Cursul IV Incaso documentar Temele abordate 1 2

Cursul IV: Incaso documentar Temele abordate: 1. 2. 3. 4. 5. Ce înseamnă incaso documentar; Ce rol au părţile implicate; Ce limite şi avantaje are incaso documentar; Care sunt formele de incaso folosite în practică; Cum pot fi reduse riscurile plăţii prin incaso documentar Aplicaţie: - Exemplu de incaso documentar; - Explicarea conţinutului unui formular tipizat de incaso documentar

Cadrul general al plăţilor prin incaso • Incaso-urile documentare se derulează conform Regulilor uniforme privind incaso-urile (Regles uniformes relatives aux encaissements RUE), publicate de Camera Internationala de Comerț din Paris şi ratificate de cea mai mare parte a băncilor (cunoscută şi sub numele de Publicaţia 522 dezvoltată pe baza Publicaţiei 322 şi a Regulilor uniforme privind încsarea hârtiilor comerciale). • Incaso este o modalitate de plată ieftină şi relativ simplă dar negarantată bancar (neimplicând nici un angajament de plată din partea băncilor implicate în mecanism).

Definiţia incaso-ului Prin incasou se înțelege tratarea de către bănci, potrivit instrucțiunilor primite, a documentelor comerciale şi financiare în scopul: • De a obţine acceptarea sau plata; • De a remite documente comerciale contra acceptării şi / sau după caz contra plată; • De a remite documente în alte condiţii. Responsabilitatea băncii se limitează în principal la transmiterea şi remiterea documentelor contra plății sau acceptării unui efect de schimb; Băncile nu au nici o obligație să efectueze plata ele însele atunci când comparatorul nu vrea sau nu îşi poate îndeplini obligațiile.

Caracteristicile incaso-ului • Pentru bănci, decontarea prin incaso reprezintă o simpla vehiculare de documente, de la beneficiar la plăților, potrivit instrucțiunilor primite de la beneficiar şi efectuarea operațiunilor de plată pentru un partener şi de încasare pentru celălalt partener. • Scopul principal operaţiunii este remiterea documentelor de la beneficiar la plătitor contra plată; • Prin transmiterea documentelor prin intermediul băncilor se urmărește ca destinatarul acestora să nu intre în posesia lor decât în momentul executării obligației de plata sau alta asimilata (acceptarea cambiei). • Documentele vehiculate de banci sunt de două feluri: - comerciale (factura, documente de transport, de proprietate); - financiare (cambii, bilete la ordin, cecuri, chitante).

Tipurile de incaso – Documente contra plată 1. Documente contra plata (documents against payment, D/P; cash against documents, c. a. d. ): • Banca prezentatoare nu remite documentele trasului decât contra plății imediate, dacă acest lucru nu contravine legilor sau regulamentelor naționale, regionale sau locale unei ţări, cărora părțile nu se pot sustrage. • În practică, cumpărătorul așteaptă adesea sosirea mărfii pentru a remite documentele şi a efectua plata, în cazul în care părțile nu au convenit în contractul de vânzare ca: “plata se va efectua la prima prezentare a documentelor”. Aceasta clauza trebuie sa figureze şi în ordinul de încasare.

Mecanismul incaso-ului “documente contra plată”

Tipurile de incaso – Documente contra acceptare 2. Documente contra acceptare (documents aginst acceptance, D/A) • Banca prezentatoare remite documentele contra acceptării unui efect de schimb, care ajunge la scadenta , de exemplu la 60 -180 zile după prezentare (trata la … zile de la vedere), sau la o data determinata (trata la termen). • Trasul intra deci în posesia mărfii înainte de data efectiva a plații, el putând chiar sa revândă marfa imediat pentru a-si procura fondurile necesare plăţii efectului de schimb. Vânzătorul acorda deci cumpărătorului o amânare a plăţii şi nu primește drept garanție decât acceptul trasului, pe care il va valorifica la scadenta. El se expune, în consecință , riscului de neefectuare a plăţii la scadenţa efectului de schimb. • Pentru mai multa siguranța, el poate cere ca banca prezentatoare sau o alta banca de prim ordin sa garanteze efectul de schimb. Garantarea consta în general intr-o simpla semnătura pe scrisoarea de schimb; ea poate de asemenea sa fie menționată în mod expres pe verso-ul tratei sau intr-o anexa. Lângă semnătura trebuie să figureze neapărat mențiunea ca garanția este stabilita pentru contul trasului.

