CORSO ADDESTRAMENTO INFORMATICO Anno accademico 20172018 Dott sse
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CORSO ADDESTRAMENTO INFORMATICO Anno accademico 2017/2018 Dott. sse Gabriella Punziano – Barbara Saracino
Cosa abbiamo già visto • La struttura di una cartella e di un foglio Excel • I possibili contenuti • Le possibili funzioni ed usi • La modifica della veste grafica: il layout • Calcoli di base • Inserimento, trasformazione e manipolazione dei dati Cosa vedremo oggi • Lavorare con i dati: funzioni e formule • Produrre grafici • Produrre tabelle • Conoscere gli usi avanzati del programma • Presentare i risultati
Blocco riquadri • È possibile bloccare righe, colonne o entrambe quando ci spostiamo nel foglio: • Per bloccare delle righe basta posizionarsi sotto le righe che si vogliono bloccare e selezionare dal menù visualizza blocca riquadri • Per bloccare delle colonne basta posizionarsi a destra delle colonne che si vogliono bloccare e selezionare dal menù visualizza blocca riquadri • Per bloccare entrambe basta posizionarsi sotto le righe e a destra delle colonne che si vogliono bloccare e selezionare dal menù finestra blocca riquadri
Formule • Abbiamo già visto come si inserisce una formula: • Si seleziona la cella • Si digita l’= dalla tastiera • Si seleziona la cella dove è contenuto il primo dato • Si digita l’operatore desiderato • Si seleziona cella dove è contenuto il secondo dato • Invio • Naturalmente una volta fatta la formula per la prima riga si può copiare nelle altre: • Col copia/incolla • Oppure trascinando col quadratino di riempimento
Formule • Le formule di Excel seguono una sintassi specifica: cominciano con il segno di uguale ( «=» ), seguito dagli elementi da calcolare (operandi) e dagli operatori di calcolo. Ciascun operando può essere un valore costante, un riferimento di cella o di un intervallo di celle, un’etichetta, un nome o una funzione del foglio di lavoro. Le formule vengono calcolate da sinistra verso destra, partendo dal segno di uguale. Per immettere una formula: • selezionare la cella nella quale si desidera immettere la formula; • confermare la formula: nella cella si visualizza il valore generato dalla formula e la formula rimane visualizzata nella Barra della formula fintanto che la cella che la contiene è selezionata.
I riferimenti di cella • I riferimenti ad una cella possono essere di vario tipo: • Relativi: che conservano la distanza e non la posizione fisica (A 1) • Assoluti: che conservano la posizione fisica della cella ($A$1) • Misti • Assoluti per riga e relativi per colonna: conservano la posizione fisica solo della riga (A$1) • Assoluti per colonna e relativi per riga: conservano la posizione fisica solo della colonna ($A 1)
Gli operatori di calcolo • Specificano l’operazione che si desidera eseguire sugli elementi di una formula. Si distinguono in: • operatori aritmetici: eseguono operazioni matematiche su valori numerici generando risultati numerici (addizione, sottrazione, moltiplicazione, divisione, percentuale, elevazione a potenza); • operatore di testo: unisce due o più valori di testo in un unico valore di testo; • operatori di confronto: confrontano due valori e generano il valore logico vero o falso (uguale, diverso da, maggiore di, minore di, maggiore o uguale a, minore o uguale a); • operatori di riferimento: uniscono intervalli di celle per il calcolo. • Si osservi che, se in una formula, sono presenti più operatori, le operazioni vengono eseguite secondo il seguente ordine: %, ^, *, /, +, -, &, =, <, >, <=, >=, <> • Se si desidera, però, modificare l’ordine di priorità, occorre racchiudere tra parentesi l’espressione che si vuol calcolare prima delle altre: ad esempio la formula «=4+6*5» genera 34; la formula «=(4+6)*5» genera 50.
Funzioni • Sono procedure che servono a semplificare calcoli anche complessi. • Ogni applicativo ne ha di diverse. • Le funzioni basilari sono: • • • Somma, Media, Massimo, Minimo, Conteggio Se. • Le funzioni sono un insieme di formule preconfezionate, che rendono più veloci operazioni ripetitive, ad esempio sommare il contenuto di più celle o calcolare una media aritmetica o un piano di ammortamento. I valori sui quali la funzione esegue i calcoli sono detti argomenti; i valori restituiti dalla funzione sono detti risultati. • Gli argomenti devono essere racchiusi tra parentesi, senza inserire spazi né prima né dopo, e separati tra loro dal punto e virgola (; ); le parentesi indicano l’inizio e la fine degli argomenti. Se la sintassi non viene rispettata si visualizza un messaggio di errore. • Gli argomenti possono essere delle costanti o delle formule. Le formule, a loro volta, possono contenere altre funzioni. Le svariate funzioni di Excel sono raggruppate per categorie (matematiche, finanziarie, logiche, statistiche, …), ognuna delle quali attiva procedure diverse.
