Curso de Implementacin Administracin del Sistema Agenda Objetivo

  • Slides: 53
Download presentation
Curso de Implementación

Curso de Implementación

Administración del Sistema

Administración del Sistema

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones 3

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones 4

Objetivo Proveer de conocimientos necesarios a los consultores encargados de instalaciones del módulo Administración

Objetivo Proveer de conocimientos necesarios a los consultores encargados de instalaciones del módulo Administración del Sistema, tal que logren adaptar el sistema a las necesidades de la empresa de manera satisfactoria. 5

Objetivo Específicamente, familiarizarlos con: • • • Funciones específicas Diseño de tablas Relaciones entre

Objetivo Específicamente, familiarizarlos con: • • • Funciones específicas Diseño de tablas Relaciones entre tablas Flujo de información entre éste y otros módulos 6

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones 7

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones 8

Descripción general Administración del Sistema: • módulo que almacena información general compartida por el

Descripción general Administración del Sistema: • módulo que almacena información general compartida por el sistema (parámetros, seguridad y tablas generales) • permite el funcionamiento ordenado de los módulos. Contribuye con la concordancia de la información 9

Descripción general • Integrado con todos los módulos del sistema • AS siempre presente

Descripción general • Integrado con todos los módulos del sistema • AS siempre presente en cualquier combinación de módulos que se adquiera • Primero en ser instalado Instalación Administración del Sistema Registro de información en tablas generales Instalación otros módulos 10

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones 11

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones 12

Conceptos relacionados Usuario • El sistema le permite definir la seguridad a nivel de

Conceptos relacionados Usuario • El sistema le permite definir la seguridad a nivel de claves por usuario • Los usuarios con iguales privilegios conforman un grupo Acción 13

Conceptos relacionados Usuario • El sistema le permite definir la seguridad a nivel de

Conceptos relacionados Usuario • El sistema le permite definir la seguridad a nivel de claves por usuario • Los usuarios con iguales privilegios conforman un grupo Acción • Proceso, opción o módulo al cual un usuario puede tener acceso dependiendo de los privilegios que se le otorguen 14

Conceptos relacionados Opciones configurables • EXACTUS acepta la incorporación, a través de funciones en

Conceptos relacionados Opciones configurables • EXACTUS acepta la incorporación, a través de funciones en AS, de opciones adicionales programadas previamente • Los programas adicionados deben estar en modo ejecutable (. exe) • Las opciones configurables se pueden ubicar en los grupos “Reportes” o “Administración” de cada módulo • Se debe especificar los siguientes parámetros: opción - ejecutable módulo- parámetros - activa - menú - descripción 15 EXE

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones 16

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones 17

Funciones principales Menú principal del módulo 18

Funciones principales Menú principal del módulo 18

Funciones principales Menú principal del módulo 19

Funciones principales Menú principal del módulo 19

Funciones principales Seguridad • Permite, Permite al usuario responsable de administrar el sistema, controlar

Funciones principales Seguridad • Permite, Permite al usuario responsable de administrar el sistema, controlar el acceso a funciones y módulos del sistema, • Objetivo: Objetivo apoyar al control de la veracidad de la información registrada y el acceso a la misma • Tablas principales: principales Usuario Privilegios Acción Conjunto 20

Funciones principales • En términos generales la seguridad se define para los usuarios y

Funciones principales • En términos generales la seguridad se define para los usuarios y grupos a nivel de: • Módulo • Opción • Pantalla • Función Agregar Modificar Eliminar 21

Funciones principales Tablas • Permite definir y mantener actualizada la información general del sistema

Funciones principales Tablas • Permite definir y mantener actualizada la información general del sistema • Objetivo: Objetivo lograr que la información general compartida por los módulos sea uniforme • Múltiples tablas relacionadas 22

Funciones principales Administración • Permite configurar el sistema y el módulo (compañías, períodos contables,

