CURSO DE GESTO POR PROCESSOS COM NOTAO BPMN

CURSO DE GESTÃO POR PROCESSOS COM NOTAÇÃO BPMN NO BIZAGI Instituto Federal de Sergipe / Prodin Aracaju, Janeiro de 2019 Escritório de Processos - EP

Apresentação dos Participantes QUEM SOU EU? (uma breve apresentação pessoal, como: nome, formação, setor/unidade de trabalho) O QUE ME MOTIVA A FAZER ESTE CURSO? (expectativas, se já fez algum trabalho referente ao tema) I Capacitação em Gestão por Processos

OBJETIVOS § Atingir um entendimento introdutório sobre a teoria e contextualização da Gestão por Processos; § Utilizar o Software Bizagi Modeler; § Discutir Boas Práticas e padronização da Modelagem de Processos. I Capacitação em Gestão por Processos

O que é um processo? São conjuntos de atividades que transformam insumos (entradas) em produtos ou serviços (saídas), que geram valor para usuários. Entradas Processamento Saídas É conhecido ainda como processo de trabalho, processo de negócios ou fluxo de trabalho. I Capacitação em Gestão por Processos

Elementos de um processo Utiliza notação BPMN e é modelado através do software Bizagi. I Capacitação em Gestão por Processos

Exemplo I Capacitação em Gestão por Processos

Breve histórico da Gestão por Processos através da Prodin do IFS § Mapeamento das 5 Modalidades de licitação para compor apêndice da Instrução Normativa do DELC I Capacitação em Gestão por Processos

