CURSOTALLER Formacin de auditores internos en Sistemas de

CURSO-TALLER “Formación de auditores internos en Sistemas de Gestión de la Calidad, Conforme a la norma Norma ISO-19011: 2009. 1

OBJETIVO: Capacitar al participante en el desarrollo y aplicación de auditorias internas de SGC, mediante el conocimiento del proceso que se sigue para la aplicación de auditorias internas, homologación de criterios (ISO 9000) para auditar el conocimiento de la norma internacional ISO-19011 “Criterios para realizar auditorias de calidad y competencia de los auditores”. 2

Contenido del Curso Taller I. ü INTRODUCCION. Conceptos relacionados con la calidad. ü La familia ISO 9000: 2000 ü Requisitos de la Norma ISO 9001: 2000 VS ISO/IC 17025: 1999 (NMX-EC-17025 -IMNC-2000). EJERCICIO No. 1 II. DOCUMENTACION DEL SGC. ü Documentación Y Registro. ü Objetivo de la documentación del SGC. ü Beneficios de la documentación del SGC. ü Tipos de documentos. EJERCICIO No. 2 ü Correspondencia en la documentación III. ü ü AUDOTORIAS DE LA CALIDAD Generalidades Definición de auditoria. Objetivo y alcance de la auditoria Criterios de la auditoria EJERCICIO No. 3 ü Participantes en la auditoria. ü Tipos de auditorias. IV. GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS. ü Principios de auditoria. ü Programa de auditoria. ü Gestión del programa de auditorias. EJERCICIO No. 4 V. ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA ü Actividades de la auditoria -Inicio de la auditoria -Revisión de la documentación 3

Contenido del Curso Taller -Preparación de actividades de la auditoria en el campo. EJERCICIO No. 5 ü Realización de la actividades de la auditoria en el campo EJERCICIO No. 6 ü Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoria. EJERCICIO No. 7 ü Finalización de la auditoria. ü Realización de las actividades de seguimiento de la auditoria. VI. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA REALIZAR LA AUDITORIA ü Documentos aplicables ü Plan de auditoria; hoja de notas; Reporte de no conformidades; Lista de asistencia; Lista de verificación y Guía de aplicación de la norma ISO 9001: 2000 ü Ejemplo practico de herramientas de un auditor. EJERCICIO 8 Y 9 VII. CRITERIOS PARA LA CALIFICACION DE AUDITORES ü Definiciones ü Calificación de auditores ü Requisitos para ser auditor ü Proceso de evaluación de auditores ü Funciones y responsabilidades de los integrantes del equipo auditor y los auditados. CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES FINALES. 4

I. - Introducción • • Conceptos de Relación con la Calidad. ISO Certificación – acreditación Sistema de Gestión de la Calidad Proceso – Sistema – Actividad Requisito Producto o Servicio Cliente – Proveedor Organización 5

Principios de la Gestión de la Calidad • • Organización enfocada al cliente Liderazgo Participación del personal Enfoque basados en procesos Enfoque del sistema hacia la gestión Mejora continua Enfoque objetivo hacia la toma de decisiones Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor 6

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Evolución de la Norma Versión 2000 Respecto a la 1994 2008 1994 ORIENTACION 2000 Cumplimiento de requisitos satisfacción del cliente SISTEMAS INTEGRALES FILOSOFIA Estabilidad de los procesos mejora continua 8

Evolución de la Norma 17025 Versión 2000 Respecto a la 17025 Versión 2005 1994 ORIENTACION Cumplimiento de requisitos FILOSOFIA Estabilidad de los procesos 2000 satisfacción del cliente mejora continua 9

Normatividad de la Calidad Familia ISO 9000: 1994 ISO 8402: 1994 ISO 9000: 2000 ISO 9000: 1994 ISO 9002: 1994 ISO 9003: 1994 ISO 9001: 2000 ISO 9004 ISO 9001 ISO 9004: 1994 ISO 9004: 2000 Auditorias de Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 10

Contenido de la Norma ISO 9001: 2000 INTRODUCCION 1. Objeto y campo de Aplicación 2. Compatibilidad con otros sistemas de Gestión 3. Terminología 4. 5. 6. 7. Sistema de gestión de la calidad Responsabilidad de la dirección Gestión de los recursos Realización del producto o servicio 8. Medición, análisis y mejora ISO 9001: 2000 11

Contenido de la Norma NMX-EC-17025 -IMNC-2000 INTRODUCCION • • Alcance Referencia normativa Términos y definiciones Requisitos administrativos Requisitos técnicos Bibliografía Concordancia con normas Internacionales ISO/IEC-17025 12

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4. 0 Requisitos Generales Sistema de Gestión de la Calidad Organización Procesos Procedimientos Recursos Objetivos de la Calidad NMX-EC-17025 -INMC-2000 4. 1 Organización 4. 2 SC 4. 2. 3 Manual de Calidad 4. 24 Funciones y responsabilidades 4. 3 Control de documentos 4. 12 Control de registros 14

5. 0 Responsabilidad de la Dirección 4. 2. 2 REQUISITOS Atributo Praxis de la Calidad Especificación Min 98% Pureza 4. 14 Revisión Max 20 38 cpu 3 ppm 5 días Sistema de Gestión de la Calidad Organización Procesos 4. 2. 2 Procedimientos Recursos Objetivos de la Calidad 1. 5 15

6. 1 Suministro de recursos 5. 5 DETREMINAR Y PROPORCIONAR INFRAESTRUCTURA 5. 3 AMBIENTE DE TRABAJO SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD RECURSOS HUMANOS 16

6. 2. 1 Recursos humanos. Generalidades. 5. 2 COMPETENCIA 17 EDUCACIÓN FORMACION HABILIDADES EXPERIENCIA

7 Realización del producto 4. 7 7. 1 Planificación de la realización del producto 7. 2 Procesos relacionados con el cliente 7. 3 Diseño y desarrollo 7. 4 Compras 7. 5 Operaciones de producción y de servicio 7. 6 Control de los equipos de medición y de seguimiento 4. 4, 4. 5, 4. 6 18

8 Medición, análisis y mejora 4. 9 8. 1 Generalidades 8. 2 Medición y seguimiento 8. 3 Control del producto no conforme 8. 4 Análisis de datos 8. 5 Mejora 4. 8, 4. 10, 4. 11, 4. 13 19

