DANA KAS KECIL MEMPROSES DOKUMEN DANA KECIL DEFINISI

DANA KAS KECIL MEMPROSES DOKUMEN DANA KECIL

DEFINISI KAS q Alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan utang, dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat-tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu. § Kas merupakan alat pembayaran yang digunakan untuk membiayai berbagai macam kegiatan umum perusahaan. www. penerbitsalemba. com

BENTUK – BENTUK KAS 1) Uang Tunai (uang kertas dan logam) 2) Cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak / orang yang namanya tertera di dalam cek atau si pembawa cek. www. penerbitsalemba. com

BENTUK – BENTUK KAS 3) Cashier’s Check adalah cek yang dibuat oleh suatu bank, yang merupakan surat perintah bayar dari bank kepada bank itu sendiri. 4) Traveler’s check adalah cek perjalanan yang dikeluarkan oleh sebuah bank untuk kepentingan orang-orang yang bepergian digunakan untuk melakukan pembayaran-pembayaran www. penerbitsalemba. com

BENTUK – BENTUK KAS 5) Postal Money Order adalah sejenis wesel pos yang setiap waktu dapat diuangkan di kantor pos. 6) Money Order adalah surat perintah bayar yang setiap waktu dapat ditukarkan dengan uang oleh yang disebutkan dalam surat tersebut. www. penerbitsalemba. com

BENTUK – BENTUK KAS q Jadi kesimpulannya yang termasuk komposisi kas adalah semua elemen yang dapat diterima bank sebagai setoran sebesar nilai nominalnya setiap saat. q Adapun yang tidak termasuk kas adalah : 1) Deposito berjangka, karena tidak dapat diuangkan setiap saat, tetapi baru bisa diuangkan apabila sudah tiba saat jatuh temponya. 2) Cek kosong, karena cek yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak dapat diuangkan ke bank, berhubung dananya di bank sudah habis. 3) Cek mundur, cek ini tidak bisa diuangkan setiap saat, sebab waktu jatuh temponya masih beberapa waktu yang akan datang. 4) Prangko, tidak dapat diterima sebagai setoran oleh bank. www. penerbitsalemba. com

TIDAK TERMASUK PADA KAS 5) 6) 7) Overdraft bank terjadi apabila suatu cek ditulis dalam jumlah yang melebihi saldo rekening giro perusahaan, di bank tetap membayarnya, sehingga hal ini dilaporkan dalam kelompok utang lancar. Obligasi yang dikeluarkan oleh perusahaan lain. Saham yang dikeluarkan oleh perusahaan lain. www. penerbitsalemba. com

MENYIAPKAN BUKTI RANSAKSI PEMAKAIAN KAS q Fungsi utama kas kecil adalah menunjang efektivitas aktivitas operasi perusahaan, karena tidak efektif apabila pengeluaran kecil dari perusahaan menggunakan cek. q Dari Transaksi keuangan yang terjadi akan muncul bukti transaksi, seperti kuitansi, cek, faktur, nota kontan, nota kredit, nota debet, bukti kas masuk, bukti kas keluar, dan bukti pengajuan kas kecil. www. penerbitsalemba. com

MACAM – MACAM BUKTI TRANSAKSI § § Kuitansi adalah surat bukti adanya penerimaan uang atau pembayaran. Kuitansi ditandatangani oleh pihak yang menerima uang. Kuitansi pada umumnya mempunyai dua sisi, yaitu sisi kanan dan sisi kiri. Sisi kanan diberikan kepada orang yang melakukan pembayaran, sedangkan sisi kiri disimpan sebagai arsip bagi yang menerima pembayaran SISI KIRI SISI KANAN www. penerbitsalemba. com

MACAM – MACAM BUKTI TRANSAKSI § Cek adalah perintah tertulis pemegang rekening kepada bank yang ditunjuknya agar membayar sejumlah uang. Jadi cek merupakan surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai simpanan di bank, agar bank tersebut membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak/orang yang namanya tertera di dalam cek tersebut atau orang yang membawa cek. www. penerbitsalemba. com

