DASAR PEROLEHAN KERAJAAN Definisi PEROLEHAN Mendapatkan suatu bekalan

DASAR PEROLEHAN KERAJAAN

… Definisi PEROLEHAN Mendapatkan suatu bekalan atau perkhidmatan dengan mengikut tatacara yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan atau yang telah diluluskan oleh Universiti Malaysia Perlis.

PROSES PEROLEHAN KERAJAAN OBJEKTIF Utk memastikan semua perolehan Kerajaan diuruskan secara terbaik & paling menguntungkan. Prinsip perolehan yg perlu dipatuhi : a. Akauntabiliti Awam b. Diuruskan Secara Telus ( Transparent ) c. Nilai Faedah Terbaik ( Best Value For Money ) d. Saingan Terbuka; dan e. Adil & Saksama).

PEROLEHAN KERAJAAN DIBAHAGIKAN KPD 3 JENIS 1. KERJA Melibatkan kerja-kerja pembinaan sivil spt bangunan, jalan raya, mekanikal, elektrikal dll. 2. BEKALAN Merangkumi barangan yg dibekalkan bagi menjalankan sesuatu program, aktiviti atau projek Kerajaan. 3. PERKHIDMATAN Ditafsirkan sbg khidmat tenaga manusia atau kepakaran utk melaksanakan & menyiapkan sesuatu projek tertentu.

KAEDAH PEROLEHAN 1. LANTIKAN TERUS ( KERJA) ( bagi perolehan yang tidak melebihi RM 20, 000 ) 2. PEMBELIAN TERUS (BEKALAN/PERKHIDMATAN ) (bagi perolehan yang tidak melebihi RM 50, 000) 3. KERJA-KERJA REQUISITION (bagi kerja 2 tidak melebihi RM 100, 000 & menggunakan Jadual Kadar ) 4. SEBUTHARGA (perolehan melebihi RM 50, 000 – RM 500, 000 bagi bekalan/perkhidmatan (RM 20, 000 - RM 500, 000 bagi kerja)

KAEDAH PEROLEHAN 5. TENDER ( bagi perolehan yang melebihi RM 500, 000 ) a) Tender Terbuka b) Tender Terhad c) Tender Secara Pre-Q 6. RUNDINGAN TERUS (tanpa mengira had nilai & perlu mendapat kelulusan Kementerian Kewangan)

CARTA ALIRAN LANTIKAN TERUS KERJA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Kenal pasti kerja Kenal pasti kontraktor Kelas F yg layak Sediakan spesifikasi kerja & anggaran kos kerja Keluarkan Inden Kerajaan kpd kontraktor yg dipilih Kontraktor melaksanakan kerja Periksa kerja yg dilaksanakan Tentukan kerja telah disiapkan Jika Tidak Siap 7(a) Batal Inden Kerajaan 7(b) Lantikan kontraktor baru ikut langkah 2 7(c) Tindakan tatatertib /laporan kpd PKK 8. Bayaran ( Siap)

CARTA ALIRAN PEMBELIAN TERUS BEKALAN/PERKHIDMATAN 1. Tentukan bekalan/perkhidmatan & kuantiti 2. Semak senarai ada @ tidak dlm kontrak pusat 2(a) Jika ada beli dgn kontrak pusat 3. Tiada – pastikan had nilai perolehan 4. Bagi perolehan bernilai melebihi RM 10, 000 hingga RM 50, 000 4(a) Kenal pasti sykt Bumiputera yg berdaftar dlm bidang berkaitan 5. Keluarkan PO 6. Semak penerimaan bekalan/perkhidmatan 6(a) Tidak terima-batal pesanan-lantik pembekal baru-tindakan tatatertib/ laporan kpd K. Kewangan 7. Terima 8. Bayaran

… Definisi Takrif Ketua Pusat Tanggungjawab Pegawai Uni. MAP yang diberi kuasa untuk menerajui sesuatu Pusat Tanggungjawab, misalnya Pendaftar, Bendahari, Ketua Pustakawan, Dekan atau Pengarah.