Funciones principales Administración • Permite configurar el sistema y el módulo (compañías, períodos contables, opciones configurables y parámetros del módulo), así como purgar información • Objetivo: Objetivo adecuar el sistema a las necesidades de la empresa • Tablas principales: principales Globales_AS Locks Auditoría_De_Proc 23

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones 24

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones 25

Parámetros • General: Se define parámetros básicos generales (País, Tipo de Cambio, Impuestos a

Parámetros • General: Se define parámetros básicos generales (País, Tipo de Cambio, Impuestos a aplicar y Patrón de Centros de Costo) • Monedas: Se define las monedas que usará la doble contabilidad Nota: Previamente debe ingresarse la información en tablas generales. Esta es requerida para la definición de los parámetros 26

Parámetros • Fechas: Se establece los períodos de trabajo (pasado con advertencia y actual)

Parámetros • Fechas: Se establece los períodos de trabajo (pasado con advertencia y actual) para controlar el ingreso de transacciones Estos períodos son generales a todos los módulos con interface contable 27

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones 28

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones 29

Diseño técnico Tablas multicompañía de AS • • • Privilegio Usuario Conjunto Acción Opción_Configurable

Diseño técnico Tablas multicompañía de AS • • • Privilegio Usuario Conjunto Acción Opción_Configurable 30

Diseño técnico Tablas de AS por compañía • • • País Zona Ruta Departamento

Diseño técnico Tablas de AS por compañía • • • País Zona Ruta Departamento Ubicación Bodega • • • Vendedor Cobrador Categoría_Proveed Categoría_Cliente Nivel_Precio Condición_Pago • • Monedas_Hist Denominación Tipo_Cambio_Hist Entidad_Financiera Tipo_Tarjeta • Período_Contable • Centro_Costo • Impuesto 31 • Globales_AS • • Locks Preferencia Auditoría_de_Proc Imagen

Diseño técnico Tablas de AS por compañía • • • País Zona Ruta Departamento

Diseño técnico Tablas de AS por compañía • • • País Zona Ruta Departamento Ubicación Bodega • • • Vendedor Cobrador Categoría_Proveed Categoría_Cliente Nivel_Precio Condición_Pago • • Monedas_Hist Denominación Tipo_Cambio_Hist Entidad_Financiera Tipo_Tarjeta • Período_Contable • Centro_Costo • Impuesto Areas - ubicaciones 32 • Globales_AS • • Locks Preferencia Auditoría_de_Proc Imagen

Diseño técnico Tablas de AS por compañía • • • País Zona Ruta Departamento

Diseño técnico Tablas de AS por compañía • • • País Zona Ruta Departamento Ubicación Bodega • • • Vendedor Cobrador Categoría_Proveed Categoría_Cliente Nivel_Precio Condición_Pago • • Monedas_Hist Denominación Tipo_Cambio_Hist Entidad_Financiera Tipo_Tarjeta • Período_Contable • Centro_Costo • Impuesto Areas - ubicaciones Ventas 33 • Globales_AS • • Locks Preferencia Auditoría_de_Proc Imagen

Diseño técnico Tablas de AS por compañía • • • País Zona Ruta Departamento

Diseño técnico Tablas de AS por compañía • • • País Zona Ruta Departamento Ubicación Bodega • • • Vendedor Cobrador Categoría_Proveed Categoría_Cliente Nivel_Precio Condición_Pago • • Monedas_Hist Denominación Tipo_Cambio_Hist Entidad_Financiera Tipo_Tarjeta • Período_Contable • Centro_Costo • Impuesto Areas - ubicaciones Ventas Financieras 34 • Globales_AS • • Locks Preferencia Auditoría_de_Proc Imagen

