DECISES CONSENSUAIS NA GESTO DE PROJETOS DE SOFTWARE

DECISÕES CONSENSUAIS NA GESTÃO DE PROJETOS DE SOFTWARE COM O APOIO DO MÉTODO ZOPP MARCELO RENÊ CARNEIRO mrc@cin. com br Recife, 29 de março de 2007

Tópicos a serem abordados 1 -INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS 2 -O PROCESSO DECISÓRIO 3 -PROCESSO PARTICIPATIVO PARA A TOMADA DE DECISÃO 4 -O MÉTODO ZOPP COMO UM INSTRUMENTO DE APOIO AO PROCESSO PARTICIPATIVO NA TOMADA DE DECISÕES 5 - CONCLUSÕES

1 -INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS A Norma ISO 10006: 2003 [1] relaciona Princípios e práticas da gestão de qualidade Através da Definição de diretrizes Gerenciamento de projetos Obs: Define diretrizes e não deve ser utilizada como normas de certificação

1 -INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS A Norma ISO 10006: 2003 Objetivo: criar e manter a qualidade em projetos, através de um processo sistemático que garanta: § As necessidades explícitas e implícitas dos clientes sejam entendidas e atendidas, § As necessidades das partes interessadas sejam entendidas e avaliadas, § As políticas de qualidade da organização sejam incorporadas ao gerenciamento de projetos.

1 -INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS A Norma ISO 10006 Liderança e gerência O gerente deve desenvolver a capacidade de contribuir das partes interessadas bem como a capacidade de funcionar da equipe Os processos relacionados às pessoas devem criar um ambiente que encoraje excelência, trabalho em equipe e decisões consensuais [2] O processo decisório é enriquecido e as pessoas envolvidas se comprometam verdadeiramente com as decisões tomadas.

1 -INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS: DIRETRIZ DE QUALIDADE Tomada de Decisão ISO 10006 [3] §Baseada na análise de dados e informação §Consensual, aberta e transparente PMBOK 2004 §Solucionar problemas envolve definição do problema e tomada de decisão §Definição do Problema: diferenciação entre sintomas e causas §Decisão: analisar o problema para identificar possíveis alternativas de soluções

1 -INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS: DIRETRIZ DE QUALIDADE Decisões consensuais vs qualidade Novo estilo de gerência comprometido com a Qualidade TRIPÉ Querer (emoção adesão, compromisso) [4] Saber (razão, conhecimento, certeza e técnica) Tem como uma de suas características o compartilhamento das decisões, repartindo poder e responsabilidade. Poder (confiança, postura, entendimento, responsabilidade compartilhada, solidariedade e participação)

1 -INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUADAS DIRETRIZ DE QUALIDADE Principais Condicionantes a um Processo de Decisão Participativo Liderança democrática Cultura Organizacional Democrática Processo de Decisão Participativo Métodos, Técnicas e Ferramentas que possibilitem a sua sistematização e operacionalização Estrutura Organizacional flexível e não muito hierarquizada

1 -INTRODUÇÃO: DECISÕES CONSENSUAIS - DIRETRIZ DE QUALIDADE DECISÕES IMPORTANTES NOS PROJETOS DE SOFTWARE § Desenvolver, comprar, contratar ou reusar o software? § Qual o custo/benefício de cada uma dessas alternativas? § Que problemas se pretende resolver? § Que objetivos se pretende alcançar? § Quais as prioridades? § Como se comporta a relação custo/ benefício, comparada a outros projetos semelhantes? § Quais os riscos? § Qual a disponibilidade de recursos? § Que mudanças solicitadas pelos usuários podem ser atendidas e quais os seus impactos ?