Las auditorias como requisitos de la norma ISO 9001: 2000 8. 2. 2 Auditoria interna y 4. 13 de la NMX-EC 17025 -IMNC-2000 Planificación Procedimiento de auditoria Interna 4 13 (17025) Dirección Documentos Registro Objetivos Competente Imparcial Registro Acciones Actividades 20

Las auditorias como requisito de la norma ISO 9001: 2000 8. 2. 2 Auditoria interna y 4. 13 de la NMX-EC-17025 -IMNC-2000 • • Procedimiento documentado. Programación según estado e importancia de los procesos. Definición de criterios de auditoria, alcances, frecuencia y metodología. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Acciones para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. El responsable del área auditada debe asegurarse que se toman las acciones sin demora justificada. Verificar las acciones tomadas e informar de los resultados. 21

Sistema de la Calidad en la Organización 4 SISTEMA DE LA CALIDAD 4 5 8 6 COMPROMISO DE LA DIRECCION GESTION DE RECURSOS ENTRADA MEDICION, ANALISIS Y MEJORA SC de las pruebas de laboratorio a acreditar (alcance) DESARROLLO DEL SERVICIO 7 SALIDA 22

Ejercicio 1 1. 2. 3. 4. 5. Apoyándose en el formato correspondiente y en equipo identificar la correspondencia entre los principios de la gestión de la calidad y los requisitos de la norma ISO 9001: 2000, así como la identificación de la evidencia potencial que demuestre que se esta cumpliendo con el princio de la calidad que corresponda En la verificaron del principio de la calidad deberá considerarse el requisito de la norma donde dicho principio se refleje con un mayor peso Identificar las evidencias potenciales que usted considere necesarias para el cumplimento del principio Tiempo para el ejercicio : 20 minutos de trabajo en equipo, 3 minutos de presentación por equipo y 5 minutos de conclusiones a nivel grupal Cada equipo deberá trabajar con el análisis de los principios los cuales serán asignados por el instructor NOTA: En el ambiente de autoría de un Sistema de Gestión de la Calidad, se debe considerar como puntos de verificación cada uno de los principios de la calidad 23

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Documento “Informacion y su medio de soporte” El medio de soporte puede ser papel, magnético, electrónico, Fotografía o muestra patrón o cualquier Combinación de ellas 25

Registro “Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas” El medio de soporte puede ser papel, magnético, electrónico, fotográfico o muestra patrón o cualquier combinación de ellas 26

Objetivo de la documentación • Asegurar la planificación, operación y control eficaz de los procesos de la organización • La generación de documentación no debe ser un fin por si mismo sino debe ser una actividad que agregue valor. 27

Beneficios de la Documentación • • • Soportar el logro de la conformidad con los requisitos de los clientes y la mejora de la calidad. Proporcionar un entrenamiento adecuado Comunicar la intención y conciencia de acción Proporcionar repetibilidad de los procesos Proporcionar evidencia objetiva Soportar la evaluación de la eficacia y la continua adecuación del SGC. 28

Tipos de Documentación • Los siguientes tipos de documentación son utilizados en los SGC. • Documentos que proporcionan información coherente interna y externamente, acerca del SGC de la organización (manual de Calidad). • Documentos que describen como se aplica el SGC a un producto, proyecto o contrato especifico (Planes de Calidad). • Documentos que establecen requisitos (Especificaciones). • Documentos que establecen recomendaciones o sugerencias (guías). • Documentos que proporcionan información sobre como efectuar las actividades y los procesos de manera consistente (procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planes). • Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos (registros) de trabajo. 29

Documentación Obligatoria • • • Declaraciones documentadas de una política y objetivos de calidad. Un manual de calidad Procedimientos documentados requeridos en la norma Documentos necesarios por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. Los registros requeridos por la norma I 30

Algunos documentos requeridos son: • • Procedimiento de Control de Documentos • Procedimiento de Control de Registros Manual de Calidad • • Procedimiento de Control de Producto o Servicio No Conforme • • Procedimiento de Auditorias Procedimiento de Acciones Correctivas Procedimiento de Acciones Preventivas 31

Requisitos de Documentación del SGC Requisitos Norma Organización Total Procedimientos Documentados Z X Z+X Registros U Y U+Y 32

Ejercicio 2 • • Documentación del Sistema de Gestión de Calidad Identificar por equipo los debe de la norma NMX-EC-17025 -IMNC 2000 – E-1 Requisitos administrativos del 4. 1 al 4. 7 – E-2 Requisitos administrativos del 4. 8 al 4. 14 – E-3 Requisitos técnicos del 5. 1 al 5. 6 – E-4 Requisitos técnicos del 5. 7 al 5. 9 – E-9 Requisitos técnicos del 5. 10 Apoyándose en el formato correspondiente: 1. Identificar los documentos obligatorios requeridos por la norma, especificando la cláusula donde se establece dicho requerimiento. 2. Identificar los registros solicitados por la norma, especificando loa cláusula donde se establece dicho requerimiento. 3. Tiempo para el ejercicio: 30 minutos de trabajo en equipo, 5 minutos de presentación por equipo y 5 minutos de conclusiones a nivel grupal. 33

Correspondencia en la documentación Praxis de la Calidad ALCANCE IEC/17025 MANUAL DE CALIDAD EXCLUSIONES PROCEDIMIENTOS Registro 34

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GENERALIDADES Las auditorias: • Para cualquier tipo de organización • Su propósito determinar el nivel del cumplimento de la organización, con respecto a los requisitos del SGC • Para determinar la efectividad y eficiencia del SGC • Se pueden realizar para generar un nivel de confianza alto con el cliente, estableciendo con ello relaciones contractuales • Se pueden realizar por profesional interno, o por personal externo, ajeno a la organización 36

Definición de auditoria Auditoria de calidad se define como: “Proceso sistematico, independiente y documentodo para obtener evidencias de la Auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria”: Se pueden diferenciar por su ámbito de aplicación (auditorias de producto, auditorias de proceso y auditorias de sistema) o por su ámbito de actuación (auditorias internas Y auditorias externas): Proceso Evidencia de Auditoria (Evidencia Objetiva) “Registro, declaraciones de hechos o cualquier otra informacion que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables” • La evidencia de auditoria pudiera ser cualitativa o cuantitativa 37

Como debe ser el proceso de Auditoria Criterios de auditoria Evidencias Objetivas Resultados Informes. No conformidades Proceso Sistemático Independiente Documentación (procedimiento de Sistema) Comparación de las evidencias objetivas respecto a los criterios de la auditoria (criterios definidos respecto a una norma, manual de calidad o 38 procedimientos documentados):

