Corso di Sistemi Informativi 2016 17 Carlo Batini

Corso di Sistemi Informativi 2016 -17 Carlo Batini 2. 6 Efficienza - Progettazione del nuovo processo: caso del lettore ottico 1

Obiettivo di questa dispensa Scoprire tramite lo studio di caso le metodologie da applicare per il passo di progettazione riguardante: • Progettazione del nuovo sistema ed in particolare del processo di registrazione to be (cioè quello futuro, in cui formuleremo dei cambiamenti nelle unità organizzative, risorse umane, sw, logistica, costi, per aumentarne la efficienza). 2

Progettazione del nuovo processo E’ la fase in cui tramite interventi innovativi su • Organizzazione • Struttura del processo • Risorse umane • Informazioni • Tecnologie ICT • Organi di I/O • Software applicativo • Software di sistema • Harware centralizzato • Hardware distribuito • Rete miglioriamo la efficienza (e/o, piu’ avanti, la efficacia) del sistema organizzativo e informativo. 3

Due tipi di innovazione di processo 1. Miglioramento limitato e continuo – comporta interventi circoscritti e marginali in alcuni passi del processo che portano a modesti miglioramenti della efficienza del processo (ma, spesso, …. ’’meglio che niente’’) 2. Miglioramento rilevante (o reingegnerizzazione del processo di business, Business Process Reengineering) – comporta interventi sulla organizzazione e/o sulla struttura del processo, in genere favoriti dalla adozione di nuove tecnologie ICT, che provocano una significativa modifica del processo e rilevanti miglioramenti della sua efficienza. 4

Vedremo esempi di entrambi 1. Adozione di lettori ottici per la immissione efficiente dei verbali nella base di dati 2. Adozione di verbale elettronico e firma elettronica che, aboliti i verbali cartacei, permettono ai docenti di: 1. verbalizzare a schermo su elenchi già precompilati, e 2. inviare su canale sicuro alle segreterie i verbali firmati elettronicamente, e completi. 5

Primo intervento mediante lettori ottici Come cambia il processo e la sua efficienza se decidiamo di lasciare immutato il processo ma per la fase di memorizzazione nella base dati utilizziamo un lettore ottico? 6

Consideriamo… • I nuovi requisiti • Le nuove tecnologie ICT utilizzate • Il nuovo processo • Il nuovo assessment di efficienza 7

Processo di verbalizzazione esami Come cambiano i requisiti • Alla chiusura di un appello, ogni docente compila manualmente i registri cartacei relativi ai suoi esami, e li invia alla segreteria di dipartimento, che ne verifica la completezza; se qualche esame non e’ completo, rinvia il registro al docente. Quando tutti i registri sono completi, la segreteria li invia con un commesso alle segreterie centrali, che li inseriscono provvisoriamente in un file; successivamente li analizzano, e se vi sono irregolarità o errori li rinviano al docente, se sono a posto inseriscono manualmente nella base dati i dati dei verbali. 8

Processo di verbalizzazione esami Nuovi requisiti (impatto limitato) • Alla chiusura di un appello, ogni docente compila manualmente i registri cartacei relativi ai suoi esami, e li invia alla segreteria di dipartimento, che ne verifica la completezza; se qualche esame non e’ completo, rinvia il registro al docente. Quando tutti i registri sono completi, la segreteria li invia con un commesso alle segreterie centrali, che li inseriscono provvisoriamente in un file; successivamente li analizzano, e se vi sono irregolarità o errori li rinviano al docente, se sono a posto inseriscono manualmente tramite lettore ottico nella base dati i dati dei verbali. 9

Nuove tecnologie considerate • Lettori ottici • Software per il driver del lettore e software di Optical Character Recognition 10

Parte del sistema considerato Laws and Rules Esami superati Esami registrati Organization Processes Physical Resourcs Human Resources Information Resource ICT Technologies § § § § I/O Devices Software applicativo Software di Sistema Software di base Hardware centrale Hardware periferico Rete Data 11

Parte del sistema considerato Laws and Rules Esami superati Esami registrati Organization Processes Physical Resourcs Human Resources Information Resource ICT Technologies § § § § I/O Devices Software applicativo Software di Sistema Software di base Hardware centrale Hardware periferico Rete Data 12

Docente e segreteria Dip. Domanda: come cambia il processo? Chiusura Appello singolo docente START Docente Compila Registro cartaceo Registro completo Segreteria Dip. Analizza Registri XOR Completi Incompleti Registro cartaceo Segnala incompletezze Registro completo Registro cartaceo Segreterie centrali Segreteria centrale Raccogli e analizza Registri Segnala errori File provvisorio XOR OK Memorizza nella base dati END Base dati Rilievi 13

Docente e segreteria Dip. Domanda: come cambia il processo? Chiusura Appello singolo docente START Docente Compila Registro cartaceo Registro completo Segreteria Dip. Analizza Registri XOR Completi Incompleti Registro cartaceo Segnala incompletezze Registro completo Registro cartaceo Segreterie centrali Segreteria centrale Raccogli e analizza Registri Segnala errori File provvisorio XOR OK END Base dati Rilievi 14

