Cours Organisation administrative Chapitre 14 La gestion administrative

Cours Organisation administrative Chapitre 14 La gestion administrative du personnel 1/11/2022 1

Cours du lundi 16 Février • Horaire : 13 H 45 à 17 H 15. • Matériel nécessaire : – Stylos de couleurs différentes. – Crayon papier + gomme. – Règle 30 cm. – Cahier ou feuille avec quadrillage. • Plan du cours : – Chapitre 14. – Applications en fin de cours : • 1 - La gestion administrative du personnel. • 2 - Les indemnités de congés payés. • 3 - La fiche de poste / le profil de poste. • Photocopies : – Pages 197 à 202 et 203 à 210 • Contenu du cours sur le site Internet. – Etudiant / AG OMA / … 1/11/2022 2

Chap 14 Situation professionnelle • Lire le texte Textiles • Réflexion : de la Drôme page 197 – Quelle procédure doit suivre M. Jean pour demander un à 198. – Présentation de l’entreprise. – Contexte. – Mission. 1/11/2022 congé de paternité? – Définissez le poste de responsable des livraisons et des stocks : Fonction, Service, Statut, Responsable, Compétences souhaitées. 3

Chap 14 Situation professionnelle • Résolution : – 1) La gestion des absences et des congés. a) Note de synthèse pour informer des modalités du congé de paternité ( www. legifrance. gouv. fr ; www. droitquotidien. com ) Citer trois autres sources. b) Rédiger une réponse écrite à M. Jean pour le renseigner sur ce congé et sur le maintien ou non de son salaire. – 2) Les dossiers du personnel a) Actualiser le bon d’absence en annexe (page 198). b) Schématiser le parcours suivi par cet imprimé (du dépôt de la demande de congés à la réception de la réponse par le salarié). - 3) La définition du poste de travail a) La fiche de poste b) Le profil de poste 1/11/2022 4

Chap 14 Les repères du référentiel • Les dossiers du personnel : – Définition. • Les dossiers du personnel constituent une source d’informations, la mémoire de l’entreprise concernant les renseignements sur le personnel de l’entreprise. • Les exemples : Un dossier individuel peut comporter les renseignements suivants : – La lettre de motivation – Le curriculum vitae – Les arrêts de travail… – L’informatisation des dossiers du personnel a) L’informatisation de la fonction publique • La gestion de l’aspect qualitatif du personnel est peu à peu intégrée dans un véritable système d’information RH. • Les entreprises informatisent donc les dossiers du personnel. • L’assistant de gestion responsable des RH peut d’avantage se consacrer au développement des potentiels humains et à la communication dans l’entreprise. 1/11/2022 5

Chap 14(1) Les repères du référentiel b) La gestion des dossiers du personnel par Internet • Apparition de la notion de « self-service » en RH dans les entreprises. • Grâce à Intranet, les salariés sont impliqués dans les différents processus de gestion de la fonction RH les concernant. • Ils saisissent des données personnelles destinées à : - Création et mise à jour de leur dossier personnel - Gestion du temps de travail - Gestion de leur formation en continue - Gestion de leur carrière Avantages de cette solution : - Gain de temps de saisie par le service RH - Plus grande implication des salariés, responsables données de leur dossier personnel. 1/11/2022 6

Chap 14 (2) Les repères du référentiel • La gestion des absences et des congés : – La législation du travail : Le Code du Travail 1) Les congés payés a. Le principe • • 1/11/2022 Tous les salariés ont droit à un congé annuel à la charge de l’employeur. Le nombre de journées de congés payés est fonction du nombre de mois de travail effectif accomplis pendant l’année de référence ( du 1 er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours) Le congé annuel est de 2 jours et demi par mois de travail effectif. Les journées d’absences ne sont pas prises en compte dans le calcul, sauf exception inscrite dans le code du travail (congé de formation, congé de maternité) 7

Chap 14 (3) Les repères du référentiel b. Le fractionnement • • • Le congé de 5 semaines ne peut être pris en une seule fois. Pendant la période du 1 er mai au 31 octobre, le salarié doit prendre au moins 12 jours ouvrables en continu. Pour les entreprises qui ferment pour « congés annuels » , la fermeture ne peut pas être supérieur à 24 jours ouvrables. c. Le planning • L’employeur à la responsabilité de fixer l’ordre des départs en congés dans une période donnée en fonction de plusieurs critères. Il doit prendre en compte : - l’avis des délégués du personnel - la situation de famille des bénéficiaires - l’ancienneté du salarié dans l’entreprise - l’activité chez un ou plusieurs employeurs si le salarié cumule des temps partiels dans différentes entreprises. 1/11/2022 8

Chap 14 (4) Les repères du référentiel d. La communication des dates et l’affichage • L’employeur doit communiquer à chaque salarié ses dates de • • 1/11/2022 congé un mois avant son départ. L’ordre et les dates de départ fixés par l’employeur doivent être affichés dans l’entreprise. L’article L. 223 -7 du Code du Travail stipule que l’ordre et les dates de départ fixés par l’employeur ne peuvent être modifiés dans un délai d’un mois avant la date prévue du départ, sauf circonstances exceptionnelles. 9

