Correo Electrnico Gijn Septiembre 2016 Correo Electrnico Nuevo

Correo Electrónico Gijón – Septiembre 2016

Correo Electrónico • Nuevo Servicio de Correo Electrónico Decisión. ü Antes-Después. ÍNDICE • Características del Servicio. • Plan de Trabajo para la Migración. ü Plan de Trabajo. ü Factores Críticos de Éxito. • Anexos. ü Folleto informativo. ü Información adicional del producto. 2

Nuevo Servicio de Correo Electrónico Decisión 3 • Acuerdo Pleno del CGAE 23 de octubre y 5 de noviembre de 2015 : “Que el Consejo General de la Abogacía, inicie la evolución de las actuales cuentas de correo electrónico a un sistema de almacenamiento en la nube específico para los abogados que deberá garantizar la privacidad y el secreto profesional, así como el estricto cumplimiento de la legislación europea y nacional de protección de datos de carácter personal. Para ello deberá procederse a convocar el correspondiente concurso público entre las empresas de reconocido prestigio para que se proceda a la contratación de dichos servicios de manera externalizada. ” • Proceso de concurso y selección de la empresa proveedora.

Nuevo Servicio de Correo Electrónico Antes-Después • Sistema anterior: • Solución “clásica”. • Correo Electrónico 5 GB. • Interfaz Web poco atractivo. • Contactos y calendarios poco flexible. • Problemas de saturación en envíos masivos. 4

Nuevo Servicio de Correo Electrónico Antes-Después • Nuevo Sistema: O 365 • Estándar de mercado, ofrecido como servicio. • Correo Electrónico 50 GB • Interfaz Web agradable. • Mayor integración de contactos y calendarios. • Herramienta para envíos masivos. • Espacio en nube 1 TB. • Editor Documentos en la Nube (Office: Word, Excel, …) • Videoconferencia. • Herramienta Colaborativa. • Entorno de Red Social. 5

Plan de Trabajo Tareas Preparatorias Creación materiales y Comunicación Pilotos previos Migración por Colegios Soporte Ago Sep 6 Oct Nov Dic

Plan de Trabajo. Punto de Vista del Abogado (y del personal del Colegio) 7 • Recibe información/formación del Colegio/Consejo sobre el proceso. • Cuando le corresponde a su Colegio • Recibe Mail de inicio del proceso. • Pinchando en el Mail, accede a Portal de Migración. Confirma que desea la migración. • Recibe correo indicando la fecha en la que será migrada su cuenta. • El día después de la migración • Accede y usa la nueva cuenta. • Si tiene dudas • Consulta información del Colegio/Consejo • Llama a Soporte (Telefónica) • Va al Colegio

Plan de Trabajo. Punto de Vista del Colegio 8 • • Recibe información/formación del Consejo. Prepara y trasmite información/formación para los Abogados y Personal. Revisa contactos usuarios susceptibles de migrar (BI). Prepara equipos en el Colegio para uso de los Colegiados. • El Administrador de Correo del Colegio. ü Hace cambios en DNS (servicio de nombres de Internet). ü Recibe formación sobre la nueva herramienta. ü Administra su correo (nuevas altas, bajas, …). • Cuando le corresponde a su Colegio. ü Manda mail de inicio del proceso. ü Supervisa la evolución de la migración de sus colegiados y personal (BI) e incentiva a sus usuarios si es necesario. ü Ofrece información y soporte adicional a los colegiados que lo necesiten.

Plan de Trabajo. Casos Particulares • • • Cuentas de correo que no se utilizan. Cuentas redireccionadas. Usuarios que no recuerdan su contraseña. Problemas en la migración. Configuración de dispositivos móviles. 9

Riesgos y Factores Críticos de Éxito Factores y Riesgos: • Generales: • Información. • Planificación. 10 Medidas: • Material informativo. • Pruebas y pilotos previos. • Ordenadores disponibles en el Colegio. • Particulares de este Proyecto • Formación del Personal del • Gestión de la carga de la Colegio. migración. • Monitorización del proceso. • Funcionamiento del portal de Cuadro de Mandos en el BI. migración. • Formación del Administrador • Usuarios que no estén usando de Correo del Colegio. el correo anterior. • Configuración de los dispositivos para el nuevo correo (PC, móviles, …). • Soporte a usuarios.