Somma • È una funzione Aritmetica che somma tutti i numeri presenti in un intervallo di celle • Per inserire la funzione si deve: • 1. Selezionare la cella di visualizzazione del risultato • 2. Cliccare nella barra dei menù su Formule e scegliere la funzione cliccando sull’icona f(x) oppure sull’icona di somma automatica. • In ogni caso spunterà una finestra dove possiamo scegliere fra le funzioni usate più di recente oppure visto che la somma è una funzione matematica possiamo direttamente scegliere questa categoria. • Successivamente alla scelta della funzione spunterà una finestra dove possiamo andare a selezionare uno o più intervalli di celle e cliccare su OK dopo averli definiti.
Somma
Somma • Esista la possibilità di definire una sintassi della funzione che si applica. Si scriverà: «=NOMEFUNZIONE(Argomenti)» • Per sommare ora i valori delle colonne A e C, escludendo quelli della colonna B, si digiterà la seguente funzione: «SOMMA(A 1: A 4; C 1: C 4)» ; quindi Invio per ottenere il risultato. Si osservi, in questo caso, come il punto e virgola (; ) consenta di staccare i due riferimenti A 1: A 4 e C 1: C 4, senza prendere in considerazione i valori presenti nella colonna B.
Somma «=NOMEFUNZIONE(Argomenti)» • Per sommare ora tutti i valori delle colonne A, B e C, si digiterà la seguente funzione: «SOMMA(A 1: C 4)» ; quindi Invio per ottenere il risultato.
Sintassi per altre formule e funzioni • Prodotto • «=PRODOTTO(Argomenti)» • Restituisce il prodotto di tuti i numeri presenti nell’elenco degli argomenti. • Arrotonda «=ARROTONDA(num; num_cifre)» ove: • num è il numero che si desidera arrotondare; • num_cifre è il numero di cifre al quale si desidera arrotondare num (se num_cifre è positivo, ovvero maggiore di 0, num viene arrotondato al numero di decimali specificato; se num_cifre è negativo, ovvero minore di 0, num viene arrotondato all’ennesima potenza positiva di 10; se num_cifre è uguale a 0, num viene arrotondato al numero intero, ovvero all’unità). • • Allo stesso modo si possono riprodurre MODA MEDIA e MEDIANA, etc. : «=MODA(Argomenti)» es. «=MODA(A 1: A 4)» «=MEDIA(Argomenti)» es. «=MEDIA(A 1: A 4)» «=MEDIANA(Argomenti)» es. «=MEDIANA(A 1: A 4)»
Altre funzioni
Media • È una funzione Statistica che restituisce la media aritmetica degli elementi presenti in un intervallo di celle • Per inserire la funzione si deve: • 1. Selezionare la cella di visualizzazione del risultato • 2. Cliccare nella barra dei menù su Formule e scegliere la funzione cliccando sull’icona f(x) presente sulla barra della formula • In ogni caso: • 1. Spunterà la finestra dove possiamo scegliere fra le funzioni usate più di recente oppure visto che la media è una funzione Statistica scegliere questa categoria. • 2. Spunterà l’altra finestra dove possiamo scegliere fra le varie funzioni statistiche la funzione media. • 3. Spunterà la finestra dove possiamo andare a selezionare uno o più intervalli di celle e cliccare su OK • Esiste anche qui il metodo facile: • cliccando nella barra degli strumenti standard sulla freccetta nera e scegliendo media spunterà la formula direttamente nella cella e possiamo direttamente selezionare l’intervallo. Dopo di che Invio
Min, max e conteggio • Sono tutte funzioni statistiche ed hanno le stesse ed identiche procedure della media. • La funzione Max: restituisce il valore massimo di un insieme di valori • La funzione Min: restituisce il valore minimo di un insieme di valori • La funzione Conteggio: conta il numero di celle contenenti numeri
Funzione Se • È una funzione Logica che restituisce un valore se la condizione specificata dà come risultato VERO e un altro valore se dà come risultato FALSO • Per inserire la funzione si deve fare la stessa procedura che abbiamo fatto per le altre solo che dobbiamo scegliere come categoria Logiche e scegliere fra queste la funzione SE. • Spunterà questa finestra dove : • Test : è un valore o un’espressione qualsiasi che può dare come risultato Vero o Falso • Se Vero: è il valore che viene restituito se test risulta vero • Se Falso: è il valore che viene restituito se test risulta falso
Funzione Se • Supponiamo di dover definire se un alunno sarà promosso o bocciato: • Test : la votazione è >=6? • Se Vero: restituisce la stringa “Promosso” • Se Falso: restituisce la stringa “Bocciato”
Grafici • Excel è dotato di una procedura guidata che ha lo scopo di facilitare la costruzione di grafici. • Dopo aver selezionato l'intervallo di celle contenente i dati necessari per la realizzazione del grafico, bisogna fare clic sul pulsante Creazione guidata Grafico dal menu Inserisci. • Il programma apre una serie di finestre di dialogo attraverso le quali è possibile scegliere: • 1. Il tipo di grafico che si vuole inserire • 2. I dati che si vogliono utilizzare per creare il tracciato • 3. Varie opzioni • 4. La posizione del grafico all'interno della cartella di lavoro.
