DE P 6 METHODE Projectaanpak in zes stappen

DE P 6 -METHODE Projectaanpak in zes stappen Stap 2 Inrichten project www. p 6 -methode. noordhoff. nl Roel Grit www. roelgrit. nl

TO DO lijsten stap 2 Inrichten project 2 -1 2 -2 2 -3 2 -4 2 -5 2 -6 Zorg voor geschikte projectteamleden. Betrek de belanghebbenden bij het project. Organiseer een project start-up-vergadering. Organiseer het projectteam. Maak afspraken over de samenwerking. Richt het projectarchief in. Projectaanpak in zes stappen P 6 -methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Resultaten van Stap 2 een samenwerkend projectteam de officiële start via project startup-vergadering een ingericht projectarchief. Projectaanpak in zes stappen P 6 -methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Volgorde stap 2 en stap 3 Ontwerpproject Ontwikkelproject Projectresultaat vooraf duidelijk Projectresultaat vooraf niet duidelijk Veel creativiteit gewenst Minder creativiteit nodig Dirigerend leiderschap Participerend leiderschap Top down Bottom up Volgorde: Aanstellen projectmanager Projectmanager schrijft het Plan Installeren projectteam van Aanpak Projectteam schrijft het Plan van Installeren projectteam Aanpak Eerst stap 2 dan stap 3 Eerst stap 3 dan stap 2 Projectaanpak in zes stappen P 6 -methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Betrokkenen Opdrachtgever Projectmanager Werkgroepleiders Projectsecretariaat Projectbureau Projectteamleden Adviseurs Consultants Projectaanpak in zes stappen Stuurgroep Klankbordgroep Afdelingshoofden Leveranciers Medezeggenschapsraad Overheden Belangengroepen Gebruikers P 6 -methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Projectteamleden Eisen team aan interactie (onderling) aan omvang (niet te groot) aan normen en waarden (gemeenschappelijk) Inbreng teamleden lidmaatschap (volwaardig lid) samenwerking motivatie vaardigheden deskundigheid Consultants (en hun rol) Projectaanpak in zes stappen P 6 -methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Projectomgeving Intern Stakeholderanalyse Communicatieplan Projectaanpak in zes stappen P 6 -methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Voorbeelden werkafspraken Iedereen stemt in met Projectopdracht (gecommitteerd) Gezamenlijk verantwoordelijk eindresultaat. De projectmanager heeft contact met opdrachtgever. Dagelijks lezen mail, antwoorden binnen twee dagen. Houden aan afspraken. Projectvergaderingen verplicht. Voldoende inbreng iedereen. Wederzijds respect. Besluitvorming. Evaluatie van vergadering De projectmanager is voorzitter. Notulist wisselt volgens schema. Notulen binnen drie dagen. Elke vergadering tijd om ‘bij te praten’. Vergaderingen op tijd en lopen niet uit. Telefoon uit? Niet mopperen, maar eerlijke feedback Projectaanpak in zes stappen P 6 -methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Matrixorganisatie Voordelen Specialisten bij elkaar Medewerker kan zich specialiseren Normaal in projecten werken Nadelen Tijd kwijt aan verantwoording Twee bazen Complexiteit vaak moeilijk te managen Projectaanpak in zes stappen P 6 -methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Lijn- en projectorganisatie Projectaanpak in zes stappen P 6 -methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Fasen teamontwikkeling Projectaanpak in zes stappen P 6 -methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Teamrollen Belbin Projectaanpak in zes stappen P 6 -methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Praktisch samenwerken Projectvergaderingen Tijdregistratie Voortgangsverslagen Afspraken vastleggen Teleconferentie Documenten delen Planningssoftware Web based projectondersteuning Gebruik sociale netwerken Projectarchief Informatiematrix Eisen aan het projectarchief Opbouw van het archief Projectdossier Systeemdossier Elektronisch archief Projectaanpak in zes stappen P 6 -methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Social media en stakeholders

