De nieuwe HRcyclus Hoe gebruik je het slidepack

De nieuwe HR-cyclus

Hoe gebruik je het slidepack? Stel je eigen presentatie samen op basis van deze slidepack. Je vindt hierin slides over de pijnpunten van jullie huidige HR-cyclus, de veranderingen die jullie hierin door hebben gevoerd en wat dat betekent voor zowel medewerkers als leidinggevenden. Daarnaast vind je slides over het online platform van Dialog en slides die je kunt gebruiken tijdens een eventuele kick-off. Het slidepack bestaat uit de volgende onderdelen - Aanleiding & uitgangspunten nieuwe HR -cyclus - Concrete invulling nieuwe HR-cyclus Ondersteunende online platform Afspraken maken en aan de slag Suggesties & toelichting Op sommige pagina’s staat een blauwe post-it. Hier staan suggesties of een toelichting op de slide. Deze moet je dus verwijderen bij het definitief maken van jullie eigen slidepack. 2

Pijnpunten en doel HR-cyclus Suggesties & toelichting Pas je slides aan op de doelgroep: Directie, OR, leidinggevenden of medewerkers.

Doel HR-cyclus Zoveel mogelijk uit onze mensen halen om daarmee de doelen van de organisatie te realiseren Suggesties & toelichting Beschrijf in één zin wat voor jullie het doel is van de HRcyclus 4

Problemen huidige HR-cyclus Staat los van de dagelijkse praktijk Proces is star en dwingend Tijdrovend en administratief ‘moetje’ Voorbereiden en voeren van beoordelingsgesprekken kost veel tijd Zet niet aan tot leren en presteren Doelen zijn niet top-of-mind Beperkt het nemen van verantwoordelijkheid Manager is leidend en doelen zijn opgelegd Suggesties & toelichting Geef hier in een aantal punten aan wat de grootste problemen zijn van jullie huidige HR-cyclus. 5

Uitgangspunten nieuwe HR-cyclus Continue dialoog Eigenaarschap Zelfreflectie & feedback We zijn continu met elkaar in gesprek zodat doelen top-of-mind blijven We geven medewerkers het vertrouwen om meer de regie te voeren We stimuleren zelfreflectie en feedback wat leidt tot betere resultaten Suggesties & toelichting Omschrijf de drie belangrijkste uitgangspunten van jullie nieuwe HR-cyclus. 6

Rendement vernieuwde HR-cyclus Snellere groei en ontwikkeling Relevante gesprekken, feedback en reflectie Meer betrokkenheid Stimuleren eigenaarschap en samenwerking Hogere performance Focus op doelen en wendbaarheid Besparing kostbare tijd Digitaliseren HR-cyclus Suggesties & toelichting Gebruik deze slide om de voordelen van de nieuwe HRcyclus over te brengen op de directie. 7

Opzet nieuwe HR-cyclus Suggesties & toelichting Maak heel concreet wat er van medewerkers en leidinggevenden wordt verwacht. Veel medewerkers hebben namelijk behoefte aan kaders. Benoem in ieder geval: • Wat de formele momenten in het jaar zijn • Wie welke verantwoordelijkheid heeft in het proces • Waarop een medewerker wordt beoordeeld • Welke rol organisatie- en teamdoelen spelen • Welke rol competenties en/of kernwaarden spelen • Welke rol feedback speelt

Opzet nieuwe HR-cyclus Suggesties & toelichting Geef hier sowieso weer welke formele momenten er zijn! 9

Focus HR-cyclus Team- en organisatiedoelen Wat kan jij bijdragen aan de team- en organisatiedoelen? Kernwaarden & competenties Hoe geef jij invulling aan onze kernwaarden? Persoonlijke ontwikkeldoelen Wat wil jij de aankomende periode ontwikkelen? Functie en rollen Hoe kun jij nog beter worden in je functie of rol? Suggesties & toelichting Waar wil je dat de gesprekken tussen medewerker en leidinggevende over gaan? 10