Mecanismul incaso-ului “documente contra acceptare”

Dispoziţia de încasare externă (DIE) Incasoul, cunoscut si sub numele de Dispoziţia de încasare externă, este un document standardizat sub forma de mesaj care cuprinde următoarele elemente: numele si adresa ordonatorului, numele si adresa trasului, bancile implicate, documentele comerciale si financiare, detalii privind transportul (aerian, naval, cale ferata, rutier) si livrarea (localitatea de destinatie), conditiile de plata, valuta, modalitatea de transmitere a fondurilor contul bancar al ordonatorului. În procedurile de încasare prin incaso poate interveni si un alt document completat iniţial: SCRISOARE DE REMITERE A DOCUMENTELOR ÎN INCASO - MODEL

Părţile implicate în plata prin incaso documentar A. Ordonatorul: în persoana exportatorului este cel care încredinţează băncii sale operaţiunea de încasare a exportului; B. Banca remitentă: este banca exportatorului care primeşte şi execută ordinul de încasare primit de la clientul său; C. Banca însărcinată cu încasarea: orice altă bancă ce intervine în mecanismul de încasare; D. Banca prezentatoare: banca ce prezintă documentele importatorului contra plăţii sau acceptării unei cambii; E. Trasul: persoana căruia i se face prezentarea documentelor potrivit ordinului sau dispoziţiei de încasare dat de ordonator (importatorul în cazul de faţă). 10

Precizări suplimentare legate de plata prin incaso • Banca prezentatoare nu poate elibera documentele in cazul unor plăţi parţiale, decât numai dacă în incaso se prevede acesta posibilitate. • Documentele neeliberate se păstrează la banca prezentatoare pana la primirea de noi instrucțiuni de la banca remitenta, dar nu mai târziu de 90 de zile, după care le restituie acesteia. • Incasoul trebuie sa cuprindă instrucțiuni precise referitoare la procedura de urmat de bancă in cazul de neplata sau neacceptare, adică emiterea protestului de neplata sau neacceptare, returnarea sau redirijarea documentelor, actiuni de protejare a mărfurilor etc. • Fără existenţa acestor precizări, banca însărcinata cu încasarea nu are nici o obligație să protesteze refuzul. 11

Precizări suplimentare legate de plata prin incaso • Incaso-ul documentar este un instrument de plata care avantajează importatorul. • Incasoul nu prezintă nici o garanție pentru exportator ca importatorul va achita imediat marfa livrata, singura obligație scrisa fiind contractul dintre parteneri. Întreaga tranzacție se desfășoară din ordinul si pe răspunderea exportatorului. • Documentele trebuie sa ajungă la importator înaintea sosirii mărfurilor, in caz contrar exportatorul va plăti taxele de contrastalii, magazinaj, întrucât importatorul in lipsa conosamentului nu poate prelua marfa de la cărăuș. • Din aceasta cauza, incasoul este utilizat numai în proporție de 10%-15% in relațiile de plăţi comerciale şi numai in cazurile in care exista suficienta încredere între parteneri.

Elemente specifice derulării plăţii prin incaso • Incaso-ul documentar este iniţiat de exportator din ordinul său, pe riscul şi pe răspunderea sa; • Exportatorul este principalul interesat în precizia, claritatea şi corectitudinea instrucţiunilor înscrise în DIE; • Exportatorul păstrează în permanenţă rolul de ordonator şi de conducător al operaţiunii de încasare prin incaso; • Exportatorul este primul interesat de a da curs oricărei solicitări din partea băncii; • În cazul unor instrucţiuni neclare sau incomplete băncile au posibilitatea fie de a-l contacta pe exportator fie de a executa operaţiunea aşa cum cred ele de cuviinţă cu respectarea înţelesului instrucţiunilor primite şi a regulilor privind incaso din Publicaţia 522.

