De dagelijkse praktijk Christof Impens en Johan Van

De dagelijkse praktijk Christof Impens en Johan Van Steelandt, jurist en projectleider etendering, afdeling Overheidsopdrachten

Inhoud • Inleiding • Organisatorische problemen, IT-problemen • Problemen met juridische dimensie 28 October 2021 2

Algemene vaststelling • Voor het merendeel van de dossiers: e-tendering mogelijk • Het gros van de e-tendering dossiers loopt goed Geen problemen, noch organisatorisch, noch juridisch, noch ITmatig. 28 October 2021 3

Organisatorische problemen • Sommige entiteiten hebben problemen om zich georganiseerd te krijgen. – Veel gedecentraliseerde aankopers – Zeer beperkt aantal aankopers • Sommige inschrijvers eveneens – Grote complexe organisaties – Zeer kleine inschrijvers, ‘IT’-onhandig 28 October 2021 4

IT-problemen • Toegang tot internet, kaartlezers, e-ID sofware • Problemen zijn quasi overal achter de rug • Te verwachten: Opnieuw probleem bij ‘nieuwe’ inschrijvers als gevolg van de verplichting 28 October 2021 5

Problemen met juridische dimensie – De elektronische handtekening voor buitenlandse inschrijvers – De volmacht – De optionele veiligheden – De onbeschikbaarheid van e-tendering – De onbeschikbaarheid van het F. A. S. – Onleesbare documenten 28 October 2021 6

Elektronische handtekening • Wettelijke vereisten: art. 81 quater, § 1, 1° van het KB van 8. 1. 1996: Conform met Europese en overeenstemmende nationale regels inzake geavanceerde elektronische handtekening met een gekwalificeerd certificaat, gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening 28 October 2021 7

Elektronische handtekening • Door persoon die bevoegd is onderneming te binden • Ingescande handtekening is niet geldig, komt wel nog heel voor 28 October 2021 8

Elektronische handtekening • Problemen: – Lukt niet op tijd om elek. handtekening te plaatsen offerte wordt ook op papier verstuurd • Opgeladen bestanden zijn al een offerte twee offertes ontvangen • Verplichte e-tendering: kan niet meer aanvaard worden 28 October 2021 9

Elektronische handtekening – Elek. handtekening door persoon die bevoegd is de onderneming te binden • Persoon moet zelf geregistreerd zijn en de nodige handelingen treffen • Meerdere personen dienen samen te ondertekenen Interne organisatie is belangrijk, stimulans om te veranderen 28 October 2021 10

Buitenlandse inschrijvers • Overgangsregeling voorzien, Juridische probleem opgelost • Volgende release e-tendering voorziet aanpassingen 28 October 2021 11

Volmacht • Bevoegde persoon geeft, naar aanleiding van concrete OO, volmacht aan één of meerdere personen • Regelgeving: originele volmacht of een gewaarmerkt afschrift ervan dient te worden toegevoegd (art. 94 van het KB van 8. 1. 1996) 28 October 2021 12

Volmacht • Probleem: Volmachtgever dient wel nog in e-not te gaan om volmacht te voorzien van zijn elek. handtekening, als bevoegd persoon in praktijk geen ‘winst’ 28 October 2021 13

Volmacht • Alternatief: – Kopie van de volmacht wordt niet elektronisch ondertekend – Overheid vraagt na opening het origineel of een gewaarmerkt afschrift op – Feit dat kopie zich bij offerte bevond is bewijs dat de volmacht reeds bestond op het tijdstip van de opening van de offertes Toch niet echt aan te raden 28 October 2021 14

Volmacht • Toekomstige regelgeving: voorwaarde van het “gewaarmerkt” afschrift valt weg (art. 82, § 3 KB plaatsing klassieke sectoren van 15. 7. 2011 soepeler • Interne organisatie blijft belangrijk, zeker onder huidige regelgeving 28 October 2021 15

Optionele veiligheden • Dubbele elektronische zending • Veiligheidskopie – Papieren offerte, parallel aan digitale – Mag enkel geopend worden ingeval van een tekortkoming bij de overlegging, de ontvangst of de opening van de met elektronische middelen overgelegde offerte (Artikel 81 quater, § 3, 2° van het KB van 8. 1. 1996) 28 October 2021 16

Veiligheidskopie Probleem: Wat moet onder “tekortkoming” verstaan worden? § Restrictief: voorzitter zal ter plekke elke foutmelding moeten beoordelen (te wijten is aan de inschrijver of het systeem? ) gecompliceerd en nut verdwijnt 28 October 2021 17

Veiligheidskopie § Beter: veiligheidskopie openen telkens als etendering een foutmelding geeft • Relevantie van veiligheidskopie is momenteel vrij laag • Als ‘optioneel vangnet’ zal de relevantie ook verder verdwijnen na de beginfase van e-procurement 28 October 2021 18

Beschikbaarheid van de applicaties • Meerdere scenario’s mogelijk – Draagwijdte • e-Tendering onbereikbaar • F. A. S. (e. ID) onbeschikbaar – Tijdstip • Op het moment van de openingszitting • Korte tijd voor de openingszitting • Verder verwijderd van de openingszitting 28 October 2021 19

e-Tendering onbereikbaar • Op het moment van de openingszitting extra openingszitting op later tijdstip vereist • Kort voor de openingszitting aanbevolen om de openingszitting uit te stellen (appreciatie) • Verder verwijderd van de openingszitting in principe geen probleem 28 October 2021 20

e. ID onbeschikbaar • Op het moment van de openingszitting PV afdrukken en ondertekenen • Kort voor de openingszitting aanbevolen om de openingszitting uit te stellen (appreciatie, ietwat moeilijker) • Verder verwijderd van de openingszitting in principe geen probleem 28 October 2021 21

Offerte of kandidaatstelling niet leesbaar • Niet hetzelfde als offerte of kandidaatstelling met een macro, virus of schadelijke instructie komt in veiligheidsarchief en kan geopend worden door overheid op eigen risico, of als niet ontvangen worden beschouwd • Beschadigd bestand dat niet kan geopend worden 28 October 2021 22

Offerte of kandidaatstelling niet leesbaar • Oorzaak van beschadiging? - Systeem: bv. bestand groter dan limiet nieuwe openingszitting - Inschrijver: bv. bestand niet geheel opgeladen, opladen niet voltooid wanneer inschrijvingen worden geopend buiten beschouwing te laten 28 October 2021 23

Beperkte procedures • Dubbele passage in e-not en e-tend • Ondertekening van kandidaatstellingen: vraagstuk • PV van opening kandidaatstellingen 28 October 2021 24

KBO-nummer Momenteel geen koppeling met KBOnummer in e-procurement. Bedrijven kunnen meerdere malen voorkomen, per vestiging Kans op verwarring 28 October 2021 25

Moeilijk elektronisch toe te voegen documenten • Verplichte e-tend: overheid moet steeds vooraf akkoord gaan met bezorgen van documenten op papier die niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt (art. 81 quater, § 2, 2 e alinea KB 8. 1. 1996) besteksbepaling! 28 October 2021 26

Besluit Één adres voor structurele problemen, wat ook hun aard is, e. procurement@vlaanderen. be 28 October 2021 27