Dataskydd stdmaterial fr chefer infr gruppdiskussion Vlkommen Hej

Dataskydd - stödmaterial för chefer inför gruppdiskussion

Välkommen! Hej! En första fråga till dig som är chef: Har du och dina medarbetare gjort Acade. Medias webbutbildning om dataskydd? Den nås på: trygg. academedia. se Är ni klara med webbutbildningen är ni redo för en gruppdiskussion om dataskyddet i er verksamhet. Det här materialet är framtaget till dig som chef. Här får du inför gruppdiskussionen praktiska tips på upplägg, förslag på agenda och diskussionsfrågor.

Dataskydd - vårt gemensamma ansvar Vi har alla ett gemensamt ansvar i arbetet med att skydda individers personuppgifter på rätt sätt. Den gruppdiskussion som du ska leda är en del av det arbetet. Med rätt dataskydd skapar vi trygghet för våra barn, vårdnadshavare, elever och deltagare - och samtidigt oss själva och våra medarbetare.

Tips inför gruppdiskussionen Få medarbetare? Välj frågor att diskutera i hela gruppen. Tidsåtgång ca 25 - 40 minuter. Många medarbetare? Flera grupper diskuterar varsitt område. Tidsåtgång ca 15 -25 diskussion i grupperna, gemensam diskussion 10 -15 minuter. Vilka frågor är relevanta för er? I det här materialet finns förslag på agenda och diskussionsfrågor. Medarbetarna kanske lyfter extra viktiga frågor under reflektionsstunden. Om det behövs finns också extra frågeställningar i slutet av det här materialet. Välj frågor som är relevanta för er. Vill du dela ut frågeställningarna i grupperna? Du hittar varje diskussionsfråga separat längre bak i det här materialet. Lycka till!

Agenda och stöd för gruppdiskussion

Förslag till agenda Varför prata om dataskydd? (5 min) Reflektion kring dataskydd (10 min) Diskussion om utvalda områden (25 - 40 min) 1. Hur hanterar vi e-post i verksamheten? 2. Personer på bild/film i våra sociala medier? 3. Appar i Google, lärplattor, digitala lärtjänster? 4. Hur ger vi information till personer vi registrerar uppgifter om? Hur går vi vidare? (5 min)

Varför prata om dataskydd? • Individens skydd - viktigt för oss! • Ny lagstiftning • Vi har många gap och nytt område • Behov att reflektera över hur vi arbetar: • Tidigare webbutbildning: Obligatorisk introduktion om dataskydd (GDPR) + generella risker, verksamheten i stort. • Dagens workshop: Fördjupad diskussion + särskilda risker hos oss?

Reflektion kring dataskydd För reflektion och diskussion Vad har jag tagit med mig från utbildningen? • Reflektera individuellt (3 minuter) • Diskutera i mindre grupp eller par (5 minuter)

Diskussion om utvalda områden Förslag på frågeställningar 1. Hur hanterar vi e-post i verksamheten? 2. Personer på bild/film i våra sociala medier? 3. Appar i Google, lärplattor och digitala lärtjänster? 4. Hur ger vi information till de personer vars uppgifter vi registrerar? Gruppvis diskussion - därefter gemensam redovisning och diskussion.

Hur går vi vidare? Hur vill vi organisera oss kring dataskyddet? Några speciella områden att ta itu med? Trygg@Acade. Media samlad information om personuppgifter och hur de ska hanteras: trygg. academedia. se Dataskyddsombudet ● ● ● Stöd vid frågor och vid förfrågan om registerutdrag mm Tillsynsansvar Ta emot interna personuppgiftsincidenter och informera Datainspektionen

Förslag på frågeställningar för diskussion

1. Hur hanterar vi e-post i verksamheten? Skickar vi integritetskänsliga uppgifter i e-post? … eller tar vi emot? Hur arbetar vi idag med att gallra sådana uppgifter? Hur behöver vi arbeta istället? Vi hanterar många uppgifter på e-post. Läs mer i riktlinjerna om mejlhantering: https: //trygg. academedia. se/policy. html

2. Personer på bild/film i våra sociala medier? Har vi giltigt samtycke från personer som går att identifiera på våra sociala medier? Kan vi visa upp samtycket om någon frågar? Detta är ett av de få tillfällen då vi verkligen behöver samtycke! Läs mer i riktlinjerna om samtycke och sociala medier: https: //trygg. academedia. se/policy. html

3. Appar i Google, i lärplattor och digitala lärtjänster? Använder vi tredjepartsappar i vår undervisning? De appar vi använder: är de OK ur ett dataskyddsperspektiv? Läs mer i riktlinjerna om tredjepartsappar: https: //trygg. academedia. se/policy. html

4. Hur ger vi information till de personer vars uppgifter vi registrerar? Hur ger vi information till personer vi registrerar uppgifter om? Är vi tydliga? Säkerställer vi att barn, vårdnadshavare, elever, och deltagare har tagit emot och förstått informationen om vår behandling av deras personuppgifter? Är det något vi behöver förbättra i våra rutiner? Läs mer i riktlinjerna om hur vi ska informera: https: //trygg. academedia. se/policy. html

Fler förslag på möjliga frågeställningar Samlar vi några personuppgifter i onödan? . . . eller för att de “kan vara bra att ha”? Lagrar vi några personuppgifter på ett sätt så att obehöriga kan nå dem? Har vi samlat in några personuppgifter i annat syfte än vad vi använder dem till idag?

Tips efter gruppdiskussionen Uppkom några frågor som är särskilt viktiga i er verksamhet? Avsätt tid för fortsatt diskussion! Identifierade ni risker i ert dataskydd? Följ policy och riktlinjer, planera åtgärder och följ upp! Undersök: Finns personer med extra intresse att driva speciella områden vidare? Tack för att er verksamhet bidrar till ökad medvetenhet kring hantering av personuppgifter inom Acade. Media!