Defense Contract Audit Agency Defense Contract Audit Agency

Defense Contract Audit Agency

Defense Contract Audit Agency § § § § Establecida en 1965. Agencia independiente del Departamento de Defensa. Reporta directamente al Contralor del Do. D. Provee Servicios a todos los Componentes del Do. D. Provee todos los servicios necesarios de auditoria del Do. D. Provee servicios de contabilidad y asesoria financiera para el Do. D. Aproximadamente 600, 000 horas facturadas por horas trabajadas para clientes externos al Do. D.

Defense Contract Audit Agency Organización: § § Oficinas Centrales - Fort Belvoir, VA Cinco Oficinas Regionales & Oficinas separadas para auditorias de máxima seguridad Aproximadamente 350 Oficinas/Suboficinas Defense Contract Audit Institute –Memphis, TN (Provee adiestramiento a los auditores)

Defense Contract Audit Agency AGENCIA: • William Reed - Director REGION del ESTE: • Richard Buhre –Director Regional • Mike Steen – Director Alterno • Paul Phillips- Gerente Regional de Auditoria § Oficina de Campo de Tampa Bay: § Gary Ricketts – Gerente de Oficina

Defense Contract Audit Agency Misión de DCAA La misión de DCAA es efectuar todas las auditorias de contratos necesarias para el Departamento de Defensa y proveer servicios de contabilidad y asesoria financiera para la negociación, administración, y acuerdos de contratos y subcontratos. El articulo también nos autoriza a proveer esos servicios a otras agencias federales en base a facturación por servicios prestados.

Defense Contract Audit Agency Servicios y Personal • En base de facturación por servicios, proveer auditorias de contratos, servicios de contabilidad, y asesoria financiera a clientes externos al Do. D. • Personal de la Agencia es de aproximadamente 4, 000. • Auditores Profesionales conforman un 83% del personal. • CPAs conforman 37% del total de auditores. • CPAs conforman 79% de las posiciones gerenciales.

Defense Contract Audit Agency Tipos de Servicios de Auditorias • • Previa a Contratos Capacidad Financiera Costos Incurridos Controles Internos del Sistema de Contabilidad • Operaciones del Contratista • Estándares de Contabilidad de Costos • Estados de Información de Procedimientos • Reclamaciones por Ajustes Equitativos, Terminaciones de Contractos, Retrasos o Paralización • Integridad de Costos Negociados • Propuestas • Pagos Periódicos • Facturaciones • Asistencia durante las Negociaciones

Defense Contract Audit Agency Servicios de DCAA Servicios Previos a Contratos: § § Evaluación de Propuestas Efectividad de Sistemas Tasas Prospectivas para Compensación Salarial y Costos Indirectos Capacidad Financiera

Defense Contract Audit Agency Servicios de DCAA Servicios de Auditoria Post-Contrato: § § § Capacidad Financiera Costos Incurridos/Tasas de Costos Indirectos Anuales Reclamaciones Cumplimiento con Regulaciones (Truth in Negotiation Act) Cumplimiento con los Estándares de Contabilidad de Costos (CAS-Cost Accounting Standards)

Defense Contract Audit Agency Servicios de DCAA Controles Internos de los Sistemas del Contratista: § § § § § Contabilidad EDP-Procesamiento de Datos Estimaciones Compensaciones Facturación Presupuesto Manejo de Materiales Prestaciones Salariales Compras Costos Indirectos y Otros Costos Directos

Defense Contract Audit Agency Clientes Externos al Do. D • • • Agencia Para el Desarrollo Internacional - USAID Cuerpo de Ingenieros del ejercito de los EEUU Departamento de Agricultura Departamento de Comercio Departamento de Educación Departamento de Energía Departamento de Salud y Servicios Humanos Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano Departamento del Interior Departamento de Justicia • • • Departamento del Trabajo Departamento de Estado Departamento del Tesoro Departamento de Transportación Departamento de Asuntos al Veterano Agencia de Protección Ambiental Agencia Federal para Manejo de Emergencias - FEMA Administración de Servicios Generales Oficina De Imprenta del Gobierno NASA Fundación Nacional de Ciencia