Diseño técnico Tablas de AS por compañía • • • País Zona Ruta Departamento

Diseño técnico Tablas de AS por compañía • • • País Zona Ruta Departamento Ubicación Bodega • • • Vendedor Cobrador Categoría_Proveed Categoría_Cliente Nivel_Precio Condición_Pago • • Monedas_Hist Denominación Tipo_Cambio_Hist Entidad_Financiera Tipo_Tarjeta • Globales_AS • • Locks Preferencia Auditoría_de_Proc Imagen • Período_Contable • Centro_Costo • Impuesto Areas - ubicaciones Ventas Financieras 35 Contables

Diseño técnico Tablas de AS por compañía • • • País Zona Ruta Departamento

Diseño técnico Tablas de AS por compañía • • • País Zona Ruta Departamento Ubicación Bodega • • • Vendedor Cobrador Categoría_Proveed Categoría_Cliente Nivel_Precio Condición_Pago • • Monedas_Hist Denominación Tipo_Cambio_Hist Entidad_Financiera Tipo_Tarjeta • Globales_AS • • Locks Preferencia Auditoría_de_Proc Imagen • Período_Contable • Centro_Costo • Impuesto Areas - ubicaciones Ventas Financieras 36 Contables Parámetros AS Control

Tabla Globales_AS Diseño técnico • Permite mantener parámetros generales del sistema 37

Tabla Globales_AS Diseño técnico • Permite mantener parámetros generales del sistema 37

Tabla Globales_AS Diseño técnico • Permite mantener parámetros generales del sistema 38

Tabla Globales_AS Diseño técnico • Permite mantener parámetros generales del sistema 38

Diseño técnico Globales_AS Carpeta Fechas FECHA_ADV_INI FECHA_ADV_FIN FECHA_TRABAJO_INI FECHA_TRABAJO_FIN NOMBRE_MON_FUNC NOMBRE_MON_REP SIMBOLO_MON_FUNC SIMBOLO_MON_REP Carpeta

Diseño técnico Globales_AS Carpeta Fechas FECHA_ADV_INI FECHA_ADV_FIN FECHA_TRABAJO_INI FECHA_TRABAJO_FIN NOMBRE_MON_FUNC NOMBRE_MON_REP SIMBOLO_MON_FUNC SIMBOLO_MON_REP Carpeta Monedas IMPUESTO 1_DESC IMPUESTO 2_DESC PAIS_LOCAL MONEDA_DOLAR TIPO_CAMBIO_DOLAR PATRON_CCOSTO Carpeta General 39

Diseño técnico Tabla Locks • Almacena temporalemente el registro de las funciones o registros

Diseño técnico Tabla Locks • Almacena temporalemente el registro de las funciones o registros que están siendo usadas en ese momento. • Si dos usuarios intentan ingresar a la misma función, el sistema arrojará un mensaje de error. • Ayuda a evitar la duplicidad de los datos o el registro de información no concordante Locks LLAVE Información de control USUARIO CONNECTION FECHA 40

Diseño técnico Tabla Auditoría_De_Proc • Almacena pistas automáticas para la auditoría de procesos Auditoría_De_Procesos

Diseño técnico Tabla Auditoría_De_Proc • Almacena pistas automáticas para la auditoría de procesos Auditoría_De_Procesos USUARIO FECHA_HORA Información de control ORIGEN OPCION NOTAS ASIENTO 41

Diseño técnico Tabla Categoría_Proveedor • Permite agrupar a los proveedores de la empresa en

Diseño técnico Tabla Categoría_Proveedor • Permite agrupar a los proveedores de la empresa en categorías para llevar un manejo ordenado de las cuentas por pagar • Cada categoría está asociada a un conjunto de cuentas contables correspondientes a los rubros de cuentas por pagar. Esto facilita el registro de asientos contables • Esta tabla se relaciona con los módulos de Compras y Cuentas por Pagar 42

Diseño técnico Categoría_Proveed Información General CATEGORIA_PREVEEDOR DESCRIPCION CTR_CXP CTA_CXP CTR_LXP CTA_LXP CTR_CREDITO_CXP CTA_CREDITO_CXP CTR_DEBITO_CXP