… Definisi Jawatankuasa Sebutharga • Jawatankuasa Sebutharga yang diluluskan di peringkat Uni. MAP untuk meluluskan pembelian bernilai melebihi RM 50, 000 sehingga RM 500, 000. • Di dalam kes di mana tawaran yang dibuat melalui sebutharga melebihi had nilai RM 500, 000 Jawatankuasa Sebutharga hendaklah membuat perakuan untuk pertimbangan Jawatankuasa Perolehan di peringkat Uni. MAP.

… Definisi Jawatankuasa Pembuka Sebutharga • Jawatankuasa yang dilantik Tanggungjawab (PTJ). di peringkat Pusat • Terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai di mana salah seorang daripadanya hendaklah daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional.

… Definisi Jawatankuasa Penilaian Teknikal • Dilantik oleh Ketua PTJ • Jawatankuasa ini hendaklah meneliti semua sebutharga yang diterima samada alat-alat yang dipelawa boleh diterima atau tidak dari segi teknikal berasaskan kepada ciri-ciri penting dalam penentuan/spesifikasi yang telah disediakan dalam dokumen sebutharga.

… Definisi Memecah Kecilkan Jumlah Pembelian Memecah kecilkan jumlah pembelian ialah membeli secara berasingan samada secara sengaja atau tidak sengaja.

HAD PEROLEHAN

… Had Perolehan Sehingga RM 10, 000 bagi setiap pesanan dan tidak melebihi RM 50, 000 setahun (Pembelian Terus Bekalan & Perkhidmatan) Pembelian runcit yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan tidak melebihi daripada RM 50, 000 bagi mana-mana satu jenis benda atau kelas benda yang berkaitan boleh dibuat oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ) dengan membuat pesanan terus dari mana-mana pembekal samada berdaftar atau tidak dan menawarkan harga yang berpatutan.

… Had Perolehan Bernilai melebihi RM 10, 000 sehingga RM 50, 000 setiap pesanan dan tidak melebihi RM 100, 000 setahun. Perolehan melebihi RM 10, 000 sehingga RM 50, 000 untuk satu jenis benda atau kelas benda boleh dibuat oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ) dengan mendapatkan 3 sebutharga bertulis daripada pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang berkaitan yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan.

… Had Perolehan Bernilai melebihi RM 50, 000 sehingga RM 100, 000 (Sebutharga) • Perolehan bernilai melebihi RM 50, 000 sehingga RM 100, 000 untuk satu kelas benda atau jenis benda dibuat dengan mempelawa sebutharga daripada sekurang-kurang 5 pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang berkaitan. • Sebutharga dipelawa secara bertulis, lengkap dengan spesifikasi alatan tersebut. • Sebutharga yang diterima mesti dimasukkan ke dalam Peti Sebutharga dan Peti ini akan dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga pada waktu dan tarikh tutup sebutharga. Sebutharga yang diterima hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ). • Kelulusan perolehan diberi oleh Jawatankuasa Sebutharga Uni. MAP. Laporan Penilaian Teknikal perlu diserahkan kepada Unit Tender & Sebutharga, Jabatan Bendahari.

… Had Perolehan Bernilai melebihi RM 100, 000 sehingga RM 500, 000 (Sebutharga) • Perolehan bernilai lebih RM 100, 000 sehingga RM 500, 000 untuk satu kelas benda atau jenis benda dibuat dengan mempelawa sebutharga daripada sekurang-kurang 5 pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang berkaitan. • Sebutharga dipelawa secara bertulis, lengkap dengan spesifikasi alat. • Sebutharga yang diterima hendaklah dimasukkan ke dalam Peti Sebutharga dan Peti akan dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga pada waktu tutup sebutharga. • Sebutharga yang diterima hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ). Kelulusan perolehan diberi oleh Jawatankuasa Sebutharga Universiti. Laporan Penilaian Teknikal perlu diserahkan kepada Unit Tender & Sebutharga, Jabatan Bendahari.