Defense Contract Audit Agency Clientes Externos al Do. D • • • Comisión de Regulación Nuclear Servicio Postal de los Estados Unidos Agencia para el Control de Armas y Desarme Administración de Servicios a la Comunidad Junta de Seguridad para Facilidades Nucleares de la Defensa Oficina Ejecutiva del Presidente Banco de Exportación. Importación de los EEUU Comisión Federal de Regulación de Energía Oficina de Contabilidad General • • • Comisión Interestatal de Comercio Biblioteca del Congreso Archivos Nacionales Junta de Seguridad Nacional para Transportación Cuerpo de Paz Administración de Pequeños Negocios Instituto Smithsonian Administración de Seguro Social Agencia de Información para EEUU Junta de Retiro de Ferrocarriles de EEUU

Defense Contract Audit Agency Otras Áreas • DCAA tiene el conocimiento especializado para proveer servicios de auditorias en diferentes circunstancias. • El personal profesional de DCAA tiene la flexibilidad para adaptarse a una amplia variedad de requerimientos de auditorias.

Defense Contract Audit Agency Auditorias Internacionales • Oficina en Europa Wiesbaden, Alemania • Suboficinas: § § Israel Arabia Saudita

Defense Contract Audit Agency Auditorias Internacionales • • Oficina en Europa Oficina en el Pacífico Japón • Suboficinas: § § Corea Hawai

Defense Contract Audit Agency Auditorias Internacionales • Oficina en Europa • Oficina en el Pacífico • Oficina en la Bahía de Tampa Clearwater, Florida • Suboficina: § Fort Lauderdale, FL

Defense Contract Audit Agency Auditorias Internacionales • • Oficina en Europa Oficina en el Pacífico Oficina en la Bahía de Tampa Equipo de Rápida Acción – Con Base en Los Estados Unidos – Activación con 72 Horas de notificación

Defense Contract Audit Agency Clientes Internacionales Contratistas del Departamento de Defensa: • Proveedores de Artículos Únicos • Contratos para el Mantenimiento de Bases • Adiestramiento y Apoyo Logístico • Ventas Militares al Extranjero • Gobiernos de Participación Europea • Cuerpo de Ingenieros • Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA)

Defense Contract Audit Agency Clientes Internacionales Clientes Externos al Departamento de Defensa: • USAID • NASA • Departamento de Energía • Departamento de Transportación • Departamento de Salud y Servicios Humanos • Servicio Postal de los EEUU • Departamento de Pesca y Fauna

Huracán Mitch

Restauración de Infraestructura • Auditoria de Costos Incurridos para: – Asegurar que los costos de los contratistas son: • Permisibles, atribuibles, razonable. – Evaluar controles internos para prevenir: • Potencial de actividades ilegales. • Perdida o mal uso de los artículos obtenidos bajo las asistencias/contratos.

Defense Contract Audit Agency Obstáculos en el Alcance de Trabajo • Trabajo de reconstrucción y emergencia: – Tiempo limitado para la evaluación y/o calificación del programa antes de otorgación de fondos asistencia. – Se desconoce si los sistemas son adecuados. – Diversidad de los contratistas envueltos. – Rápidos resultados de los programas. – Materialidad de los contratos individuales.

Defense Contract Audit Agency Resultados • Sobreponerse a los retos de infraestructura para: – Trabajar en conjunto con el personal técnico. – Asegurar que los resultados sean obtenidos según planificados. – Proveer resultados concurrentes en un tiempo mínimo. • Permite al cliente a proveer a tiempo: – Reportes del estado del programa al Congreso. – Hacer ajustes necesarios al programa.

Huracán Georges

Reparación/Limpieza de Emergencia Programación de las auditorias para: Asegurar un control adecuado sobre los fondos de emergencia • Evaluación de los controles internos. • Visitas de Campo.