Definiciones Proceso Evidencias Objetivas Criterios de auditoria • Conjunto de procesos, procedimientos y requisitos que se utilizan para comparar la evidencia de la auditoria • Registros declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables Resultados Informes, no conformidades, etc. …. 39

Definiciones Proceso Sistemático Independiente Documentado (procedimiento De Sistemas) Siguiendo un procedimiento previamente establecido: • Se garantiza los objetivos • Es posible comparar resultados Realizado por personas ajenas a los intereses del auditorio • Resultados objetivos • Resultados completos El proceso de auditoria se recoge en un procedimiento escrito y sus resultados deben registrarse 40

Objetivos de Auditoria Para que se requiere el proceso de auditoria: q Para determinar la extensión de conformidad del sistema de gestión con un criterio de auditoria q Evaluación de la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimientos con las leyes, regulaciones y requisitos contractuales q Evaluación de la eficiencia del sistema de gestión en cumplir los objetivos especificados 41

Objetivos de Auditoria “Extencion y limites de una auditoria” Puede incluir: • • Ubicaciones físicas Unidades organizacionales Actividades y procesos Periodo de tiempo cubierto 42

Criterios de Auditoria • “Conjunto de politicas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. EXCLUSIONES Detalles Justificación SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 43

Ejercicio 3 Exclusiones del Sistema Gestión de la Calidad Apoyándose de la información y el formato correspondiente: 1. 2. 3. 4. Analizar cada uno de los párrafos y determinar si son validas y suficientes las justificaciones de cada una de las exclusiones que se presentan Se deberán trabajar en equipo y el resultado se documentara conforme al formato del ejercicio Las posibles exclusiones de los dos últimos párrafos de este ejercicio pueden escribirse en una hoja en blanco Tiempo para el ejercicio. 30 mirtos de trabajo en equipo, 5 minutos de presentación por equipo y 5 minutos de conclusiones a nivel grupal 44

Auditoria de calidad no es: • • • Caza de brujas Chivateo Demostración de poder Búsqueda de culpables Revancha Un trama Una inspección Desconfianza Una asesoria Una valoración Una traición 45

¿Por qué hay que auditar? Auditar significa preguntar, escuchar y comprobar La auditoria proporciona confianza en que: Ø Las normas se aplican Ø Los productos o servicios cumplen con los requisitos establecidos Ø Los servicios son prestados adecuadamente Ø El sistema de calidad es adecuado al propósito de la organización 46

¿Quiénes participan en las auditorias? Cliente Organización o personas que necesitan auditorias AUDITORIA DE LA CALIDAD El auditor: Persona con la competencia Para llevar a cabo una autoría El auditado: Organización que es auditada AUDITOR LIDER AUDITORES EN ENTRENAMIENTO Competencia: demostrada aptitud Atributos personales para y aplicar conocimientos y habilidades. 47

Jerarquía NIVELES JERARQUICOS EN EL EQUIPO AUDITOR CLIENTE AUDITOR LIDER AUDITOR AUDITADO AUDITOR EN ENTRRENAMIENTO 48

TIPOS DE AUDITORIAS Por primera parte INTERNA EXTERNAS Por segunda parte Por tercera parte Cliente Certificación 49

TPOS DE AUDITORIAS Se auditan juntos el SGC y el SGA COMBINADAS Dos o mas organizaciones auditan a un único auditado CONJUNTA 50

Auditoria por primera parte Relazada por una organización en su propio sistema de calidad para buscar conformidad y mejora Conocidas como auditorias internas OBJETIVOS Determinar la conformidad o la no conformidad de los elementos del sistema de calidad con los requisitos especificados • • • Determinar la eficacia del sistema de la calidad implantado para alcanzar los objetivos de la calidad especificados Cumplir los requisitos reglamentarios Mejorar el sistema de la calidad implantado 51

Auditorias por Segunda Parte Realizada por una organización, a un proveedor actual o potencial, usualmente relacionada contrato o entrega. Conocidas como auditoria a poseedor, o evaluación de proveedor Objetivos: Realiza la evaluación inicial de un suministro antes de establecer relaciones contractuales • Verificar en el marco de una relación contractual, que el Sistema de la Calidad del suministrador satisface continuidad los requerimientos especificados y en los que esta implicado 52

Auditoria por tercera parte Realizada por una organización independiente a una organización para evaluar su conformidad con la norma Conocidas como auditorias independientes, de certificación o acreditación Objetivos • Permitir la inscripción del Sistema de Gestión de la calidad del organismo • Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su Sistema de Gestión de calidad 53

Tipos de Auditorias de Calidad/Beneficios Proporcionan confianza externa Mejora del Sistema de la Calidad Proporciona confianza interna Mejora de los procesos 54

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Principios de Auditoria La adhesión a estos principios es vital importancia, ya que es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoria que sean pertinentes y suficientes. Independencia: La base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las conclusiones de la auditoria Enfoque basado en la evidencia: El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoria fiables y repetibles en un proceso de auditoria sistemático Conducta ética: El fundamento de la profesionalidad (confianza, integridad, confidencialidad, discreción). Presentación ecuánime: La obligación de informar con veracidad y exactitud Debido cuidado profesional: La aplicación de diligencia y juicio al auditar 56

Gestión del programa de Auditoria El responsable de gestionar el programa de auditoria debe: • • Establecer, implementar, realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoria Identificar los recursos necesarios y asegurarse de que se proporcionen Establecer las responsabilidades y procedimientos Asegurarse que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditorias 57

Gestión del programa de Auditoria Establecimiento del Programa de auditoria ¿Qué es un programa de auditoria? es el conjunto de una o mas auditorias planificadas, para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico Debe incluir: ☻ ☻ Objetivos y amplitud Responsabilidades Recursos Procedimientos 58

Gestión del Programa de Auditoria Contenido del programa de auditoria AMPLITUD • • El alcance, el objetivo y la duración de cada auditoria que se realice La frecuencia de las auditorias que se realicen El numero, la importancia, la complejidad, la similitud y la ubicación de las actividades que se auditan Las normas, los requisitos legales, reglamentarios y contractuales, y otros criterios de auditoria La necesidad de acreditación o de certificación/registro Las conclusiones de las auditorias previas o los resultados de una revisión de un programa de auditoria previo Las inquietudes de las partes interesadas Los cambios significativos en la organización 59

Gestión del Programa de Auditoria Contenido del programa de auditoria RESPONSABILIDADES: • • • Establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditoria Establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se proporcionan los recursos Asegurarse de la implementación del programa de auditoria Asegurarse de que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditoria Realizar el seguimiento, revisar, y mejorar el programa de auditoria 60