MACAM – MACAM BUKTI TRANSAKSI § Faktur ialah surat bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit. Yang membuat faktur yaitu penjual yang diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan barang yang dijual. www. penerbitsalemba. com

MACAM – MACAM BUKTI TRANSAKSI § Nota 1. Nota kontan : Bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai yaitu denag nota kontan, dibuat oleh penjual untuk pembeli. Biasanya dibuat rangkap dua, lembar yang asli untuk pembeli sedangkan salinannya untuk penjual sebagai arsip. www. penerbitsalemba. com

MACAM – MACAM BUKTI TRANSAKSI 2. Nota debet dan nota kredit Bukti transaksi untuk Pengembalian barang karena barang rusak maupun tidak sesuai pesanan. Nota debet dibuat oleh pembeli karena barang yang dibeli tidak sesuai pesanan dan sebagai bukti adanya pengurangan utang usaha. Nota kredit dibuat oleh penjual yang menerima barang kembali dan sebagai bukti adanya pengurangan piutang usaha. www. penerbitsalemba. com

CONTOH NOTA DEBET Nota Debet www. penerbitsalemba. com

CONTOH NOTA KREDIT Nota Kredit www. penerbitsalemba. com

MACAM – MACAM BUKTI TRANSAKSI § Bukti kas masuk : Bukti kas masuk dilakukan jika transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil telah menerima sejumlah uang untuk keperluan kas kecil, biasanya untuk pengisian kas kecil. Biasanya bukti penerimaan kas kecil juga dilampirkan foto kopi cek apabila pemberian dana kas kecil menggunakan cek. www. penerbitsalemba. com

MACAM – MACAM BUKTI TRANSAKSI § Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar adalah bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil bahwa telah mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran. www. penerbitsalemba. com

MACAM – MACAM BUKTI TRANSAKSI § Formulir pengajuan Dana Kas Kecil Formulir pengajuan dana kas kecil adalah formulir yang digunakan untuk mengajukan pengisian kas kecil. Formulir prngajuan dana kas kecil hanya digunakan pada sistem imprest, yaitu pada pembukuan kas kecil sistem dana tetap, sedangkan pada sistem fluktuasi tidak menggunakan formulir pengajuan dana kas kecil. www. penerbitsalemba. com

MENGHITUNG MUTASI DANA KAS KECIL § Mutasi dana adalah akibat dari adanya penerimaan dan pengeluaran dana. § Dana kas kecil diperoleh dari kas umum perusahaan diserahkan kepada bagian-bagian atau unit kerja yang dikelola oleh seorang administrasi kantor § Mutasi dana kas kecil terjadi karena adanya transaksi-transaksi, antara lain pembentukan dana kas kecil, penggunaan dan pengeluaran dana kas kecil, serta pengisian kembali dana kas kecil. www. penerbitsalemba. com

MENGHITUNG MUTASI DANA KAS KECIL Pembentukan Dana Kas Kecil § Pembentukan Dana Kas Kecil merupakan hal yang pertama kali dilakukan dalam proses dana kas kecil. Di tahap awal ini, perusahaan harus menyiapkan dokumen terkait dan prosedur dari dana kas kecil. § Dokumen yang terkait dengan proses ini adalah Surat Keputusan Kepala Bagian Keuangan dan bukti kas keluar dari bagian keuangan. www. penerbitsalemba. com

MENGHITUNG MUTASI DANA KAS KECIL Penggunaan dan Pengeluaran Dana Kas Kecil adalah pembayaran yang dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil dan sifatnya mendadak sesuai dengan kebutuhan dari pimpinan atau kegiatan operasional pada suatu unit kerja. Dokumen transaksinya, antara lain: 1. Bukti pengeluaran kas kecil (bukti kas keluar) 2. Bukti penggunaan dana yang dibuat pihak luar perusahaan, seperti nota kontan, kuitansi, faktur, dan sebagainya. www. penerbitsalemba. com