Defense Contract Audit Agency Situación • Sobreponerse a los retos de infraestructura: – Transportación – Infraestructura (daños) – Falta de un alcance de auditoria definido del cliente • Sostener conversaciones con el cliente para llegar a acuerdos en: – Alcance de auditoria necesario – Formato aceptable para los reportes

Planificación de la Auditoria • Consideraciones Iniciales – Directrices Especificas – Tipo de Programa/Objetivo – Barreras Logísticas – Tiempo Disponible – Condiciones del Mercado – Falta de Sistema Bancario – Adelantos de Fondos – Reclamaciones Inundaciones del Huracán Georges

Defense Contract Audit Agency Resultados • DCAA desarrollo procedimientos de auditoria y reportes a tiempo para asegurar: – Mejoras en las operaciones y seguridad de los contratistas. – Resolución rápida de los problemas. – Reducción de atrasos en las operaciones de emergencia.

Defense Contract Audit Agency • Condiciones – Reportes inadecuados donde los costos no son contabilizados y acumulados por elementos de costos. – Registros contables consisten de libros de cheques u hojas de trabajo en Excel. • Causas – Falta de un sistema de contabilidad adecuado. – Falta de un registro de detalles de costos por programas. • Recomendaciones – Solicitar evaluaciones de sistemas de contabilidad para contratistas prospectivos. – Dar seguimiento a la adecuada implementación de correcciones como resultado de las recomendaciones de los auditores.

Defense Contract Audit Agency • Condiciones – Sistemas de compras inadecuados, donde el suplidor mas económico no es el seleccionado. – Documentación inadecuada de selección de suplidores. – Controles internos en procedimientos de compras son mínimos o no existentes. • Causas – Falta de políticas y procedimientos escritos. – Practicas de compras no son similares a las de los EEUU. • Recomendaciones – Solicitar evaluaciones que abarquen sistemas de compras. – Asegurar seguimiento a las recomendaciones de los auditores.

Defense Contract Audit Agency • Condición – Documentación inadecuada para transacciones y pagos. • Causas – Falta de un sistema de compilación por cada transacción con la documentación adjunta. – Numerosas transacciones de caja chica. – Falta de políticas y procedimientos de sistema de contabilidad adecuados. • Recomendaciones – Solicitar evaluación de sistema de contabilidad. – Asegurar seguimiento a la adecuada implementación de correcciones como resultado de las recomendaciones de los auditores.

Defense Contract Audit Agency • Condición – Cantidad excesiva de transacciones de caja chica. • Causas – Uso excesivo de suplidores locales en áreas remotas. – Falta de conocimiento en el uso de cheques como método de pago. – Acceso limitado a instituciones financieras en áreas remotas. • Recomendaciones – Educar al contratista a reducir el uso de caja chica al mínimo. – Cuando los cheques no son una opción viable, los sistemas de contabilidad deben proveer para mantener documentación adecuada de las transacciones.

Defense Contract Audit Agency • Condiciones – Incumplimiento con regulaciones especificas. – Inclusión de costos Inelegibles. – Trato inconsistente de gastos similares. • Causa – Falta de conocimiento de las regulaciones aplicables de los EEUU. • Recomendaciones – Familiarizar a todas las partes, incluyendo los auditores, el contratista, y el mismo solicitante con las regulaciones especificas del programa. – Monitoreo del cumplimiento con las regulaciones, requisitos, y los objetivos del programa.

Defense Contract Audit Agency • Condición – Adelantos solicitados exceden proyección de costos del periodo. • Causas – Flujo de efectivo limitado. – Pobre estimación de costos del programa y preparación de presupuesto. • Recomendaciones – Solicitar evaluación de capacidad financiera de los posibles contratistas. – Revisar los registros lo antes posible para detectar sobrepagos potenciales y grandes sumas de dinero sin liquidar. – Diseñar pasos de auditoria para asegurar que el dinero no sea utilizado en otros programas y pueda ser reconciliado entre los libros y bancos.

Defense Contract Audit Agency • Condiciones – Tasas de gastos indirectos acordadas son muy altas. – Contratistas no tienen tasas de gastos indirectos calculadas. – No hay una segregación adecuada de gastos directos e indirectos. • Causas – Falta de políticas y procedimientos adecuados para el calculo de tasas de gastos indirectos. – Falta de conocimientos en la composición correcta del calculo de las tasas en cuanto a gastos y base de distribución. • Recomendaciones – Solicitar evaluación de tasas de gastos indirectos. – Establecer tasas de gastos indirectos proyectadas en base a presupuestos y estimados adecuados.

