CUARTO COMIT DE MEJORAMIENTO SUBDIRECCIN DE AGROLOGA 2014

CUARTO COMITÉ DE MEJORAMIENTO SUBDIRECCIÓN DE AGROLOGÍA 2014

Orden del Día 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Verificación del Quórum Lectura acta anterior. Resultados de la Auditorias Seguimiento al plan de gestión anual. Seguimiento de los indicadores Análisis de producto y trabajo no conforme Encuesta de satisfacción Análisis de PQR Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas Seguimiento a las Acciones CPM propuestas. Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas – Riesgos de Corrupción. Análisis de informes de auditoría. Análisis de encuesta de satisfacción del cliente. Sistema de Gestión Ambiental Seguimiento a los programas, análisis de sus indicadores y otros temas ambientales Otros temas.

5. 6 Fortalezas del Sistema Resultados de Auditorias • Se resalta el compromiso de la dirección para mantener el sistema de gestión integrado con enfoque a la mejora continua. • El enfoque al cambio y a la mejora continua del IGAC • Se nota el compromiso de los líderes de los procesos con el sistema de gestión integrado, con mejoramiento continuo y concientización. • Se cuenta con líderes capacitados en cada proceso lo cual genera productividad y empoderamiento, resaltando el compromiso del equipo de facilitadores de los procesos. • Nivel de competencia y toma de conciencia de los colaboradores, en cuanto al logro de políticas, metas y programas. • Infraestructura adecuada, para la operación bajo condiciones controladas de aseo, orden, seguridad y señalización. • La permanente actualización de los documentos del sistema de gestión • Las mejoras implementadas en cuanto a recurso humano y tecnológico para la ejecución del proceso catastral. • La infraestructura tecnológica y de telecomunicaciones • La identificación de los aspectos ambientales por proceso, la generación de programas y el establecimiento de instructivos operacionales lo que permite minimizar los impactos ambientales. • Los controles de calidad establecidos dentro del software Sistema Nacional Catastral, permite asegurar el control de los trámites y disminuir el producto no conforme. • El software SNC, permite llevar toda la Trazabilidad de los diferentes tipos de trámites. • El tratamiento establecido del producto no conforme, permite implementar las correcciones necesarias y su posterior verificación para su liberación. • Las tablas de retención documental, permiten controlar el archivo y recuperar fácilmente los registros.

5. 7 No Conformidades Resultados de Auditorias No se presentaron. 5. 8 Observaciones No se presentaron para el proceso de Gestión Agrológica, sin embargo, se identificó durante la auditoría que: “El Listado antes mencionado tiene como título de una de sus columnas “Mantenimiento” y aparece en cada equipo “Calibración y Verificación” que no corresponde a mantenimiento, Se revisaron las hojas de vida de la nevera B-045, el termómetro B-094, del termohigrómetro F-054 y de la balanza Sartorius F-198, cada uno presentaba los registros de las calibraciones vigentes y las verificaciones”, para esta observación no se adelantará acción de mejora dado que en los procesos de calibración se realiza tanto los reportes de calibración como la verificación de los equipos lo que se registra en las hojas de vida para su control, las actividades de mantenimiento y las anteriormente descritas se consignan en el formato F 40600 -42 - Cronograma de mantenimiento, calibración y verificación de equipos gestión agrológica 5. 8 Oportunidades de mejora • Se tiene la separación de áreas para las diferentes pruebas que se realizan en los laboratorios; en el laboratorio de Biología que tiene áreas definidas para preparación de medios de cultivo, esterilización, siembra, incubación y lectura y finalmente área de lavado de material de laboratorio y esterilización de material contaminado sin embargo también

Seguimiento Plan de Gestión Anual No. INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESULTADOS CONCEPTO ENE 1 2 LEVANTAMIENTO S AGROLÓGICOS EN ZONAS CON POTENCIAL PRODUCTIVO LEVANTAMIENTO S AGROLOGICOS EN ZONAS DE POLÍTICA INTEGRAL DE TIERRAS Y TERRITORIO Eficacia FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT OCT NOV DIC 6, 50% 3, 25% PROGRAMACIÓN MENSUAL 0, 50% 11, 25% 10, 25% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 0, 50% 11, 75% 22, 00% 28, 75% 41, 00% 47, 25% 56, 75% 68, 25% 80, 25% 96, 75% 100, 00% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR 6, 75% 12, 25% 6, 25% 9, 50% 11, 50% 12, 00% 100, 00% 40, 00% 87, 80% 59, 26% 79, 59% 244, 00% 102, 63% 130, 43% 87, 50% 149, 50% 61, 54% COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR 0, 50% 5, 00% 14, 00% 18, 00% 27, 75% 43, 00% 52, 75% 67, 75% 78, 25% 93, 20% 97, 20% PROGRAMACIÓN MENSUAL 0, 25% 3, 74% 7, 23% 13, 46% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 0, 25% 3, 99% 11, 22% 24, 68% 30, 92% 37, 15% 47, 37% 55, 87% 72, 82% 86, 79% 96, 76% 100, 00% 26, 67% 127, 59% 48, 15% 84, 00% 100, 00% 64, 39% 93, 90% 102, 06% 143, 93% 95, 00% 0, 25% 1, 25% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR 6, 23% 10, 22% 8, 50% 16, 95% 13, 96% 9, 97% 10, 47% 16, 95% 22, 19% 28, 42% 35, 01% 42, 98% 60, 29% 80, 38% 89, 86% 3, 24%