Chap 14 (5) Les repères du référentiel 2) Les autres congés • • Le droit du travail prévoit de nombreux autres jours de congés liés à des circonstances, des événements exceptionnels. Les jours payés pour évènements familiaux se décompte ainsi : – – – mariage du salarié : 4 jours décès du conjoint ou d’un enfant : 2 jours Mariage d’un enfant : 1 jour décès du père ou de la mère : 1 jour Congés de paternité ou de maternité 3) Les absences • • • 1/11/2022 Tout salarié absent doit immédiatement le signaler à l’entreprise pour prévoir son remplacement. Cette absence doit être justifiée Dans le cas contraire il s’agira d’une absence non autorisée qui constitue un motif de licenciement pour cause réelle ou sérieuse. 10

Chap 14 (6)Les repères du référentiel - La législation du travail : les conventions et les accords d’entreprise • Il existe une hiérarchie des sources de droit ainsi les conventions et accords négociés ne peuvent ni aller à l’encontre des mesures dictées par le code du travail, ni être plus défavorable pour les salariés que le droit du travail. • • • Le calcul des indemnités de congés payés L’indemnité des congés payés est égale à 1/10ème des salaires perçus pendant la période retenue pour le calcul de la durée totale du congé. Cette indemnité ne peut être inférieure à la somme qu’aurait perçu le salarié ayant droit à 30 jours de congés s’il travaillait pendant la durée de son congé. On retiendra le mode de calcul le plus avantageux. Exemple : Un employé est payé 1 525 € brut par mois. Au 1 er mai, l’employeur l’augmente de 25 €. Sont indemnité de congé sera de : - 1 er cas de figure : rémunération brute pendant la période de réf : (1525 x 11)+(1550 x 1) = 18 325 € indemnité de congés payés : 18 3245 x 1/10 = 1832, 50 € 1/11/2022 11

Chap 14 (7)Les repères du référentiel Exemple : Un employé est payé 1 525 € brut par mois. Au 1 er mai, l’employeur l’augmente de 25 €. Sont indemnité de congé sera de : - 1 er cas de figure : rémunération brute pendant la période de réf : (1525 x 11)+(1550 x 1) = 18 325 € indemnité de congés payés : 18 3245 x 1/10 = 1832, 50 € - 2ème cas de figure : rémunération annuelle totale brute : 1 550 x 12 = 18 600 € indemnité de congés payés : 18 600 x 1/10 = 1860 € L’employeur retiendra la seconde solution, car elle est plus avantageuse pour l’employé. • D’autre avantages peuvent venir s’ajouter à cette indemnité, selon les conventions et les accords négociés ( primes de vacances, distribution chèques vacances…) 1/11/2022 12

Chap 14 (8)Les repères du référentiel • Les opérations relatives aux mouvements du personnel • La vie de l’entreprise est marquée par des arrivées et des départs fréquents dans l’entreprise qui doivent être consignés selon des obligations légales strictes. – Le registre unique du personnel • Le registre unique du personnel enregistre tout nouvel arrivant et tout départ de l’entreprise • Toute entreprise qui emploie des salariés est dans l’obligation de tenir un registre unique du personnel. – La déclaration unique d ‘embauche (DUE) • Elle est obligatoire lors de l’embauche d’un salarié • Elle regroupe sur un même document neuf formalités administratives qui sont à adresser à l’URSSAF : – – 1/11/2022 Demande d’immatriculation du salarié Demande affiliation au régime d’assurance chômage 13

Chap 14 (9)Les repères du référentiel – La déclaration des mouvements de personnel • • • Les entreprises de 50 salariés et plus doivent établir une déclaration des mouvements de personnel L’employeur adresse à la direction départementale du travail, dans les huit premiers jours de chaque mois, le relevé des contrats conclus ou rompus au cours des mois précédents. Les postes de travail administratif – Le poste de travail • Le poste de travail se définit par : – – – Une position hiérarchique et fonctionnelle Un niveau professionnel Les outils d’analyse a) La fiche de poste qui rassemble les données de l’analyse du poste dans diverses rubriques b) Le profil de poste qui est construit à partir de la fiche de poste. 1/11/2022 14

Chap 14 Fiche ressource 1 1. La fiche de poste A. Définition A. Pour les postes à tâches répétitives B. Pour les postes à responsabilité – encadrement – qui touchent l’organisation, la conception, la direction. B. Méthode A. La partie supérieure de la fiche B. La partie inférieure de la fiche 1/11/2022 15

Chap 14 Fiche ressource 2 1. Le profil de poste A. Définition B. Méthode A. La partie supérieure de la fiche B. La partie inférieure de la fiche 1/11/2022 16

Travail pendant le cours Chap 14 Applications (Page 205) 1. La gestion administrative du personnel 2. Les indemnités de congés payés 3. La fiche de poste / le profil de poste 1/11/2022 17