Correo electrnico Amarilis Daz Torres MLS Bibliotecaria Correo

Correo electrónico Amarilis Díaz Torres, MLS Bibliotecaria

Correo electrónico o E-mail n n n El correo electrónico es el programa conectado a la red de Internet más utilizado, por la facilidad que representa la comunicación rápida con otros usuarios a bajo costo y con la facilidad de llegar a cualquier parte del mundo. Todos los sistemas Windows cuentan con un sistema de correo electrónico que funciona de forma muy parecida. El correo electrónico ofrece la posibilidad de incluir attachments o apéndices que pueden ser archivos, bases de datos, audio, etc.

Correo elecrónico o E-mail n n n El correo electrónico es un sistema de intercambio de información, a través de una línea telefónica, cuyo servicio emula al del correo postal. Los mensajes enviados por un remitente ser almacenan en un buzón hasta que el destinatario se conecta a la red, recoge su correspondencia y lee su correo. Los mensajes no van directamente a la computadora del usuario sino a una central en donde se depositan en la casilla designada por el administrador, por eso podemos recibir mensajes aunque nuestra computadora esté apagada.

Características comunes del correo electrónico n n n n Acuse de recibo automático- Se puede comprobar si el receptor ha recuperado el mensaje. Distribución múltiple- Podemos dirigir un mensaje a varios destinatarios sin necesidad de repetirlo. Respuesta automática- se puede dar respuesta al emisor sin repetir la dirección del destino en la cabecera. Redireccionamiento- Trasmitir el mensaje a otra dirección simplemente introduciendo el destinatario Privacidad- Restricción al acceso a los contenidos de los mensajes. Caducidad- Automatización del borrado del mensaje por fecha de caducidad del mismo. Archivo- El mensaje puede ser tratado como cualquier archivo y por lo tanto, puede ser almacenado, copiado, eliminado y clasificado.

E-mail

¿Qué se necesita? Para hacer uso del correo electrónico, necesitamos abrir una cuenta de e-mail, para ello necesitamos: Tener un servidor que establezca la comunicación entre usuarios, igual que una oficina de correos tradicional. n Un nombre de usuario o username que es la clave de acceso que te identifica y que consta de tres partes, “username”- en -dominio. Mi username por ejemplo es “adiaz”. n Arroba: Es el signo “@” el cual significa en. n Dominio: dirección de la computadora central, que puede tener a su vez varios subdominios separados por un punto: Ej. br. inter. edu

Dirección en 1 2 3 [email protected] Ej. [email protected] inter. edu

¿Qué se necesita? Mi dirección de correo electrónico es: [email protected] inter. edu, que quiere decir que el buzón adiaz está en el servidor br. inter. edu. n Hay compañías que pueden proveer el servicio de correo electrónico de forma gratuita, ej. hotmail. com, terra. com, msn. com, yahoo. com, prtc. net, caribe. net n Para abrir estas cuentas debe seguir las instrucciones particulares de cada una.

Dominio Existen varios dominios, pero fue a partir del verano del 2000 cuando la organización que se encarga de la asignación de estos nombres (ICANN) decidió que era necesario aumentarlos. Estos son varios ejemplos de dominios Dominio Significado Ejemplo com Comercial [email protected] com edu Institución educativa br. inter. edu gov Gobierno [email protected] gov org Organización [email protected] org net Reservado para proveedores de servicio [email protected] net int Organización internacional [email protected] int

Para recibir un e-mail n n n Para poder ver mis mensajes y que no sean vistos por usuarios no autorizados, necesito que el servidor me provea una llave de acceso o password, la cual protege mi privacidad. Para leer un mensaje solo debe hacer click sobre el mensaje recibido, seleccionándolo de la lista de mensajes. Si no reconocemos quien nos envía un mensaje es conveniente no abrirlo porque se puede tratar de un virus.

Para enviar un e-mail n n n Para enviar un correo electrónico debe conocer la dirección o direcciones a las que se van a enviar, ya que contamos con opción de enviar el mismo mensaje a varios recipientes. Debo ser cuidadoso con la información que envía, ya que existe la posibilidad de que otra persona la pueda leer (seguro social, dirección física, etc. ). Debe tenerse mucho cuidado con los errores ortográficos ya que una vez se oprima el botón de Enviar o Send, ya no hay forma de recuperar el mensaje.

Información que acompaña un correo electrónico El correo electrónico, además del mensaje, me dice a qué hora y en qué día se envió, a cuántas personas fue enviado y el tamaño del mensaje. n Puede ir acompañado de cartas, fotos y de documentos que deben ser compatibles con los programas de la computadora para que se puedan abrir: Ej. Tener instalado Power Point n

Para enviar un mensaje n n n n Pulse New o Nuevo en la barra de herramientas. En el recuadro Para (To) escriba la dirección del destinatario. Cc es para enviar copia de mi mensaje a otros usuarios. Debo separar por el signo de punto y coma (; ) cada dirección electrónica. Bcc significa que se enviará una copia de mi mensaje a otra persona pero de forma confidencial. Subject Cada mensaje debe acompañarse de un “Asunto”, (Subject) el cual es el título que le damos a nuestro mensaje. En el recuadro en blanco escriba el mensaje, que debe escribirse como la carta tradicional. Haga click en el botón de enviar.