Breve histórico da Gestão por Processos através da Prodin do IFS SOLICITANTE Preencher o PCM ou SS (FORMULÁRIO– PROAD – XXX e XXX ou seu equivalente eletrônico no SIPAC PREGÃO ELETRONICO SOLICITANTE Elaboração de Termo de Referência (modelos AGU) com a devida certificação processual. SOLICITANTE Solicitar autorização (Reitor/Diretor) para iniciar procedimentos de aquisição. TRADICIONAL PRODIN/GADM codificação, pre-empenho e estimativa de impacto orçamentario. DELC/COLIC's Designação do pregoeiro. PREGOEIRO Elaboração da minuta edital(modelos AGU) com a devida certificação processual. SOLICITANTE Analise e assinatura termo de Referência REITOR/DIRETOR Aprovação do Termo de Referência PROCURADORIA Analise da minuta do edital. DELC/COLIC's Envia para Pregoeiro -Ajustes sugeridos pela procuradoria. REITOR/DIRETOR Autorização para licitação. DELC/COLIC's Publicação do edital no comprasnet e operação do pregão. DELC/COLIC's Abrir processos de classificação e enviar para empenho PRODIN/GADM Realizar empenho. GABINETE Encaminhar o processo para DELC/COLIC's DELC/COLIC'S Realizar analise verificando se as especificações estão em conformidade com 8. 666/93. PREGOEIRO Divulgação da IRP no Comprasnet e envio de email aos demais Campi com aviso da IRP. PREGOEIRO Elaboração da minuta edital(modelos AGU) com a consolidação dos participantes e a devida certificação processual. SOLICITANTE Analise e assinatura termo de Referência REITOR/DIRETOR Aprovação do Termo de Referência. PROCURADORIA Analise da minuta do edital. PREGOEIRO Ajustes sugeridos pela procuradoria. REITOR/DIRETOR Autorização para licitação. DELC/COLIC's Publicação do edital no comprasnet e operação do pregão e posterior divulgação da ata assinada a todos participantes. DELC/COLIC's Assinatura de Contrato (quando houver) ou envio da Nota de DELC/COLIC'S Empenho ao fornecedor. No caso de contrato: *Formalizar e solicitar DELC/COLIC's assinaturas. * Solicitar No caso de Materiais: Com a portaria dos fiscais confirmação de recebimento da NE * Envio do contrato, TR e COAL pelo fornecedor envio a COAL para demais peças aguardar o recebimento dos Receber o material e necessárias aos fiscais materiais. encaminhar a NF para o solicitante atestar. I Capacitação em Gestão por Processos DELC/COLIC's DEFINIR A MODALIDADE DA COMPRA INEXIGIBILIDA DE PREGÃO ELETRONICO SRP DELC/COLIC's Designação do pregoeiro. DELC/COLIC's Realizar pesquisa de preço com base na IN 05/2014 Realizar certificação. DISPENSA COTAÇÃO ELETRÔNIC A Aquisição de Materiais PRODIN/GADM codificação, preempenho e estimativa de impacto orçamentario DELC/COLI's Elaboração do termo de autorização para Cotação Eletrônica. DELC/COLIC's Após colhidas as assinaturas, lançar a cotação no Comprasnet (prazo minimo 24 h). DELC/COLI's Verificar regularidade fiscal , trabalhistas e impedimentos de contratar da vecedora adjudicar e eviar para homologar. DELC/COLIC'S No caso de contrato: *Formalizar e solicitar assinaturas. * Solicitar portaria dos fiscais * Envio do contrato, TR e demais peças necessárias aos fiscais CONTRATAÇÃO DIRETA Aquisição de Serviços DELC/COLIC's Seleção da proposta mais vantajosa para adminisitração. DELC/COLI's Verificar regularidade fiscal , trabalhistas e impedimentos de contratar. DELC/COLI's Elaboração do termo de autorização da Dispensa, com a comunicação, autorização e ratificação. PRODIN/GADM codificação, preempenho e estimativa de impacto orçamentario DELC/COLIC's Após colhidas as assinaturas, lançar a dispensa no Comprasnet. PRODIN/GADM Realizar empenho DELC/COLIC's Assinatura de Contrato (quando houver) ou envio da Nota de Empenho DELC/COLIC's No caso de Materiais: Com a confirmação de recebimento da NE pelo fornecedor envio a COAL para aguardar o recebimento dos materiais COAL Receber o material e encaminhar a NF para o solicitante atestar. ADESÃO (CARONA) DELC/COLI's Verificação da vantajosidade entre a ata e a pesquisa de preço. DELC/COLIC's Elaborar minuta de ofício para o gerenciardo da ata e fornecedor. GABINETE REITORIA Envio de ofício. DELC/COLIC'S Diante das autorizações do orgão e fornecedor, Verificar regularidade fiscal , trabalhistas e impedimentos de contratar. PRODIN/GADM codificação, preempenho e estimativa de impacto orçamentario e empenho. DELC/COLIC's Assinatura de Contrato (quando houver) ou envio DELC/COLIC' da Nota de Empenho. S DELC/COLIC's No caso de contrato: No caso de *Formalizar e Materiais: Com a solicitar confirmação de assinaturas. * recebimento da Solicitar NE pelo portaria dos fornecedor envio a fiscais * Envio COAL para do contrato, aguardar o TR e demais recebimento dos peças materiais COAL necessárias aos fiscais Receber o material e encaminhar a NF para o solicitante atestar SOLICITANTE Curso: Comprovar a natureza singular e notoria especialização (Declaração) Aquisições Carta de exclusividade original. DELC/COLI's Verificar regularidade fiscal , trabalhistas e impedimentos de contratar. DELC/COLI's Elaboração do termo de autorização da Inexigibilidade e ratificação. PRODIN/GADM codificação, pre -empenho e estimativa de impacto orçamentario DELC/COLIC's Após colhidas as assinaturas, lançar a inexigibilidade no Comprasnet. PRODIN/GADM Realizar empenho. DELC/COLIC's Assinatura de Contrato (quando DELC/COLIC'S houver) ou envio No caso de da Nota de contrato: Empenho *Formalizar e solicitar DELC/COLIC's assinaturas. * Solicitar portaria No caso de Materiais: Com a dos fiscais * Envio confirmação de recebimento COAL do contrato, TR e da NE pelo fornecedor envio Receber o material e demais peças a COAL para aguardar o encaminhar a NF para o necessárias aos recebimento dos materiais solicitante atestar. fiscais

Breve histórico da Gestão por Processos através da Prodin do IFS § Mapeamento das 5 Modalidades de licitação para compor apêndice da Instrução Normativa do DELC § Projeto de mapeamento dos processos da Prodin; § Grupo de Trabalho para estabelecer procedimentos de padronização de processos no IFS § Manual de Mapeamento de Processos da Prodin § Criação do Escritório de Processos § Manual de Gestão por Processos I Capacitação em Gestão por Processos

Terminologia MAPEAMENTO DE PROCESSOS • É a modelagem do fluxo de trabalho, na ferramenta Bizagi, utilizando a notação BPMN. GESTÃO DE PROCESSOS • Quando um ou mais processos são gerenciados, o que implica que eles sejam modelados e executados conforme a modelagem, monitorados na sua execução e submetidos a melhorias. GESTÃO POR PROCESSOS • A organização é tida como uma articulação de processos, sendo estruturada, gerenciada, avaliada, compreendida e vivenciada em torno dos seus processos de trabalho. I Capacitação em Gestão por Processos