Seguimiento Plan de Gestión Anual RESULTADOS No. 3 4 INDICADOR CONFLICTOS BIOFISICOS DE USO DEL TERRITORIO EN COLOMBIA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE COBERTURA Y USO DEL SUELO TIPO DE INDICADOR Eficacia CONCEPTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT OCT NOV DIC PROGRAMACIÓN MENSUAL 0, 00% 3, 75% 9, 38% 16, 88% 15, 63% 14, 38% 5, 00% 8, 12% 6, 25% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 0, 00% 3, 75% 13, 13% 30, 01% 45, 64% 60, 01% 65, 01% 73, 13% 81, 25% 87, 50% 93, 75% 100, 00% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR 1, 00% 100, 00% 99, 95% 85, 16% 79, 97% 65, 23% 225, 00% 123, 15% 160, 00% 260, 00% COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR 0, 00% 3, 75% 13, 12% 27, 50% 40, 00% 49, 37% 60, 62% 70, 62% 80, 62% 90, 62% 106, 87% PROGRAMACIÓN MENSUAL 5, 50% 12, 00% 14, 00% 19, 50% 14, 00% 5, 00% 5, 00% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 5, 50% 17, 50% 31, 50% 51, 00% 65, 00% 70, 00% 75, 00% 80, 00% 85, 00% 90, 00% 95, 00% 100, 00% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR 100, 00% 74, 17% 125, 00% 100, 00% 82, 14% 5, 50% 14, 40% 31, 90% 51, 40% 62, 90% 100, 00% 67, 90% 100, 00% 70, 00% 100, 00% 140, 00% 72, 90% 76, 40% 81, 40% 88, 40% 95, 40%

Seguimiento Plan de Gestión Anual RESULTADOS No. 5 INDICADOR ELABORACIÓN DE ÁREAS HOMOGÉNEAS DE TIERRAS CON FINES MÚLTIPLES TIPO DE INDICADOR Eficacia CONCEPTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT OCT NOV DIC PROGRAMACIÓN MENSUAL 5, 83% 6, 43% 7, 04% 7, 03% 7, 04% 10, 03% 10, 04% 10, 03% 9, 44% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 5, 83% 12, 26% 19, 30% 26, 33% 33, 36% 40, 40% 50, 43% 60, 46% 70, 49% 80, 53% 90, 56% 100, 00% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR 6 REALIZACION DE PRUEBAS ANALÍTICAS DE LABORATORIO DE SUELO Eficacia 100, 00% 100, 00% 85, 04% 95, 21% 100, 00% 105, 98% 100, 00% 5, 83% 12, 26% 19, 30% 26, 33% 33, 36% 40, 40% 48, 93% 58, 48% 68, 51% 79, 15% 89, 18% PROGRAMACIÓN MENSUAL 3, 00% 7, 40% 9, 20% 10, 60% 8, 20% 7, 60% 7, 00% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 3, 00% 10, 40% 17, 80% 27, 00% 36, 20% 45, 40% 56, 00% 66, 60% 77, 20% 85, 40% 93, 00% 100, 00% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR 103, 29% 99, 81% 107, 79% 80, 68% 163, 06% 130, 93% 108, 41% 83, 49% 136, 09% 81, 17% 72, 83% 3, 10% 10, 49% 18, 46% 25, 89% 40, 89% 52, 93% 64, 42% 73, 27% 87, 70% 94, 35% 99, 89%

Seguimiento Plan de Gestión Anual RESULTADOS No. 7 INDICADOR DESARROLLAR ACTIVIDADES DE GENERACIÓN DE RECURSOS PROPIOS A TRAVÉS DE LA FIRMA DE CONVENIOS TIPO DE INDICADOR Eficacia CONCEPTO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT OCT NOV DIC PROGRAMACIÓN MENSUAL 5, 42% 12, 17% 10, 82% 8, 42% 9, 50% 8, 35% 8, 01% 6, 65% 6, 67% 8, 08% 11, 46% 4, 46% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 5, 42% 17, 59% 28, 40% 36, 82% 46, 33% 54, 68% 62, 69% 69, 33% 76, 00% 84, 08% 95, 54% 100, 00% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR 8 2. 24 Mantener la acreditación del Laboratorio Nacional de Suelos con base en la norma ISO 17025. Eficacia 100, 06% 100, 03% 66, 38% 98, 27% 105, 77% 86, 24% 73, 78% 91, 88% 102, 72% 77, 13% 5, 42% 17, 59% 28, 41% 34, 00% 43, 34% 52, 17% 59, 08% 63, 98% 70, 11% 78, 41% 87, 25% 5, 42% PROGRAMACIÓN MENSUAL 0, 01% 7, 92% 9, 83% 9, 75% 5, 83% 6, 75% 7, 33% 5, 00% 7, 83% 13, 00% 18, 81% 7, 94% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 0, 01% 7, 93% 17, 76% 27, 51% 33, 34% 40, 09% 47, 42% 52, 42% 60, 25% 73, 25% 92, 06% 100, 00% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR 1, 00% 99, 94% 100, 00% 99, 97% 100, 00% 99, 96% 140, 93% 100, 00% 138, 46% 73, 52% COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR 0, 00% 7, 92% 17, 75% 27, 49% 33, 32% 40, 07% 50, 40% 55, 40% 63, 23% 81, 23% 95, 06%

Seguimiento Plan de Gestión Anual

Indicadores Internos LNS EFICACIA DEL MANTENIMIENTO 30% 28% 26% 24% 22% 20% 18% 16% 14% 12% 10% 8% 6% 4% 2% 0% 28% 25% 26% Meta LNS e cie m br e Di No vie m br e br tu m ie pt Se Oc br e to os Ag Ju lio o 0% Ju ni o ay Ab ril zo ar M Fe br er o ro 0% 0% 0% Octubre: – – • 24% Máximo Permitido En e • 25% 21% M • Química: Agitadores presentan fallas. Biología: Las autoclaves continúan presentando fallas recurrentes que obligan a reesterilizar y volver a preparar medios, en tiempo de autoclavado de material sucio se debió ampliar de 30 minutos a 1 hora afectando rendimiento Noviembre: – Biología: Las autoclaves continúan presentando fallas recurrentes que obligan a reesterilizar y volver a preparar medios, en tiempo de autoclavado de material sucio se debió ampliar de 30 minutos a 1 hora afectando rendimiento/una incubadora con problemas de display

