluar y controlar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales. Riesgo: representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos.

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Analiza los aspectos más relevantes del entorno, y busca brindar una apreciación amplia de todos los factores que pueden influir en la capacidad de la Institución para lograr los resultados previstos Se determinan los factores internos y externos a la entidad, que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los objetivos. Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificándolas y evaluándolas, con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar.

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS La valoración del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados, con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y fijación de políticas. Identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de riesgos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos de la Administración del Riesgo,

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 4. 1(g) Identificar puntos de control sobre riesgos 5. 6. 2 (h) Riesgos como entrada a revisión por la Dirección 7. Realización del producto o servicio 8. Medición, Análisis y Mejora

COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Caso: Paseo Ganadores FORPO - Concurso MECI 2008 Como estimulo para los tres primeros puestos de un concurso se organizó un paseo fuera de Bogotá a realizarse el día 12 de diciembre de 2008 entre las 6: 30 AM a las 8: 00 PM, para lo cual se requiere que los grupos ganadores realicen un proceso de administración de riesgos relevantes al paseo, siguiendo la metodología establecida en el procedimiento. PG-0815 V 01 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Definición del Objetivo del paseo: Disfrutar en un ambiente de descanso fuera de la ciudad, cumpliendo con las normas de seguridad y buen comportamiento con el fin de la integrar a los equipos ganadores.

En reunión de los capitanes de equipos se determinan los principales factores de riesgo, teniendo en cuenta las salidas lúdicas anteriores, reuniones con los directivos de la Entidad, detectando las amenazas del paseo, así: ØQue se retrace la hora de salida a las 6: 30 AM y llegada a las 8: 00 PM en el edificio sede del Fondo Rotatorio de la Policía. ØProblemas mecánicos del bus en el camino que impidan llegar al lugar de salida y regreso a las instalaciones del Fondo Rotatorio de la Policías. ØPiscinas profundas e inseguras que pongan en riesgo la vida de los visitantes al club. ØDeficiencias en el servicio de alimentación suministrada por el club a visitar.

De acuerdo con las amenazas planteadas se identificaron los siguientes riesgos, que puedan afectar el cumplimiento del objetivo del paseo: Ø Falta de puntualidad en la hora de salida. Ø Accidente o varada del vehículo en el camino. Ø Ahogamiento de algún funcionario de la entidad en una piscina.

Se estableció la calificación de los riesgos a través de la estimación de la probabilidad y el impacto de los riesgos. Se aplico la metodología de evaluación establecida en el procedimiento

Se confrontaron los resultados de la evaluación de los riesgos con la efectividad de los controles existentes, valorando el grado de exposición de las salidas, frente a los riesgos detectados.

Las directivas de la Entidad se reunieron para evaluar el resultado de la administración de riesgos aplicada al cumplimiento del objetivo del paseo y determinaron las acciones a seguir para evitar, reducir, compartir o asumir estos riesgos en próximas salidas. El anterior caso se incluye en el mapa de riesgos de la Entidad con el fin de realizarse monitoreo a las acciones implementadas para evitar que el riesgo se materialice.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Asegura el control a la ejecución de los procesos de la entidad, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión. Sus tres componentes son:

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ACTIVIDADES DE CONTROL Las ACTIVIDADES DE CONTROL constituyen el Componente que permite ejercer control sobre toda la operación de la entidad, ocurre en todos los procesos, interviene todas las funciones y compromete todos los niveles de responsabilidad.

ACTIVIDADES DE CONTROL Establecen las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad; define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades. Acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la ejecución de los procesos. Los Controles se clasifican en: Preventivos y Correctivos

ACTIVIDADES DE CONTROL Los Indicadores son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los planes y de los procesos de la entidad. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición. Reúne los estándares de la operación de la entidad, convirtiéndose en un instrumento guía de la acción individual y colectiva, fomentando el autocontrol y la autorregulación.

ACTIVIDADES DE CONTROL • 4. 1. Requisitos generales • 4. 2. Gestión documental 7. 1. Planificación de la realización del producto 7. 2 Procesos relacionados con el cliente 7. 3 Diseño y desarrollo producto / servicio 7. 5 Producción y prestación 8. 3 Control de producto no conforme 8. 4 Análisis de datos Para los elementos Controles e Indicadores, además de los anteriores el numeral 8. 2 Seguimiento y medición

Para alinear los procesos: estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación, la Entidad establece la siguiente política de operación: “Entregar oportunamente productos, servicios, insumos e información a los clientes externos, partes interesadas, mediante el desarrollo eficiente de la gestión por procesos. ” Esta política hace parte del MANUAL DE BUEN GOBIERNO

Los procedimientos del FORPO, estandarizan el como, cuando, quien, donde, y los controles necesarios para realizar las actividades propias de los procesos. Estos se constituyen en la guía de acción de los servidores, por ende deben ser dinámicos y estar en constante actualización. Estos documentos se encuentran publicados en el Listado Maestro de Documentos que establece la identificación (según el proceso al que pertenezca) y su versión actual.

