Datenmanagement an der HTWK Einfhrung in das WorkflowManagement

Datenmanagement an der HTWK Einführung in das Workflow-Management Matthias Schilha

Definition Aufgabe des Workflow-Managements ist es, eine Spezifikation für die technische Ausführung von Arbeitsabläufen zu liefern. Das Workflow-Management kann damit als eine technische Umsetzung des Geschäftsprozess. Managements verstanden werden. [Wikipedia] 9/12/2021 Matthias Schilha 2

Agenda n n Geschäftsprozess-Management Workflow-Management Zusammenfassung Ausblick 9/12/2021 Matthias Schilha 3

Geschäftsprozess-Management n n Definition Geschäftsprozess Vorteile dieser Form der Betrachtung Vorgehensweise zur Gestaltung von Geschäftsprozessen Auswirkungen der Analyse auf die HTWK 9/12/2021 Matthias Schilha 4

Geschäftsprozessmanagement n n Definition Geschäftsprozess Vorteile dieser Form der Betrachtung Vorgehensweise zur Gestaltung von Geschäftsprozessen Auswirkungen der Analyse auf die HTWK 9/12/2021 Matthias Schilha 5

Geschäftsprozess (I) Ein Geschäftsprozess ist die Verkettung von funktionsübergreifenden und/oder wertschöpfenden Aktivitäten. (Schmelzer/Sesselmann 2004, S. 46) 9/12/2021 Matthias Schilha 6

Geschäftsprozess (II) Die Aktivitäten des Geschäftsprozesses erzeugen Ergebnisse, die von Kunden erwartet werden. (Schmelzer/Sesselmann 2004, S. 46) 9/12/2021 Matthias Schilha 7

Geschäftsprozess (III) Die Aktivitäten des Geschäftsprozesses haben eine strategische Bedeutung für das Unternehmen. Schmelzer/Sesselmann 2004, S. 46) 9/12/2021 Matthias Schilha 8

Geschäftsprozessmanagement n n Definition Geschäftsprozess Vorteile dieser Form der Betrachtung Vorgehensweise zur Gestaltung von Geschäftsprozessen Auswirkungen der Analyse auf die HTWK 9/12/2021 Matthias Schilha 9

Vorteile n n Starke Kundenorientierung Weniger Schnittstellen Klare Verantwortung für Prozessergebnisse Organisationales Lernen 9/12/2021 Matthias Schilha 10

Organisationales Lernen Beim organisationalen Lernen geht man nicht nur davon aus, das nur die einzelnen Mitarbeiter zum Zwecke der Effizienzsteigerung lernen, sondern das die gesamte Organisation "lernt". Der Prozess der Steigerung der Wissensbasis und verschiedener Kompetenzen von und für Mitarbeiter ist hierbei ein maßgebliches Merkmal des organisationalen Lernens. 9/12/2021 Matthias Schilha 11

Geschäftsprozessmanagement n n Definition Geschäftsprozess Vorteile dieser Form der Betrachtung Vorgehensweise zur Gestaltung von Geschäftsprozessen Auswirkungen der Analyse auf die HTWK 9/12/2021 Matthias Schilha 12

1. Schritt Analyse der strategischen Geschäftsfelder 9/12/2021 Matthias Schilha 13

Strategische Geschäftsfelder n liefern Beitrag zum Erfolgspotential des Unternehmens n Agieren weitgehend autonom 9/12/2021 Matthias Schilha 14

Strat. GF an der HTWK n n n Immatrikulation/Exmatrikulation der Studenten Bewertung der Prüfungsleistungen Erstellung der Stundenpläne 9/12/2021 Matthias Schilha 15

2. Schritt Definition der primären und sekundären Geschäftsprozesse 9/12/2021 Matthias Schilha 16

Primärer Geschäftsprozess Ein primärer Geschäftsprozess stiftet sichtbaren, unmittelbaren Kundennutzen. Beispiele an der HTWK: Immatrikulation, Exmatrikulation 9/12/2021 Matthias Schilha 17

Sekundärer Geschäftsprozess Ein sekundärer GP dient der Verwaltung von betriebliche Ressourcen und ihrer Bereitstellung. Sie unterstützen die primären Geschäftsprozesse. Beispiele: Bestellung von Verbrauchsmitteln 9/12/2021 Matthias Schilha 18

Modellierungshinweise (I) Ein Geschäftsprozess sollte nur so umfangreich sein, dass die Anzahl der Teilprozesse überschaubar bleibt. Pro betriebliche Einheit sollten nur zwischen 5 -8 Geschäftsprozesse modelliert werden. 9/12/2021 Matthias Schilha 19

Modellierungshinweise (II) Angaben zur Spezifikationen eines GP: ¡ ¡ ¡ 9/12/2021 Wer ist verantwortlich? (Organisationseinheit) Welcher Input löst Prozess aus? Welche Informationen werden benötigt? Welche Operationen werden durchgeführt? Welcher Output soll erzeugt werden? Matthias Schilha 20

3. Schritt Strukturierung der Geschäftsprozesse 9/12/2021 Matthias Schilha 21

Strukturierung der GP 1. 2. 3. 4. 9/12/2021 Zerlegung in Teilprozesse Festlegung der Reihenfolge Hierarchische Darstellung des GP Darstellung der Input-/Output. Beziehungen des GP Matthias Schilha 22