Gestión del Programa de Auditoria Contenido del Programa de Auditoria • • • Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir, y mejorar las actividades de auditoria Las técnicas de auditoria Los procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores, y para mejorar su desempeño La disponibilidad de auditores y expertos técnicos que tengan la competencia apropiada para los objetivos particulares del programa de auditoria La amplitud del programa de auditoria El tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades 61

Gestión del Programa de Auditoria Contenido del Programa de auditoria PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA: • • La planificación y elaboración del calendario de auditorias El seguimiento de la competencia de los auditores y de los lideres de los equipos auditores La selección de los equipos auditores apropiados y la asignación de sus funciones y responsabilidades La realización de las auditorias La realización del seguimiento de la auditoria; si es aplicable La conservación de los registros del programa de auditoria El seguimiento del desempeño y la eficacia del programa de auditoria La comunicación de los logros globales del programa de auditoria a la alta dirección. Procedimiento de Auditorias 62

Ejercicio 4 Planteamiento de la Auditoria 1. 2. 3. Considere la información para dicho ejercicio y resuelva en el formato sus resultados, para cada escenario Cada uno de los equipos analizara los 5 escenarios, en un tiempo de 20 minutos, y la presentación será de un escenario por equipo en 3 minutos Concusión y posible respuesta a los escenarios planteados por el instructor 63

Gestión del Programa de Auditoria Implementación del Programa de auditoria • • • Conclusión del programa de auditoria Coordinación y elaboración del calendario de las auditorias y otras actividades relativas al programa Establecimiento y mantenimiento de un proceso para la evaluación de los auditores y continuo desarrollo profesional Asegurar la selección de los equipos auditores. Provisión de los recursos necesarios para los equipos auditores Asegurar la realización de las auditorias, conforme al programa Asegurar el control de los registros de auditorias Asegurar la revisión y aprobación de los informes Asegurar la distribución del informe al cliente da la auditoria Asegurar el seguimiento de la auditoria 64

Registro de Programa de Auditoria 1. 2. 3. REGISTROS RELACIONADOS CON AUDITORIAS INDIVIDUALES – Planes de auditoria – Informe de no inconformidades – Informe de acciones correctivas y preventivas – Informe de seguimiento, si es aplicable RESULTADOS EN LA REVISIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORIA REGISTROS RELACIONADOS CON EL PRESONAL – Competencias del auditor y evaluación del desempeño – Selección del equipo auditor – Mantenimiento y mejora de la competencia 65

Gestión del Programa de Auditoria Seguimiento y revisión del programa de auditoria • La implementación del programa de auditoria deberá seguirse y revisarse a intervalos apropiados para valuar si se han cumplido los objetivos y para identificar oportunidades de mejora Indicadores para el seguimiento al desempeño • Amplititud de los equipos para implementar el plan de auditorias • Conformidad con los programas y calendarios de auditorias • Retroalimentación de los clientes de auditoria: auditados y auditores 66

Gestión del Programa de Auditoria Seguimiento y revisión del programa de auditoria • Tomar en cuenta – Resultados y tendencias del seguimiento – Conformidad con los procedimientos – Necesidades y expectativas de las partes interesadas – Registros del programa – Practicas de auditoria alternativa Los recursos de las revisiones del programa pueden llevar acciones correctivas y preventivas y a la mejora del programa de auditoria 67

Gestión del Programa de Auditoria Planificación Procedimiento de auditoria Interna Dirección Documentos Registro Objetivos Competente Imparcial Registro Acciones Actividades 68

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Actividades de auditoria 7 - Realización de las Actividades de seguimiento de la auditoria 6 - finalización de la auditoria 5 - Preparación, aprobación y Distribución del informe de auditoria 4 - Realización de las Actividades de la auditoria en campo 3 - preparación de actividades de la auditoria en campo 2 - revisión d documentación Homologación de criterios 1 - Inicio de auditoria 70

1. - Inicio de Auditoria Designación del líder del equipo auditor Definición de los objetivos de la auditoria • • Detreminacion del grado de conformidad del sistema de gestión con los criterios de auditoria Evaluación de la capacidad del sistema para asegurar el cumplimiento de los requisitos de auditoria Evaluación de la eficacia del Sistema para los objetivos especificados Idenfiticacion de áreas de mejora potencial del sistema de gestión Definición de los objetivos de la auditoria Describe la extensión y los limites de niña auditoria, ubicación, unidades de la organización, actividades y procesos que van a ser auditados, así Como el periodo de tiempo cubierto por la auditoria 71

1 - Inicio de Auditoria Definir criterios de auditoria Son las referencias frente a la cual se determina la conformidad • Política y procedimientos • Normas, leyes, reglamentos • Requisitos del sistema de gestión • Requisitos contractuales, etc. Determinar la vialidad de la auditoria Se deben tomar en cuenta factores como: • Información suficiente y apropiada para planificar la auditoria • Cooperación del auditado • Tempo y recursos adecuados Selección del equipo auditor Se deben seleccionar el equipo auditor teniendo en cuenta la competencia necesaria para los objetivos de la auditoria 72

EQUIPO AUDITOR LIDER AUDITOR (ES) EXPERTOS TECNICOS AUDITORES EN ENTRENAMIENTO Para la selección de y conformación del equipo tome en cuenta: • Objetivos, alcance, criterios, y duración estimada de la auditoria • Competencia global del equipo para conseguir los objetivos • Requisitos legales, reglamentos, contractuales, de certificación o acreditación • Necesidad de asegurar la independencia del equipo respecto a las actividades de auditar y evitar conflicto de intereses • Capacidad del equipo auditor para interactuar y trabajar con el auditado • Idioma de la auditoria y compresión de las características sociales y culturales del auditado 73

2. - Revisión de la documentación (Homologación de criterios) 1. 2. • • El contacto formal o informal con el auditado debe ser hecho por el programa de auditorias o el auditor líder Propósito del contacto inicial: Establecer los canales de comunicación con el auditado Confirmar la autoridad para conducir la auditoria. Proporcionar información del tiempo propuesto y la composición del equipo auditor incluyendo observadores o auditores en entrenamiento Solicitar acceso a documentos relevantes, incluyendo registros Identificar las reglas de seguridad para la auditoria Hacer arreglos para la auditoria Acordar la necesidad de guías para el equipo auditor 74