Gestão por processos Como resultado, a própria estrutura funcional é modificada. A organização vertical hierárquica e funcional dá lugar a uma estrutura horizontal (em que a supervisão não é atribuída a cargos, mas aos responsáveis por cada processo), ou em muitos casos, por uma estrutura matricial, na qual há a combinação da verticalidade funcional e horizontalidade requerida pelos processos. Estrutura Funcional Comando e controle I Capacitação em Gestão por Processos Gerenciamento por processo Visão sistêmica e comprometimento

Gestão por Processos

Objetivos da Gestão por Processos § Promover uma mudança cultural (de visão por função para visão do todo); § Direcionar os esforços para resultados, por meio da melhoria efetiva dos processos essenciais; § Possibilitar a reengenharia ou a melhoria contínua dos processos; § Extinção de atividades que não agregam valor I Capacitação em Gestão por Processos

Por que realizar a Gestão por Processos? • • • Racionalizar o trabalho; Padronizar rotinas e procedimentos; Reduzir o desperdício/ custos; Identificar gargalos; Melhorar o nível de satisfação dos clientes; Garantir alinhamento aos objetivos estratégicos; Maior integração entre os setores; Melhoria contínua; Melhoria da qualidade. I Capacitação em Gestão por Processos Só é possível melhorar aquilo que se conhece.

ESCRITÓRIO DE PROCESSOS Conforme Portaria n° 261 de 31 de janeiro de 2018 - O Escritório de Processos é responsável por planejar, coordenar, supervisionar, orientar, documentar, manter, dirigir e desenvolver atividades de processos de trabalho no âmbito do IFS. Entre as competências estão: I. Definir e manter metodologias, diretrizes, técnicas e ferramentas de apoio para as iniciativas de gestão por processos; II. Conduzir atividades de mapeamento de processo; III. Modelar, avaliar periodicamente e gerir o portfólio de processos considerados prioritários para a Instituição e a sua governança; IV. Utilizar ferramentas de gestão para aperfeiçoar a gestão por processos; V. Apoiar as unidades do IFS no acompanhamento e avaliação dos seus processos de trabalho; VI. Compartilhar e disseminar conhecimentos referentes à gestão por processos; VII. Orientar as unidades, quando solicitado, quanto à utilização de manuais, normas e procedimentos dos processos de trabalho; I Capacitação em Gestão por Processos

ESCRITÓRIO DE PROCESSOS VIII. Manter os registros da documentação de processos de trabalho disponíveis e atualizados; IX. Sugerir e incentivar adoção de boas práticas e inovações organizacionais visando ao contínuo aprimoramento dos serviços; X. Sugerir a automação de processos, quando aplicável, junto à outras instâncias transversais do IFS; XI. Atuar em conjunto com o Departamento de Gestão de Riscos no encaminhamento dos processos mapeados para condução do mapeamento de riscos pelo Comitê responsável; XII. Identificar os macroprocessos finalísticos e de apoio do IFS, que correspondem às grandes funções da organização e para as quais devem estar voltadas suas unidades internas e descentralizadas; XIII. Descrever sucintamente, no relatório de gestão, em conjunto com o Departamento de Planejamento e Gestão, sobre como os macroprocessos foram conduzidos no exercício; e XIV. Desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade determinadas pela autoridade superior. I Capacitação em Gestão por Processos

CADEIA DE VALOR I Capacitação em Gestão por Processos

Mudanças de mentalidade para a transformação institucional I Capacitação em Gestão por Processos

Valor Público I Capacitação em Gestão por Processos

CLASSIFICAÇÃO DOS PROCESSOS • Macroprocessos gerenciais: são necessários para coordenar as atividades de apoio e os processos finalísticos. Ex: Planejamento estratégico, planejamento orçamentário, gestão de riscos • Macroprocessos Finalísticos: caracterizam as atividades-fim da organização ou são diretamente envolvidos no atendimento das necessidades dos seus usuários. Ex: Pesquisa, Ensino Extensão e inovação • Macroprocessos de suporte: dá suporte às atividades fim e estratégicas Ex: gestão de suprimento, assistência estudantil, gestão de pessoas, etc. I Capacitação em Gestão por Processos

BPMS – Business Process Management Suite Por meio das aplicações BPMS é possível realizar a modelagem de processo, modelagem de fluxo de trabalho, definição de regras, simulação de operações, automação de processos, acompanhamento de desempenho, monitoramento e controle de atividades. A automação de processos com o uso de BPMS cria um tipo diferente de solução se comparada às tradicionais linguagens de programação. Na automação, cada atividade do processo se transforma em uma pequena aplicação que é disponibilizada ao ator responsável pela sua execução. I Capacitação em Gestão por Processos