Enviar Destinatario Copia Tema Cuerpo de la carta

Enviar Destinatario Copia Tema [email protected] inter. edu [email protected] inter. edu Destrezas de Información 31 de julio de 2005 Sra. Maribel López Directora CAI Estimada señora López: Como parte de la información disponible para los estudiantes de la Universidad Interamericana, Recinto de Barranquitas, hemos creado un Power Point sobre la utilización del correo electrónico. Este estará disponible a través de la página del CAI, http: //www. br. inter. edu/caiweb/. Cordialmente, Amarilis Díaz Bibliotecaria

Importancia del E-mail n Estas herramientas le ayudan a clarificar al remitente sobre la importancia del mensaje: Mensaje muy importante Mensaje con poca importancia

Cómo añadir información “Attachment” n El botón que asemeja a una presilla te permite añadir otra información a tu mensaje. #1 escribimos el nombre del archivo queremos añadir #2 damos click sobre el botón de Browse #3 le damos #4 Vemos cuál documento se añadió click al botón de Attach #5 Cerramos la ventana

Responder a un mensaje del buzón-Inbox n n Si quiere responder al mensaje, haga click en el botón Responder o Replay. Aparecerá de nuevo el mismo texto recibido con la opción de escribir en la parte de arriba la respuesta. Por último, pulse el botón de Enviar o Send. Si el mensaje fue enviado a varias personas y usted quiere que todos lean su respuesta, entonces debe pulsar el botón de Replay to All. Contestar

Desventajas del E-mail No todo el mundo tiene correo electrónico. n Los mensajes pueden retrasarse por problemas técnicos. n No hay garantía de lectura. n No hay recibo de entrega. n Existe la posibilidad de interpretar erróneamente el tono redaccional debido a la ausencia de los modificadores de la expresión. n

Libreta de direcciones n n Para comunicarse con amigos o con colaboradores, puede encontrar que necesita enviar información al mismo grupo con regularidad. Para ello, se puede crear una Lista de distribución, la cual es denominada “Equipo” que contiene los nombres del personal. Haga click en Libreta de direcciones o Address Book

Libreta de direcciones n New Entry o nueva entrada Haga click en New Entry Contacts Luego haga click en ok

Libreta de direcciones n Se escribe la información que identifica al nuevo contacto o se puede añadir uno nuevo.

Añadir lista en libreta de direcciones n n n Luego de entrar los nombres en la lista de distribución se abre la pantalla de Select Members (Selecciona los integrantes) y con la tecla apretada de [Ctrl] puede añadir los nombres de su lista en un solo grupo. Cuando suelte la tecla de [Ctrl] le da un click a Aceptar. Luego de entrar todos los contactos nuevos se le da click al botón de Save and Close (Guardar y cerrar). Luego al dar un click al botón de Address Book aparecerá la lista de las personas incluidas en el grupo con un icono que los identifica.

Lista de cotejo final n n n n n Antes de enviar el mensaje resultará muy efectivo revisarlo con la lista siguiente: Objetivo- ¿logré lo que pretendía? Estilo- ¿utilicé el tono y vocabulario apropiado? Acción- ¿se adjunta lo que se indica en el mensaje? Estructura- ¿sigue una exposición lógica? Contenido- ¿está completo? Privacidad- ¿escribí algo que es conveniente comunicar por otro medio? Legibilidad- ¿utilicé adecuadamente los signos de puntuación y modos de citar, facilité la lectura? Dirección- ¿estoy escribiendo la dirección correcta? Tiempo- debo tomar mi tiempo para revisar el mensaje y asegurarme que es claro y preciso.

Lista de cotejo final n n El correo electrónico cuenta con otras opciones para facilitar el trabajo. Diariamente debemos eliminar los mensajes que no son importantes con la opción de Deleted Items. Esto evita que la computadora llene la memoria. También hay que borrar los mensajes enviados de la lista de Sent Items. La práctica nos hace diestros en los programas que trae la computadora y son para facilitarnos la vida.

Referencias Besskeen, D. W. , Duffy, J. A. & Fiedrichsen, L. (2004). Microsoft Office XP. Mexico: Thomson. Domínguez-Alconchel, J. (1999). Microsoft Office 2000. España: Mc. Graw-Hill. Grauer, R. & Barber, M. (2003). Exploring Microsoft Office XP. New Jersey : Prentice Hall. Huidobro, J. M. (2001). Fundamentos de telecomunicaciones. Madrid, España: Parainfo: Thomson Learning. Sarramía, T. (2000). El e-mail @ su alcance. Hato Rey, P. R. : Publicaciones Puertorriqueñas. Torres-Batista, N. (2003). Aplicaciones Office XP. Carolina, P. R. : Editorial John Louis Von Neumann, Inc.

FIN