2. - Revisión de la documentación (Homologación de criterios) • • Previa a la auditoria en sitio Determinar la conformidad con el criterio de auditoria La documentación pudiera incluir registros, reportes de auditorias previas y hallazgos Impacta el tamaño, naturaleza, complejidad, objetivos y alcance de la auditoria La revisión pudiera incorporarse a una visita preliminar La revisión algunas veces se difiere hasta la vista al sitio Si la documentación del sistema se estima inadecuada, el auditor líder debe informar al cliente de la auditoria, al gestor del programa y al auditado para tomar una decisión apropiada 75

3. - Preparación de Actividades de la auditoria en campo (in situ) Preparación del plan de auditoria Es la base para el acuerdo entre el cliente de la auditoria, el equipo auditor y el auditado, respecto a la realización de la auditoria El plan de auditoria debe incluir detalles de lo siguiente: • Objetivos, criterios de auditoria y documentos de referencia • El alcance, incluyendo unidades de la organización y unidades funcionales y los procesos que van a auditarse • Fechas y ubicaciones, así como la ahora y duración estimadas de las actividades de la auditoria • Los papeles y responsabilidades de los miembros del equipo y acompañantes • La asignación de los recursos apropiados para las áreas criticas de la auditoria • El idioma de trabajo y del reporte • Los arreglos logísticos (viaje, facilidades en sitio, comidas y segundad) 76

3. - Preparación de Actividades de la auditoria en campo (in situ) Preparación del plan de auditoria El plan de auditoria debe ser realizado por el líder del equipo auditor Debe ser suficiente flexible para permitir cambios Debe ser presentado al auditado antes de que empiecen las actividades de la auditoria in situ 77

3. - Preparación de Actividades de la auditoria en campo (in situ) Asignación de las tareas al equipo auditor El líder del equipo auditor, debe asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades especificas Considerar la necesidad de independencia y competencial de los auditores, y el uso eficaz de Los recursos, así como las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores Durante el trascurso de la auditoria de pueden realizar cambios en la asignación de las tareas para asegurarse que se cumplan los objetivos 78 de la auditoria

Ejercicio 5 Planteamiento de la Auditoria 1. 2. 3. Con la información que se presenta y el formato correspondiente elaborar un plan de auditoria Tiempo asignado para este ejercicio 20 minutos de trabajo en equipo Se presentaran en plenaria los trabajos de los equipos, en un tiempo de 5 minutos por equipo 79

3. - Preparación de Actividades de la auditoria en campo (in situ) Preparación de los documentos de trabajo • • Listas de verificación Formularios para registrar información, tal como evidencias de apoyo, hallazgos de la auditoria y registros de las reuniones Evidencias de apoyo, hallazgos de la auditoria y registros de las reuniones Pueden retenerse al menos hasta que termine la auditoria Aquellos documentos que contengan información confidencial o de propiedad privada deben ser guardados con la seguridad apropiada 80

4. - Realización de las actividades de la Auditoria en campo (1) PREPARACION ¿Cuándo? ¿Alcance? ¿Quién? ¿Objetivo? ¿Dónde? ¿Con que criterios? (2) REVISIÓN DE LA DOCUMENTACION Manual de la Calidad, Procedimientos obligatorios, instrucciones de trabajo y de ser necesario leyes y reglamentos (3) ACTIVIDADES EN SITIO (3. 1) Reunión de apertura (3. 2) Evaluación (3. 3) Reunión de cierre 81

4. - Realización de las actividades de la Auditoria en campo 82

4. - Realización de las actividades de la Auditoria en campo Realización de la reunión de apertura • • Presentar a los auditores Confirmar alcance, objetivos y criterios de auditoria Confirmar el plan de auditoria Establecer los canales de comunicación Exponer la metodología de auditoria Exponer como se presentaran los resultados de la auditoria Aclarar cualquier duda que tenga el auditado con el proceso de auditoria 83

4. - Realización de las actividades de la Auditoria en campo Comunicación durante la auditoria • • • Los miembros del equipo auditor deberían consultarse periódicamente para intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoria y reasignar tareas entre los miembros del equipo auditor según sea necesario El líder del equipo pueden comunicar periódicamente los progresos de la auditoria y cualquier inquietud al auditado, y cuando sea apropiado, al cliente de la auditoria Cuando las evidencias disponibles de la auditoria indican que los objetivos de la misma no son alcanzables, el líder del equipo auditor debería informar las razones al cliente de la auditoria y al auditado para determinar las acciones apropiados 84

4. - Realización de las actividades de la Auditoria en campo Papel y responsabilidades de los guías y observadores • • • Acompañar al equipo auditor sin ser parte de el No deben influenciar o interferir No deben interferir con las respuestas Sus responsabilidades pueden incluir las siguientes: • Establecer los contactos y horarios de entrevistas • Acordar las visitas con las partes en la organización • Asegurarse de que se conocen las reglas de protección y seguridad • Ser testigos de la auditoria en nombre del auditado • Proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilación de la información 85

4. - Realización de las actividades de la Auditoria en campo Recopilación y verificación de la información Fuentes de información Recopilación mediante un muestreo apropiado y verificación Evidencia de la auditoria Solo la información que es verificable puede construir evidencia de la auditoria La evidencia de auditoria debe ser registrada La evidencia de la auditoria se basa en muestras de información disponible Los métodos para recopilar información incluye: • Entrevistas • Observación de actividades • Revisión de documentos 86

TECNICAS DE ENTREVISTAS • LAS ENTREVISTAS PUEDEN SER • FORMALES Y NORMALMENTE HACERSE A LOS GERENTES Y/O JEFES • SE PUEDEN HACER PREGUNTAS BREVES A LOS OPERADORES A) ¿Qué? Las preguntas las podemos formular ¿Quién? utilizando los SEIS SIRVIENTES ¿Cómo? ¿Dónde? ¿Por qué? ¿Cuándo? TAMBIEN PODEMOS SER MAS PRECISOS SI UTILIZAMOS LA PALABRA DEMUESTRAME EJEMPLO: ¿Por qué tienes conforme fuera cuarentena? producto del área no de ¿Demuéstrame que el proveedor “X” cuenta con toda la información correspondiente? 87

B) Las preguntas deben ser sistemáticas Hay que tratar de hacerlas de la manera que se siga el orden de trabajo en el departamento o área auditada y no salirse del tema Hay que hablarle directamente a la persona A veces la gente necesita un empuje o exhortación para dar una respuesta C) Y QUE podría pasar si. . ? No lo entiendo me lo puedes explicar de nuevo. . ? Me puede dar otro ejemplo. . ? Se pueden hacer preguntas obvias o estupidas (no se debe pasar nada. Y este puede sentir a el auditado como un experto). EJEMPLO ¿Cuándo en la política habla de cumplir requisitos del cliente, habla de cumplir todo lo que el nos especifica? 88