NÍVEIS DE MATURIDADE EM BPM I Capacitação em Gestão por Processos

NÍVEIS DE MATURIDADE EM BPM Nível Inicial – A gestão por processos na organização é completamente desestruturada e os processos são descoordenados, apresentando desafios institucionais, como: • Resolução pontual de problemas; • Trabalho pautado por esforços individuais e não uma rotina integrada; • Uso desorganizado e não consolidado de metodologias, técnicas e ferramentas; • Iniciativas de BPM pouco organizadas ou usadas de maneira limitada; • Baixo engajamento dos profissionais; • Colaboradores majoritariamente focados em mitigar danos e falhas operacionais. I Capacitação em Gestão por Processos

NÍVEIS DE MATURIDADE EM BPM Nível Conhecido – Nesse momento, as unidades internas usam estratégias semelhantes para solucionar problemas diários. No entanto, carecem de estrutura para comunicação e divulgação dos padrões de trabalho, com a responsabilidade sendo tratada de forma individual. É possível perceber ainda: • Maior conscientização e compreensão do que é o processo de trabalho, como se relaciona com a entrega de valor e como se conecta a procedimentos em nível operacional; • Investimento no desenvolvimento de processos de trabalho padronizados e repetíveis, bem como apoio em métodos e ferramentas para aperfeiçoamento da gestão; • Progressão do desenho rudimentar em duas dimensões para uso de ferramentas mais sofisticadas de modelagem; • Surgimento de papéis em processos, tais como dono de processo, modelador de processos e especialistas de processos; • Diminuição de redundância das iniciativas. I Capacitação em Gestão por Processos

NÍVEIS DE MATURIDADE EM BPM Nível Padronizado – A essa altura, as rotinas internas já estão padronizadas e documentadas. Além disso, treinamentos já foram realizados, o que torna sua aplicação facilitada e simplificam as atividades. Porém, é possível que ainda não exista uma grande preocupação em aumentar o nível de qualidade dos procedimentos. Nesta fase é comum: • Maior conscientização e compreensão do que é o gerenciamento de desempenho por processos e por que é importante; • Investimento em ferramentas e técnicas para estabelecer metas de eficiência e eficácia para os processos de trabalho ponta a ponta e o compromisso organizacional para medi-los regularmente; • Desenvolvimento de estruturas e métodos formais para facilitar colaboração e comunicação interfuncional. I Capacitação em Gestão por Processos

NÍVEIS DE MATURIDADE EM BPM Nível Gerenciado – A automação já faz parte da rotina. Ferramentas de apoio de gestão são utilizadas para melhorar processos de trabalho. Além disso, os padrões de trabalho estão estabelecidos em todos os níveis. Neste nível já é possível definir processos finalísticos, de suporte e gerenciais dentro da cadeia de valor, bem como a correlação desses processos a fluxos de trabalho e atividades necessários para a entrega de um produto ou serviço. Também é nítido o interrelacionamento entre processos e o relacionamento de processos com usuários e partes interessadas, utilizando indicadores de desempenho de processos e sistemas de informação. A automação compreende web services, aplicações web, bancos de dados, redes, dispositivos de processamento e comunicação em sincronia para assegurar disponibilidade imediata dos dados. I Capacitação em Gestão por Processos

NÍVEIS DE MATURIDADE EM BPM Nível Otimizado – Neste último estágio, a organização passa a aproveitar todos os benefícios de um modelo de maturidade da gestão por processos, passando a fazer papel estratégico na criação de rotinas e no planejamento de projetos, possibilitando a definição de políticas. Aqui, os métodos de trabalho estão estabelecidos em todos os níveis, assim como o uso de soluções de automatização. A gestão do ciclo de vida de processos será otimizada continuamente, reduzindo o número de falhas operacionais e criando espaço para a adoção de novas estratégias, utilizando um alto nível de sinergia institucional. Organizações que praticam o gerenciamento proativo de processos de trabalho são capazes de controlar mudança nos diversos níveis da organização em vez de se tornarem vítimas da mudança. I Capacitação em Gestão por Processos

Ciclo PDCA • Definição dos objetivos e elaboração do plano de ação • Método: Regimento Interno, PDI, PAT • Ação: Refazer os fluxos que contém erros, criar formulários, formular ações que incentivem uma maior participação dos envolvidos. • Verificação: Monitorar e avaliar se os processos estão sendo mapeados corretamente, com auxilio das pessoas responsáveis pelos processos. I Capacitação em Gestão por Processos Agir Planejar Checar Fazer • Ações executadas: Treinamento e capacitação de servidores; Identificação dos principais processos; Seleção dos processos a serem mapeados; Mapeamento dos processos.