Elektronisch archief Social media en stakeholders? Projectaanpak in zes stappen P 6 -methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Discussie 1. 2. 3. 4. 5. Urenregistratie kost veel tijd en projectteamleden vullen vaak maar wat in. Daarom is urenregistratie vaak zinloos. Het is vaak niet nodig eindgebruikers in het projectteam op te nemen. Het is overdreven om teamafspraken te maken. Het gevaar van een Belbintest is dat teamleden zich naar hun Belbinrollen gaan gedragen. Het is onnodig verschil te maken tussen het projectdossier en het systeemdossier. Projectaanpak in zes stappen P 6 -methode (c) Noordhoff Uitgevers - Roel Grit

Opdrachten 1. 2. 3. 4. In de P 6 -Methode kun je Stap 2 Inrichten van het project en Stap 3 Maken van het Plan van Aanpak omdraaien. Leg uit waar dit van afhankelijk is. Een traditionele opdeling van een project volgens de watervalmethode is initiatief, definitie, ontwerp, voorbereiding, realisatie en nazorg. Leg uit hoe deze opdeling in de P 6 -Methode past. Wat is het verschil tussen een ontwerpproject en een ontwikkelproject (Bos en Harting, 2006)? In een projectteam kun je verschil maken tussen de begrippen inbreng en commitment. a) b) c) Wat is het verschil tussen beide? Geef van elk een paar uitingen. Wat kun je doen om het commitment van een projectteamlid te verhogen?

Opdrachten 5. 6. 7. 8. 9. Je opdrachtgever scheept jou als projectmanager op met een (volgens jou) volledig ongeschikt teamlid. Wat doe je? Je opdrachtgever regelt niet of onvoldoende dat projectteamleden tijd krijgen om aan je project mee te werken. Wat doe je als projectmanager? Bedenk en beschrijf een situatie waarin een matrixorganisatie de voorkeur zou kunnen verdienen boven een lijnorganisatie. Bedenk en beschrijf een situatie waarin je je project opdeelt in werkgroepen. Wat is het verschil tussen een stuurgroep en een referentiegroep?

10. Het is van belang (eind)gebruikers te betrekken bij je project. a) Geef hiervoor argumenten. b) Geef een voorbeeld van een project waarbij dit uitermate belangrijk is en een voorbeeld waar dit beperkt belangrijk is. 11. Waarom is een stakeholderanalyse van belang voor het opstellen van een communicatieplan? 12. Psycholoog Tuckman stelde een model op met vijf stadia (Forming, Storming, Norming, Performing en Adjourning) van teamontwikkeling. a) b) Beschrijf dit model in eigen woorden. Check of dit model ‘werkt’ aan de hand van een project dat je onlangs hebt uitgevoerd.

Opdrachten 13. a) b) c) d) e) f) g) Je kunt als projectteamleden de Belbintest laten doen. Leg uit wat het nut hiervan zou kunnen zijn voor een project. Welke Belbin-teamrollen zijn nodig in een goed projectteam? Geef aan bij welke projecttaken ze nodig zijn. Bestudeer de Belbinrollen in stap 2. Welke twee rollen passen het beste bij jou? Zoek via internet een Belbin-test op en maak deze. Welke teamrollen zijn volgens de test op jou van toepassing? Hoe komen de gevonden rollen overeen met wat je van jezelf vindt onder punt c van deze opgave? Vergelijk ‘jouw’ rollen met die van je teamgenoten. Is er voldoende afwisseling in je team?

Opdrachten In deze stap 2 maak je ‘Werkafspraken binnen het team’. Bespreek welke bruikbaar zijn voor je eigen project of werkgroep. 15. Oefen met het geven en ontvangen van feedback in een studie-, project- of werkomgeving. 14.

Opdrachten 16. Om in een multicultureel project te komen tot goede communicatie tussen mensen van verschillende culturen, is bewustwording van de eigen cultuur de eerste stap. a) Geef met behulp van de beschrijving bij figuur 8. 11 (paragraaf 8. 11) van elk van de vijf cultuurdimensies van Hofstede aan hoe jij daarop denkt te scoren. Licht je antwoord zo mogelijk toe met concrete voorbeelden. b) Zoek via de tabel in paragraaf 8. 11 of via internet de scores op de cultuurdimensies van Hofstede voor jouw land of cultuur. Vergelijk je antwoord onder a met de scores van Hofstede. c) Vergelijk de uitkomsten onder a en b met de uitkomsten van medeteamleden en bespreek de verschillen.

Opdrachten 17. Wat is het voordeel om het projectarchief op te delen in een projectdossier en een systeemdossier