Corso Progetto guarant EE Project Management per facilitatori

Corso Progetto guarant. EE: Project Management per facilitatori EPC This project has received funding from the European Union’s Horizon 2020 research and innovation programme under grant agreement No 696040 The content of the course reflects only the author's view and the Agency is not responsible for any use that may be made of the information it contains

Project Management per facilitatori EPC Pier Luigi Guida Project Management Systems Supporto per il progetto http: //guarantee-project. eu/it/

Progetto Definizione concettuale Progetto Definizione operativa Iniziativa temporanea intrapresa per creare un prodotto o risultato con caratteristiche di unicità. (PM Body of Knowledge – PMI) Insieme unico di processi che comprendono - attività coordinate e controllate - con date di inizio e di fine - realizzate allo scopo di conseguire gli obiettivi del progetto stesso. (UNI ISO 21500)

Project Management e Project Manager Project Management ‒ l’applicazione di metodi, strumenti, tecniche e competenze a un progetto; ‒ comporta l’integrazione delle diverse fasi del ciclo di vita di progetto; ‒ si realizza attraverso processi Proiect Manager Responsabile della gestione operativa del progetto.

Progetto EPC (Energy Performance Contract) • Progetto che realizza un intervento di riqualificazione enegetica di uno o più edifici, impianti e simili. • Comprende l’intero ciclo di vita del progetto (riqualificazione vera e propria) • Si estende come programma all’intero ciclo di vita dell’intervento oggetto di contratto EPC.

Standard di project management • UNI ISO 21500: 2013 – Guida alla gestione dei progetti (Project Management). • ISO 10006: 2017 – Quality management – Guidelines for quality management in projects • UNI 11648: 2016 – Attività professionali non regolamentate. Project manager. Definizione dei requisiti di conoscenza, abilità, conoscenza.

UNI ISO 21500 Indice dei contenuti Introduzione 1 Scopo 2 Termini e definizioni 3 Concetti di project management 3. 1 Generalità 3. 2 Progetto 3. 3 Project management 3. 4 Strategia organizzativa e progetti 3. 5 Ambiente di progetto 3. 6 Governance di progetto 3. 7 Progetti e processi correnti 3. 8 Stakeholder e organizzazione di progetto 3. 9 Competenze del personale di progetto 3. 10 Ciclo di vita di progetto 3. 11 Vincoli di progetto 3. 12 Relazioni fra concetti di project management e processi

UNI ISO 21500 Indice dei contenuti Introduzione 1 Scopo 2 Termini e definizioni 3 Concetti di project management 4 Processi di project management 3. 1 Generalità 3. 2 Progetto 3. 3 Project management 3. 4 Strategia organizzativa e progetti 3. 5 Ambiente di progetto 3. 6 Governance di progetto 3. 7 Progetti e processi correnti 3. 8 Stakeholder e organizzazione di progetto 3. 9 Competenze del personale di progetto 3. 10 Ciclo di vita di progetto 3. 11 Vincoli di progetto 3. 12 Relazioni fra concetti di project management e processi 4. 1 Applicazione dei processi di project management 4. 2 Gruppi di processi e gruppi tematici 4. 3 Processi Appendice - Relazioni fra i processi dei gruppi di processi e gruppi tematici processo

Competenze di project management Le competenze di project management possono essere classificate in: ‒ tecniche, allo scopo di realizzare i progetti in modo strutturato, ivi compresi la terminologia di gestione progetti, i concetti e i processi definiti nella citata norma; ‒ comportamentali, associate alle relazioni interpersonali entro i confini stabiliti del progetto; ‒ contestuali, relative alla gestione del progetto all’interno dell’organizzazione e dell’ambiente esterno (nella fattispecie EPC).