CICLO DE GERENCIAMENTO DE PROCESSOS Planejamento Mapeamento (AS IS) Acompanhamento Implementação Validação Mapeamento (TO BE) I Capacitação em Gestão por Processos Tendo-se como base o ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Action, respectivamente, Planejar, Fazer, Checar e Agir), utilizado para o controle e a melhoria contínua, os processos de trabalho devem ser gerenciados na perspectiva de um ciclo para manter sua integridade e permitir o seu aperfeiçoamento continuamente, assegurando o alinhamento com a estratégia institucional.

Gestão por Processos I Capacitação em Gestão por Processos

DESAFIOS DA GESTÃO POR PROCESSOS Alinhar Estratégias, Processos e Pessoas • Visão e missão Indicadores de Performance Organizacional • Objetivos estratégicos • PDI e PAT • Gestão de Riscos • Regimento Interno Indicadores de Desempenho dos Processos • Mapa do Processo Atual Indicadores de Desempenho no nível operacional • Instrução de Trabalho I Capacitação em Gestão por Processos • Redesenho • Padronização • Desenvolvimento de competências

Portal de Processos Escritório de Processos Breve histórico Estrutura Documentos Portfólio Processos mapeados Painel de indicadores Capacitação Mini cursos / workshops Biblioteca Links e publicações Comunicação Fale conosco Galeria de fotos Eventos, agenda e notícias I Capacitação em Gestão por Processos

Painel de indicadores (dashboard) I Capacitação em Gestão por Processos

I Capacitação em Gestão por Processos

Papéis na Gestão por Processos Chefe do EP - Definir e manter metodologias, diretrizes, técnicas e ferramentas de apoio para as iniciativas de gestão por processos, além de orientar e apoiar as unidades setoriais. Coordenador da área - É o gestor de nível mais alto envolvido com o processo. Supervisiona os resultados do mapeamento bem como o seu alinhamento à estratégia da unidade setorial. Dono do processo - Pode ser uma pessoa ou grupo de pessoas com a responsabilidade e a prestação de contas pelo desenho, execução e desempenho de um ou mais processos de trabalho. Esse participante da gestão por processos também deve assegurar que o processo atenda às expectativas de desempenho estabelecidas. Modelador de processo - Modela o processo no software Bizagi, com o objetivo de trazer clareza e precisão a partir das orientações do processo estabelecidas pelo dono do processo. Especialistas do processo - São os executores dos setores transversais ao processo, com conhecimento técnico ou capacidade crítica para a discussão e melhoria do processo em estudo, que são convocados para a etapa de validação do processo. I Capacitação em Gestão por Processos

Resistência do Dono do Processo § Vencer a cultura de que os órgãos e unidades setoriais são proprietárias dos seus dados e informações § Dificulta a detecção de dados inconsistentes para uma possível melhoria § Dificulta o compartilhamento de dados na administração pública, simplificação do serviço público e a abertura à inovação I Capacitação em Gestão por Processos

FORMULÁRIOS E DOCUMENTOS DE APOIO

Levantamento de Informações • Entrevistas, questionários, reuniões; • Observação de campo; • Análise da documentação existente. Ex: Regimento Interno e organograma. Processos prioritários • Seus resultados produzem alto impacto e podem proporcionar melhores serviços para a sociedade; • Falhas nesses processos comprometem o desempenho de toda a organização; • São críticos para a consecução da estratégia da organização. I Capacitação em Gestão por Processos

Formulário de Mapeamento de Processos Processo: Descrição: Legislação aplicada: Sistema (s) de apoio: Documentos necessários: Áreas envolvidas Nº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 I Capacitação em Gestão por Processos