Indicadores Internos LNS • SUFICIENCIA DE INSUMOS 30% 25% 20% Meta 15% Máximo Permitido LNS 10% 5% 0% Enero 0% 0% 0% Febrero Marzo Abril 0% Mayo Junio 0% Julio 0% 0% Agosto 0% Septiembre 0% Octubre 2% 0% Noviembre Diciembre • Octubre: Falta de los reactivos acido oxalico y oxalato de amonio • Noviembre: Faltan campanas Durham insuficientes (biología), Falta de los reactivos acido oxalico y oxalato de amonio

Indicadores Internos LNS CUMPLIMIENTO DEL TIEMPO DE PERMANENCIA DE LAS MUESTRAS EN PREPARACIÓN 110% 100% 86% 80% 97% 83% 82% 99% 96% 92% 90% 75% 70% 69% 60% 40% Mínimo permitido Meta 30% LNS 50% 20% 10% e Di cie m br e No vie m br e br tu m ie pt Se Oc br e to os Ag Ju lio o Ju ni o ay M Ab ril zo ar M Fe br e ro 0% En e •

Análisis causas de producto no conforme PROCESO PRODUCTO suelos a NO. DE PRODUCTOS NO CONFORMES ACCIONES ADELANTADAS 0 NA GESTIÓN AGROLÓGICA Levantamiento de diferentes escalas. GESTIÓN AGROLÓGICA Asesoría, consultoría y/o interventoría para la producción agrológica. 0 NA GESTIÓN AGROLÓGICA Coberturas y uso de la tierra 0 NA GESTIÓN AGROLÓGICA Análisis químico, análisis físico, análisis mineralógico y análisis biológico de aguas, suelos y tejido vegetal. 0 NA

Análisis causas de producto no conforme No se han presentado productos no conformes en lo corrido del año 2014, lo que indica que los controles que se tienen al interior del proceso han sido efectivos y se ha garantizado prevenir su uso o entrega no intencional a los clientes del Proceso de Gestión Agrológica. De acuerdo con las NORMA ISO 17025 que acredita los Laboratorios se estableció en el Laboratorio Nacional de Suelos el TRABAJO NO CONFORME. A la fecha se encuentran No se cuenta con Trabajos No Conformes en trámite por el LNS

Encuestas de Satisfacción De la muestra aleatoria que se realizó del listado de clientes de los meses de octubre y noviembre generado por el servicio información de gestión agrologica (SIGA), se encontraron los siguientes aspectos: Aspectos positivos • En su mayoría los clientes externos volverían a usar los servicios del laboratorio nacional de suelos (LNS). • La calidad y utilidad de los resultados para los clientes, en su mayoría fueron excelentes. • El servicio al cliente en la recepción del LNS fue buena e inmediata. • Buena trazabilidad del proceso de análisis, desde el inicio hasta la entrega. • Un buen acompañamiento por parte de los profesionales de las áreas.

Encuestas de Satisfacción Aspectos A Mejorar • Con respecto a el cliente que fue llamado el mes pasado y que presento el descontento con los resultados del análisis, debido a que considera que en el informe entregado no se evidencia un comparativo o un recomendable con el cual contrastar el resultado obtenido de su muestra. ü Se llamo nuevamente y se le explico que los resultados si tienen unas observaciones por parte del área, con respecto a los resultados. ü Pero el cliente dice que son un poco insuficientes estas observaciones realizadas, para personas que no tienen conocimientos técnicos para comprenderlos.

Encuestas de Satisfacción • Un par de clientes manifestaron que la entrega de los resultados se demoro mas del tiempo estipulado. • Un cliente presento un descontento con los resultados del análisis, debido a que considera que en el informe entregado no daba una información comprensible para una persona sin los conocimientos técnicos para comprenderlos.

Encuestas de Satisfacción PROPUESTAS PARA MEJORAMIENTO 1. La sistematización del sistema de entregas de reactivos, materiales y elementos de seguridad del LNS, puesto que la actual metodología que se sigue, esta propensa al errores humanos que no reflejan el estado real de los inventarios.

Análisis de PQR La subdirección de Agrología no cuenta con PQRD sin atender, con corte a noviembre de 2014, las dos quejas radicadas en el primer semestre del año fueron atendidas en términos y de manera efectiva.

Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas RIESGO Deficiencias y/o inoportunidad en la generación de estudios de levantamiento de suelos, áreas homogéneas y de cobertura y uso Baja calidad en los resultados de los análisis de LNS Contaminación de la muestra Perdida de la muestra DESCRIPCIÓN DEL RIESGO La realización de estudios el levantamiento de suelos, estudios de áreas homogéneas y de cobertura y uso requieren el cumplimiento de requisitos técnicos, legales y otros establecidos que pueden no cumplirse de manera rigurosa El producto no es entregado al cliente cumpliendo las especificaciones establecidas Presencia de contaminación cruzada o por elementos extraños en la(s) muestra(s). Extravío de la muestra CAUSAS (Factores internos, externos, agente generador) 1. Planeación inadecuada de las actividades del estudio 2. Deficiencia o inexistencia en la información básica. 3. Desconocimiento o no aplicación de las metodologías CONSECUENCIAS POTENCIALES 1. Reprocesos 2. Insatisfacción del cliente 3. Pérdida de credibilidad e imagen institucional. CONTROLES No ACPM Actualización del manual de procedimiento Control Operativo Manuales de procedimientos PLAN DE MANEJO DE RIESGOS 917 Actualización de la metodología AVANCE PARA CIERRE, TODAS LAS ACCIONES SE ENCUENTRAN CUMPLIDAS, YA EXISTE SOLICITUD DE CIERRE A LA OCI Socialización 1. Incumplimiento a los lineamientos de recepción de muestras. 2. Falta de experticia de los analistas. 3. Error humano. 4. Desactualización de documentos del proceso 5. Desconocimiento o no aplicación de los manuales de procedimiento. 5. Uso de reactivos vencidos. 6. Inadecuada o falta de calibración de equipos. 7. Contaminación de la muestra 1. Incumplimiento a los lineamientos de recepción de muestras. 2. Falta de experticia del personal en el área de preparación de muestras. 3. Error humano. 4. Desactualización de documentos del proceso 5. Desconocimiento o no aplicación de los manuales de procedimiento. 6. Inadecuado empaque o almacenamiento de las muestras. 1. Inadecuada manipulación y transporte de la muestra. 2. Inadecuada rotulación de la muestra. 3. Inadecuado almacenamiento 1. Reprocesos 2. Insatisfacción del cliente 3. Pérdida de credibilidad e imagen institucional. 4. Quejas y reclamos. 1. Insatisfacción del cliente 2. Pérdida de credibilidad e imagen institucional. 3. Quejas y reclamos. Revisión y actualización de documentación Control Operativo Manuales de procedimientos 918 Socialización Evaluación de competencias (31/12/2014) Revisión y actualización de documentación Control Operativo Manuales de procedimientos 919 Evaluación de competencias (31/12/2014) Establecer una acción para el reporte y seguimiento del envío y recepción de muestras. Control Operativo Manuales de procedimientos Socialización 920 Realizar la socialización del formato generado Verificar la Efectividad de la acción La totalidad de los documentos del LNS se encuentran actualizados de acuerdo a lo establecido en el Manual de procedimientos elaboración, actualización y control de documentos y formatos establecidos en el SGI P 1200 -01/14 versión 11. 0. , se encuentran aprobados por el GIT de desarrollo organizacional Se realizaron las socializaciones pertinentes de los documentos del LNS. En el proceso de revisión y actualización de los documentos del LNS se documentó el formato F 40600 -59 - 14. V 1 "Control de envío y recepción de muestras", a fin establecer el control de envío y entrega de muestras por el cliente interno Se realizaron las socializaciones pertinentes de los documentos del LNS.

Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas – Riesgos de corrupción RIESGO No. DESCRIPCION VALORACION TIPO DE CONTROL DESCRIPCION DEL CONTROL ACPM No. ACCIONES AÑO AVANCE Socializar las políticas de 31/03/2014 seguridad de la información para promover su aplicabilidad 1 2 Sustracción, fuga o mal uso de la Información de la Gestión Agrologica. Alteración de los resultados de los productos y servicios para beneficio de un tercero. Copias de respaldo de información PREVENTIVO 900 En los contratos se incorpora clausula de confidencialidad Concentración de actividades de digitación en una sola persona PREVENTIVO Revisión de los 901 resultados de lo digitado frente a los resultados del estudio por parte de Coordinador del grupo Realizar monitoreo y seguimiento al cumplimiento de los lineamientos de la Permanente política de la seguridad de la información Establecer políticas especificas frente a la información que se maneja de manera puntual y documentarlas o actualizarlas en los manuales de procedimientos PARA CIERRE, TODAS LAS ACCIONES SE ENCUENTRAN CUMPLIDAS, YA EXISTE SOLICITUD DE CIERRE A LA OCI Mayo de 2014 Verificaciones aleatorias de los productos y servicios. Permanente Documentar las actividades que a la fecha no se encuentran adoptadas en el SGI de acuerdo a las 2014 -12 -15 necesidades identificadas. Verificar la efectividad de la 2015 -01 -15 acción El día 16 de junio de 2014 se realizó visita a la finca Marengo a fin de realizar verificación de la ejecución de las actividades conforme a lo establecido en el manual de procedimiento vigente y seguimiento del producto a fin de determinar la conformidad. Se realizó verificación a la implementación del manual de procedimiento Levantamiento de Suelos a Diferentes Escalas P 40100 -01/14. V 4 el 14 -09 -2014. Se concluye del seguimiento realizado, que las actividades se realizan de acuerdo a lo documentado en el manual de procedimiento. Se realizó la oficialización de los documentos denominados: M 40400 -02 - Interpretación de Imágenes de Sensores Remotos y I 40100 -05 - Zonificación Climática, en su versión No 1 los cuales pueden ser consultados en el listado maestro de documentos.

Seguimiento a las Acciones CPM No. HALLAZGO ACCIONES FECHA DE CORTE ESTADO Discusión y ajustes de los objetos y atributos definidos – Plazo de ejecución 892 Aunque se esta trabajando en la Subdirección de agrología, para PARA CIERRE, TODAS LAS ACCIONES SE dar alcance al primer objetivo de la política de calidad del IGAC Aprobación temática para el capitulo de Levantamientos ENCUENTRAN CUMPLIDAS, YA EXISTE es necesario reforzar la estandarización de los procesos de SOLICITUD DE CIERRE A LA OCI Agrológicos producción cartográfica de la subdirección de agrología. Verificar la efectividad de la acción Realizar la socialización de las TRD y la gestión documental asociada a su Implementación. 889 Procedimiento Levantamiento de suelos a nivel general, detallado y semidetallado. P 40100 -01/12 V 3 30 -NOV-2012 Metodología levantamiento de suelos M 40100 -01/11 V 1. 30 -nov 2011 Guía para elaborar la memoria técnica de un estudio de suelos G 410 -02/2008 V 1, DIC/2008. Mejorar la accesibilidad a los documentos Realizar la revisión y actualización de las carpetas del GIT de levantamiento de suelos, de acuerdo a lo establecido en las PARA CIERRE, TODAS LAS ACCIONES SE TRD. ENCUENTRAN CUMPLIDAS, YA EXISTE SOLICITUD DE CIERRE A LA OCI Realizar revisión de la implementación de las TRD. Verificar la efectividad de la acción 887 En la auditoria interna de calidad realizada a la DT Valle se evidenció que con el propósito de servir e informar debidamente a los usuarios clientes de la dirección territorial, se requiere por parte de la subdirección de Agrología (Laboratorio Nacional de Suelos), la información y acompañamiento necesaria en la difusión de los productos que ofrece como levantamientos y análisis de laboratorio entre otros. Generar herramientas de divulgación de las Funciones de la Subdirección de Agrología 2014 -08 -30 cumplida Entrega del material divulgativo y/o aplicación de las herramientas diseñadas a las DT 30/06/2014 cumplida Evaluar la Efectividad de la acción 30/09/2014