UNI ISO 21500 Struttura generale di progetto Fasi di progetto o o Fase 1 Fase 2 … Fase n

UNI ISO 21500 FASI DI PROGETTO I progetti vengono di norma organizzati in fasi, cioè periodi temporali determinati in risposta ad esigenze di governance e di controllo. Le fasi di progetto vengono collettivamente definite come ciclo di vita del progetto. Il ciclo di vita si estende per tutto il periodo dall’inizio alla fine del progetto.

Esempio di Ciclo di vita e Fasi di progetto q Studio di fattibilità q Progettazione q Realizzazione q Collaudo q Transizione e consegna Tempo

Progetto - Programma EPC (esempio appalti pubblici) Attività preliminari Affid. to Servizio Energia Progettazione Diagnosi energetica Fornitura e Manutenzione Affidamento Realizzazione Riqualificazione Ciclo di vita progetto EPC Pre-esercizio Misure Collaudo Ciclo di vita programma EPC «Un programma consta di un gruppo di progetti, e di altre attività, in relazione fra loro, allineati con obiettivi strategici dell’organizzazione» (UNI ISO 21500)

UNI ISO 21500 Struttura generale di progetto Gruppi di processi Fasi di progetto o o Fase 1 Fase 2 … Fase n § § § Avvio Pianificazione Esecuzione Controllo Chiusura

UNI ISO 21500 Struttura generale di progetto Gruppi di processi Fasi di progetto o o Fase 1 Fase 2 … Fase n § § § Avvio Pianificazione Esecuzione Controllo Chiusura

GRUPPI DI PROCESSI Avvio: definire gli obiettivi di progetto/fase, autorizzare il project manager, individuare gli stakeholder, costituire il gruppo di progetto Pianificazione: definire un piano generale e piani tematici di dettaglio, perché risulti stabilito con certezza «chi fa, che cosa, quando, come» ; stabilire la baseline Esecuzione: assicurare le azioni più appropriate di direzione e coordinamento delle attività, produrre i deliverable, sviluppo del team, comunicazione, gestione dei contenziosi Controllo: verificare che il progetto si svolga secondo i piani, apportare le necessarie «correzioni di rotta» , accertare la qualità e accettare i prodotti (deliverable) Chiusura: verificare le condizioni di uscita delle attività e dei rilasci formali, la documentazione e valorizzare le «lezioni apprese» .

UNI ISO 21500 Struttura generale di progetto Aree tematiche (aree di conoscenza) Gruppi di processi Fasi di progetto o o Fase 1 Fase 2 … Fase n § § § Avvio Pianificazione Esecuzione Controllo Chiusura • • • Integrazione Stakeholder Ambito Tempi Costi Qualità Risorse Rischi Approvvigionamenti Comunicazione

UNI ISO 21500 Struttura generale di progetto Aree tematiche (aree di conoscenza) Gruppi di processi Fasi di progetto o o Fase 1 Fase 2 … Fase n § § § Avvio Pianificazione Esecuzione Controllo Chiusura • • • Integrazione Stakeholder Ambito Tempi Costi Qualità Risorse Rischi Approvvigionamenti Comunicazione

Processi di project management (UNI ISO 21500)

UNI ISO 21500 - Processi INTEGRAZIONE q Sviluppare il project charter q Sviluppare i piani di progetto q Dirigere il lavoro del progetto q Controllare le modifiche q Chiudere una fase o il progetto q Raccogliere le lezioni apprese

UNI ISO 21500 - Processi STAKEHOLDER q Individuare gli stakeholder q Gestire gli stakeholder Parti interessate. Tutti coloro (singoli, gruppi o organizzazioni) che possono avere impatto, positivo o negativo, dal progetto, e quindi in qualche modo possono sentirsi motivati o influenzati a sostenerlo, a favorirne il successo, ovvero ad osteggiarlo, quindi a procurarne l’insuccesso (UNI ISO 21500)

UNI ISO 21500 - Processi AMBITO q Definire l’ambito q Creare la Work Breakdown Structure q Definire le attività q Controllare l’ambito