… Had Perolehan Pusat Tanggungjawab (PTJ) adalah dilarang memecah kecilkan perolehan untuk mengelakkan daripada pelawaan secara sebutharga atau tender.

TATACARA SEBUTHARGA

… Tatacara Sebutharga PELAWAAN SEBUTHARGA

TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ … Tanggungjawab Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) untuk memastikan perkara-perkara berikut semasa menguruskan perolehan secara sebutharga : - • Peruntukan mencukupi untuk membuat perolehan. • Semua dasar, peraturan, tatacara proses perolehan diketahui, difahami dan dipatuhi oleh semua yang terlibat di Pusat Tanggungjawab (PTJ). • Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua yang layak untuk bersaing. • Menerima laporan teknikal dari Jawatankuasa Penilaian dan hendaklah diserahkan kepada Unit Tender & Sebutharga, Jabatan Bendahari dan • Mendapat harga yang paling berpatutan dan menguntungkan dengan mengambil kira kualiti, kuantiti dan tempoh penyerahan / siap yang ditetapkan (best value for money).

… Tanggungjawab TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENILAIAN TEKNIKAL • Menyediakan spesifikasi peralatan / bekalan yang hendak dibeli dan anggaran harga peralatan berkenaan bagi perolehan barangan. • Semua sebutharga yang diterima hendaklah dikaji sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebutharga. Pegawai yang membuat penilaian ke atas sebutharga bertanggungjawab mengkaji sebutharga yang diterima dan membuat syor kepada Jawatankuasa Sebutharga yang paling menguntungkan Universiti hendaklah disyorkan iaitu sebutharga yang menawarkan harga yang paling rendah, mutunya memenuhi kehendak jabatan sebagaimana yang dinyatakan dalam penentuan sebutharga dan tempoh serahan yang dikehendaki.

… Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian Teknikal • Bagi semua sebutharga, jika perlu nasihat hendaklah diperolehi daripada pakar-pakar dan seumpamanya. • Jawatankuasa hendaklah menyediakan laporan penilaian sebutharga dan menurunkan tandatangan di bahagian berkaitan – Lampiran P • Semasa proses menilai sebutharga Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa beliau atau lain-lain Pegawai Jabatan yang menguruskan sebutharga itu tidak mempunyai apaapa kepentingan ke atas sebutharga itu. Jika ia mempunyai hubungan dalam apa-apa cara pun dengan penyebutharga maka ia hendaklah menarik diri daripada menguruskan sebutharga itu.

… Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian Teknikal • Laporan Penilaian Teknikal (LPT) hendaklah disediakan bagi semua sebutharga perolehan alatan. • Maklumat mengenai sebutharga adalah SULIT dan perakuan Jawatankuasa Penilaian Teknikal (JPT) hendaklah dirahsiakan. Keterangan-keterangan yang dibincangkan dilaporkan selanjutnya adalah SULIT dan ahli JPT diingatkan supaya perkara berkaitan dengan penilaian ini tidak dibocorkan ke mana pihak yang tidak berkenaan. • JPT dikehendaki meneliti semua sebutharga yang diterima sama ada alat-alat yang dipelawa boleh diterima atau tidak dari segi teknikal berasaskan kepada ciri-ciri penting dalam penentuan / spesifikasi yang telah disediakan dalam dokumen sebutharga. • JPT seboleh-bolehnya terdiri dari pegawai-pegawai yang mahir dan berpengalaman dalam prestasi sesuatu alatan.

… Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian Teknikal • JPT perlu mengambil / mengikut langkah-langkah berikut dalam membuat laporan penilaian : i) Butir-butir yang ditawarkan oleh semua penyebutharga mestilah diisi di dalam jadual laporan penilaian teknikal seperti di Lampiran P. Misalnya jika sepuluh (10) penyebutharga membuat tawaran untuk item (1) maka butir-butir tawaran kesemua (10) penyebutharga itu perlu diisikan dalam jadual tersebut. ii) Bagi item-item ini, Jawatankuasa Penilaian Teknikal perlu menyatakan dengan terperinci alasan-alasan bagaimana sesuatu alat / sebutharga itu tidak menemui perincian yang menyebabkan ianya terpaksa ditolak.

… Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian Teknikal • Jawatankuasa Penilaian Teknikal (JPT) hendaklah mengkaji tiap item berdasarkan kepada perkara-perkara berikut : i) Ciri-ciri penting yang telah dikenalpasti oleh JPT sendiri dan mengikut penetapan keutamaan yang dipersetujui. ii) Penentuan teknikal yang ditawarkan oleh penyebutharga. iii) Risalah-risalah, lukisan-lukisan, data, brosur yang disediakan. iv) Pengesahan / komen daripada penyebutharga untuk setiap spesifikasi alatan. v) Pengesahan tambahan penyebutharga secara bertulis yang diterima. vi) Lain-lain dokumen atau keterangan yang diperolehi dan diketahui.

… Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian Teknikal • Laporan penilaian hendaklah berdasarkan format di Lampiran P. Sehubungan dengan format ini, JPT hendaklah mengesahkan samada penyebutharga telah mematuhi (conformed) penentuan yang sangat penting atau penting. Sebarang perubahan dari segi penentuan samada sangat penting atau tidak penting hendaklah dijelaskan dengan kenyataan implikasinya sekali, serta dirumuskan samada boleh diterima atau tidak. • Di ruang laporan Jawatankuasa Penilaian Teknikal, catatan mengenai perkara-perkara tambahan, termasuk ciri-ciri istimewa kebaikan (advantage) dan kelemahan (disadvantage) dan lain-lain kenyataan patut dinyatakan bagi membolehkan pihak yang menyetujuterima sebutharga membuat keputusan bagi menentukan pembelian yang paling menguntungkan.

… Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian Teknikal • Selepas laporan teknikal ini disediakan, ianya mesti ditandatangani serta dicatat nama dan jawatan oleh semua Ahli Jawatankuasa Teknikal (JPT). • Peranan JPT adalah sangat penting bagi menjamin pembelian alat yang sesuai dari segi penentuan, ketahanan dengan tidak melupakan tujuan pembelian tersebut. Jika pihak Jawatankuasa menjalankan tugas penilaian dengan teliti dan menyeluruh, mutu pembelian adalah terjamin. Walau bagaimanapun, keputusan sebutharga tertakluk kepada setujuterima. Hanya dengan memberi alasan-alasan yang cukup dan munasabah, perakuan yang wajar dapat dibuat kepada Jawatankuasa Sebutharga.

… Tanggungjawab TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA SEBUTHARGA • Jawatankuasa Sebutharga hendaklah menimbang semua laporan sebutharga yang disediakan oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan memilih sebutharga yang paling menguntungkan Universiti. Jawatankuasa Sebutharga hendaklah berpuas hati semua penyebutharga telah diberi peluang yang saksama untuk menyebutharga. • Menyemak peruntukan adalah mencukupi sebelum meluluskan pembelian.

… Tanggungjawab Ketua PTJ Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) untuk memastikan perkara-perkara berikut semasa menguruskan perolehan secara Tender : - • Peruntukan mencukupi untuk membuat perolehan. • Semua dasar, peraturan, tatacara proses perolehan diketahui, difahami dan dipatuhi oleh semua yang terlibat di Pusat Tanggungjawab (PTJ). • Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua yang layak untuk bersaing.

… Tanggungjawab Ketua PTJ • Menerima laporan teknikal dari Jawatankuasa Penilaian dan serahkan kepada Unit Tender & Tender, Jabatan Bendahari dan • Mendapat harga yang paling berpatutan dan menguntungkan dengan mengambil kira kualiti, kuantiti dan tempoh penyerahan / siap yang ditetapkan (best value for money).