Seguimiento a las Acciones CPM No. HALLAZGO ACCIONES FECHA DE CORTE ESTADO Comunicar el lineamiento de backups a todos los funcionarios y contratistas de la Subdirección de Agrología 832 A pesar de que Gestión Agrológica está empleando el procedimiento para realizar los backups de la información que produce, no se evidenció que este procedimiento se esté Socializar los lineamientos existentes en la subdirección para CERRADA COMO EFECTIVA POR LA OCI llevando a cabo con la información que produce el GRUPO la generación de copias de seguridad INTERNO DE TRABAJO ÁREAS HOMOGÉNEAS DE TIERRAS. Hacer verificación trimestral de los backups del GIT Analizar la efectividad de la acción. Realizar la revisión del procedimiento y de los formatos asociados y actualizarlos de ser necesario 831 Al verificar el procedimiento de Producto No Conforme en el GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE LEVANTAMIENTO DE SUELOS, no se evidenció control para la prevención de la aparición del Producto No Conforme, en razón a que no se demostró conocimiento del procedimiento y en consecuencia no se evita su detección en la inspección del producto final. Socializar el procedimiento a los funcionarios y contratistas del CERRADA COMO EFECTIVA POR LA OCI proceso de Gestión Agrologica Realizar seguimiento a la aplicación del procedimiento Analizar la efectividad de la acción.

Seguimiento a las Acciones CPM No. HALLAZGO ACCIONES FECHA DE CORTE ESTADO Realizar la revisión del procedimiento y de los formatos asociados y actualizarlos de ser necesario 830 En la revisión del convenio No. 4285 de 2012 “Suelos del Quindío”, se observó en el cronograma del 31 de julio de 2013, que se lleva un avance del 43% de lo programado para el año 2013. Proyecto que está programado terminar el 31 de octubre de 2013, y que a la fecha de la Auditoria se han realizado reuniones técnicas de seguimiento, pero no se deja acta donde se evidencie las acciones tomadas, así como los responsables para realizar las tareas. (PASAR A LA NO CONFORMIDAD 807) Socializar el procedimiento a los funcionarios y contratistas del proceso de Gestión Agrologica Hacer una verificación trimestral de forma aleatoria. Realizar análisis de los 2013 CERRADA COMO EFECTIVA POR LA OCI controles realizados en la vigencia Formular acciones de mejora de ser pertinente de acuerdo a los resultados obtenidos en los controles realizados. Analizar la efectividad de la acción. Revisar la caracterización del proceso y de ser pertinente actualizar la misma. 829 Verificar y validar la caracterización propuesta En la revisión de la caracterización en el GRUPO INTERNO DE TRABAJO LEVANTAMIENTO DE SUELOS y al relacionar las Socializar de la caracterización a los funcionarios y contratistas actividades descritas del proceso que se lleva a cabo se observó que la caracterización de Gestión Agrológica se encuentra desactualizada, dado que se requiere incluir actividades como: Hacer una verificación trimestral de forma aleatorea. programación, adquisición, fotointerpretación y trabajo de campo. Analizar la efectividad de la acción. PARA CIERRE, TODAS LAS ACCIONES SE ENCUENTRAN CUMPLIDAS, YA EXISTE SOLICITUD DE CIERRE A LA OCI

Seguimiento a las Acciones CPM No. HALLAZGO 807 Al revisar la documentación soporte que evidencia las actividades realizadas, se observó: 1) GRUPO INTERNO DE TRABAJO LEVANTAMIENTO DE SUELOS: a) Se registran los compromisos mediante el formato “Compromiso de trabajo”, a este formato se le debe colocar la palabra facilitativo y b) Se observó que se realizan reunión de seguimiento y control a los proyectos en ejecución, pero al verificar el convenio No. 4285 de 2012 “Suelos del Quindío”, se observó la falta de la ayuda de memoria de la reunión del día 18 de julio de 2013. 2) LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS En la revisión general de registros, se observó que el formato “Evaluación Trimestral de la Carta de Control” (F 40600 -24/09. V 3. ), se está diligenciando en su totalidad, pero en el espacio de aprobado se está diligenciando la aprobación por otros responsables diferentes al Coordinador GIT Laboratorio Nacional de Suelos y para ello se traza línea por encima del texto que aparece dentro de paréntesis. Razón por la cual se debe actualizar dicho formato. 3) GRUPO INTERNO DE TRABAJO ÁREAS HOMOGÉNEAS DE TIERRAS Al realizar la verificación de la utilización del formato “verificación de seguridad y requerimientos del grupo que se dirige a campo” (F 20102 -08/12. V 1), no se evidenció su utilización por el desconocimiento del mismo. ACCIONES FECHA DE CORTE ESTADO Definir cuando generar una acta de reunión en un proyecto e informar mediante circular a los responsables de proyecto Crear un formato de acta de reunión para diligenciar en cada una de las reuniones. Sensibilizar a funcionarios y contratista sobre le manual de procedimientos "Elaboración y control de manuales de procedimientos instructivos, metodología, guía y formatos". Identificar si existe la necesidad de ajustes a formatos de la subdirección y solicitar la modificación para actualización. Verificar trimestralmente el control de documentos y registros a los funcionarios y contratistas pertenecientes a la Subdirección CERRADA COMO EFECTIVA POR LA OCI Analizar la efectividad de la acción. Sensibilizar a los coordinadores de los GIT de la estructura, actividades, productos y responsabilidades del GIT. Revisar y ajustar de las funciones del GIT Planeación y programación de las actividades a realizar por parte del GIT. 806 No se evidenció en el GRUPO INTERNO DE TRABAJO PROYECTOS ESPECIALES AGROLÓGICOS conocimiento de las funciones establecidas en la resolución de creación del grupo, así como liderazgo Sensibilizar a los funcionarios y contratistas del GIT sobre las CERRADA COMO EFECTIVA POR LA OCI funciones establecidas en la resolución de creación del grupo. Hacer seguimiento trimestral del cumplimiento de la programación del GIT. Verificar del cumplimiento de lo establecido en la resolución de creación del GIT y del conocimiento de las funciones y responsabilidades. Analizar la efectividad de la acción.