Docente e segreteria Dip. Cambia in modo molto marginale…. Chiusura Appello singolo docente START Docente Compila Registro cartaceo Registro completo Segreteria Dip. Analizza Registri XOR Completi Incompleti Registro cartaceo Segnala incompletezze Registro completo Registro cartaceo Segreterie centrali Segreteria centrale Raccogli e analizza Registri Segnala errori File provvisorio XOR OK Memorizza nella base dati con lettore ottico END Base dati Rilievi 15

Docente e segreteria Dip. Aggiungiamo le risorse coinvolte e se la attività sia manuale (M) o usa applicazione software (S) Chiusura Appello singolo docente START Docente Compila Registro cartaceo Segreteria Dip. M Registro completo M Analizza Registri XOR Completi Incompleti Registro cartaceo M Segnala incompletezze Registro cartaceo Segreterie centrali M M Segnala errori Registro completo Segreteria centrale Raccogli e analizza Registri File provvisorio XOR OK S Memorizza nella base dati con lettore ottico END Base dati Rilievi 16

Costi processo tutto manuale Ruolo Costo orario Ore per 100 esami # esami Totale ore Costo Docente 40 € 1 2 * 10 5 2 * 10 3 8 * 10 4 Segreteria dipartimento 15 € 0, 2 2 * 10 5 4 * 10 2 6 * 10 3 Segreteria studenti 15 € 1 2 * 10 5 2 * 10 3 3 * 10 4 17

Quali costi cambiano con lettore ottico? Ruolo Costo orario Ore per 100 esami # esami Totale ore Costo Docente 40 € 1 2 * 10 5 2 * 10 3 8 * 10 4 Segreteria dipartimento 15 € 0, 2 2 * 10 5 4 * 10 2 6 * 10 3 Segreteria studenti 15 € 1 2 * 10 5 2 * 10 3 3 * 10 4 18

Parametri che cambiano - 1 Ruolo Costo orario Ore per 100 esami # esami Totale ore Costo Docente 40 € 1 2 * 10 5 2 * 10 3 8 * 10 4 Segreteria dipartimento 15 € 0, 2 2 * 10 5 4 * 10 2 6 * 10 3 Segreteria studenti 15 € 2 * 10 5 19

Parametri che cambiano - 2 Ruolo Costo orario Ore per 100 esami # esami Totale ore Costo Docente 40 € 1 2 * 10 5 2 * 10 3 8 * 10 4 Segreteria dipartimento 15 € 0, 2 2 * 10 5 4 * 10 2 6 * 10 3 Segreteria studenti 15 € 0, 4 2 * 10 5 20

Parametri che cambiano - 3 Ruolo Costo orario Ore per 100 esami # esami Totale ore Costo Docente 40 € 1 2 * 10 5 2 * 10 3 8 * 10 4 Segreteria dipartimento 15 € 0, 2 2 * 10 5 4 * 10 2 6 * 10 3 Segreteria studenti 15 € 0, 4 2 * 10 5 8 * 10 2 21

Parametri che cambiano - 4 Ruolo Costo orario Ore per 100 esami # esami Totale ore Costo Docente 40 € 1 2 * 10 5 2 * 10 3 8 * 10 4 Segreteria dipartimento 15 € 0, 2 2 * 10 5 4 * 10 2 6 * 10 3 Segreteria studenti 15 € 0, 4 2 * 10 5 8 * 10 2 12 * 10 3 22

Nuovo costo totale Ruolo Costo orario Ore per 100 esami # esami Totale ore Costo Docente 40 € 1 2 * 10 5 2 * 10 3 8 * 10 4 Segreteria dipartimento 15 € 0, 2 2 * 10 5 4 * 10 2 6 * 10 3 Segreteria studenti 15 € 0, 4 2 * 10 5 8 * 10 2 12 * 10 3 Costo totale = 98. 000 euro 23

A cui dobbiamo aggiungere i costi dei lettori ottici e del software di gestione (se venduto come voce distinta) • Costo di un lettore ottico = 200 euro • Costo del software di gestione del lettore = 100 euro • Quanti ne servono = 20 • Costo totale = 6. 000 • Anni di utilizzo = 6 • Costo all’anno (ammortamento) = 1. 000 trascurabile 24

Domande 1. Quanto tempo docente viene risparmiato in tutto (1 anno docente = 1. 750 ore l’anno)? 2. Quanto tempo risparmia ogni anno un docente? 3. Quanti anni segreteria (dipartimento + centrali) all’anno venivano usati prima e ora (1 anno segreteria = 1. 750 ore l’anno)? 4. Quanto si risparmia in totale? 5. A quale percentuale del bilancio della Università corrisponde il risparmio? 6. Cosa facciamo degli anni segreteria che si sono liberati? 25

Risparmi Ruolo Costo orario Ore per 100 esami # esami Totale ore Anni persona Costo Docente 40 € 0 2 * 10 5 2 * 10 3 0 8 * 10 4 Segreteria 15 € dipartimento 0 2 * 10 5 4 * 10 2 0 6 * 10 3 Segreteria studenti 0, 6 2 * 10 5 4, 8 * 10 0, 03 7, 2 * 10 2 15 € 26