Check List de Mapeamento CHECK LIST DE MAPEAMENTO Processo: Dono do Processo: PERGUNTAS Data: Status Como se inicia o processo? Existe alguma atividade ou um documento que chegue ao setor e provoque o início do processo? Quais são os insumos? O processo se inicia em uma data ou período certo? Existe algum normativo ou regra que preveja o início desse processo? Qual (is) unidade (s) ou agente (s) inicia (m) o processo? Quem é(são) o(s) fornecedor(es)? Qual é o Objetivo do Processo? Qual o resultado esperado do processo? Quais são os seus produtos? Qual é o seu escopo? Para quem vão os resultados desse processo? A quem ele atende? Qual é o seu público-alvo ou cliente? O processo se encerra em uma data certa, pré-estabelecida? Qual o evento final, ou seja, a última atividade do processo? Existe algum normativo ou regra que preveja o fim desse processo? Quais são as ações fundamentais, sem as quais o processo não funcione corretamente? Existem marcos de tempo, prazos, ou datas especificas que limitam alguma atividade do processo, ou ele como um todo? Quais são as suas macro-atividades? Há alguma forma pela qual o processo possa ser dividido (Ex. : Planejamento/Execução/Acompanhamento)? Quais são os principais obstáculos do processo? Existem fatores que possam desviar o processo do seu fluxo normal, ou que impeçam que este seja executado no prazo? Quais são os problemas identificados que impedem ou podem vir a impedir a maior eficiência do processo? Quem é o Dono do processo? Qual é o gestor que responde pelos seus resultados e tem autonomia para alterá-lo? Quais são os Atores do processo? Quais Unidades e/ou servidores que se relacionam diretamente no processo? Qual o impacto para o cliente? Como o processo influencia os destinatários dos seus produtos? Qual o impacto para a estratégia da organização? A quais objetivos estratégicos ele pode ser associado, direta e indiretamente? Existe alguma forma de avaliação vigente para o processo? Há algum indicador desenhado, ou produto a ser entregue que possa auxiliar na mensuração da eficácia, eficiência e/ou efetividade do processo? I Capacitação em Gestão por Processos

Manual de Mapeamento de Processos da Prodin O Manual de processos da Pro-Reitoria de Desenvolvimento Institucional, foi elaborado com o intuito de auxiliar na implantação e aperfeiçoamento da gestão dos processos da PRODIN, através da disseminação do mapeamento de processos e da melhoria contínua dos processos, tornando-os mais integrados e otimizados. O mesmo servirá de apoio para que haja entre os outros setores e campi do Instituto Federal de Sergipe, uma convergência no tocante as iniciativas de BPMN, bem como servir de modelo para. . Para ter acesso ao manual, basta acessar o site do IFS / Institucional / Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional /Mapeamento de Processos. Ou pelo link: http: //www. ifs. edu. br/images/prodin/2018/Escrit%C 3%B 3 rio_de_Pr ocessos/Manual_-_vers%C 3%A 3 o_final. pdf

Manual de Gestão por Processos Visando padronizar ações, eliminar redundância de iniciativas, trazer mais eficiência e modernização à gestão do IFS, um conjunto de conhecimentos começou a ser aplicado e disseminado com a utilização de metodologias para a qualidade, priorização e de resolução de problemas complexos para a gestão por processos, através da notação BPMN e com o auxílio da ferramenta Bizagi. Este manual de diretrizes foi desenvolvido com o intuito de apresentar um modelo que venha responder a esse novo momento institucional, bem como prover às unidades setoriais uma ferramenta de trabalho, eminentemente prática, visando à identificação e melhoria da gestão dos processos de trabalho. Diante disso, foram estabelecidos critérios, a fim de proporcionar a criação de elementos, tais como portfólios de processos, portais de processos e manuais que tenham uma visão sistêmica e holística para auxiliar na estruturação e na maneira de conduzir as atividades. I Capacitação em Gestão por Processos

CBOK 3. 0 O BPM CBOK (Business Process Management Common Book of Knowledge) é um guia para gerenciamento de processos de negócio que reúne o conhecimento fundamental aos profissionais que atuam em iniciativas de Gestão por Processos. A obra é organizada em nova áreas de conhecimento: • Gerenciamento de Processos de Negócio • Modelagem de Processos • Análise de Processos • Desenho de Processos, • Gerenciamento de Desempenho de Processos • Transformação de Processos, • Organização do Gerenciamento de Processos • Gerenciamento Corporativo de Processos e • Tecnologias de BPM. I Capacitação em Gestão por Processos

ATIVIDADE a) Descreva um processo, o qual tenha inteiro conhecimento, em texto corrido. (10 min) Sugestões: • Organizar uma festa • Fazer compras em um supermercado • Elaborar um trabalho acadêmico • Preparar café • Fazer uma vitamina de banana I Capacitação em Gestão por Processos

ATIVIDADE b) Fazer uma lista de passos do fluxo descrito (10 min) c) Apresentação (10 min) d) Transcreva o fluxo para o “Formulário de Levantamento de Processos” (10 min) I Capacitação em Gestão por Processos