Grafici Creato il grafico, ogni qual volta lo selezioneremo, spunterà la barra degli strumenti Grafico. Ovviamente, dopo aver creato il grafico è sempre possibile effettuare delle modifiche. Selezionare i dati Cambiare tipo di grafico Invertire righe e colonne Impostare layout, titolo, leggenda, etichette Spostare tra i fogli o in altra cartella Impostare lo stile
Diagrammi e grafici • I grafici facilitano, non solo la comprensione dei dati grazie proprio alla loro immediatezza di lettura, ma anche il confronto dei dati. A seconda dell’uso che se ne vuole fare, un grafico può essere creato sul foglio di lavoro e visualizzato insieme ai dati a cui è collegato (grafico incorporato) oppure può essere visualizzato in un foglio distinto della cartella di lavoro (foglio grafico). Entrambe le tipologie di grafico, però, sono collegate ai dati riportati nel foglio di lavoro: se si apportano, infatti, delle modifiche ai dati del foglio di lavoro, i grafici si aggiornano automaticamente per riflettere le modifiche apportate. • Quando si crea un grafico ricorrono i seguenti due termini: • serie di dati: si intende un gruppo di dati correlati che si vogliono rappresentare con un grafico e relativi alle righe o alle colonne di un singolo foglio di lavoro; ciascuna serie di dati è contraddistinta da uno stesso colore o da uno stesso motivo o da entrambi; in un grafico è possibile rappresentare una o più serie di dati (i grafici a torta contengono una sola serie di dati i grafici a barre possono anche contenere più serie di dati); • categorie di dati: si intende le classificazioni associate alle serie di dati.
Diagrammi e grafici • Sono disponibili diversi tipi di grafici, a due e a tre dimensioni: ogni tipo di • • • grafico presenta almeno una variante. I grafici si distinguono in istogramma, grafici a barre, a linee, a torta, a dispersione XY, ad area, ad anello, a radar, a superficie, a bolle, per quotazioni azionarie, a coni, a cilindri, a piramidi. È possibile scegliere un unico tipo di grafico per l’intero grafico oppure utilizzare una combinazione di più tipi di grafici per lo stesso grafico. I grafici a due dimensioni (ad eccezione di quelli a torta e ad anelli) sono costruiti su due assi: l’asse delle ordinate, Y, chiamato anche asse dei valori, e l’asse delle ascisse, X, chiamato anche asse delle categorie. I grafici a tre dimensioni hanno un terzo asse che, combinato con gli altri due, crea profondità al grafico. Si può passare, inoltre, da un tipo di grafico ad un altro sfruttando i parametri già selezionati (tutti o in parte). Per aumentare la chiarezza e la leggibilità di un grafico, si possono aggiungere elementi, quali etichette dei dati, titoli, legende, griglie, caselle di testo, frecce ed altri oggetti grafici.
Diagrammi e grafici • Per generare un grafico incorporato (Excel propone, di default, l’istogramma), occorre, in primo luogo, inserire i dati nel foglio di lavoro, selezionare poi le celle contenenti tali dati (se si devono visualizzare nel grafico le etichette delle righe e delle colonne, occorre includere nella selezione le celle che le contengono) e fare clic su Inserisci, quindi Grafico oppure fare clic direttamente sull’icona, situata nella barra degli strumenti di Inserisci, rappresentante la tipologia di grafico che si desidera inserire. Per generare un foglio grafico, invece, selezionare le celle contenenti i dati e premere F 11 (nel foglio di lavoro verrà visualizzata una nuova linguetta Grafico 1).
