CORSO SEGRETERIA AMMINISTRATIVA DUNIA NICOTRA SEGRETARIA UN VECCHIO

CORSO SEGRETERIA AMMINISTRATIVA DUNIA NICOTRA

SEGRETARIA, UN VECCHIO LAVORO AL PASSO COI TEMPI Il ruolo della segretaria è un vecchio lavoro che nel tempo è diventato sempre più moderno, al passo coi tempi. Diverse sono le attività a seconda del contesto aziendale o ufficio a cui ci si riferisce. • segretaria amministrativa • segretaria di studio medico • segretaria di direzione • segretaria didattica

MANSIONI PRINCIPALI DELLA SEGRETARIA AMMINISTRATIVA • gestione delle telefonate in entrata da smistare nei vari reparti della azienda • gestione dei rapporti con eventuali fornitori/clienti • attività di front office come l'accoglienza al desk, l'erogazione di informazioni • attività di back office come, ad esempio, il protocollo dei documenti in entrata e in uscita gestione della prima nota e cassa, la distribuzione di brochure o volantini

MANSIONI PRINCIPALI DELLA SEGRETARIA AMMINISTRATIVA • gestione degli appuntamenti e degli incontri del datore di lavoro • redazione/revisione di documenti e lettere • controllare e gestire la corrispondenza smistamento • filtrare le comunicazioni verbali o scritte dirette al superiore • gestire le pratiche del personale (missioni, straordinari, richieste di ferie)

MANSIONI PRINCIPALI DELLA SEGRETARIA AMMINISTRATIVA • aggiornare archivi o banche dati • organizzare riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotare sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc. ) • gestire le scadenze fiscali • eseguire adempimenti amministrativi (recarsi alla banca, all'ufficio postale, ecc. )

MANSIONI PRINCIPALI DELLA SEGRETARIA AMMINISTRATIVA • predisporre comunicazioni o lettere di convocazione • gestire l'agenda del superiore • gestione di tutti i rapporti di cui il datore ha bisogno nello svolgimento del proprio lavoro, tra cui anche gestire i rapporti fra il capo e gli altri dipendenti.

MANSIONI PRINCIPALI DELLA SEGRETARIA DI UNO STUDIO MEDICO La segretaria di uno studio medico dovrà: • accogliere i pazienti e gestirne le attese • prendere gli appuntamenti • avere almeno una conoscenza base dell’ambito medico in cui lavora, della terminologia medica e degli aspetti legali e previdenziali del settore sanitario.

MANSIONI PRINCIPALI DELLA SEGRETARIA DI UNO STUDIO MEDICO • assiste il medico nell’organizzazione dello studio e nella gestione del rapporto con il paziente • offre consigli su come prepararsi agli esami clinici programmati • chiarisce dubbi e perplessità riguardanti le terapie da svolgere • informa i pazienti sulle campagne in atto, le iniziative di prevenzione e altri progetti in ambito sanitario. • avere conoscenze di carattere amministrativo

MANSIONI PRINCIPALI DELLA SEGRETARIA DI DIREZIONE La segretaria di direzione, invece, avrà maggiori poteri decisionali e responsabilità, trovandosi ad essere il braccio destro del manager e dovendolo aiutare a districarsi in qualunque situazione e dovrà quindi essere dotata di: • grande flessibilità • “problem solving” ovvero la capacità di risolvere problemi

MANSIONI PRINCIPALI DELLA SEGRETARIA DI DIREZIONE Quali sono le attività più frequenti? • selezionare le telefonate in arrivo rispondendo direttamente a quelle meno importanti • sbrigare in autonomia la corrispondenza ordinaria • stendere verbali di incontri e riunioni, archiviare documenti, fissare appuntamenti, reperire documentazione e preparare note informative

MANSIONI PRINCIPALI DELLA SEGRETARIA DI DIREZIONE • assistere il dirigente nello svolgimento di trattative commerciali • preparare viaggi di affari del dirigente (trovare le sistemazioni, comprare i biglietti da viaggio, riviste, etc. )

MANSIONI DI UN ADDETTO ALLA SEGRETERIA DIDATTICA Nello specifico si occupa: • della documentazione riguardante gli studenti, • della gestione delle circolari, • della prenotazione delle aule • della gestione degli orari di lezione

STRUMENTI E APPARECCHIATURE UTILIZZATE DALLA SEGRETARIA La Segretaria di direzione deve essere in grado di utilizzare i tradizionali supporti al lavoro d’ufficio (telefono, fax, fotocopiatrice, rilegatrice, ecc. ) e gli strumenti informatici (programmi per la redazione di testi, l’elaborazione di calcoli e la gestione di archivi) compresi quelli legati ad Internet (posta elettronica, motori di ricerca, gestione delle funzioni di base dei siti aziendali, archiviazione di articoli e pagine web).