Defense Contract Audit Agency • Condiciones – Numerosos cambios en los costos reportados bajo el programa. – Cantidad significativa de tiempo dedicado a la corrección de errores en los reportes. • Causa – Falta de conocimiento de los requisitos de contratación y reporte de los EEUU. • Recomendaciones – Solicitar auditorias concurrentes para obtener resultados y recomendaciones a tiempo durante el programa.

Defense Contract Audit Agency • Condiciones – Alcance de Auditoria no Definido. – Numerosos cambios y modificaciones al programa. • Causas – Naturaleza de emergencia del programa. – Ajustes no previstos a los objetivos del programa. – Disponibilidad de fondos. • Recomendaciones – Notificar a los auditores de los cambios lo antes posible. – Ajustar el alcance de auditoria según sea necesario para cubrir las nuevas condiciones del programa.

Defense Contract Audit Agency • Condiciones – Selección inadecuada de subcontratistas. – Seguimiento inadecuado de los subcontratistas. • Causas – Falta de conocimiento de los requisitos acerca de los subcontratistas. – Recursos limitados para dar seguimiento a los subcontratistas. • Recomendaciones – Solicitar al contratista que realice una evaluación adecuada de los sistemas y registros de contabilidad. – Si el contratista no tiene la capacidad para evaluar el subcontratista, pedir a los auditores que realicen auditorias simultaneas de los subcontratistas dentro del programa.

Defense Contract Audit Agency • Condición – Registros de contabilidad no son adecuados para la acumulación y determinación de aportaciones externas de contraparte. • Causas – Falta de conocimiento de requisitos y reglamentos específicos. – Oficinas regionales no reportan a la oficina central en un periodo de tiempo razonable. – Falta de conocimiento de contribuciones elegibles. • Recomendación – Solicitar auditorias que cubran todos los costos del programa, incluyendo contribuciones de contraparte.

Defense Contract Audit Agency MANEJO DE RIESGO

Defense Contract Audit Agency Pasos que se pueden tomar para minimizar la exposición/riesgo a través de auditorias de contratos efectivas • Solicitar evaluaciones de los posibles contratistas antes de otorgar los contratos. • Incluir a los auditores en el proceso tan pronto el programa comience. • Utilizar los servicios de auditoria durante todo el proceso del programa. • Proveer comentarios/sugerencias en los servicios de auditoria prestados para mantener abiertas las vías de comunicación entre todas las partes.

Defense Contract Audit Agency • Manejo de riesgo a través de auditorias de contratos efectivas – Programación y Planificación de Auditoria • Coordine prontamente con los auditores. • Considere limitaciones de tiempo. • Exprese requisitos específicos o únicos. – Evalúe Posibles Contratistas • Sistema de Contabilidad. • Capacidad Financiera. • Acuerdos de tasas para costos indirectos.

Defense Contract Audit Agency • Manejo de riesgo a través de auditorias de contratos efectivas – Auditorias Concurrentes • Solicite auditorias lo antes posible. • Provea un ambiente que permita resultados de auditoria prontamente. • Implemente acciones correctivas a las recomendaciones. – Costos Incurridos • Solicite auditorias de programas a largo plazo antes de que se completen. • Comunique cambios/modificaciones en el programa a los auditores. • Las Auditorias proveen seguimiento del cumplimiento con los objetivos del programa.

Defense Contract Audit Agency • Manejo de riesgo a través de auditorias de contratos efectivas – Reclamaciones • Asegurase que la reclamación sometida es adecuada. • Provea a los auditores con todos los hechos, los auditores determinan cantidades/costos, no asignación de derechos. – Cierres • Solicitudes de auditorias con tiempo permiten cierres de contratos mas rápido. • Resultados de auditorias a tiempo proveen para posibles ajustes a los fondos.

Defense Contract Audit Agency El éxito de cualquier programa depende de una planificación y una ejecución adecuada. La mayoría de los obstáculos que nosotros encontramos están relacionados con la selección de contratistas con sistemas inadecuados para la ejecución del trabajo. La participación de los auditores, tanto en la fase previa como posterior a la otorgación del contrato, previene una cantidad significativa de situaciones que muchas veces resultan en costos adicionales al programa.

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