MAPEAMENTO DE PROCESSOS

DONO DO PROCESSO • Como os processos podem cruzar diversas áreas da organização, partes deles estarão sob a responsabilidade de diversas lideranças, portanto, é necessário que, após a identificação dos processos, um responsável seja designado para cada processo, normalmente aquele que desempenha a maior parte do processo. • O responsável deverá alinhar com o modelador o desenho do fluxo, deixando claro seu escopo, as áreas envolvidas, produtos e serviços fornecidos pelo processo. • O dono do processo deverá, após o processo ter sido mapeado, modelado, documentado e implantado, ficar responsável pelo resultado do processo como um todo, inclusive com o uso de indicadores de resultado. I Capacitação em Gestão por Processos

MODELAGEM ou MAPEAMENTO DE PROCESSOS Representação gráfica e objetiva das atividades dos processos por meio de fluxogramas. Realizada por intermédio de entrevistas com as unidades e donos dos processos, com o objetivo de construir a sequência lógica das atividades, as quais podem ser detalhadas até o nível de suas tarefas. Além disso, o mapeamento inclui, como anexos, os modelos de documentos e formulários utilizados na execução das atividades e tarefas, e atribui indicadores de desempenho para a avaliação do processo. Qual o objetivo da Modelagem de Processos? • Entender a organização através da representação dos seus processos de trabalho. Onde se quer chegar ? • Entendimento uniforme do negócio I Capacitação em Gestão por Processos

HIERARQUIA DE PROCESSOS Correspondem a um maior detalhamento de uma parte específica de um processo. Pode-se considerar como a subdivisão de um processo, ou ainda, um processo que contém um objetivo específico incluso dentro de outro. Trata-se do desdobramento do processo em fluxos menores. Operação ou conjunto de operações de média complexidade que ocorrem dentro de um processo ou subprocesso. I Capacitação em Gestão por Processos Macroprocesso Conjunto de processos pelos quais a instituição cumpre a sua missão. Correspondem às funções da organização que devem estar alinhadas aos objetivos de suas unidades organizacionais. É o maior nível de processo dentro de uma organização. Processo Subprocesso É um conjunto de atividades interrelacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas). Atividades Tarefas Correspondem ao maior detalhamento das atividades, explicando de forma mais precisa como as atividades devem ser realizadas.

MAPEAMENTO DE PROCESSOS O programa a ser utilizada será o Bizagi Modeler 3. 3. 0. 076, um software BPM (Business Process Management), que permite diagramar os processos de trabalho de forma ágil e simples em um ambiente gráfico intuitivo, contendo ferramentas que ajudam até mesmo na publicação online do fluxograma. I Capacitação em Gestão por Processos

BARRA DE ACESSO RÁPIDO ABAS DE FERRAMENTAS PALHETA I Capacitação em Gestão por Processos OPÇÕES DE VISUALIZAÇÃO

ELEMENTOS DA NOTAÇÃO- BPMN • BPMN (Business Process Model and Notation) É uma notação gráfica de gerenciamento de processos de trabalho em forma de diagrama. • Notação Conjunto de símbolos e regras criadas ou adaptadas para uso em BPM. • Fluxograma Um conjunto simples e limitado de símbolos não padronizados; facilita o entendimento rápido do fluxo de um processo A seguir estão detalhadas as informações sobre cada elemento que contém um desenho de modelagem de processos. Eles podem ser divididos em: swimlanes, objetos de fluxo, gateways, artefatos e objetos de conexão. I Capacitação em Gestão por Processos

SWIMLANES POOL (Piscina) -Representa um participante dentro do processo, podendo atuar como uma lane para separar um conjunto de atividades de outro Pool. LANE (Raia)- É uma partição horizontal dentro do processo. Geralmente utilizado para separar as atividades MILESTONE(Fases)-É usado para dividir o processo em etapas, demonstrando mudança de fase ou período de tempo demarcados. I Capacitação em Gestão por Processos