• • COMPETENZE E CAPACITA’ RICHIESTE AD UN ADDETTO ALLA SEGRETERIA/ETICA PROFESSIONALE Cooperazione Cortesia Discrezione Disponibilità Interesse Intuito Lealtà • • • Memoria Ordine Precisione Puntualità Spirito di adattamento Spirito di iniziativa

ULTERIORI FIGURE IN CUI SI È TRASFORMATA LA FIGURA PROFESSIONALE DELLA SEGRETARIA • Executive Assistant Il profilo più vicino a quello della tradizionale professione della segretaria è sicuramente quello dell’executive assistant, colei che si occupa della gestione quotidiana delle attività e svolge mansioni di tipo organizzativo ed esecutivo: gestisce l’agenda e la corrispondenza, organizza appuntamenti e meeting e stila i verbali delle riunioni.

ULTERIORI FIGURE IN CUI SI È TRASFORMATA LA FIGURA PROFESSIONALE DELLA SEGRETARIA • Personal Assistant L’assistente personale svolge molte delle funzioni dell’executive assistant, ma a differenza di quest’ultima affianca personalmente il Manager e ha delega e potere decisionale. Segue studi e ricerche di settore e realizza report o presentazioni relativi ad esse e ha un budget assegnato da gestire. In assenza del manager è lei che garantisce i rapporti con fornitori, clienti e collaboratori.

ULTERIORI FIGURE IN CUI SI È TRASFORMATA LA FIGURA PROFESSIONALE DELLA SEGRETARIA • Office Manager L’office manager invece è a tutti gli effetti la coordinatrice di un team, si occupa di supervisionare e organizzare tutte le attività segretariali e amministrative dei collaboratori: dispone le attività dell’ufficio e distribuisce gli incarichi, monitora lo stato di avanzamento dei lavori, supervisiona le attività amministrative, registra le spese sostenute dall’ufficio e gestisce il budget affidatole, organizza e presiede meeting con lo staff, si occupa dello sviluppo professionale e dell’inserimento di nuove risorse e organizza corsi di formazione.

ULTERIORI FIGURE IN CUI SI È TRASFORMATA LA FIGURA PROFESSIONALE DELLA SEGRETARIA • HR Assistant L’Assistant delle Risorse Umane è la figura di supporto all’HR Manager e con lui si occupa delle attività gestionali e operative nell’ambito dell’ufficio risorse umane, con particolare riferimento alla ricerca e selezione del personale, all’accoglienza e inserimento dei nuovi assunti e alla formazione dei dipendenti. Oltre a redigere e pubblicare annunci, organizza colloqui, cura il processo di selezione con test e interviste, offre consulenza e supporto su questioni amministrative.

ULTERIORI FIGURE IN CUI SI È TRASFORMATA LA FIGURA PROFESSIONALE DELLA SEGRETARIA Communication Assistant • La figura della Communication Assistant è più vicina a quella dell’Ufficio Stampa che a quella della segretaria. È lei, infatti, a preparare i comunicati stampa, a gestire il pacchetto clienti aziendale e a supportare l’area delle Pubbliche Relazioni. Infatti, per tale ruolo, sono richieste laurea in Comunicazione o Giornalismo.

ULTERIORI FIGURE IN CUI SI È TRASFORMATA LA FIGURA PROFESSIONALE DELLA SEGRETARIA Marketing Assistant • La Marketing Assistant è la figura che supporta il Marketing Management, stabilendo e migliorando gli elementi necessari per la crescita dell’azienda attraverso lo sviluppo delle strategie di marketing. Supporta le fasi di studio e analisi dell’ufficio marketing, organizza eventi e gestisce i contatti con i fornitori e soprattutto si interfaccia con gli imprenditori per il rimborso dei finanziamenti richiesti.

ULTERIORI FIGURE IN CUI SI È TRASFORMATA LA FIGURA PROFESSIONALE DELLA SEGRETARIA Assistente commerciale • L’assistente commerciale supporta il Direttore Commerciale e gli altri account del settore vendite. Ha funzioni simili a quelle dall’executive manager ma è focalizzata più sull’organizzazione delle attività amministrative indirizzate a raggiungere gli obiettivi di vendita, dà supporto costante alle attività di compravendita, predisponendo le informazioni necessarie e agendo come referente tra i vari settori coinvolti.