MENGHITUNG MUTASI DANA KAS KECIL Pengisian Dana Kas Kecil § Pengisian Dana Kas Kecil adalah periode pengisian kembali dana kas kecil dalam periode akuntansi tertentu. § Pengisian kembali dana kas kecil ini, misalnya bisa setiap bulan atau apabila dana kas kecil yang tersedia sudah mulai menipis. Pengajuan kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil kepada bagian keuangan melalui bendahara atau kasir dengan melampirkan penggunaan kas kecil serta bukti-bukti pengeluarannya. www. penerbitsalemba. com

MENGHITUNG MUTASI DANA KAS KECIL § Pengisian kembali dana kas kecil dapat dilakukan dengan menggunakan cek maupun uang tunai. § Dokumen yang terkait dengan transaksi ini antara lain : 1. Surat pengajuan pengisian dana kas kecil 2. Bukti pengeluaran kas 3. Bukti Kas keluar dari bagian keuangan § Setiap melakukan suatu transaksi yang dapat mempengaruhi posisi saldo dari kas kecil, administrasi kantor harus mencatatnya ke dalam buku kas, baik mutasi masuk maupun keluar www. penerbitsalemba. com

MENGHITUNG MUTASI DANA KAS KECIL § Tanggal 3 Maret 2016, menerima pengisian kas kecil dari bendahara sebesar Rp. 12. 000. § Transaksi ini dicatat ke dalam bukti kas masuk dan dilampiri dengan cek yang telah dicairkan ke bank, jika pengisian dilakukan dengan menggunakan cek. § Bukti kas masuk tersebut dilampiri cek (jika dana diberikan dalam bentuk cek). § Selanjutnya, pada bukti kas masuk dicatat ke dalam buku kas. www. penerbitsalemba. com

MENGHITUNG MUTASI DANA KAS KECIL Tanggal 8 Maret 2016, dikeluarkan dana kas kecil sebesar Rp. 150. 000 untuk membayar pembelian kue basah untuk tamu. Transaksi tersebut, oleh staf administrasi kantor akan dicatat pada bukti kas keluar, dan dilampiri dengan bukti pembelian dari toko Roti dan kue. Bukti dokumen pencatatannya adalah sebagai berikut. www. penerbitsalemba. com

MENGHITUNG MUTASI DANA KAS KECIL § Bukti kas keluar dilampiri Nota Kontan dari Toko Rori dan Kue, dengan bentuk nota kontan sebagai berikut: www. penerbitsalemba. com

MENGHITUNG MUTASI DANA KAS KECIL § Tanggal 12 Maret 2016 dikeluarkan dana kas kecil untuk biaya mengikuti kegiatan Workshop mengenai Era Keterbukaan Informasi Keuangan Pada Perusahaan, yang diikuti oleh Ibu Melati. Biaya dibayarkan melalui transfer ke bank sebesar Rp. 250. 000, -. Transaksi tersebut akan dicatat ke dalam bukti kas keluar, dengan dilampiri pula bukti transfer dari bank. Bukti dokumen pencatatannya adalah seperti berikut: www. penerbitsalemba. com

METODE PENCATATAN DANA KAS KECIL Metode Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System) Metode Sistem Dana Berfluktuasi (Fluctuation Fund System) • Metode pencatatan dana kas kecil, dimana jumlah dana kas kecil selalu tetap, sampai pada setiap pembukaan buku kas baru. • Metode pembukuan kas kecil , dimana jumlah kas kecil selalu berubah-ubah pada saat pembuatan buku kas baru. www. penerbitsalemba. com

CONTOH KASUS METODE SISTEM DANA TETAP § pada tanggal 6 Oktober 2016, PT. SARIKAYA membentuk dana kas kecil sebesar Rp. 20. 000, -. Pengisian dana kas kecil dilakukan setiap tanggal 6 bulan berikutnya. Berikut ini transaksi-transaksi yang dilaksanakan perusahaan www. penerbitsalemba. com