REALIZACION DE AUDITORIA Técnicas de Entrevistas • Preséntese usted mismo • Use preguntas claras, evite preguntas que induzcan la respuesta • Puede iniciar solicitando a la persona que describa su trabajo • Permítale al auditado el tiempo adecuado, para responder • Tome nota de lo que le parezca importante, y que después se debe verificar en otro proceso • Seleccione ejemplos de actividades y registros • Muestre interés en lo que le comentan • De las gracias por la participación y cooperación 89

4. - Realización de las actividades de la Auditoria en campo Recopilación y verificación de la información Para la obtención de evidencias considere: • No tomar en consideración rumores o suposiciones • Retener solo los hechos • Evitar hacer observaciones sobre la eficacia de métodos alternativos • Mantener en todo momento el control de la auditoria • Preguntar y escuchar, no discutir en exceso • Adaptase a la situación y al auditado • Examinar a detalle la documentación 90

Recopilación y verificación de la información Recolección de Evidencias Ejemplo de aproximación sistemática La tarea examinada: ¿NESECITA INSTRUCCIONES ESCRITAS SI NO ¿EXISTE? NO SI SI ¿CONFORME INSTRUCCIONES NO NO CONFORME ¿ALCANZA OBJETIVOS? NO SI CONFORME 91

Ejercicio 6 Verificación de la Información 1. 2. Considerando la información proporcionada, analice los incidentes presentaos y resuelva en el formato correspondiente Para este ejercicio se contara un tiempo 20 minutos y se expondrán los incidentes por equipo en un tiempo de 3 minutos 92

4. - Realización de las actividades de la Auditoria en campo Generación de hallazgos de la Auditoria Fuentes de información • Recopilación mediante muestreo apropiados verificación • Evidencia de la auditoria • Evaluación frente a los criterios de auditoria Hallazgos de la auditoria revisión • • El hallazgo es el hecho o lo que esta ocurriendo al momento de realizar la evaluación Resultan de la evaluación de la evidencia frente a los criterios de la auditoria Los hallazgos pueden indicar tanto conformidad con los criterios de la auditoria Los hallazgos y su evidencia de soporte deben resumirse para indicar ubicaciones, funciones, o proceso que fueron auditados Se debe resolver cualquier opinión divergente relativa a las evidencias y/o hallazgo de la auditoria, y deberían registrarse los puntos en los que no haya acuerdo 93 Conclusión de la auditoria

4. - Realización de las actividades de la Auditoria en campo Preparación de las conclusiones de la auditoria 1. 2. 3. 4. Revisar los hallazgos de la auditoria y cualquier otra información apropiada recopilada durante la auditoria frente a los objetivos de la misma Acordar las conclusiones de la auditoria, teniendo en cuenta la certidumbre inherente al proceso de la auditoria Preparar recomendaciones, si estuviera especificado en los objetivos de la auditoria Comentar el seguimiento de la auditoria, si estuviera incluido en el plan 94

4. - Realización de las actividades de la Auditoria en campo Preparación de las conclusiones de la auditoria Sirve para presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado, y ponerse de acuerdo, si es necesario. En el intervalo de tiempo para que el auditado presente un plan de acciones correctas y preventivas • • Esta reunión es presidida por el autor líder Participantes en la reunión: auditado, cliente de la auditoria, otros 95

4. - Realización de las actividades de la Auditoria en campo Recomendaciones • El autor líder preside la reunión y habla en nombre del equipo auditado • El auditor líder presentara a sus acompañantes, sus interlocutores no estuvieron en la visita previa o en la reunión inicial • Se agradece la colaboración y la atención prestadas por los empleados de la empresa • Se recuerda que la auditoria realizada es solo un muestreo • Deben mantenerse registros de esta reunión 96

5. - Preparación, Aprobación y Distribución del Informe de la Auditoria Redacción de NO conformidades: • Siempre en negativo • Nunca indicar causas, soluciones o recomendaciones • Claro, conciso, y exacto • Decir exactamente lo que se quiera decir • Apoyarse en ejemplos concretos (evidencias) • Escribir únicamente de que se esta seguro • Redactar pensando como se podría rebatir • Utilizar la misma terminología empleada en el Sistema de Gestión de la Calidad o en norma de referencia 97

5. - Preparación, Aprobación y Distribución del Informe de la Auditoria ¿Cómo se redacta una no conformidad? • ¿DESCRIPCION: En contra de lo indicado en el procedimiento PC 1. . . se han detectado…. no se presenta evidencia de …. • EVIDENCIA: …. en los pedidos A y B • IMCUMPLIMIENTO: Requisito de la norma o requisito establecido en la documentación de la empresa auditada • MAGNITUD: En todos los casos, con carácter general, en el caso X, en X de los Y casos examinados 98

Ejercicio 7 Reporte de NO conformidad 1. 2. 3. Considerando la información proporcionada, analice los incidentes presentados y resuelva en los formatos correspondientes Para este ejercicio de contara con un tiempo de 30 minutos y se expondrán un índice por equipo en un tiempo de 3 minutos Se dispondrá de 5 minutos para la conclusión grupal 99

5. - Preparación, Aprobación y Distribución del Informe de la Auditoria Preparación del informe de auditoria El líder del equipo auditor es responsable de su elaboración y de su contenido • • • • Nombre de la organización Dirección del organización Identificación del cliente Nombre del representante de la dirección Datos del equipo auditor Datos del auditor Fechas y lugares de realización Norma aplicable (criterios de auditoria) Alcance de la auditoria Objetivo de la auditoria Norma utilizada para la auditoria Descripción de NO conformidades Descripciones de observaciones Resumen de la auditoria Conclusión de la auditoria 100

Informe de auditoria • Evitar criticas personales y redactar el informe de un modo personal • No reflejar opiniones sobre los hechos que no se conocen • No indicar la causa de una desviación ni recomendar acciones correctivas • Revisar, por parte del equipo auditor, todas las observaciones para determinar las que deben considerarse no conformidades • Las no conformidades deben referenciar los requisitos que se incumplen y soportarse en evidencias • En caso de duda sobre una situación observada, otorga el beneficio de la duda y considerarla 101