Diseño técnico Categoría_Proveed Información General CATEGORIA_PREVEEDOR DESCRIPCION CTR_CXP CTA_CXP CTR_LXP CTA_LXP CTR_CREDITO_CXP CTA_CREDITO_CXP CTR_DEBITO_CXP CTA_DEBITO_CXP CTR_PRONTO_PAGO_CXP CTA_PRONTO_PAGO_CXP CTR_COMISION_CXP CTA_IMPUESTO 1_CXP CTR_IMPUESTO 1_CXP CTA_IMPUESTO 2_CXP CTR_IMPUESTO 2_CXP CTA_RUBRO 1_CXP CTR_RUBRO 1_CXP CTA_RUBRO 2_CXP CTR_RUBRO 2_CXP Definición contable 43

Diseño técnico Tabla Categoría_Cliente • Permite agrupar los clientes de la empresa en categorías,

Diseño técnico Tabla Categoría_Cliente • Permite agrupar los clientes de la empresa en categorías, lo cual contribuye a llevar un registro ordenado de las ventas • A cada categoría se asocian las cuentas contables correspondientes a los diversos rubros de venta, facilitando el registro contable • Se relaciona con los módulos de Facturación y Cuentas por Cobrar 44

Diseño técnico Categoría_Cliente Información General CATEGORIA_CLIENTE DESCRIPCION CTR_VENTAS CTA_VENTAS CTR_DESC_GRAL CTA_DESC_GRAL CTR_COST_VENT CTA_COST_VENT CTR_DESC_LIN

Diseño técnico Categoría_Cliente Información General CATEGORIA_CLIENTE DESCRIPCION CTR_VENTAS CTA_VENTAS CTR_DESC_GRAL CTA_DESC_GRAL CTR_COST_VENT CTA_COST_VENT CTR_DESC_LIN CTA_DESC_LIN CTR_COST_LIN CTA_COST_LIN CTR_VEND_COM CTA_VEND_COM CTR_COMP_COM CTA_COMP_COM CTR_CXC CTA_CXC CTR_LXC CTA_LXC CTR_CONTADO CTA_CONTADO CTR_PRONTO_PAGO_CXC CTA_PRONTO_PAGO_CXC CTR_INT_MORA_CXC CTA_INT_MORA_CXC CTR_RECIBOS_CXC CTA_RECIBOS_CXC CTR_DEBITO_CXC CTA_DEBITO_CXC CTR_CREDITO_CXC CTA_CREDITO_CXC Definición contable 45

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones 46

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones 47

Diseño funcional Flujos de información a tratar: • General • Principales: Definición de Privilegios

Diseño funcional Flujos de información a tratar: • General • Principales: Definición de Privilegios Creación de Compañías 48

Flujo general de información Diseño Funcional Tablas Generales Información general de la empresa Cuentas

Flujo general de información Diseño Funcional Tablas Generales Información general de la empresa Cuentas por Pagar Control Bancario 49 Contabilidad General Activo Fijo

Diseño funcional Flujo de definición de privilegios Crear grupos de usuarios Introducir usuarios al

Diseño funcional Flujo de definición de privilegios Crear grupos de usuarios Introducir usuarios al grupo Definir privilegios del grupo • Todos los usuarios del grupo tendrán iguales privilegios Definir privilegios por usuario individual 50

Diseño funcional Flujo de creación de compañías Definir parámetros instalación Ingresar datos generales Elegir

Diseño funcional Flujo de creación de compañías Definir parámetros instalación Ingresar datos generales Elegir módulos a instalar 51

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones

Agenda Objetivo Descripción general Conceptos relacionados Funciones principales Parámetros Diseño técnico Diseño funcional Conclusiones 52

Conclusiones • Es indispensable la asignación de un responsable a Administración del Sistema •

Conclusiones • Es indispensable la asignación de un responsable a Administración del Sistema • El mantenimiento de las tablas generales no es frecuente • Es sumamente importante la definición correcta de este módulo, ya que afecta las operaciones del sistema en su conjunto 53