Ambito WBS Work Breakdown Structure (esempio) Progetto Project Management Progettazione Esecuzione Aule Palestra workpackag e Sostituzione Serramenti Esecuzione cappotto Rifacimento copertura Attività di sicurezza Collaudo Altri locali e strutture Sostituzione UTA Installazione Convettori Esempio EPC riqualificazione edificio scolastico Valvole termostatiche

UNI ISO 21500 - Processi TEMPI q Mettere in sequenza le attività q Stimare le durate delle attività q Sviluppare il programma temporale ( «schedule» ) q Controllare il programma temporale Gantt

UNI ISO 21500 - Processi COSTI q Stimare i costi q Sviluppare il budget q Controllare i costi Budget

UNI ISO 21500 - Processi COSTI Budget q Stimare i costi q Sviluppare il budget q Controllare i costi € Curva ad S

UNI ISO 21500 - Processi QUALITA’ q Pianificare la qualità Piani di Qualità q Effettuare l’assicurazione di qualità q Effettuare il controllo di qualità Strumenti della Qualità

UNI ISO 21500 - Processi RISORSE (umane, strumentali, materiali, …) q Costituire il gruppo di progetto q Stimare le risorse q Definire l’organizzazione di progetto q Sviluppare il gruppo di progetto q Controllare le risorse q Gestire il gruppo di progetto Piani di Risorse

UNI ISO 21500 - Processi RISORSE (umane, strumentali, materiali, …) q Costituire il gruppo di progetto Piani di Risorse q Stimare le risorse q Definire l’organizzazione di progetto q Sviluppare il gruppo di progetto q Controllare le risorse q Gestire il gruppo di progetto Organigramma RACI, RAM

UNI ISO 21500 - Processi RISCHI (minacce, opportunità) q Identificare i rischi q Valutare i rischi q Rispondere ai rischi q Controllare i rischi Registro dei rischi R=Px. I

UNI ISO 21500 - Processi APPROVVIGIONAMENTI q Pianificare gli approvvigionamenti q Selezionare i fornitori q Amministrare gli approvvigionamenti Contratti Contenziosi

UNI ISO 21500 - Processi COMUNICAZIONE q Pianificare la comunicazione q Distribuire le informazioni q Gestire le comunicazioni Piano di Comunicazione

Principali documenti (deliverable gestionali) Dossier gestionale Project Charter Piani di Progetto Richieste di modifiche Modifiche approvate Registro degli Stakeholder Registro dei rischi Registro delle questioni Registro delle modifiche Dati di avanzamento Report di avanzamento Lezioni apprese Azioni correttive Report di completamento Report di chiusura (di fase/progetto)

Principali documenti (deliverable gestionali) Dossier gestionale Project Charter Piani di Progetto Richieste di modifiche Modifiche approvate Registro degli Stakeholder Registro dei rischi Registro delle questioni Registro delle modifiche Dati di avanzamento Report di avanzamento Lezioni apprese Azioni correttive Report di completamento Report di chiusura (di fase/progetto) Dossier tecnico

UNI 11648 Attività professionali non regolamentate. Project manager. Definizione dei requisiti di conoscenza, abilità e competenza. Norma tecnica che definisce le competenze del project manager. Pone a base le conoscenze tecnico-metodologiche della UNI ISO 21500, integrandole con altre competenze di contesto e comportamentali. Definisce i requisiti per la certificazione della figura di Project Manager da parte di organismo terzo (Od. C) riconosciuto da Accredia.