CONTOH KASUS METODE SISTEM DANA TETAP www. penerbitsalemba. com

CONTOH KASUS METODE SISTEM DANA TETAP § Berdasarkan transaksi diatas, saldo kas kecil periode ini adalah : § Pada pengisian kembali dana kas kecil untuk periode berikutnya, maka diisi kembali dari kas (bank) sebesar Rp. 2. 791. 000, -, sehingga saldo kas kecil pada saat pengisian kembali akan kembali seperti semula, yaitu menjadi Rp. 20. 000, jumlah yang sama dengan periode sebelumnya. www. penerbitsalemba. com

CONTOH KASUS METODE SISTEM DANA TETAP www. penerbitsalemba. com

CONTOH KASUS METODE SISTEM DANA FLUKTUASI § Pada Tanggal 6 Maret 2016 kas kecil diisi sebesar Rp. 20. 000, -. Tertanggal 7 Maret – 5 April 2016 telah dikeluarkan dana kas kecil untuk transaksi-transaksi yang sama seperti contoh pada sistem dana tetap. § Saldo pada akhir periode akuntansi adalah sebagai berikut : www. penerbitsalemba. com

CONTOH KASUS METODE SISTEM DANA FLUKTUASI § Jika pada sistem dana tetap, pengisian kembali untuk periode akuntansi diatas adalah sebesar Rp. 17. 209. 000(sebesar pengeluaran), maka pada sistem dana berfluktuasi, pengisian kembali sebesar Rp. 20. 000, - (jumlah selalu sama setiap periode). Sehingga, pada sistem dana berfluktuasi setelah diisi kembali, saldo kas kecil menjadi Rp. 22. 791. 000, -. § Pencatatan transaksi dalam sistem dana berfluktuasi dapat dilihat pada buku kas kecil berikut : www. penerbitsalemba. com

CONTOH KASUS METODE SISTEM DANA FLUKTUASI www. penerbitsalemba. com

MENYUSUN BERITA ACARA PERHITUNGAN FISIK DANA KAS KECIL § Pemeriksaan fisik dana kas kecil dilakukan untuk mencegah terjadinya penyelewengan terhadap penggunaan dana kas kecil. § Penyelewengan ini bisa saja dilakukan oleh karyawan atau pemegang kas itu sendiri. Pemeriksaan ini dilakukan dengan cara melakukan perhitungan/pemeriksaan jumlah fisik dana kas kecil secara berkala. § Besarnya saldo dana kas kecil yang di periksa harus sama dengan saldo yang ada di pembukuan. Hal ini yang disebut dengan istilah Cash Opname. www. penerbitsalemba. com

MENYUSUN BERITA ACARA PERHITUNGAN FISIK DANA KAS KECIL www. penerbitsalemba. com

MENYUSUN BERITA ACARA PERHITUNGAN DANA FISIK DAN KAS KECIL § Data berita acara pemeriksaan dana kas kecil di atas menunjukkan tidak ada kekeliruan dalam pengelolaan dana kas kecil. Dana tetap yang disediakan sebesar Rp. 10. 460. 000, - pada tanggal 31 desember 2016 berada dalam bentuk berikut: www. penerbitsalemba. com

MENYUSUN BERITA ACARA PERHITUNGAN DANA FISIK DAN KAS KECIL § Sistem Voucher kas kecil adalah lembar formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil, dimana fungsinya adalah untuk mencatat transaksi yang tidak mempunyai bukti transaksi, seperti kuitansi, faktur, atau nota. Sistem ini menetapkan ketentuan-ketentuan sebagai berikut : 1. Kewajiban perusahaan hanya dapat terjadi dari transaksi yang telah disetujui (disahkan)oleh orang yang diberi wewenang oleh perusahaan 2. Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban, yang meliputi verifikasi, pengesahan dan pencatatan, harus ditetapkan www. penerbitsalemba. com

