De stand van het archief Korte presentatie voor
- Slides: 5
De stand van het archief Korte presentatie voor cie B&M d. d. 20 september 2016
De archiefinspectie • Het toezicht op de zorg en het beheer van de nog niet overgebrachte archiefbescheiden berust conform de Archiefwet bij de gemeentearchivaris • Het daadwerkelijke toezicht wordt uitgeoefend door de archiefinspecteurs. Zij geven tevens adviezen op het gebied van archief- en informatiebeheer • Het toezicht krijgt gestalte door het houden van integrale en deelinspecties, zoals naar de archiefruimten • Jaarlijks wordt er een jaarverslag uitgebracht over de stand van zaken van het informatiebeheer dat aan het College van B&W en de Raad wordt toegestuurd
Aanbevelingen inspectierapport 2015 1. Gebruik bij de invoering van het nieuwe Klant-, Zaak- en Archiefsysteem de archiefrichtlijnen als kader. 2. Het opruimen van de archiefachterstanden dient snel afgerond te worden. 3. Zorg dat archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen in een goedgekeurde archiefruimte staan. 4. Zet de doorontwikkeling van de afdeling DIV bij het SCD voort. 5. Voer een kwaliteitssysteem in. In het afgelopen jaar zijn er belangrijke stappen gezet richting digitaal werken en een verbetering in de kwaliteit van het archief. En is de afdeling DIV gereorganiseerd.
Stand van zaken nu 1. KZA is ingericht conform archiefkaders, nu worden pilots benut om inrichting te toetsen. 2. Archiefachterstanden zijn rond de zomer volledig weggewerkt. (650 m) 3. Bouwvergunningen dit jaar overgebracht. 4. Alle archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen staan eind van dit jaar in een goedgekeurde archiefruimte. 5. De doorontwikkeling van de afdeling DIV bij het SCD is in volle gang, wel langdurig proces (omslag van papier naar digitaal werken kost veel tijd). 6. Een kwaliteitssysteem wordt in Q 4 2016 ingevoerd.
Aandachtspunten • Invoering KZA is groot en complex project. • Naast de invoering van het systeem KZA ook aandacht voor cultuuromslag (archief op orde houden is deels mensenwerk). • Wat doen we met oude papieren archief en de werkarchieven die op diverse plekken aanwezig zijn? • Wat doen we met sociale media berichten? • Wat doen we met het permanent te bewaren archief?