2 -O PROCESSO DECISÓRIO Modelo de SIMON HERBERT [5] [6] Inteligência ou Investigação Desenho ou Concepção feedback 1ª FASE DO ZOPP Escol ha o Implantaçã o Revisã feedback 2ª FASE DO ZOPP

2 -O PROCESSO DECISÓRIO (Dificuldades) KENDALL E KENDALL[7] identificaram as seguintes dificuldades no processo decisório: § Dificuldade para identificar, delimitar, categorizar e priorizar os problemas e seus sintomas, causas e efeitos. § Dificuldade de gerar, quantificar e descrever alternativas; § Dificuldade para estabelecer critérios de Desempenho ( indicadores ou métricas); § Dificuldade de identificar o método de seleção (critérios, parâmetros, etc. ); § Dificuldade de selecionar alternativas (decorrente da anterior). (voltar p/ conclusões)

3. PROCESSOS PARTICIPATIVOS PARA A TOMADA DE DECISÃO Tipos de Experiência dos Leva a participação empregados RESULTADOS sentimentos de: Participação Autonomia: Aceitação e em Aumento de compromisso formulação controle sobre de metas e o trabalho tomada de Segurança decisão Inovação Participação na resolução de problemas e em mudanças Completeza das tarefas DESEMPENHO E PRODUTIVIDADE Desafio Satisfação Um modelo de como a gerência participativa funciona Fonte: SHASKIN, M. [8]

3. PROCESSOS PARTICIPATIVOS PARA A TOMADA DE DECISÃO Mais criativas Decisões consensuais Implantação mais efetiva Exigem maior intensidade e qualidade na comunicação entre pessoas, grupos e organizações.

4 -O MÉTODO ZOPP COMO UM INSTRUMENTO DE APOIO AO PROCESSO PARTICIPATIVO DE TOMADA DE DECISÕES Para enfrentamento dos problemas relacionados a um processo decisório participativo: § A Metaplan Gmb. H (empresa alemã) desenvolveu uma técnica que permite uma efetiva participação dos membros de um grupo nas tomadas de decisão: a METAPLAN. §Posteriormente, a Sociedade Alemã de Cooperação Técnica-GTZ, frente à necessidade de elaborar projetos compartilhando decisões com os parceiros, desenvolveu o Método ZOPP, incorporando a ele a técnica METAPLAN

Significado da Sigla ZOOP [9] ZOPP é uma Sigla alemã, que significa: Z-ZIEL OBJETIVOS O-ORIENTIERTE ORIENTADO P-PROJEKT PROJETO P-PLANUNG PLANEJAMENTO OU SEJA Planejamento de projeto orientados por objetivos

Objetivos do ZOPP [10] §Definir objetivos claros e realistas; §Melhorar a comunicação e a cooperação entre os envolvidos; §Permitir que as partes ativamente das decisões §Criar envolvidas participem um sistema de indicadores acompanhamento, avaliação e (monitoramento). para o controle

Técnicas utilizadas no ZOPP [11] Construção conjunta Aprende-se fazendo Workshop Estabelece um foco de discussão Visualização móvel Apoio instrumental Trabalho participativo em grupos Todos têm Torna a discussão acesso mais objetiva Agiliza as discussões Todos são responsáveis Brainstorming Moderação Dinâmica de grupo Parteiro de idéias Perguntas Formalização e documentação das decisões Trabalhos em pequenos grupos Maior contribuição dos participantes Dinamiza os trabalhos

Técnicas utilizadas no ZOPP: METAPLAN FORMATOS TARJETAS: Agrupamentos TIRAS OVAL CIRCULAR RETANGULAR SEXTAVADAS Sinais: ? ! Ponto a ser esclarecido posteriormente Aspecto importante a ser lembrado posteriormente O grupo decidiu não aprofundar a discussão Divergências/conflitos relativamente à matéria

Técnicas utilizadas no ZOPP: METAPLAN Visualização Móvel: Tarjetas pregadas em painéis A escrita deve ser clara sintética e objetiva. Deve-se colocar uma idéia por cartão, três a quatro linhas por ficha, usar letra de forma, escrevendo maiúscula e minúscula, usar lado grosso do pincel atômico, formular sempre uma frase contendo um verbo, utilizar as mesmas cores para os mesmos assuntos. Usuários não entendem a linguagem dos programadores 20 cm 10 cm

Técnicas utilizadas no ZOPP: METAPLAN

Fases do ZOPP Fase de Análise da situação §Análise de Envolvimento §Análise dos Problemas §Análise dos Objetivos §Análise das Alternativas (Estimativa preliminar dos custos e dos benefícios para as alternativas mais viáveis; Análise custo-benefício; Análise de custo de oportunidade, Análise de riscos, Análise de prioridades, Escolha da alternativa) Fase de Planejamento da implantação e monitoramento §Elaboração da Matriz de Planejamento do Projeto (MPP) ou de Planejamento da Implantação da Decisão. Quadro resumo da alternativa escolhida, de seu projeto de implantação e de seu monitoramento.