OBJETOS DE FLUXO Eventos de Inicio I Capacitação em Gestão por Processos

Eventos Intermediários I Capacitação em Gestão por Processos

Eventos de Fim I Capacitação em Gestão por Processos

ATIVIDADES I Capacitação em Gestão por Processos

SUBPROCESSO Subprocesso: Quando uma atividade contém outras atividades. O subprocesso é dependente do processo, mas possui fluxo próprio. Subprocesso de Transação: É um subprocesso cujo comportamento é controlado através de um protocolo de transação. Inclui os três resultados básicos de uma transação: Conclusão bem-sucedida, Conclusão falhada e Cancelar evento intermediário. Tipo Ad Hoc: Trata-se de um subprocesso, que contém em seu interior atividades soltas, sem conexão. Esse subprocesso é concluído quando todas as atividades forem desempenhadas. Subprocesso de Evento: Permite lidar com um evento dentro do contexto do dado. Não faz parte do fluxo normal do processo, não há fluxos de sequência de entrada ou saída. Subprocesso reutilizável: Identifica um ponto no processo no qual um processo de prédefinido é usado. Ou seja, podendo adicionar mais de uma raia(Lane) ao novo processo. I Capacitação em Gestão por Processos

GATEWAYS I Capacitação em Gestão por Processos

ARTEFATOS Anotação: Mecanismo de informação adicional que facilita a leitura do diagrama por parte do usuário. Objeto de dados: É considerado artefato porque não tem influência direta sobre o fluxo de sequência ou fluxo de mensagem do processo. Porém, podem fornecer informação para que as atividades possam ser executadas ou sobre o que elas podem produzir. I Capacitação em Gestão por Processos Grupo: É um agrupamento de atividades que não afeta o fluxo. O agrupamento pode ser utilizado para documentação ou análise. Todavia podem ser usados para identificar atividades de uma transação distribuída dentro de vários Pools. Banco de Dados: Utilizado para representar um banco de dados a ser consultado, ou que tenha relação com o processo.

OBJETOS DE CONEXÃO Fluxo de Sequência: É usado para mostrar a ordem em que as atividades são processadas Fluxo de Mensagem: Representa a comunicação existente entre dois processos. Associação: É usada para relacionar informações com objetos de fluxo. Texto e gráficos que não fazem parte do fluxo pode ser associados com os objetos de fluxo. I Capacitação em Gestão por Processos

FORMATAÇÃO

FORMATAÇÃO Os processos já realizados pelo escritório de processos segue o tamanho de uma folha A 4 em modo paisagem com margens de 10 mm. • Elementos da notação Gateways, objetos de fluxo, artefatos, objetos de conexão – Fonte Arial, tamanho 8, cor preto, centralizado Pool (nome do processo) - Fonte Arial, tamanho 12, cor preto, negrito, centralizado Lane (unidades/setores) - Fonte Arial, tamanho 10, cor preto, negrito, centralizado Milestone (fases) - Fonte Arial, tamanho 10, cor preto, negrito, centralizado I Capacitação em Gestão por Processos

Boas Práticas • As atividades, representadas por retângulos, devem ser iniciadas por verbos no infinitivo, contendo no máximo de 2 a 4 palavras; • O tamanho do retângulo, também deve ser padronizado; • É importante que os processos modelados cheguem ao nível mais detalhado possível, contendo o passo a passo das atividades; • Cada piscina deve ter um evento de início e pelo menos um evento de fim; • Um processo pode ter um ou mais eventos finais. Logo, recomenda-se o uso de nomes diferentes, correspondentes ao seus estados finais; I Capacitação em Gestão por Processos

Boas Práticas • Na comunicação entre piscinas deve se usar fluxo de mensagem (seta pontilhada) e evento de mensagem na piscina que recebe a informação; • Informações adicionais em propriedade das tarefas ou dos eventos devem ser sinalizadas com (+); • Piscinas devem estar alinhadas; • A ordem das piscinas e raias deve ocorrer de acordo com fluxo do processo. Logo, a primeira piscina sempre deve comportar o ponto de partida do processo; • Salvar versão online (publish web), ideal para divulgação no Portal de Processos, PDF e como imagem. I Capacitação em Gestão por Processos

Registro do fluxo de processo • Salvar no formato Bizagi Arquivo – salvar como – grupo – salvar • Publish Web (Online) Arquivo – Enviar e publicar – Publicar documentação – Web • PDF Ctrl P – Orientação paisagem – margem personalizada – Escala personalizada – imprimir – opções PDF • Imagem Arquivo – Enviar e publicar – Exportar para outros formatos – Imagem OU Ctrl C – Ctrl V I Capacitação em Gestão por Processos

ATIVIDADE 04 a) Transpor o processo descrito no formulário de levantamento de processos, para a ferramenta Bizagi, utilizando a notação BPMN. b) Apresentar Diagrama (15 min) I Capacitação em Gestão por Processos

AGRADECEMOS PELA ATENÇÃO! DÚVIDAS ?