MENYUSUN BERITA ACARA PERHITUNGAN DANA FISIK DAN KAS KECIL § Langkah-langkah penggunaan sistem voucher adalah sebagai berikut : 1. Setelah menerima pemberitahuan dari pimpinan bahwa ada transaksi yang tidak memiliki bukti transaksi, ambil form voucher kas kecil, lalu catat data yang diinformasikan, kemudian meminta tanda tangan dari pimpinan untuk verifikasi. 2. Catat data voucher kas kecil pada Bukti kas keluar, lalu minta tanda tangan dari pimpinan. 3. Keluarkan uang sejumlah nilai pada voucher tersebut. www. penerbitsalemba. com

MENYUSUN BERITA ACARA PERHITUNGAN DANA FISIK DAN KAS KECIL Contoh: Amanda Jayanti membeli Karangan Bunga Mawar sebesar Rp. 250. 000. Amanda tidak mempunyai bukti transaksi, dengan demikian transaksi tersebut akan dicatat ke dalam voucher. Pencatatannya adalah sebagai berikut : www. penerbitsalemba. com

MEMBUKUKAN SELISIH DANA KAS KECIL § Selisih dana kas kecil adalah selisih uang kas yang ada (bukti secara fisik) dengan catatan menurut pembukuan. § Selisih dana kas kecil, dapat dibedakan menjadi: a) Selisih Kas Lebih : Selisih kas lebih adalah saldo buku kas yang lebih kecil daripada jumlah uang tunai yang sebenarnya. b) Selisih Kas Kurang : Selisih kas kurang adalah saldo buku kas yang lebih besar daripada jumlah uang tunai yang sebenarnya www. penerbitsalemba. com

MEMBUKUKAN SELISIH DANA KAS KECIL § Kadang-kadang jumlah saldo kas kecil secara fisik tidak sama dengan jumlah saldo menurut bukti pengeluaran dari transaksi yang terjadi. Perbedaan tersebut kemungkinan disebabkan oleh beberapa hal diantaranya : 1. Tidak tersedianya uang pas atau uang kembalian. 2. Kekurangan atau kelebihan membayarkan. 3. Kemungkinan ada penggelapan yang dilakukan oleh karyawan. 4. Kemungkinan ada salah pencatatan bukti transaksi oleh karyawan. www. penerbitsalemba. com

MEMBUKUKAN SELISIH DANA KAS KECIL § Contoh : Siska, pemegang dana kas kecil bagian kepegawaian pada PT. SARIKAYA, telah membuat laporan penggunaan dana kas kecil periode 6 Maret 2016 sampai dengan 5 April 2016, dengan sistem dana tetap, dengan saldo awal Rp. 5. 000, -. Dana kas kecil yang telah dikeluarkan untuk pengeluaran adalah sebesar Rp. 4. 000, Saldo pada kas kecil adalah sebesar Rp. 1. 000, -. Ternyata, setelah diperiksa oleh bagian keuangan, nilai yang ada pada bukti keuangan adalah sebesar Rp. 3. 999. 800 , hal ini dikarenakan tidak ada uang kembalian saat melakukan pembayaran suatu transaksi. Akan tetapi, pada saat pengisian kembali dana kas kecil, pemegang dana kas kecil bagian kepegawaian pada PT. SARIKAYA, tetap meminta sebesar Rp. 4. 000 sesuai dengan jumlah uang yang telah dikeluarkan. www. penerbitsalemba. com

MEMBUKUKAN SELISIH DANA KAS KECIL Sementara bagian keuangan akan mencatat pengisian kembali dana kas kecil dengan ayat jurnal : www. penerbitsalemba. com

Terima Kasih

STUDI KASUS § Kerjakan Tugas dengan nama File Studi Kasus Kas Kecil pada staffsite cicilia § NPM Genap : Metode Sistem Tetap § NPM Ganjil : Metode Sistem Fluktuasi www. penerbitsalemba. com