Formele rol van medewerkers in de nieuwe HR-cyclus Doelen • • • Medewerker doet een voorstel voor een plan met prestatiedoelen en ontwikkeldoelen Medewerker en leidinggevende scherpen het plan aan tijdens een startgesprek Medewerker staat regelmatig stil bij zijn doelen en past het plan tussentijds aan als dat nodig is Gesprekken • • • Medewerker bepaalt zelf aan wie hij feedback vraagt en waar deze feedback over gaat Medewerker streeft ernaar om elke maand één keer feedback te vragen en geven (continu proces) Medewerker bereid gesprekken met team en leidinggevende Suggesties & toelichtinggoed voor door Dialog bij te werken Geef op deze slide aan wat je van collega’s verwacht. Evalueren • • • Medewerker schrijft een zelfevaluatie ter voorbereiding op het (tussentijdse-) evaluatiegesprek Medewerker deelt deze zelfevaluatie voor het evaluatiegesprek met de leidinggevende Medewerker geeft na het gesprek aan of hij zich kan vinden in het beeld van de leidinggevende 11

Formele rol van leidinggevenden in de nieuwe HR-cyclus Doelen • • • Leidinggevende stelt teamdoelen vast waar medewerkers aan kunnen bijdragen Leidinggevende voert met elke medewerker een startgesprek waarbij het plan wordt afgestemd Leidinggevende doet tussentijds suggesties om een plan aan te scherpen als dat nodig is Gesprekken • • • Leidinggevende staat regelmatig met medewerkers stil bij de voortgang en ontvangen feedback Leidinggevende zorgt ervoor dat persoonlijke ontwikkeling een vast onderdeel is van elk gesprek Leidinggevende is gericht op continu verbeteren en stelt zich Suggesties & toelichting dienend op Geef op deze slide aan wat je van leidinggevenden verwacht. Evalueren • • • Leidinggevende schrijft een evaluatie ter voorbereiding op het (tussentijdse-) evaluatiegesprek Leidinggevende deelt deze evaluatie voor het gesprek met de medewerker Leidinggevende heeft een doorslaggevende stem bij het bepalen van het eindoordeel 12

Wie kan wat zien? Prestatiedoelen & voortgang Ontwikkeldoelen & reflecties Jouw leidinggevende en directe collega’s kunnen zien wat jij wil bereiken en hoe je ervoor staat Jouw leidinggevende en directe collega’s kunnen zien wat jij wil ontwikkelen en hoe je reflecteert Feedback Evaluaties Alleen jouw leidinggevende kan zien welke feedback je hebt gekregen. Je Suggesties & kunt feedback altijd op privé zetten Alleen jouw leidinggevende en HR kunnen jouw evaluaties inzien. Na de eindevaluatie teken je voor akkoord toelichting Maak het volgende duidelijk: • Wie heeft inzicht in de prestatiedoelen en voortgang? • Wie heeft inzicht in de ontwikkeldoelen en reflecties? • Wie heeft inzicht in de feedback van 13

Eindevaluatie In december vindt er een evaluatiegesprek plaats tussen medewerker en leidinggevende Inhoud gesprek • • • Evaluatie & beloning Functie: hoe heeft iemand zijn rol ingevuld? • Medewerker schrijft vooraf een zelfevaluatie Prestatiedoelen: wat heeft iemand bereikt? • Leidinggevende schrijft vooraf een evaluatie Ontwikkeldoelen: wat heeft iemand ontwikkeld? • Leidinggevende geeft eindoordeel op driepunt schaal Reflectievragen: hoe gaat het met iemand? • Eindoordeel bepaalt hoogte van de loonsverhoging Eindoordeel: hoe kijken jullie terug op. Suggesties het jaar? & toelichting • Loonsverhoging is vooraf bepaald percentage salaris Omschrijf heel duidelijk waar de eindevaluatie op gebaseerd is en welke link er eventueel is m. b. t. beloning 14

Voordelen medewerkers & leidinggevenden - - Voordelen medewerkers - Voordelen leidinggevenden - Meer eigenaarschap en verantwoordelijkheid Inhoudelijke voortgangsgesprekken Meer aandacht voor (loopbaan)ontwikkeling Eerlijke evaluatie (meerdere perspectieven) - Continu inzicht in voortgang en ontwikkeling Inhoudelijke voortgangsgesprekken Makkelijk om ontwikkeling te stimuleren Efficiënte evaluatie (inzicht in bereikte doelen) Suggesties & toelichting - Simpel digitaal proces - Maak expliciet wat het medewerkers Simpel digitaal proces (bespaart om op en leidinggevenden oplevert tijd) de nieuwe manier te gaan werken 15

Kick-off Suggesties & toelichting Pas je slides aan op de doelgroep: Leidinggevenden of medewerkers.