1ª Fase do ZOPP: Análise da Situação 1. 1 -ANÁLISE DOS ENVOLVIDOS § Busca identificar e analisar pessoas, grupos e(ou) instituições que direta ou indiretamente estão envolvidos com a situação problemática em análise ou ao projeto (quando a decisão de referir a um projeto): interesses, motivos, atitudes, potenciais. § IMPORTANTE: Esta etapa da Análise da Situação será revista/complementada posteriormente.

1ª Fase do ZOPP: Análise da Situação 2 -ANÁLISE DE PROBLEMAS É um conjunto de técnicas para: § Analisar a situação problemática na forma como a percebem os envolvidos; § Identificar os problemas principais nesse contexto; § Visualizar as relações de causa-efeito de um problema, na forma de um diagrama ( pode ser uma árvore de problemas ou outro diagrama).

1ª Fase do ZOPP: Análise da Situação (problemas) 2 -ANÁLISE DE PROBLEMAS É um conjunto de técnicas para: § Mostrar as inter-relações entre os problemas; § Mostrar o caminho para solucionar os problemas; § Analisar a situação existente em relação a uma problemática determinada; § Permitir a seleção de várias alternativas para a solução de um problema.

1ª Fase do ZOPP: Análise da Situação 3 -ANÁLISE DE OBJETIVOS § Consiste na descrição da situação futura que será alcançada quando os forem resolvidos (é realizada na análise de problemas); problemas com base § Identifica possíveis alternativas para a estratégia (conjunto de objetivos a serem atingidos).

1ª Fase do ZOPP: Análise da Situação 4 -ANÁLISE DE ALTERNATIVAS É uma análise para: § § Identificar soluções alternativas que possam solucionar o problema; Identifica causas do enfrentamento é inviável; problema cujo Selecionar uma ou mais estratégias para a decisão, de forma a compará-las; Decidir por uma estratégia a ser adotada pela decisão.

2ª Fase do ZOPP: Fase de Planejamento Matriz de planejamento da implantação e monitoramento da decisão AS decisões não são um fim em si mesmas, elas existem para alcançar objetivos e obter resultados Deve-se planejar e acompanhar a sua implantação para ter um feedback e fazer os ajustes necessários Esse é o objetivo da 2ª fase do ZOPP

2ª Fase do ZOPP: Fase de Planejamento Matriz de Planejamento (quadro resumo da decisão e da sua implantação ) Descrição Sumária: corresponde à primeira coluna da matriz Objetivo Superior – é o efeito positivo indireto da implantação da decisão; Objetivo da Decisão – objetivo direto da decisão. Pode ser comparado ao Objetivo Global; Resultados - objetivos para alcance do objetivo da decisão, corresponde aos objetivos específicos; Atividades (Ações para se chegar aos resultados) § § § Na 2ª coluna definem-se os indicadores; na terceira as fontes de comprovação e na quarta os pressupostos (fatores externos) e os pré-requisitos (fatores internos) , dos quais dependem o êxito da implantação da decisão

2ª Fase do ZOPP: Fase de Planejamento Matriz de Planejamento [12] Objetivo superior PARA QUE O QUE COMO O PROJETO É EXECUTADO Objetivo do Projeto O PROJETO QUER A LCANÇAR Resultados (Objetivos Específicos) SERÃO OBTIDOS OS RESULTADOS Atividades OS FATORES EXTERNOS IMPORTANTES QUAIS PARA O ÊXITO DO PROJETO/ATIVIDADES DE QUE MEIOS SERÁ MEDIDO O ÊXITO ATRAVÉS DO PROJETO SERÃO ENCONTRADOS OS DADOS PARA COMPROVAÇÃO DO GRAU DE ALCANCE ONDE Indicadores Fontes de Comprovação DOS OBJETIVOS CUSTARÁ O PROJETO (RECURSOS NECES- QUANTO Pressupostos ( Hipóteses) SÁRIOS PARA A EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES DO PROJETO) Estrutura Quantificada