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5. - Preparación, Aprobación y Distribución del Informe de la Auditoria Aprobación y distribución del informe de la auditoria El informe de la auditoria es propiedad del cliente de la auditoria Los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe deberían respetar y mantener debida confidencialidad sobre el informe • Debe emitirse en el periodo de tiempo acordado • El informe debe estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoria • Debe distribuirse a los receptores designados por el cliente de la auditoria 103

6. - Finalización de la auditoria La auditoria finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoria se hayan realizado y el informe de auditoria aprobado se haya distribuido • Los documentos pertenecientes a la auditoria deberían conservarse o destruirse de común acuerdo entre las partes parcipantes y de acuerdo con el procedimento de auditorias y los requisitos 104

7. - Realización de las actividades de seguimiento de la auditoria Actividades de seguimiento de una auditoria Consiste en la generación de acciones correctivas, preventivas, o de mejora a partir de las conclusiones de la auditoria, por parte del auditado • Las acciones emprendidas no se consideran parte de la auditoria • Normalmente deben ser dedicadas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado 105

Actividades de seguimiento de una auditoria Con la auditoria, la dirección de la organización auditada y los auditores deben perseguir como objetivo principal: “Mejorar la calidad y eficiencia de la organización, aumentando asi la satisfaccion del cliente” 106

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Documentación Los documentos para realizar auditorias de calidad tienen como propósito, brindarle al autor una guía para realizar el proceso de auditoria, así como proveer una comunicación efectiva entre el auditado y el auditor 108

Documentación aplicable 1. Plan de auditoria 2. Informe de auditoria 3. Hoja de notas 4. Reporte de NO conformidades 5. Lista de asistencia 6. Lista de verificación 7. Guía de aplicación de la norma si es el caso 109

DOCUMENTACION 1. • • • Plan de Auditoria Nombre de la organización Dirección de la organización Nombre del director (cliente) Nombre del representante de la dirección Datos del equipo auditor Fechas de realización Norma aplicable (criterios de auditoria) Alcance de la auditoria Objetivo de la auditoria Descripción del proceso de auditoria Agenda de la auditoria 110

DOCUMENTACION Agenda de la Auditoria • Días de realización de la auditoria • Identificar los procesos de auditar • Establecer los horarios de cada verificación • Identificar los requisitos de la norma (criterios de auditoria) a verificar. • Indicar el auditor designado a cada proceso 111

DOCUMENTACION • • • • Plan de Auditoria Dirección de la organización Nombre del director (cliente) Nombre del representante de la dirección Datos del equipo auditor Fechas de realización Norma aplicable (criterios de auditoria) Alcance de la auditoria Objetivo de la auditoria Descripción de no conformidades Descripción de observaciones Resumen de la auditoria Conclusión de la auditoria 112

DOCUMENTACION 3. Hojas de notas • • • Fecha Nombre de la organización Proceso auditado Departamento Documentos utilizados Nombre del auditor 113

DOCUMENTACION 4. Reporte de NO conformidad • • Fecha N° de NO conformidad Requisitos de la norma que se esta incumpliendo Documento evaluado Descripción de la NO conformidad Autor • auditado • • 114

DOCUMENTACION 5. Lista de asistencia • • • Fecha Hora Organización N° de auditoria Lugar de reunión Nombre y firma de los asistentes Nombre y firma de los auditores • 115

DOCUMENTACION 6. Listas de verificaron • • Nombre de la organización Fecha de la auditoria Auditor Relación de puntos a verificar Listas de verificación de la Norma Listas de verificación de los documentos Del SGC 116

DOCUMENTACION 7. Guía de aplicaron de la norma si fuese el caso Describen los requisitos de la norma y aclaran de alguna forma las evidencias que se podrían presentarse de conformidad con cada requisito. 117

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PROCEDIMIENTOS GOBERNADORES 1 PS-001 REVISIÓN DEL SISTEMA POR LA DIRECCIÓN 2 PS-003 REVISIÓN DE CONTRATOS 3 PS-004 CONTROL DE DOCUMENTOS 4 PS-005 A COMPRAS 5 PS-005 B EVALIACION DE PROVEEDORES 6 PS-007 A IDENTIFICACION DEL PRODUCTO 7 PS-006 A CONTROL DE PROCESO EN FUNCION 8 PS-008 B CONTROL DE PROCESO EN MAQUINADO Y ENSAMBLE 9 PS-009 INSPEECCION Y PRUEBA 10 PS-010 EQUIPO DE INSPECCIÓN, MEDICIÓN Y PRUEBA 11 PS-011 ESTADO DE INSPECCIÓN Y PRUEBA 12 PS-012 CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME 13 PS-013 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 14 PS-014 MANEJO DE ALMACENAJE, ENPAQUE, CONSERVACION Y ENTREGA 15 PS-015 CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD 16 PS-016 PROCEDIMENTO PARA REALIZAR AUDITORIAS 17 PS-017 CAPACITACIÓN 18 PS-018 TECNICAS ESTADISTICAS 19 PS-019 SERVICIO 20 PS-021 PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS 21 PS-021 PLANIFICACION DE CALIDAD 120

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS ELABORO: FENIX LM ALBAR PROCED LA HERNANDEZ N° DCTO REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONTROLADOS POR ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Y LABORATORIO PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA FECHA EMISION FECHA REVISION REVISIÓN: HOJA TELO 10 : 1 DE 7 REVREVREVREVREVREV “ 0” “ 1” “ 2” “ 3” “ 4” “ 5” “ 6” “ 7” “ 8” “ 9” “ 10”“ 11” 0 S/ICENIF MANUAL DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD 1 PS-001 REVISIÓN DEL SISTEMA POR LA DIRECCION 2 PS-003 REVICION DE CENTROS 121

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS INTERNOS ÁREA: N° NOMBRE DEL DOCUMENTO CONTROLADO CODIFICACION NOMBRE Reviso responsable de Control de docuemtos REVISION FIRMA FECHA DE APLICACION FECHA 122

ÁREA: N° NOMBRE DEL DOCUMENTO CONTROLADO CODIFICACION REVISION FECHA DE APLICACION 123

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NO CONFORMIDADES Es importante dejarle claro al auditado que va a pasar cuando se detecte alguna NO inconformidad. Y en caso de que exista hay que ser muy claros en la forma en que se redacta, para que ello permita posteriormente analizar las causas y generar las acciones correctivas correspondientes Hay que en cuenta lo siguiente antes de redactaar una NO conformidad: Existen dos tipos de NO conformidades MAYORES: Disconformidades, defectos o deficiencias por cualquier incumplimiento a un requisito de la norma A UN DEBE Pueden afectar gravemente el sistema, poner en riesgo a la EST de perder la certificacion del Sistema. Poner en riesgos de perder cliente, es la falta de un procedimiento. Presencia de muchos incumplimientos contra UN DEBE de la norma. MENORES: Cualquier incumplimiento puntual ya sea de la norma o algún procedimiento documentado Observaciones 132

