Databasens vej ind i huset Accession og licenser

Agenda § § § § SDUs Budgetstrategi Lidt om statistik Bånd for materialeanskaffelse Procedure fornyelser Nye forslag Databasens vej ind i huset Spørgsmål

Budgetstrategi § Pga. besparelserne på uddannelsesområdet har SDU lavet en budgetstrategi. § Materialebudgettet har holdt mest for – især budget for trykte tidsskrifter. § Men både bogbudget og Licensbudget skal spare. § Licensbudget er skåret med ½ million kroner hvert år 2016 -2019

Pris pr. download arket § Pga. budgetstrategien blev pris pr. download arket gennemgået endnu grundigere henover efteråret 2016. § Efter første gennemgang havde vi fundet knap ¾. § Vores budget for 2018 er ca. 300. 000 kr. over på nuværende tidspunkt – dog kender vi ikke ret mange eksakte priser endnu. § Pt. har vi en OBS liste på ca. 40 titler. § Derfor vil I få arket rundt til kritisk gennemsyn lige efter sommerferien.

Lidt statistik om licensbudget § § § Licensbudgettet er på 32 millioner kroner I alt har vi ca. 407 aftaler. I 2016 betalte vi 23. 015. 590 kr. til DEFF aftaler. Vi har ca. 134 aftaler igennem DEFF 72 % af vores licensbudget går til DEFF Vi har 273 aftaler udenom DEFF, som vi forhandler enten direkte eller igennem agent. § Dvs. at 67 % af vores aftaler som vi forhandler selv udgør kun 28 % af vores licensbudget.

Udgifter fordelt på de store forlag 2016

Bånd for materialeanskaffelse § Består af et Båndudvalg § Består af 2 tema fora q Temaforum for indkøb og katalogisering q Temaforum for materialevalg og klassifikation § Licenskontoret arbejder indirekte i Temaforum for materialevalg. § Indkøb af elektroniske ressourcer foregår kun i Licenskontoret, med mindre der er tale om enkeltkøb af en e-bog.

Procedure fornyelse af eksisterende abonnementer § Beslutning om fornyelser og nye abonnementer tages i Forretningsudvalget for materialevalg og klassifikation. § Lone er koordinator i udvalget. Julie er sekretær. § Licenskontoret forbereder dagsorden og bilag til møderne. § I højsæson afholdes møder hver 14 dag. § Hvis en licens koster mere end 50. 000 kr. skal den forbi udvalget. § Hvis der er lavt forbrug, skal den forbi udvalget. § Hvis der er meget høj prisstigning, skal den forbi udvalget.

Eksempel på bilag

Nye forslag § Forslag om nyt abonnement kommer fra studerende, forskere eller fra vores fagreferenter. § Hvis vi modtager et forslag direkte sendes det altid til relevant fagreferent. § Hvis fagreferent finder det relevant, så undersøger Licenskontoret priser, betingelser mm. § Herefter sendes det til Forretningsudvalget for materialevalg og klassifikation. § Pågældende fagreferent skal lave en indstilling

Eksempel på begrundelse

Databasens vej ind i huset § Forslag om abonnement sendes primært til Lone. § Undersøger hvilken udgiver, der står bag databasen eller har den som en 3. parts database. § Der tages kontakt til udgiver, som regel på mail. § Af og til starter der en testadgang op, så fagreferent kan undersøge databasen, hvis den ikke er bekendt. § Første prisudspil modtages fra udgiver. § Forhandling starter og som oftest får vi presset prisen ned. § Forslag kommer på FMK, hvis databasen indstilles til abonnement.

Databasens vej ind i huset -2 § Hvis der tegnes et abonnement, sørger Licenskontoret for at få databasen lagt i databaselisten. § Fagreferent bliver bedt om at komme med emner som databasen skal tagges til og en beskrivelse. § Databasen registreres ligeledes i Intota, så indhold bliver søgbart i Summon, hvis databasen er indekseret i Summon. § Intota er udover Summons og 360 links knowledgebase også et ERM system. § I ERM delen registrerer vi oplysninger omkring abonnementet, licensbetingelser osv.

Spørgsmål § Proceduren omkring fornyelser og nye abonnementer – gør vi det på den rigtige måde? § Hvilke parametre bruger I, når I skal vurdere om et abonnement skal tegnes eller afbestilles? § Abonnement kontra fjernlån – tænker I over det?