COTER CLUB Patrick Amigo Directeur de produits Ciril

COTER CLUB Patrick Amigo Directeur de produits - Ciril Group La dématérialisation du SI Financier Anne-Marie Dubost Directrice des finances - Ville de Vincennes Didier Testelin Directeur de l’Innovation Numérique et des Systèmes d’Information - Ville de Vincennes 12/04/2018 www. cirilgroup. com 1

La dématérialisation par l’exemple Sommaire Définition Initialiser la dématérialisation Mettre en œuvre les outils www. cirilgroup. com Et ensuite 2

Définition Transformer Intégrer La dématérialisation permet de transformer des documents physiques en fichiers numériques. Les documents dématérialisés peuvent s’intégrer dans un processus lui-même dématérialisé Faciliter Créer La transmission des informations en interne et en externe est facilitée par l’accès instantané aux documents. L’objectif est la création numérique directe de ces documents. www. cirilgroup. com 3

Chiffres clés - Ville de Vincennes 50 000 habitants 200 utilisateurs Civil Net Finances répartis dans 50 services 6 signataires pour les bons de commande / 3 pour les bordereaux 2017 • • • 12 300 factures dont 13% de Chorus Pro 6 200 bons de commande 14 900 mandats 5500 titres 175 nouveaux marchés www. cirilgroup. com 4

Initialiser la dématérialisation Accompagner Volonté politique Une conduite d’accompagnement du changement doit être menée : présenter, expliquer, faire des bilans Les élus sont partie prenante et doivent être totalement impliqués. Volontarisme des personnes Restituer La dématérialisation nécessite l’implication de tous : DSI, DF, Comptable. Mettre en place des indicateurs de performance liés à la dématérialisation. Travail itératif Evoluer C’est un travail sur la durée. Il est préférable de procéder par étape pour les réussir l’une après l’autre et emporter l’adhésion de tous. La dématérialisation doit permettre d’aller vers un travail plus qualitatif et valorisant. www. cirilgroup. com 5

Mettre en oeuvre les outils Des pièces toujours disponibles Demande d’achat Les services font leurs demandes en mettant les pièces utiles à l’instruction Les PJ sont récupérées demandes et d’autres sont directement mises sur le bon. Bon de Commande Engagement facture issue de Chorus ou Comptable Lascannée est ajoutée pour Flux PES former un dossier complet. L’engagement comptable hérite des PJ du bon, du tiers, du marché www. cirilgroup. com Facture Le flux PES part dans Hélios avec les informations de mandatement et les PJ 6

Mettre en oeuvre les outils Le bilan de Vincennes 01 Performance 02 Traçabilité 03 Recherche 04 05 06 Amélioration des délais, des process / économies Paiement des factures / 2, envoi des titres / 3, bons de commande / 20 Amélioration des procédures internes (délégation) 100 000 impressions / an + transport + stockage : environ 3 000 € / an Transparence de la chaîne comptable Pas de perte d’informations dans le traitement complet. Restitution Facilité et rapidité de recherche Tous les éléments étant centralisés, il est facile d’obtenir une information, de savoir où est un élement, qui doit intervenir. Cibler pour résoudre Mettre en oeuvre des restitutions permettant d’analyser les points de blocage. Avoir des indicateurs permanents d’alerte ou de tâches à faire Des process en évolution permanente Adaptabilité Les outils mis en en place permet de s’adapter plus rapidement aux nouveaux dispositifs (PES Marché) Améliorer la qualité Valeur ajoutée Lorsque les tâches à moindre valeur ajoutée sont automatisées, les agents peuvent être mobilisés sur un travail plus qualitatif. www. cirilgroup. com 8

Exemple de tableau de bord www. cirilgroup. com 9

Et ensuite Les projets à venir Décisionnel Exploiter les données et les partager avec les cadres de la collectivité. Dématérialiser les marchés publics RGPD Assurer une fluidité dans la chaîne de gestion des marchés. Identifier les données personnelles et sécuriser la durée de conservation. . Le PES Marché Archivage électronique Produire les données essentielles en limitant le travail de double-saisie. Préserver les nombreux flux dématérialisés (bons de commande, factures, marchés) www. cirilgroup. com 10

Conclusion Facteurs clés de succès La volonté des acteurs La simplicité d’utilisation L’interopérabilité avec l’existant Les “victoires rapides” et le travail itératif www. cirilgroup. com 11

Merci pour votre attention ! Questions ? www. cirilgroup. com 12