LO CORRECTO Se encontraron 10 canalistas de GUA´S-016. en lavado y pintura, identificadas con hojas de cuaderno que indican catalogo y numero de piezas. Y no se cumple lo indicado en el PS-007 R. 5 anexo 1 no están identificadas con el GAC-434 LO INCORRECTO Se encontraron canalistas con hojas de papel en el área de lavado y pintura La no conformidad encontrada parece puntual, y solo son GUAS-016, las que presentan el problema, con lo que da claro cual es el problema encontrado Esta no conformidad es muy general, y solo fue detectada en galvanizado. Sin embargo por la redacción, se pensaría que es en toda la empresa pero deja ambigüedades sobre el problema LO INCORRECTO No se calcula la reproductividad Y repetibilidad de los equipos de medición 133

Ejercicio 8 y 9 Elaboración de una lista de Verificación considerando los requisitos de la norma aplicable. Elaboración del Reporte de no conformidades Partiendo de uno o varios documentos de la organización 134

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AUDITOR Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria COMPETENCIA Atributos personales y amplitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades 136

Calificacion de auditores La confiabilidad del proceso de auditoria y la confianza en el mismo dependen de la persona que lleva acabo la auditoria Para ser auditor una persona debería: • Tener atributos personales • Demostrar la capacidad para aplicar los conocimientos y habilidades que son necesarias para llevar a cabo la auditoria • La educación, la experiencia laboral, la formación como auditor y la experiencia en auditoria son los medios por los cuales una persona adquiere los conocimientos y las habilidades apropiadas para llegar a ser un auditor líder 137

Calificacion de auditores REQUISITOS BASICOS 1. 2. 3. 4. Independencia Experiencia Formación Calificación FUNCIONES BASICAS • • • Obtener información completa y exacta sobre actividades especificas Facilitar la comunicación con los auditados Formular conclusiones objetivas 138

Calificacion de auditores CONSEPTO DE COMPETENCIA Conocimientos Y habilidades Conocimientos Específicos y habilidades genéricos CALIDAD Indicadores de Competencia educación Experiencia laboral Experiencia En auditorias Formación Como auditor Atributos personales 139

Calificacion de auditores Conocimientos y Habilidades El auditor debería tener conocimientos y habilidades en las siguientes áreas a) Principios, procedimientos y técnicas de auditoria. Para asegurar que las auditorias se llevan de una manera coherente y sistemática b) Documentos del sistema de gestión y se referencia. Para permitir al auditas comprender el alcance de la auditoria, y aplicar los criterios de auditoria c) Situaciones de la organización. Para permitir al auditor entender el contexto de las operaciones de la organización d) Leyes aplicaciones, reglamentos y otros documentos normativos. Para permitir al auditor trabajar con ellos y ser coherente con los requisitos e) Aplicables a los organizaciones que se esta auditando 140

Calificacion de auditores CUALIDADES PROFESIONALES (DEL BUAN AUDITOR) -diplomático -ser puntual -sentido común -saber reaccionar ante situaciones imprevistas -Profesional -Independiente -Autocrático -No influenciable -Buen entrevistador -Buen comunicador -Paciente -Honesto -Formado -Observador -Abierto -Auto disciplinado 141

Calificacion de auditores COMPETENCIA EDUCACIÓN FORMACION HABILIDADES EXPERIENCIA 142

Calificacion de auditores Proceso de evaluación de auditores 1. 2. 3. 4. El proceso de evaluación comprende cuatro pasos principales: Identificar los tipos y niveles de conocimientos y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de evaluación Establecer indicadores de educación, experiencia laboral, formación como evaluar y experiencia en como evaluar Completar la evaluación comprando los resultaos contra los indicadores identificados Seleccionar el método de evaluación apropiado Conocimientos Y habilidades Establecer indicadores Método de evaluación Comparación de resultados 143

Calificacion de auditores inicio Desarrollo adicional Evaluación inicial Cumple Indicadores No cumplidos Evaluación continua de desempeño Auditor si Mantenimiento de la competencia Cumple No 144

Calificacion de auditores Elección del auditor líder: • Experiencia • Aptitud para comunicarse con eficacia • Aptitud para la gestión del equipo • Capacidad para emplear eficazmente las aptitudes de los diferentes miembros del equipo auditor • Autoridad para tomar decisiones sobre la autoridad 145

Calificacion de auditores Funciones y responsabilidades Auditor líder: • Asegurar el respecto a los criterios aplicables a la auditoria y otras directrices apropiadas • Informar sobre cualquier obstáculo importante encontrado en el curso de la auditoria • Presentación del informe de auditoria 146

Calificacion de auditores Funciones y responsabilidades Auditado: • Informar al personal afectado sobre el objetivo y la finalidad de la auditoria • Designar a los mandos de su personal que acompañara al equipo auditor • Poner a disposición del equipo auditor los medios necesarios para asegurar el buen desarrollo de la auditoria • . facilitar el acceso a las instalaciones y a los elementos probatorios a los auditores, a solicitud de estos • Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoria • Determinar e iniciar las Acciones Correctivas derivadas del informe de la auditoria 147

Calificacion de auditores Comportamiento del auditor • Escuchar atentamente • Lenguaje simple, preciso y adaptando al interlocutor • Preguntas tan simples como sea posible y de manera que no induzcan las respuestas • Ante una respuesta no mostrar alegría ni tristeza excesiva • Mantener un tono de cooperación • No perder el control de la auditoria 148

HAY QUE APRENDER A TRABAJAR CON LOS AUDITADOS JUEGO QUE JUEGAN LOS AUDITADOS El parlanchín El espectáculo de despiste El almuerzo largo La llegada tarde El comino mas largo El documento olvidado La interrupción El cuarto limpio La falta de preparación La noche anterior La provocación La paleta arreglada El caso especial El ensayo de fuerza El tenga piedad de mi El ausente indispensable La barrera del idioma El soborno 149

Como no debe ser un auditor • • • Imprudente No comunicativo Deshonesto Con prejuicios Crédulo No observador Intolerante Perezoso Parcial Muy sensible 150

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