Diagrammi e grafici • Se, ad esempio, si vuole disegnare la seguente tabella utilizzando l’Istogramma non in pila, occorre, in primo luogo, evidenziare le celle che si desidera rappresentare e poi scegliere il diagramma utilizzando l’apposita icona.
Diagrammi e grafici • Se ora si vuol modificare il titolo del grafico «Abitanti» in «Popolazione delle principali città italiane» basta cliccare su «Abitanti» all’interno del grafico in modo da evidenziarlo con un quadrato, tipo Casella di testo; con un doppio clic, poi, si entra proprio nella Casella di testo e si possono apportare le modifiche desiderate. • Per modificare le dimensioni di un grafico occorre selezionarlo cliccandoci sopra, quindi posizionare il cursore su una delle maniglie poste sul perimetro dell’area del grafico; il puntatore da freccia quadrupla diventa doppia freccia orizzontale; schiacciando ora il tasto sinistro del mouse e mantenendolo schiacciato si può modellare il grafico a proprio piacere. • Per cancellare un grafico, occorre selezionare il grafico, cliccando sul bordo della regione che lo contiene, e premere il tasto Canc della tastiera.
Diagrammi e grafici • Per modificare la tipologia di carattere e le dimensioni delle etichette degli assi occorre posizionare il puntatore del mouse all’interno dell’etichetta che si desidera modificare e poi fare clic; scegliere dal menu Home il carattere (Algerian) e le dimensioni desiderate (14).
Diagrammi e grafici • Per modificare la legenda occorre posizionare il puntatore del mouse all’interno dell’etichetta della legenda che si desidera modificare e poi fare un doppio clic; si apre, così, una nuova schermata con varie opzioni.
Diagrammi e grafici • Per modificare il colore degli istogrammi occorre posizionare il puntatore del mouse su uno degli istogrammi e poi, con il tasto destro del mouse, selezionare Formato serie dati. Si apre, così, una nuova schermata con varie opzioni. Se, invece, si desidera modificare un solo istogramma occorre posizionarsi sull’elemento interessato e procedere in modo analogo.
Le Matrici • Le Matrici costituiscono uno strumento di calcolo per operare su gruppi di valori invece che su singoli valori. • Si supponga, ad esempio, che un artigiano ciclista vuole calcolare l’incasso di ognuna delle sue bici, ovvero l’incasso percepito per ogni modello. L’intervallo di celle B 2: B 7 riporta il numero di cicli venduti per ogni modello; l’intervallo C 2: C 7 indica il prezzo unitario di ogni modello.
Calcolare sulle matrici
Creare una tabella pivot • Per creare una tabella pivot a partire da una matrice di dati è possibile accedere al menù Inserisci Tabella Pivot • La Tabella Pivot permette di calcolare le frequenze di una variabile o incrociare la distribuzione di frequenza di due o più variabili contemporaneamente.
Distribuzioni di frequenza • Cliccando su Inserisci Tabella Pivot si aprirà una finestra di dialogo che permette di selezionare l’intervallo dei valori su cui calcolare la tabella e la posizione in cui apparirà la tabella (nello stesso foglio o in altro foglio).
Distribuzioni di frequenza • Nel riquadro a sinistra si visualizzerà la tabella (o lo schema per costruire la tabella). • Nel riquadro di destra si potranno scegliere: • Le variabili su cui lavorare (seleziona i campi da aggiungere al rapporto); • I filtri da usare per il rapporto; • Le etichette dei valori da mettere in colonna (da usare se si vogliono incrociare due o più variabili); • Le etichette dei valori da mettere in riga (la variabile principale sulla quale si intende lavorare); • La somma Valori Σ entro cui calcolare le frequenze desiderate.
Distribuzioni di frequenza • Se ad esempio vogliamo calcolare la distribuzione di frequenza della variabile genere bisognerà: • selezionare la variabile nella selezione dei campi da aggiungere al rapporto; • trascinare la variabile genere sulle etichette righe; • trascinare la stessa nel campo di somma dei valori e impostare in impostazioni campo valori il conteggio. • Si otterrà: Successivamente sarà importante modificare le etichette dei valori (1 e 2) con i nomi delle relative categorie (maschio e femmina). Si potranno aggiungere ulteriori colonne calcolando, con le adeguate formule, le frequenze relative, le percentuali, etc.
Tabelle di frequenza congiunta o tabelle incrociate • Se ad esempio vogliamo calcolare la distribuzione di frequenza congiunta della variabile genere con la variabile cittadinanza: • selezionare la variabile nella selezione dei campi da aggiungere al rapporto; • trascinare la variabile genere sulle etichette righe e cittadinanza sulle etichette colonne; • trascinare la variabile genere nel campo di somma dei valori e impostare in impostazioni campo valori il conteggio. • Si otterrà: Successivamente sarà importante modificare le etichette dei valori per entrambe le variabili. Si potranno aggiungere o eliminare i totali di riga, colonna o il generale.