5 -Conclusões §O método ZOPP pode ser utilizado como um fio condutor do processo de tomada de decisão consensuais na gestão de projetos de software; §Nesse método podem ser acopladas várias ferramentas e técnicas de apoio ao processo decisório de forma a potencializar o enfrentamento das dificuldades identificadas por KENDALL E KENDALL para cada uma das fases do processo decisório (slide 11). § Apesar das dificuldades encontradas na prática de um gerência participativa, pode-se afirmar que as culturas, estruturas organizacionais e estilos de liderança estão se adaptando aos novos paradigmas exigidos pela globalização, em busca de competitividade e adotando, cada vez mais esse modelo gerencial.

Referências Bibliográficas [1] STANLEIGH Michael (s. d. ). Combining the ISO 10006 and the PMBOK to Ensure Successful Projects, p. 4. Disponível em http: //www. bia. ca/articles/pj-combining-iso-10006 -pmbok-toensure-successful-projects. htm. Acesso em 25/12/2006, [2] NBR ISO 10006 (2000). Gestão de Qualidade – Diretrizes para a qualidade no gerenciamento de Projetos. [3] FERNANDES, Flávio Luiz Martins, et. al. (s. d. ). ISO 2006 vs PMBOK. Slides Seminário. Centro de Informática da Universidade Federal de Pernambuco. CIn/UFPE. Disponível em: http: //www. cin. ufpe. br/~fmg/seminario_qualidade_ISO 10006 x. P MBOK%5 BFINAL%5 D. ppt#293, 1, ISO%2010006%20 vs%20 PMBO K. Acesso em: 03/02/2007 [4] MANCUSO, JOSÉ Humberto e GRIMALDI Roberto (1993). Qualidade Total: Faça dos funcionários Parceiros do Sucesso. Folha Sebrae. 6º Fascículo, Folha de São Paulo.

Referências Bibliográficas [5] SIMON H. A. (1965) Comportamento Administrativo: Estudo dos processos Decisórios nas Organizações Administrativas. Rio de Janeiro: Aliança para o Progresso, apud FREITAS H. ; KLADIS C. M. O Processo Decisório: Modelos e Dificuldades. Rio de Janeiro: Revista Decidir, ano II, n. 08, março, 1995, p. 30 -34. [6] SIMON H. A. (1977) The Shape of automation a psychological abalysis of conflit, choice and commitment. New York, Macmillan, 1977, apud FREITAS H. ; KLADIS C. M. O Processo Decisório: Modelos e Dificuldades. Rio de Janeiro: Revista Decidir, ano II, n. 08, março, 1995, p. 30 -34. [7] KENDALL, K. E. E KENDALL, J. E. (1991). Análisis y Diseño de Sistemas. México. Prentice-Hall, apud FREITAS H. ; KLADIS C. M. O Processo Decisório: Modelos e Dificuldades. Rio de Janeiro: Revista Decidir, ano II, n. 08, março, 1995, p. 30 -34

Referências Bibliográficas [8] SHASKIN, M. (1984). Participative management is an ethical imperative. In MENDONÇA, Luís Carvalheira de. Participação na organização: uma introdução aos seus fundamentos, conceitos e formas. São Paulo: Atlas, 1987, apud LEITE F. Tarcíso, et. al. Desenvolvimento Local com Gestão Participativa sob o Impacto de Programa de Política Pública Regional: Farol do Desenvolvimento do Banco do Nordeste. Disponível em: http: //www. ucdb. br/coloquio/arquivos/francisco. pdf. Acesso em: 26/02/2007. [9] GTZ/DSE Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit/Deustsche Stiffung für Internationale Entwicklung (Sociedade Alemã para a Cooperação Técnica/Fundação Alemã para o Desenvolvimento Internacional. Apostilas do Curso: Métodos e Técnicas de Gerenciamento de Projetos. Recife: 1991 [10] Idem [11] Idem [12] USP/ESALQ. Universidade de São Paulo. Escola Superior de Agricultura “Luiz de Queiroz”. Técnica ZOPP Disponível em: http: //lcf. esalq. usp. br/lhf/LCF 5746/zopp. ppt#256, 1, 2. > Acesso em 11/02/2007