Seguimiento a las Acciones CPM No. HALLAZGO ACCIONES FECHA DE CORTE ESTADO Planear y programar los requerimientos de personal Realizar seguimiento y ajuste a la programación de actividades de campo y requerimientos del LNS, entre los GIT involucrados 803 “Al verificar el tratamiento de la No Conformidad establecida en la Auditoría Interna de Calidad realizada en el año 2012 al GRUPO INTERNO DE TRABAJO LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS, en la cual se establece lo siguiente: “ Al verificar la oportunidad del proceso en la entrega de resultados se tomó la solicitud 1927 la cual tenía fecha de entrega 10 de agosto y no se cumplió con la entrega establecida, lo cual genera un riesgo en el cumplimiento de Requisitos del cliente respecto a la entrega de resultados. ” Se evidenció, que aunque se establecieron acciones para su mitigación, no se determinó su ejecución por falta de recurso humano. Asimismo, en el área de Química se evidenció incumplimiento en la fecha acordada con el cliente para el día 8 de agosto del 2013, relacionado con la entrega de los resultados de los análisis de laboratorio de la solicitud 2558 de julio 26 de 2013. " Revisar y ajustes de los tiempos de entrega tanto para lo clientes interno y externos. Sensibilizar de los procedimientos internos del L. N. S. con relación a la comunicación con el cliente. Hacer seguimiento trimestral al cumplimiento de los tiempos de atención a las solicitudes Analizar la efectividad de la acción. PARA CIERRE, TODAS LAS ACCIONES SE ENCUENTRAN CUMPLIDAS, YA EXISTE SOLICITUD DE CIERRE A LA OCI

Seguimiento a las Acciones CPM No. HALLAZGO 1010 1011 1012 HALLAZGO Existen actividades desarrolladas por la Subdirección de Agrología que a la fecha se encuentran sin documentar. Debido a la reciente implementación del sistema de gestión ambiental los servidores de la Subdirección de Agrología requieren ser capacitados en las acciones a adelantar para garantizar su mantenimiento. ACCIONES Realizar el diagnóstico de las actividades adelantadas por parte de la Subdirección de Agrología e identificar las que se encuentren sin documentar. Adelantar la documentación de las actividades realizadas por los GIT de la Subdirección de acuerdo al diagnóstico. FECHA DE CORTE 2014 -10 -31 2015 -04 -30 Verificar la efectividad de la acción 2015 -06 -30 Adelantar la socialización de los componentes del Sistema de Gestión Ambiental a los servidores de la Subdirección de Agrología 2014 -12 -31 Verificar la implementación del Sistema de Gestión Ambiental al interior de la Subdirección de Agrología. 2015 -02 -28 Verificación de la efectividad de la acción 2015 -03 -31 Verificar la efectividad de la acción cumplida 2015 -03 -31 Sensibilizar a funcionarios y contratistas sobre el manual de procedimientos "Elaboración y control de manuales de procedimientos instructivos, metodología, guía y formatos". Revisión de los registros generados en los GIT frente a los contemplados en la TRD vigente Generar la propuesta de TRD para cada uno de los GIT de acuerdo a Los registros generados en la Subdirección de Agrología presentan sus funciones diferencias frente a los contemplados en la TRD vigente Envío de la propuesta de actualización de la TRD a Gestión de Servicios Administrativos ESTADO 2014 -12 -31 2015 -03 -31 2015 -07 -31 2015 -09 -30 cumplida

Seguimiento a las Acciones CPM No. HALLAZGO 1025 1026 HALLAZGO ACCIONES FECHA DE CORTE ESTADO Se observó en el GIT Levantamiento de Suelos, que se tiene como documento de consulta permanente para el quehacer de actividades, el documento denominado “Instructivo para los levantamientos de suelos (Manual de Códigos)” identificado en su encabezado con código P 40200 -01/10. V 1, el cual no se encuentra oficializado en el Listado Maestro de Documentos del SGI. Adicionalmente, dicho código no corresponde al tipo documental, versión, ni dependencia correspondiente. En la ejecución de la auditoría a los diferentes grupos internos de trabajo - GIT que conforman el proceso Gestión Agrológica, se evidenció que si bien es cierto algunos funcionarios y contratistas han apropiado los temas relacionados con el SGI, otras personas presentan falencias en la apropiación de los mismos, resaltándose lo relacionado con la navegación y ubicación de información por la Igacnet, conocimientos generales sobre indicadores y mapas de riesgos, así como desconocimiento en general sobre implementación del Sistema de Gestión Ambiental en la entidad. Documentar las actividades del GIT de levantamientos agrológicos asociados a la codificación 2015 -03 -31 Socializar los documentos oficializados a los servidores públicos del GIT de levantamientos agrológicos. 2015 -06 -30 Verificar la efectividad de la acción 2015 -09 -30 Realizar socialización de los conceptos y elementos del Sistema de Gestión Integrado. 2015 -03 -31 Realizar la evaluación de los conocimientos adquiridos. 2015 -03 -31 Verificación de la efectividad de la acción 2015 -06 -30