Elemente pe care trebuie să le urmărească exportatorul în instrucţiunile sale din incaso • Denumirea şi adresa băncii prezentatoare trebuie scrisă clar şi complet pentru ca documentele să nu fie trimise la o bancă cu care banca ordonatoare relaţii de corespondenţă şi pe care o alege ea (se reduce semnificativ numărul de bănci care ar manevra documentele). Remiterea directă a documentelor prin precizarea clară a băncii prezentatoare reduce costul, riscul de întârziere sau pierdere a documentelor pe parcurs; • Numele şi adresa trasului sunt importante pentru ca importatorul să poată fi notificat rapid şi direct de sosirea documentelor; • Condiţiile de eliberare a documentelor către importator cu solicitarea plăţii la vedere sau cu solicitarea plăţii la termen dublată de acceptarea cambiei.

Elemente avute în vedere pentru cambia ce urmează să fie acceptată de importator • Să fie precizată clar scadenţa cambiei (fie o dată fixă, fie în funcţie de momentul acceptării ei sau momentul emiterii ei) evitându-se formulări care nu pot fi verificate (X zile de la data sosirii mărfurilor la destinaţie); • Să se întrevadă situaţia neacceptării cambiei de către importator prin precizarea formalităţilor de protest şi prin precizarea cine suportă costurile protestului; • Să se cunoască cu exactitate circuitul cambiilor acceptate: se returnează exportatorului într-un anumit număr de zile de la acceptare, urmează să fie păstrate de o bancă custode până la scadenţa lor (maxim 90 de zile); • Să se precizeze clar condiţiile de eliberare a documentelor; • Să se precizeze cine suportă comisioanele şi spezele bancare (dacă importatorul – tras refuză plata acestora ele sunt transferate asupra exportatorului). Banca în acest caz eliberează documentele cu excepţia precizării “să nu renunţe la comisioanele datorate de importator”.

Acceptarea de plăţi parţiale prin incaso • Dacă exportatorul nu doreşte ca banca să încaseze parţial exportul atunci va face precizarea clar în DIE că documentele nu se eliberează decât contra plăţii integrale. • Băncile pot accepta totuşi plăţi parţiale dacă: • Incaso este unul simplu sau este însoţit de documente financiare; • Dacă la locul plăţii sunt permise de către lege plăţile parţiale; • Dacă prin incaso nu este interzis acest lucru. • Dacă importatorii refuză plata integrală şi acest lucru nu este interzis de incaso băncile trebuie să elibereze documentele urmând ca situaţia să se rezolve între importator şi exportator; • Băncile pot fi instruite să păstreze la ele documentele în cazul unor plăţi parţiale până la noi instrucţiuni (costuri suplimentare) care pot fie elibera documentele fără încasarea diferenţei fie menţinerea documentelor până la plata soldului datorat de importator.

Obligaţiile băncilor implicate în mecanismul de plată prin incaso • Băncile îndeplinesc rolul de prestatori de servicii la ordinul exportatorului pentru care percep comisioane; • Principala lor obligaţie este de a transmite documentele şi de a încasa contravaloarea lor la care se mai adaugă: • Controlul documentelor limitat la verificarea concordanţei (aparente) dintre documentele prezentate efectiv şi cele enumerate în DIE avizând exportatorul cu privire la neconcordanţe sau la documentele lipsă; • Executarea instrucţiunilor ordonatorului de a transmite documentele; • Prezentarea documentelor şi obţinerea plăţii; • În caz de neacceptare la plată a documentelor banca prezentatoare trebuie să anunţe în cel mai scurt timp ordonatorul şi să îi păstreze documentele la dispoziţie (dacă nu s-au primit alte instrucţiuni). Dacă banca remitentă nu are nici o reacţie în termen de 90 de zile documentele sunt remise ordonatorului.