Los controles en la entidad se encuentran definidos en los procedimientos, y estos buscan la eficacia y efectividad en cada una de las actividades o tareas. Además, en los Mapas de riesgos se determinan Controles para prevenir la materialización de los riesgos identificados.

En el FORPO se establecen indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad y estos se pueden apreciar en cada una de las caracterizaciones de los procesos, y en los diferentes planes de la entidad, con el fin de realizar el seguimiento y medición al cumplimiento de estos. INDICADORES EN LOS PROCESOS: MANUAL DE CALIDAD FICHAS TECNICAS DE LOS INDICADORES

Contiene o hace referencia a los procesos, procedimientos, instructivos, manuales, normas y documentos asociados al Sistema de Gestión de calidad Busca: - Integrar los aspectos estratégicos y de ejecución del Sistema de Control Interno en un ordenamiento interno, que facilita la comprensión del funcionamiento de la entidad. - Facilitar la estandarización, comprensión, operación y evaluación de la gestión de la entidad y la manera como ésta desarrolla su función administrativa, en procura del cumplimiento de sus fines. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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INFORMACIÓN La información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un tema. La Información comprende todos los ámbitos de la entidad y constituye un soporte al diseño, operación, evaluación y mejoramiento de los procesos y debe ser considerada como uno de los principales recursos o activos de la entidad. En el MECI se establecen dos tipos de información: ØInformación primaria ØInformación secundaria

INFORMACIÓN 4. 2. 3 ( f) Control de documentos de origen externo 5. 2. Enfoque al cliente 4. 1. b, Determinar secuencia e interacción de procesos 4. 2. Gestión Documental 4. 2. 4. Control de registros 8. 2 Seguimiento y Medición 8. 4. Análisis de datos 4. 1. (d) Recursos e 6. 3. (b) Equipo para los procesos 4. 1 (d) Recursos e información para apoyo a la operación

Son aquellos datos que se obtienen de fuentes externas, como: la comunidad, los proveedores, las entidades de control y/o regulación, entre otras. En el FORPO se obtiene la información primaria mediante: üEl procedimiento PG-0009 V 05 Medición de satisfacción del cliente mediante encuestas, tramite de QUEJAS RECLAMOS, SUGERENCIAS, derechos de petición y tutelas. üInformes de los organismos de control (Contraloría, Procuraduría, Contaduría, etc. ) üLas normas que aplica a la entidad se encuentran relacionadas en el NORMOGRAMA , y se cuenta con el servicio de NOTINET üProcedimiento PG-0614 V 05 Recepción y entrega de documentos üMedios de comunicación üRedes de veedurías ciudadanas üEntidades del Estado, entre otras.

Son aquellos datos que se originan y procesan al interior de la entidad entre ellos tenemos: los resultados de información que generan los diferentes procesos, los informes elaborados, las actas de reuniones, los registros contables y de operación, la intranet, entre otros. En el FORPO la información secundaria se administra mediante: ØTABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (ubicado en la carpeta matriz de cada proceso) ØLISTADO DE CONTROL DE REGISTROS ØCRONOGRAMA DE INFORMES PERMANENTES: Establece para cada uno de los procesos los informes internos y externos que debe presentar. ØFORPONET

Están constituidos por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la producción de la información, orientada a soportar la toma de decisiones de la entidad. La entidad cuenta con los siguientes sistemas de información: Sistema de información LINIX Conexión base de datos Policía Nacional y Casur Conexión al Sistema de Información de la DIAN – MUISCA Portal de Contratación

COMUNICACIÓN PÚBLICA Corresponde a la información interna y externa que la entidad provee a los diferentes grupos de interés. Sus elementos son:

COMUNICACIÓN PÚBLICA 5. 1 Compromiso de la Dirección 5. 5. Responsabilidad, autoridad y comunicación 5. 5. 3. Comunicación interna 7. 2. Procesos relacionados con el cliente 7. 2. 3. Comunicación con el cliente 5. 5. 3. Comunicación Interna 7. 2. Procesos relacionados con el cliente 6. 3. (c) Servicios de apoyo comunicación 7. 2. 3. (a), Información sobre producto / servicio 5. 5. Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

Este elemento orienta la difusión de políticas y la información generada al interior del FORPO para tener una clara identificación de sus objetivos, estrategias, planes y programas con los que va a cumplir sus objetivos institucionales. El Fondo Rotatorio cuenta con la siguiente Política de Comunicaciones: “Recibir, producir y publicar la información sobre la gestión de la entidad a los servidores públicos, clientes y partes interesadas en forma oportuna, veraz y transparente, a través de un lenguaje claro que facilite la comprensión mediante una adecuada administración de los medios de comunicación”. Se cuenta con el procedimiento PG-1 -2 -12 V 1 - Comunicación interna y externa

Garantiza la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés. En el FORPO se cuenta con: Información relacionada con los procesos misionales publicada en la PAGINA WEB de la entidad. PROCESOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS, en los cuales se informa al publico en general sobre los resultados de la gestión de la entidad en el año anterior. Menú de ayuda disponible en el CONMUTADOR de la entidad.