Competenze project manager (UNI 11648) Tecniche UNI ISO 21500 Comportamentali − − Esecuzione Valutare il progetto − Relazionare il progetto con l’ambiente − Relazionare il progetto con il contesto organizzativo − Assicurare le comunicazioni del progetto − Gestire i rapporti con il gruppo di progetto − − Organizzare il progetto Gestire i rapporti con lo sponsor e gli altri stakeholder − Gestire il progetto in relazione ai processi correnti e di prodotto Gestire il progetto con leadership − Relazionare il contesto applicativo con le competenze tecniche di project management − Controllo − Chiusura − autodisciplina − Avvio − Pianificazione Gestire il progetto con Contesto −

COMUNICAZIONE • La comunicazione coinvolge lo scambio di informazioni necessarie ed opportune fra tutti i soggetti interessati al progetto, • in modo da garantire che le stesse arrivino in modo corretto a ciascun destinatario e al momento giusto, • con gli strumenti concordati, • nella maniera più efficace ed efficiente possibile. A tal fine fondamentale è il piano di comunicazione del progetto.

PROBLEM SOLVING Il problem solving è: § il processo di risoluzione di un problema § che parte dalla sua corretta definizione e dalla individuazione delle vere cause che lo hanno generato, § passa attraverso l’identificazione, valutazione e scelta delle possibili alternative/soluzioni e § giunge alla loro attuazione; § verifica l’effettivo superamento del problema e delle cause che lo avevano determinato. Il problem solving rientra nella classe più generale dei problemi di decision making, per i quali sono disponibili in letteratura numerose tecniche e strumenti.

GESTIONE DEL GRUPPO Soft skills Il gruppo di lavoro (squadra, team) si differenzia da un insieme di persone che si incontrano o mettono insieme per motivi ludici, sociali ecc… I membri del gruppo: ü ü ü dichiarano un obiettivo comune riconoscono uno specifico sistema di regole (alle quali si conformano) ricoprono ruoli interdipendenti e complementari interagiscono tra loro in modo sinergico esprimono valori culturali propri e collettivi. Il gruppo si evolve attraverso pratiche di team building e team working.

Gestione del Gruppo Dinamica del Gruppo Soft skills Il gruppo di lavoro si caratterizza di norma attraverso una evoluzione dinamica delle proprie caratteristiche e manifestazioni, che risponde a diversi modelli di dinamica dei gruppi. Fra questi il più noto è il modello di Tuckman: ü forming: formazione, studio, conoscenza

Gestione del Gruppo Dinamica del Gruppo Soft skills Il gruppo di lavoro si caratterizza di norma attraverso una evoluzione dinamica delle proprie caratteristiche e manifestazioni, che risponde a diversi modelli di dinamica dei gruppi. Fra questi il più noto è il modello di Tuckman: ü storming: diffidenza, possibili scontri, conflitti ü forming: formazione, studio, conoscenza

Gestione del Gruppo Dinamica del Gruppo Soft skills Il gruppo di lavoro si caratterizza di norma attraverso una evoluzione dinamica delle proprie caratteristiche e manifestazioni, che risponde a diversi modelli di dinamica dei gruppi. Fra questi il più noto è il modello di Tuckman: ü ü adjourning: scioglimento, passaggio ad altri incarichi. performing: rendimento, collaborazione empatica, alte prestazioni norming: strutturazione, normalizzazione dei rapporti storming: diffidenza, possibili scontri, conflitti ü forming: formazione, studio, conoscenza In relazione alla fase di vita del gruppo il project manager dovrà saper riconoscere problematiche, equilibrare e guidare proattivamente il team.

MOTIVAZIONE Soft skills La motivazione è una condizione o spinta propulsiva interna che alimenta il desiderio di un individuo di agire o impegnarsi per il raggiungimento degli obiettivi e la soddisfazione dei propri bisogni. La motivazione: Ø è un elemento fondamentale per stimolare comportamenti orientati al risultato; Ø incoraggia le persone a conseguire obiettivi condivisi; Ø implica soddisfazione psicologica, sociale, economica, senso di realizzazione, affermazione e crescita personale e professionale. (etimo latino «motus» )

NEGOZIAZIONE e GESTIONE CONFLITTI Soft skills La negoziazione è il processo: § § che vede due o più parti, tra loro in «conflitto» , temporaneamente e volontariamente riunite, per discutere diversi aspetti di problemi comuni, con l’obiettivo di raggiungere un accordo mutuamente soddisfacente. Un conflitto si origina da un disaccordo o aumento di tensione tra due parti, causati dalla percezione di almeno una delle parti che i propri interessi risultano compromessi od ostacolati dall’altra. Una crisi è una situazione di conflitto senza apparenti vie di uscita, oppure situazione di «blocco» dei rapporti o paralisi di lunga durata.