4. Schritt Integration von Geschäftsprozessen 9/12/2021 Matthias Schilha 23

Integration ja Redundanzen? Zusammenlegung von Teilprozessen 9/12/2021 nein Keine Aktivitäten Matthias Schilha 24

Weitere Schritte 5. 6. 7. 8. 9/12/2021 Design der Prozessketten Zuweisung der Prozessverantwortung Externe Prozessverkettung Prozessverbesserung / Prozessmanagement Matthias Schilha 25

Geschäftsprozessmanagement n n Definition Geschäftsprozess Vorteile dieser Form der Betrachtung Vorgehensweise zur Gestaltung von Geschäftsprozessen Auswirkungen der Analyse auf die HTWK 9/12/2021 Matthias Schilha 26

Weitere Schritte 5. 6. 7. 8. 9/12/2021 Design der Prozessketten Zuweisung der Prozessverantwortung Externe Prozessverkettung Prozessverbesserung / Prozessmanagement Matthias Schilha 27

These Die Datenstruktur kann nur dann optimal sein, wenn die Organisationsstruktur effizient ist. Die Organisationsstruktur kann nur dann optimal sein, wenn die Datenstruktur effizient ist. 9/12/2021 Matthias Schilha 28

Lösung Werden Schwachstellen in der Datenstruktur erkannt, müssen diese behoben werden. Werden Schwachstellen in der Organisationsstruktur erkannt, müssen diese behoben werden. 9/12/2021 Matthias Schilha 29

Workflowmanagement n n n Beziehung zum Geschäftsprozess. Management (Definition Wf. M) Begriffe Ziele 9/12/2021 Matthias Schilha 30

Definition Aufgabe des Workflow-Managements ist es, eine Spezifikation für die technische Ausführung von Arbeitsabläufen zu liefern. Das Workflow-Management kann damit als eine technische Umsetzung des Geschäftsprozess. Managements verstanden werden. [Wikipedia] 9/12/2021 Matthias Schilha 31

Geschäftsprozess / Workflow 9/12/2021 Matthias Schilha 32

Begriffe (I) - Workflow Ein Workflow ist ein Prozess, der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Geschäftsprozesses beziehen. Er besitzt einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. 9/12/2021 Matthias Schilha 33

Begriffe (II) - Arbeitsschritt Ein Arbeitsschritt in einem Workflow bildet die kleinste Ausführungseinheit. Ihr sind typischerweise: ¡ ¡ eine Tätigkeit ausführende Ressourcen zu benutzende Ressourcen zeitliche Abhängigkeiten zugeordnet. 9/12/2021 Matthias Schilha 34

Ziele des Wf. M (I) n n n Verbesserung der Qualität der Prozesse Vereinheitlichung der Qualität der Prozesse Erhöhung der Informationsverfügbarkeit 9/12/2021 Matthias Schilha 35

Ziele des Wf. M (II) n Reduzierung der Bearbeitungskosten ¡ schnellere Bearbeitung von Kundenaufträgen n ¡ 9/12/2021 Vermeidung von Medienbrüchen Kontrollierter Fluss von Daten und Dokumenten innerhalb der Unternehmen Verkürzung der Transport- und Liegezeiten Erhöhung der Flexibilität der Prozesse Matthias Schilha 36

Zusammenfassung n n Mit Hilfe des Geschäftsprozess. Managements können Abläufe modelliert, analysiert und daraufhin optimiert werden. Mit Hilfe des Workflow-Managements können die optimierten Abläufe technisch umgesetzt werden. 9/12/2021 Matthias Schilha 37

Ausblick Vorstellung ausgewählter Workflows durch Anselm Baumert in der nächsten Woche. 9/12/2021 Matthias Schilha 38

Quellen n n Wikipedia http: //www. bpm-guide. de 9/12/2021 Matthias Schilha 39

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 9/12/2021 Matthias Schilha 40

Begriffe n n Funktionsübergreifende Verkettung Wertschöpfende Aktivitäten Kunde Strategische 9/12/2021 Matthias Schilha 41

Funktionsübergr. Aktivität Bei einer Exmatrikulation zum Beispiel ist sowohl das Prüfungsamt (Frau Grützner), als auch das Dezernat Studienangelegenheit (Frau Beck) beteiligt. zurück 9/12/2021 Matthias Schilha 42

wertschöpfende Aktivität Die Anzahl der wertschöpfenden Aktivitäten der HTWK ist gering (Semestergebühren, staatliche Zuschüsse). Die Anzahl der Verwaltungsaktivitäten (Studenten, Professoren, Räume, …) ist ungleich größer zurück 9/12/2021 Matthias Schilha 43

Kunden Eine eindeutige Trennung zwischen der Rolle Kunde und Dienstleister ist nicht möglich. Ein Professor bewertet Klausuren (Dienstleister), erwartet aber auch einen Stundenplan (Kunde). zurück 9/12/2021 Matthias Schilha 44

Strategische Aktivitäten n Immatrikulation/Exmatrikulation der Studenten Bewertung der Prüfungsleistungen Erstellung der Stundenpläne zurück 9/12/2021 Matthias Schilha 45