Se constituye por conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por el FORPO, para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información de su sentido, hacia los diferentes grupos interés. üCorreo electrónico LOTUS NOTES üPagina WEB üIntranet (forponet) üCarteleras üEncuentros con el Director üJuntas de Coordinación. üConmutador

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SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN Es el paso que sigue a la fase del HACER, para valorar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos y el nivel de ejecución de planes y programas Sus tres componentes son:

COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN Permite en cada área de la organización, medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión, verificando su capacidad para cumplir metas y resultados a cargo. Sus elementos son:

AUTOEVALUACIÓN 4. 1. c, Requisitos generales 8. 2. 3. Seguimiento y medición de los procesos 8. 2. 4. Seguimiento y medición del producto y/o servicio 5. 6. Revisión por la Dirección 8. 4. Análisis de datos 8. 5. 1. Mejora continua

La Autoevaluación del Control verifica la efectividad del Sistema de Control Interno para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control se esté aplicando en todos los procesos de la entidad. La entidad en la etapa de diseño e implementación realizo encuesta de diagnostico al sistema de Control Interno, para determinar su grado de implementación, y según los resultados se ajusto el plan de implementación. RESULTADOS DIAGNOSTICOS FASE DE DISEÑO Para la fase de mantenimiento, se encuentra en elaboración el procedimiento que direccione la autoevaluación de control para cada proceso.

Permite evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos en su operación, y el cumplimiento de las metas y objetivos a su cargo, permitiendo detectar posibles desviaciones y formular acciones correctivas. En el Fondo Rotatorio las herramientas son: üMatriz de seguimiento y medición de los procesos informe caracterizaciones (trimestral). üSeguimiento Planes Operativos mensual.

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados de la entidad por parte de la Oficina de Control Interno. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza.

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 5. 6. Revisión por la Dirección 8. 2. 2. Auditoría interna 8. 4. Análisis de datos

La Oficina de Control Interno es la responsable de realizar la Evaluación del Sistema de Control Interno observando siempre un criterio de independencia frente a la operación y la autonomía de los actos de la administración. La evaluación del sistema de control interno tiene como resultado: üInforme Ejecutivo Anual sobre la evaluación del sistema de control interno (presentado al DAFP)

Permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la Entidad. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés. En el FORPO este elemento esta a cargo de la Oficina de Control Interno y se ejecuta según: üEL PLAN DE ACCIÓN DE LA OFICINA en el cual se programan las auditorias a realizar durante la vigencia. üPG-0901 V 04 Auditorias de gestión üPG-0902 V 04 Auditorias de calidad

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SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN Es el paso que sigue a la fase del HACER, para valorar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos y el nivel de ejecución de planes y programas Sus tres componentes son:

COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO Consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y de los hallazgos formales provenientes de los Órganos de Control. Sus elementos son:

COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO 5. 6. Revisión por la Dirección 8. 4. Análisis de datos 8. 5. 1 Mejora continua 8. 5. 2. Acciones Correctivas 8. 5. 3. Acciones Preventivas 6. 2. 2. Competencia, Toma de conciencia y formación

Recoge los Hallazgos, el análisis y las acciones de mejora de toda la entidad, generadas en desarrollo de: üAuditorias de la Contraloría General de la República üAuditorias de la Oficina de Control Interno üAuditorias del Sistema de Gestión de Calidad üEvaluaciones de la Oficina de Planeación a los procesos üAutoevaluación de los procesos Todas las acciones se recopilan en la Matriz Planes de Mejoramiento

Contiene los planes con las acciones de mejoramiento a nivel de los procesos, busca subsanar las variaciones presentadas entre las metas esperadas para cada proceso y los resultados alcanzados. El plan de mejoramiento por procesos reúne las acciones que cada uno de los procesos tiene a su cargo, facilitando su seguimiento y cumplimiento. La Matriz de Planes de Mejoramiento reúne cada uno de los planes de mejoramiento por proceso

La aplicación se encuentra ubicada en: \172. 26. 195. 12Planes de Mejoramiento 1. Click en Inicio 2. Click en Ejecutar 3. \172. 26. 195. 12Planes de Mejoramiento 4. Aceptar VER INSTRUCTIVOS

Contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los Servidores Públicos para mejorar su desempeño y el proceso al que pertenece. Las fuentes principales para estas acciones son: üLa Evaluación del desempeño üLos acuerdos de gestión üLos Planes de mejoramiento por procesos. El procedimiento Evaluación del desempeño, que contiene los parámetros para establecer las acciones de mejora individual, se encuentra en proceso de aprobación.