Întrebări la care trebuie să răspundă exportatorul în cazul incaso documentar • Au fost adunate toate documentele cerute de cumpărător si convenite in contractul de vânzare? • Aceste documente sunt complete şi corect redactate? • Au fost adunate toate documentele absolut necesare in tara de destinație si au fost respectate prevederile privind modul de redactare al acestora (legalizare, prevederi privind limba de redactare, etc. )? • Documentele sunt semnate valabil?

Ce trebuie să ştie cumpărătorul (importatorul) în cazul plăţii prin incaso • Trasul are dreptul, dacă dorește, sa examineze documentele la sediul băncii prezentatoare înainte de a le plăti. • Trasul nu este autorizat sa inspecteze marfa sau sa verifice calitatea acesteia fără asentimentul vânzătorului, transmis prin banca • Banca prezentatoare nu poate remite documentele decât contra efectuării plăţii sau acceptării. Fără asentimentul expres al emitentului ordinului, ea nu este autorizata sa accepte avansuri. • Daca trasul este un client bine cunoscut al bancii insarcinate cu incasso-ul, aceasta ii poate remite documentele cu titlu fiduciar (in trust). Ea trebuie insa sa fie sigura ca acesta nu le va utiliza inainte de a le fi onorat prin plata sau accept.

Ce trebuie să ştie cumpărătorul (importatorul) în cazul plăţii prin incaso • Daca trasul refuza sa efectueze plata sau sa isi dea acceptul, el va trebui sa returneze imediat bancii prezentatoare toate documentele, fara sa fi operat in acestea nici o modificare. • Banca isi asuma intreaga responsabilitate fata de remitent si banca remitenta pentru utilizarea documentelor contrar ordinului de incasare si pentru pierderea documentelor. • Banca prezentatoare unicul scop de a transmite trasului documentele pe care le-a primit de la emitentul ordinului, fara a fi obligata sa le controleze. Ea nu isi asuma nici o responsabilitate in ceea ce priveste forma si exactitatea documentelor sau starea marfii, chiar daca aceasta ii este adresata. Eventualele reclamatii trebuie adresate direct vanzatorului.

Costurile operaţiunii de plată prin incaso • Sunt reţinute de banca remitentă la ordonator de regulă pentru serviciile prestate pentru acesta; • Comisioanele pot fi cerute în avans de către banca remitentă • Dacă plăţile cerute în avans nu sunt onorate de ordonator banca remitentă poate refuza executarea instrucţiunilor; • Comisioanele pentru incaso-urile simple sunt: • • 0, 15% pentru avizare, remitere, încasare / acceptare; • Minim: 25 Euro; • Maxim: 500 Euro. Comisioanele pentru incaso-urile documentare sunt: • 0, 2% pentru avizare, remitere, încasare / acceptare; • Minim: 25 Euro; • Maxim: 500 Euro.

Costurile operaţiunii de plată prin incaso • Comisioanele pentru plăţile efectuate în incaso: • 0, 15% pentru plata sumei datorate; • Minim: 25 Euro; • Maxim: 500 Euro. • Comisionul pentru modificări ale instrucţiunilor iniţiale operate de ordonator: 25 Euro • Prezentări ulterioare pentru plată sau acceptare, reclamaţii sau intervenţii pentru urgentarea acceptării / eliberării de documente: 25 Euro; • Documente restituite neplătite (când sunt însoţite de instrucţiuni pentru protest se adaugă şi cheltuielile de protest): 25 Euro / remiterea iniţială; • Eliberarea mărfurilor expediate pe adresa băncii (vinculaţie): 0, 1%, Minim: 75 Euro.

Riscurile derulării plăţilor prin incaso documentar • Deoarece importatorul nu poate ridica documentele fără să plătească riscul de neplată a mărfii livrate este eliminat pentru exportator; • Rămân în discuţie o serie de riscuri asociate plăţii prin incaso: • Riscul de întârziere la plată: circuitul documentelor este imprecis ca durată (uneori importatorul poate tergiversa el însuşi plata documentelor din motive legate de piaţă, situaţia sa financiară); • Riscul de neplată din partea importatorului: importatorul îşi asumă riscurile de întrerupere a raporturilor contractuale cu exportatorul în speranţa altor avantaje (neplata atrage arbitrarea litigiului în instanţa comercială sau civilă pentru recuperarea pagubei); • Riscul diminuării încasării generat de: • Scăderea valorii contractului ca urmare a deprecierii mărfii generată de întârzieri; • Efectuarea de cheltuieli suplimentare (redirijarea mărfii către o altă destinaţie) • Plata de către exportator a unor dobânzi de refinanţare a operaţiunii neluate în calcul.