Programma kick-off Teamdoelen vastleggen Prestatiedoelen stellen Ontwikkeldoelen bepalen Reflecteren op (ontwikkel-)doelen Feedback vragen en geven Plan van aanpak vaststellen Kick-off evalueren Suggesties & toelichting Organiseer een kick-off waarin je medewerkers en leidinggevenden ondersteunt bij het maken van een plan. Door ze alles in Dialog te laten vastleggen ontdekken ze ook direct alle mogelijkheden van het platform 17

Registreren Registreer je via de uitnodiging die je hebt ontvangen op je werkmail Voeg een pasfoto toe voor een meer persoonlijke ervaring in het platform Maak een wachtwoord aan of log indien van toepassing in via Single sign-on 18

Teamdoelen vastleggen Navigeer naar de subtab teamdoelen Klik op + Nieuw teamdoel Selecteer het team waarvoor je een teamdoel aanmaakt Kies voor cascaderend of niet cascaderend* Vul de naam van het teamdoel in (kort en krachtig) Omschrijf het teamdoel voor je college’s Optioneel: geef een beschikbaarheids datum mee * Je kiest alleen voor cascaderend als je wilt dat naast jouw eigen team ook onderliggende teams kunnen bijdragen aan de teamdoelen van dit team. 19

Stel prestatiedoelen Bepaal wat je de aankomende periode wilt bereiken Knip je doel vervolgens op in acties of meetbare resultaten Geef per doel aan of het bijdraagt aan een teamdoel 20

Bepaal ontwikkeldoelen Je kunt een eigen ontwikkeldoel vaststellen en/of aan de slag gaan met kernwaardes of competenties Bepaal wat je wilt ontwikkelen en met welk gedrag je in de praktijk meer wilt oefenen Geef bij elk ontwikkeldoel ook aan wat je hoopt dat het je oplevert als je er een stap in zet 21

Focus op doelen & ontwikkeling Bepaal op welke momenten jij herinnerd wil worden aan je (ontwikkel-)doelen Je ontvangt op die momenten e-mail met daarin al je doelen en je laatste eigen status update Je kunt vanuit deze e-mail direct je doelen bijwerken of feedback vragen aan college’s of klanten 22

Houd de voortgang bij Geef per prestatiedoel aan hoeveel vertrouwen je erin hebt dat je het doel gaat halen (smiley) Geef per ontwikkeldoel aan hoe het de afgelopen periode is gegaan (smiley) Schrijf bij elk doel een korte reflectie en werk je acties of meetbare resultaten bij Plan een gesprek in als je met iemand wilt sparren over je doelen 23

Vraag en geef feedback Vraag twee aanwezige collega’s makkelijk en snel om feedback Geef twee aanwezige collega’s een gemeend compliment 24

Evaluatie schrijven Feedback en reflecties zijn straks zichtbaar bij het schrijven van je evaluatie Leidinggevenden borduren tijdens de evaluatie voort op de zelfevaluatie van medewerkers 25

Installeren op mobiel Android i. Phone & i. Pad Suggesties & toelichting Stap 1 Open Dialog in Safari en klik op het vierkantje + pijl Stap 2 Klik vervolgens op ‘Zet op beginscherm’ Stap 1 Open Dialog in Chrome en klik op drie puntjes Laat medewerkers Dialog Stap 2 direct Kies op hun telefoon voor ‘Toevoegen installeren. Let op: het is aan startscherm’ de geen native app en ze hoeven dus niet naar de app store te gaan. 26

Plan van aanpak (leidinggevenden) Hoe zorg je voor allignment tussen teamdoelen en individuele doelen? Hoe ga je Dialog gebruiken tijdens je gesprekken met medewerkers? Hoe help je medewerkers bij het bepalen van ontwikkeldoelen? Hoe vaak wil je zelf feedback vragen en geven? Hoe vaak wil je stilstaan bij de gemaakte afspraken? Wanneer blok je tijd om de evaluatiegesprekken voor te bereiden? Op welke manier wil je de voortgang bijhouden? Suggesties & toelichting Hoe ga je Dialog gebruiken tijdens je teamoverleggen? Laat leidinggevenden een plan van aanpak maken voor hun eigen team. Geef ze ook toegang tot deze slidepack, zodat ze met hun eigen team aan de slag kunnen gaan. 27

Next steps Aan de slag Gesprekken voeren Evalueren Gebruik Dialog om te reflecteren en feedback te vragen Gebruik je inzichten uit Dialog tijdens bila’s en teamsessies Samen leren we wat al goed werkt en wat nog beter kan (continu verbeteren) 28

Evaluatie kick-off 29