Gestione dei conflitti Soft skills La risoluzione dei conflitti nei team di progetto può avvenire con approcci diversi e tramite diversi stili di risoluzione: attenuazione: evitare i punti di divergenza e sottolineare i punti di convergenza confronto: affrontare apertamente il problema con l’obiettivo di risolverlo con tecniche di problem-solving e logiche di mutuo vantaggio ( «win-win» ) compromesso: contrattare e ricercare soluzioni che consentano una qualche soddisfazione per le parti, essendo disposti a cedere qualcosa per ottenere qualcos’altro pressione: far prevalere la propria posizione a scapito e svantaggio dell’altra parte, non lasciando altra via d’uscita se non la sconfitta ( «win-lose» ) rinuncia: ritirarsi e quindi mitigare la situazione di perdita o sconfitta.

LEADERSHIP Soft skills § La leadership è la capacità di influenzare le persone § in modo da indurne il consenso e § far sì che pongano in atto i migliori comportamenti possibili § al fine di conseguire gli obiettivi del progetto. La leadership: ü si estrinseca attraverso diversi stili (carismatica, autocratica, democratica, referente, coaching …), in vario modo anche complementari fra loro, presupponendo il ricorso da parte del leader a specifiche abilità: personali, relazionali, sistemiche, creative; ü compendia in sé altre soft skills, in vario modo e come in precedenza definite.

Facilitatore PM-EPC • Responsabile di gestire un progetto EPC per l’intero ciclo di vita • Avere competenze di project management oltre che tecniche (di prodotto) idonee per gli obiettivi e l’opera individuati. • Applicare le best practice di project management in linea con gli standard di settore • Adottare i processi di gestione progetti, adattandoli al contesto e all’ambiente di riferimento ( «tailoring» ) • Guidare e coordinare i membri del team di progetto • Gestire e curare i rapporti con tutti gli stakeholder del progetto

Conclusioni Il facilitatore EPC é o può essere un Project Manager? • Esperto di supporto al RUP per la gestione di progetto pubblico • Project Manager coincidente con il facilitatore EPC per il committente privato • Project Manager dell’esecutore/ESCO • Membro del project management team per i progetti/contratti pubblici e privati.

Riferimenti • UNI ISO 21500: 2013 – Guida alla gestione dei progetti (Project Management). • ISO 10006: 2017 – Quality management – Guidelines for quality management in projects • UNI 11648: 2016 – Attività professionali non regolamentate. Project manager. Definizione dei requisiti di conoscenza, abilità, conoscenza. • Fasano G. et al. , Linee Guida Contratti di Prestazione Energetica (EPC), ENEA-MISE, 2014 • Guida P. L. – Il Project Management secondo la norma UNI ISO 21500, Franco. Angeli, 2^ ed. , 2017 • Guida P. L. , Ortenzi A. – Project Management in edilizia e nelle costruzioni civili , 2^ ed. , DEI, 2018 • ISIPM, Guida alle conoscenze di gestione progetti, Franco. Angeli, 2^ ed. , 2015

Contatti e approfondimenti • Progetto guarant. EE http: //guarantee-project. eu/it • • Ing. Giulia Centi giulia. centi@enea. it Progetto net-UBIEP www. net-ubiep. eu • • Ing. Anna Moreno anna. moreno@enea. it www. ibimi. it • Ing. Pier Luigi Guida pl. guida@alice. it