Grafici Pivot • Dalla barra attiva degli strumenti pivot si potrà scegliere l’opzione grafici pivot. • Si potrà poi procedere alle opportune impostazioni del grafico più adatte per una più efficacie presentazione dei risultati.
Formattazione automatica • Come abbiamo visto nella lezione precedente, è possibile intervenire sulla formattazione dell’intero foglio, del testo, delle tabelle in esso contenute, lavorando su caratteri, dimensioni, allineamenti, definizione del contenuto delle celle (date, valute, percentuali, etc. ), inserendo bordi, sfondi, e così via. • Esiste, però, anche la possibilità di intervenire sulle tabelle attraverso l’opzione di formattazione automatica. • Per attivare la formattazione automatica, selezionare la zona da formattare fare click sul menù Home e scegliere Formatta tabella come. Si apre la finestra di dialogo, dalla quale si può scegliere un modello di formattazione. Naturalmente, una volta scelto il modello, la formattazione può essere modificata a piacere e personalizzata.
Ricorda che: • Per ottenere una tabella leggibile, occorre: • grassettare o evidenziare in qualche modo le intestazioni della tabella; • la larghezza delle colonne sia tra di loro uguale così come l’altezza delle righe; per una maggiore visibilità, è consigliabile, però, che la prima riga sia più alta delle altre; si può anche adattare la dimensione delle celle (colonne/righe) alla larghezza del testo facendo doppio clic sulla linea di demarcazione tra una colonna/riga e quella ad essa adiacente. • In una tabella, inoltre, si possono creare bordature irregolari: si disegnano prima i bordi esterni della tabella in modo normale e poi, evidenziando la cella per la quale si desidera apportare le modifiche, si effettua la modifica con il medesimo procedimento precedentemente illustrato. • È possibile, inoltre, cambiare il colore di ogni singola cella e del testo contenuto in ogni singola cella cliccando sulla cella ed utilizzando l’apposita icona situata sulla Barra degli strumenti. Analogamente si possono aumentare le dimensioni del testo nonché cambiare la tipologia di carattere da usare.
Ricorda che: • Per organizzare i dati è possibile usare le funzioni di ordinamento.
Ricorda che: • Per ricercare ed analizzare, in un elenco, un sottoinsieme di dati, si può utilizzare l’operazione di filtro che consente di visualizzare solo le righe contengono valori determinati o che soddisfano determinati criteri; in questo modo, le righe che non si desidera analizzare vengono momentaneamente nascoste. • Per filtrare un elenco, occorre selezionare l’elenco da filtrare e, poi, dal menu Dati, scegliere l’opzione Filtro. Si supponga di voler filtrare, nel seguente esempio, la colonna Prodotto che, in primo luogo, va selezionata, quindi Filtro.
Ricorda che: • Per proteggere un foglio di lavoro: • posizionarsi sulla linguetta riportante il nome del foglio da proteggere; • cliccare, con il tasto destro del mouse sulla linguetta, quindi Proteggi foglio; • si apre un nuovo menu, quindi spuntare la voce Proteggi foglio di lavoro e contenuti delle celle bloccate; • se si ritiene opportuno si può anche inserire una password.
E ora proviamo a… • Aprire il file di esercitazione Excel. • Visualizza il contenuto dei fogli ed esegui gli esercizi proposti nell’ultimo foglio. Esercizio 1: Per l’ID calcolare il conteggio degli individui coinvolti nella rilevazione: quanti ne sono? Per genere, cittadinanza e stato civile procedere come segue: Produci tabelle pivot e calcola le percentuali utilizzando le opportune formule Formattare ciascuna tabella e prepararla per la stampa impostando correttamente intestazione, piè di pagina, layout e margini Fare il relativo grafico e impostarlo per la stampa Esercizio 2: Per la variabile Età, calcolare mediana utilizzando le opportune funzioni, il valore minimo (quale è l’età più bassa? ) e il valore massimo (quale è l’età più alta? ) Preparare una tabella riassuntiva con i valori calcolati per la stampa impostando correttamente intestazione, piè di pagina, layout e margini Esercizio 3: Fare una tabella di contingenza su due o più delle variabili presenti nel foglio "dati" utilizzando le tabelle PIVOT e produci il relativo grafico Preparare la relativa tabella per la stampa impostando correttamente intestazione, piè di pagina, layout e margini
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