Seguimiento a las Acciones CPM LNS- IDEAM No. HALLAZGO Durante la revisión de la validaciones del método analítico para la determinación de acidez intercambiable en suelo se evidenció que: a. En el ejercicio de validación de la modificación del tiempo de contacto del extractante con la muestra los cálculos estadísticos, no fueron los correctos. b. El análisis de varianza realizado con los resultados del ejercicio de modificación del volumen de extractante arrojó que existen diferencias significativas entre los resultados obtenidos y a pesar de ello se concluyó que podía modificarse el método analítico. 1029 Respecto al informe de validación de la metodología para la determinación de p. H en suelo, se encontró que: a. En el ejercicio de exactitud desarrollado en la validación, las muestras 921 y 951 arrojaron resultados por debajo del rango aceptable para las mismas. b. La muestra 988 estuvo por arriba del rango aceptable. c. A pesar de lo anterior se concluyó que el ejercicio arrojó un resultado satisfactorio. ACCIONES FECHA DE CORTE ESTADO Capacitación en estadística. 2014 -11 -30 Cumplida Verificación de conformidad del dato. 2014 -11 -30 Manejo estadístico de los datos. 2014 -11 -30 Ajustes protocolos de validación. 2014 -11 -30 Listas de chequeo protocolos de validación. 2014 -11 -30 En el informe validación de C. I. C. , el resultado obtenido para el material etiquetado con el número 921 en el ejercicio de exactitud cayó fuera del intervalo aceptable. Durante la revisión del informe de validación para la determinación de la textura en suelos se evidenció que: a. No se aplicó un test estadístico que permitiera establecer si existen o no diferencias significativas en la determinación de arcillas, limos y arenas al variar el volumen de dispersante. b. No se aplicó un test estadístico que permitiera establecer si existen o no diferencias significativas en la determinación de arcillas, limos y arenas al realizar la comparación entre el método de Bouyoucos y el de pipetas.

Seguimiento a las Acciones CPM LNS- IDEAM No. HALLAZGO 1030 Durante la revisión de las cartas control se evidenció que: a. Las correspondientes al material de referencia CALS 717 para el análisis de C. I. C presenta una racha de 8 puntos por encima de la media. b. La carta de control de p. H para el mismo material presenta el mismo número de puntos por debajo de la media. c. La carta control para la determinación de fósforo disponible para el material CALS 717 presenta rachas de puntos sistemáticamente por encima de la media en el periodo comprendido a 2014 -07 -15 a 2014 -07 -30. d. El patrón de control de la curva espectrofotométrica para la determinación de fósforo disponible de 5 mg/L presenta una racha de puntos sistemáticamente por encima de la media en el periodo 201707 -22 a 2014 -08 -06 1031 1033 En las cotizaciones hace falta relacionar el método de ensayo, así como el límite cuantificación, cuando aplique. Por otro lado, se hace preciso actualizar en la lista de precios, la resolución vigente de acreditación que posee el Laboratorio Nacional de Suelos del IGAC. ACCIONES FECHA DE CORTE Revisión y ajuste del procedimiento de elaboración, análisis y evaluación de cartas control. 2014 -12 -20 Ajuste de cartas control de acuerdo a lo encontrado en el numeral anterior. 2014 -12 -20 Evaluación de las cartas control después de realizados los ajustes, para determinar efectividad de los cambios. 2014 -12 -20 Realizar la modificación del formato F 40600 -23 "Cotización servicio de análisis de laboratorio" 2014 -10 -15 Cumplida Actualización de la lista de precios 2014 -10 -15 Cumplida Verificación de la efectividad de la acción 2014 -12 -15 Realizar la actualización del manual de procedimiento P 40600 -01 Falta establecer cómo el laboratorio está dispuesto a cooperar con los "Recepción de muestras para análisis en el laboratorio" ampliando su clientes cuando éstos deseen realizar seguimiento del desempeño del alcance y políticas de operación laboratorio en relación con el trabajo realizado. Realizar la socialización de la actualización de los documentos Los periodos que se tienen establecidos para realizar los back up´s de la información (trimestrales) son muy espaciados para el volumen de Verificar la efectividad de la acción análisis que el laboratorio reporta a diario. ESTADO 2014 -10 -15 Cumplida 2014 -12 -15 Cumplida 2015 -01 -30

Seguimiento a las Acciones CPM LNS- IDEAM No. HALLAZGO Falta implementar el control de la variabilidad de los procesos analíticos. 1034 Falta ajustar los criterios de aceptación de las condiciones ambientales en las diferentes áreas del Laboratorio de acuerdo a las especificaciones de operación establecidas en los manuales de los equipos que se utilizan en dichas áreas. No se ha documentado el procedimiento para asegurar que los datos se actualizan cuando las calibraciones dan lugar a factores de corrección. ACCIONES FECHA DE CORTE ESTADO Establecer claramente en el instructivo control metrológico de equipos, instrumentos y patrones I 40600 -09/14. V 4 como se controla la variabilidad de los procesos de análisis e implementarlo de acuerdo a lo que refiere la norma ISO 17025: 2005. 2014 -11 -30 Cumplida Establecer claramente en el instructivo control metrológico de equipos, instrumentos y patrones I 40600 -09/14. V 4 las condiciones ambientales específicas para cada equipo y rotular los equipo según su criticidad en cuanto a la norma ISO 17025: 2005 se refiere. 2014 -11 -30 Cumplida Establecer claramente en el instructivo control metrológico de equipos, instrumentos y patrones I 40600 -09/14. V 4 como es el procedimiento de cómo se calculan las correcciones y como es el procedimiento de actualización de datos en lo que se refiere a la norma ISO 17025: 2005. 2014 -11 -30 Cumplida realizar socialización de los cambios realizados al documento 2014 -12 -15

Seguimiento a las Acciones CPM Una vez adelantado el seguimiento a las acciones del aplicativo ACPM se consideran efectivas las acciones 887, 901, 920, 1031 y 1033 del plan de mejoramiento a través de este comité de mejoramiento, por lo que se autoriza el cierre de las citadas acciones.

Acciones CPM propuestas 1. Continuar con la divulgación de los trámites y servicios de la Subdirección tanto a nivel central como territorial. 2. Continuar con el seguimiento a la implementación de los programas ambientales 3. Cargar la acción para atender la oportunidad de mejora identificada en la auditoría externa realizada por Bureau Veritas. 4. Realizar la actualización de las Funciones de los GIT y su conformación. 5. Realizar la actualización de los documentos de la Subdirección de Agrología de acuerdo a los cambios dados en los GIT.

SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL PLANEAR HACER Política, Objetivos y Metas. Manuales: • Identificación y Evaluación del Cumplimiento Legal. • Identificación de Aspectos Ambientales y Valoración de Impactos Ambientales. Matriz de Identificación de Aspectos Ambientales y Valoración de Impactos Ambientales. Matriz de Identificación y Cumplimiento Legal Ambiental y de Otros Requisitos que se Suscriban. Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Energía. Programa de Ahorro y Uso Eficiente del Agua. Programa de Gestión Integral de Residuos (Sólidos, Líquidos, Gaseosos). Programa de Criterios Ambientales en la Contratación. Programa de Condiciones Ambientales Internas. Programa de Extensión de Buenas Prácticas Ambientales. VERIFICAR Indicadores ACTUAR ACPM Evidencias Cumplimiento Normativo. Formatos: • Relación Venta de Material Reciclable. • Información de Sedes y Personal. • Reporte de Consumo de Servicios Públicos IGAC. • Inventario de Equipos de Agua. • Inventario de Equipos Eléctricos y Electrónicos. • Inventario de Luminarias. • Información Parque Automotor. • Reporte Cantidad de Resmas Usadas. • Registro Mensual de Generación de RESPEL. • Herramienta de Diagnóstico SGA. Directiva 03 de 2013 Fichas Técnicas y de Seguridad: • Almacén General. • Servicios Generales Aseo. Laboratorio Nacional de Suelos: • Biología. • Química. • Física. • Mineralogía. • PECIG. Plan de Emergencia Actividades de Sensibilización: Presentaciones, Cartilla Ambiental, Videos Ambientales, Tips Ambientales, Piezas de Comunicación.

Seguimiento a los programas, análisis de sus indicadores y otros temas ambientales • Se realizó jornada de socialización el 29, 30 y 31 de octubre de 2014 del módulo ambiental en la IGACNET, en donde se fortaleció los conocimientos asociados a la consulta de los documentos. • Se continuará con el seguimiento a la implementación de los programas ambientales.

Gestión ambiental – LNS q. Charlas ambientales de 5 minutos basados en la Directiva Nº 3 y refuerzos ambientales en los siguientes temas: • Manejo de la página de Sistema de Gestión Ambiental. • Manejo de la matriz de aspectos e impactos ambientales del área de Agrología. • Política Ambiental. q. Se realizo seguimiento al contrato 15028 mantenimiento correctivo del tanque sedimentador por la empresa INTEGRAL FLUIDS MANAGEMENT IFM S. A. S, la cual ejecuto lo establecido en las especificaciones técnicas mínimas, además anexaron un manifiesto de cumplimiento para el producto utilizado en la impermeabilización (TEGRAPROOF DE BASF).

Gestión ambiental – LNS q Se realizo seguimiento al proceso de servicios para la extracción – limpieza, recolección, transporte y disposición final del residuo líquido peligroso (agualodo), correspondiente al tanque sedimentador, para obtener el cumplimiento de la legislación ambiental vigente (2014/10/28), la cual quedo adjudicado a la empresa PROSARC. q Se realizo jornadas de aseo en el área de la bodega - LNS: cuarto de almacenamiento temporal de residuos RESPEL y bodega de reactivos. q Se llevo a cabo la rotulación de las canecas de reciclaje de las diferentes áreas del LNS: No Reciclables y reciclables: papel-cartón y la diferencia del manejo de los residuos peligrosos. q Se realizo seguimiento en la recolección de los residuos RESPEL por área de trabajo (recipientes vacíos plástico y vidrio, reactivos caducados y residuos líquidos), seguidamente su pesaje y control en el registro mensual de Generación de Respel: Aseguramiento de la Calidad del Laboratorio (4060. 72 -28).

Aseguramiento Metrológico Þ Se realizo socialización del instructivo de metrología, CONTROL METROLÓGICO DE EQUIPOS, INSTRUMENTOS Y PATRONES, Cód. I 4060009/14. V 5 ítem 6. 5 CONTROL DE EQUIPOS O INSTRUMENTOS Þ El baño ultrasonido con placa M 057, ubicado en el área del PECIG esta fuera de servicio. Þ Se efectuó el cambio e impresión de todas las cartas control F 4060012/14. V 4 y Control de operación comprobación y mantenimiento rutinario de equipos F 40600 -07 -14 V 7 debido al cambio de versión. Þ Se hizo una sensibilización de balanzas a todo el personal del LNS que utiliza las balanzas. Debido a las condiciones en que se encuentran las balanzas antes de iniciar las verificaciones semanales y mensuales. Þ Se decide con el responsable de PECIG el cambio de ubicación de la balanza Q 074 de acuerdo a las condiciones que presenta, puesto que se encuentra expuesta a corrientes de aire y luz solar.

Suplencias para el LNS ÁREA RESPONSABLE PRINCIPAL SUPLENTE QUIMICA Marco Antonio Ruíz Carlos Pulido FÍSICA Jaime Alvarez Karen Orduz MINERALOGÍA Jorge A. Sánchez Antonio Patiño BIOLOGÍA Diana Fernanda Vera Vladimir Paez CALIDAD Janeth González PECIG RECEPCIÓN Jorge Alberto Sánchez Liliana Hernández Jimena Alban Myriam Moreno DIGITACIÓN QUÍMICA Gustavo García Jimena Alban DIGITACIÓN FÍSICA Andrea Pinzón Lizbeth Rodriguez DIGITACIÓN MINERALOGÍA Jimena Alban Antonio Patiño DIGITACIÓN BIOLOGÍA Diana F. Vera Vladimir Páez PREPARACIÓN DE MUESTRA Camilo Ramírez Marco Antonio Ruíz Jaime Alvarez

DE LA MALA CALIDAD SE APRENDE, DE LA BUENA CALIDAD SE VIVE Jhonny Castro

GRACIAS