Riscurile derulării plăţilor prin incaso documentar Riscul pierderii mărfurilor: poate interveni în două situaţii: - În cazul în care marfa este expediată direct pe adresa unui cumpărător de rea credinţă care şi-o însuşeşte, o înstrăinează şi refuză apoi plata (situaţii rare urmate de obicei de dizolvarea firmei comerciale partenere sau de falimentul acesteia); - Atunci când perioada de staţionare a mărfii în antrepozite sau pe mijlocul de transport depăşeşte reglementările vamale în vigoare sau dacă costurile de stocare şi protecţie depăşesc valoarea mărfurilor, sau în situaţia în care în urma staţionării apare degradarea mărfurilor.

Modalităţi de diminuare a riscurilor asociate plăţii prin incaso documentar • Practicarea plăţii prin incaso doar cu parteneri cunoscuţi şi siguri care sau dovedit a avea o bonitate de necontestat şi seriozitate clară; • Măsuri de păstrare a controlului asupra mărfurilor prin expedierea ei pe numele unui terţ la dispoziţia cumpărătorului (operaţiunea de vinculaţie) care va elibera marfa la ordinul exportatorului după ce importatorul plăteşte; • Obţinerea unor clauze de garantare a plăţii prin incaso (scrisoarea de garanţie bancară); • Diversificarea partenerilor comerciali de piaţa de export; • Solicitarea unui avans de la importator; • Solicitarea de plăţi în tranşe în corelaţie cu livrările, urmând ca la cea mai mică problemă să se folosească acreditivul documentar.

Plata prin incaso simplu • Mecanismul său este identic cu mecanismul plăţii prin incaso documentar; • În locul documentelor comerciale sunt utilizate documente financiare (cambii, bilet la ordin, cec, chitanţe de plată); • La acest tip de incaso-uri sunt acceptate şi plăţi parţiale de aceea, dacă ordonatorul nu doreşte acest lucru trebuie să menţioneze interzicerea plăţilor parţiale în instrucţiunile comunicate băncii sale; • Exemplu: o cambie poate fi folosită ca bază pentru două incaso-uri : • Un incaso cu plată prin acceptare în care cambia este acceptată iniţial contra documente; • Un incaso simplu pentru încasarea la scadenţă a cambiei.

Aplicaţie: Exemplul unui incaso documentar Firma Impex SRL încheie un contract cu Lotus Industrial Co din Coreea pentru importul a 3. 600 jachete bărbăteşti, în valoare totală de 100. 000 dolari SUA. S-a convenit plata prin incaso documentar documente contra acceptare deschis la banca exportatorului coreean Sanghi Bank Seul; livrarea în cursul lunii septembrie 2004, depunerea documentelor spre încasare se face la 10 zile de la livrare. Documentele depuse de exportator (precizate în contract) sunt: • Factura externă; • Documentele de transport (conosamentul); • Poliţa de asigurare; • Cambia emisă pe numele importatorului în vederea acceptării sale contra setului de documente cu scadenţă 90 de zile de la. Cambia urmează să fie returnată exportatorului cu acceptul importatorului pe aceasta. La scadenţa cambiei exportatorul depune un nou incaso documentar simplu în vederea încasării cambiei sale.

Studiu de caz – plata prin incasso Succesiunea documentelor: • Incaso documentar • Cambia care însoţeşte setul de documente; • Incaso documentar simplu pentru încasarea cambiei la scadenţa acesteia. • Dispoziţia de încasare externă

Modele de incaso documentar Incaso documentar – Model 1 Incaso documentar – Model 2 Incaso documentar – Model 3 Brosura prezentare incaso documentar