CORRESPONDECIA OFICIAL 1 Importancia de la Correspondencia Oficial

CORRESPONDECIA OFICIAL 1. Importancia de la Correspondencia Oficial 2. Documentos de la Correspondencia Oficial

1. Importancia de la Correspondencia Oficial • Correspondencia Oficial: Relación que se da entre la Administración y los particulares (bien sean empresas o personas físicas). De ahí la importancia de tener unas normas para la correcta redacción de este tipo de documentos.

2. Documentos de la Correspondencia Oficial • 2. 1 OFICIOS • 2. 2 INSTANCIAS • 2. 3 CERTIFICADOS

2. 1 OFICIOS • Comunicación que utilizan los organismos oficiales. En la actualidad se escribe en tamaño A-4, pero también se utiliza el tamaño A-5. El margen derecho que se suele guardar en este escrito es mayor que en la carta comercial, aproximadamente el doble

PARTES DEL OFICIO • Encabezamiento. Datos del organismo, anagrama, asunto, expediente, referencias, etc. • Cuerpo. Es el contenido del mensaje. Se utilizan expresiones formales como (le notifico, en virtud de, le hago saber, etc. ) • Cierre. Localidad, fecha, firma, nombre y cargo de quien firma

2. 2 INSTANCIAS • Solicitud a una autoridad competente para formular algún tipo de petición. Normalmente se realiza por duplicado y en el organismo donde se presente se sellará la copia que servirá de justificante. • Se redactan en tamaño DIN A-4, en tercera persona. El texto debe estar centrado en el papel, el margen izquierdo, aproximadamente a 1/3, el derecho el normal. Su redacción ha de ser clara, concisa y respetuosa. • La fecha debe escribirse en letra y las palabras “EXPONE” y “SOLICITA”, el tratamiento y el nombre y apellidos del solicitante deben escribirse en letras mayúsculas.

PARTES DE LA INSTANCIA • Encabezamiento. Datos personales del solicitante, nombre, DNI, domicilio, etc. • Cuerpo. Consta de: • Exposición. Aquí redactamos el cuerpo de la instancia. Exponemos los motivos en los cuales basamos la solicitud, precedidos de la expresión “EXPONE QUE…. ” • Solicitud. La cual debe ser clara y concreta, se inicia el texto con la expresión SOLICITA. Terminamos con la localidad, la fecha escrita en letra y la firma. • Pie. Tratamiento, nombre, cargo y localidad de la persona a la cual se le dirige la instancia. Se sitúa en la parte inferior del escrito, en mayúsculas y sin margen.

2. 3 CERTIFICADOS • Comunicación mediante la cual se da fe de que el hecho señalado es verdadero y se tiene constancia de él. • Normalmente se redacta en tercera persona y en un papel tamaño folio (DIN A 4) y, a veces, en tamaño cuartilla A-5.

PARTES DEL CERTIFICADO • Encabezamiento. En el aparece: • Nombre, apellidos y cargo de la persona que realiza el certificado; se escribe con mayúsculas. • Membrete. Nombre de la empresa u organismo que extiende el certificado. • Cuerpo • Texto. Se inicia con la expresión “Certifica” • Pie • Frase de cierre. “Y para que así conste …”, “Y para hacer constar…”, “Y así lo hago constar a todos los efectos…”, etc. • Firma y Sello. Dan validez al documento. • Visto Bueno. Se sitúa en la parte inferior izquierda y corresponde a la firma de un cargo superior al que firma el certificado. Es requisito indispensable en los organismos públicos.