CONTROLE FINANCEIRO Contas a pagar contas a receber

ABERTURA DE CAIXA: O sistema Supremo Gestão tem a opção de controlar um, ou mais caixas da sua empresa com relatórios gerenciais e controle de fechamento de caixa por usuário. Antes de realizarmos a abertura de um caixa, vamos entender como criar um, ou vários caixas dentro do sistema. É só acessar o menu Financeiro > Tabelas > Contas bancárias Também O sistematemos abriráauma opção nova de janela buscar com todas uma conta as pelo contas código, bancárias ou pelo cadastradas nome dela. no sistema. Nos dando a opção de Consultar, Incluir, Vamos conta. Alterarcadastrar ou Excluiruma umanova conta. É só clicar no botão Incluir. Como padrão o sistema já traz uma conta cadastrada como CAIXA que poderemos usar no controle do nosso caixa. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CADASTRO DE CAIXA: Quando clicamos em Incluir, o sistema abrirá uma nova janela onde iremos colocar os dados necessários para criar um caixa. Primeiro vamos digitar um código para esse caixa. Como o 01 já existe, vamos cadastrar com o código 02. Depois vamos marcar a opção que ele Controla o fechamento de caixa. Por fim, vamos colocar um nome para o nosso novo Caixa. Esses são os campos obrigatórios no cadastro de um caixa. Para cadastrar uma conta bancária, veja o tutorial de cadastro de contas PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CADASTRO DE CAIXA: Quando clicamos em Incluir, o sistema abrirá uma nova janela onde iremos colocar os dados necessários para criar um caixa. Depois de inserir os dados é só clicar no botão Gravar. O sistema mostrará uma mensagem que o registro foi gravado com sucesso. Ao retornar para tela anterior, verificamos que o caixa que acabamos de cadastrar já está lá. Agora temos que vincular os tipos de pagamento com esse novo caixa que criamos. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

VINCULANDO UM CAIXA AOS TIPOS DE PAGAMENTO: Depois de criar um caixa, temos que definir quais os tipos de pagamento ele irá aceitar. Por exemplo, eu tenho um tipo de pagamento boleto que não vai ser utilizado por ele, eu não preciso vincular. Agora dinheiro vou utilizar bastante, então teremos que vincular a esse caixa. Para isso vamos entrar no menu Financeiro > Tabelas > Tipos de pagamento Também opção de buscar O sistematemos abriráauma nova janela um de pagamento pelo comtipo todos os tipos de pagamento código, descrição, e tipo. já cadastrados. Ossigla ativos e bloqueados. Vamos alterar o tipo de Também temos a opção deisso pagamento Dinheiro. Para Consultar, Incluir, Alterar Excluir vamos seleciona-lo e clicare no um tipo. Alterar. de pagamento. botão Alguns tipos de pagamento já vem como padrão. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

VINCULANDO UM CAIXA AOS TIPOS DE PAGAMENTO: Quando clicamos em Alterar, o sistema abrirá uma nova janela onde iremos vincular nosso caixa ao tipo de pagamento. Não vamos precisar alterar os dados já cadastrados. Vamos no ultimo campo, Contas Bancárias, e vamos Incluir uma nova conta para esse tipo de pagamento. O sistema abrirá uma janela para que você selecione o banco e se vai ser padrão. Vamos colocar o banco que cadastramos e vamos deixar padrão Sim. Depois é só clicar no botão Gravar. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

VINCULANDO UM CAIXA AOS TIPOS DE PAGAMENTO: O sistema vai retornar para a tela do tipo de pagamento com o nosso caixa vinculado e padrão. Temos a opção de Incluir um novo caixa, ou alterar e excluir um já existente. Depois é só clicar no botão Gravar. O sistema mostrará uma mensagem que o registro foi alterado com sucesso. Ao clicar em Ok, o sistema retornará para a tela do cadastro de tipo de pagamento onde faremos o mesmo procedimento nos itens que desejamos incluir no nosso caixa. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

ABERTURA DE CAIXA: Agora que temos um caixa cadastrado e os tipos de pagamento vinculado a esse caixa, vamos realizar a abertura dele para que possamos começar as vendas diárias. Para abrir um caixa vamos acessar o menu Financeiro > Caixa > Fechamento de Caixa > Abrir caixa O sistema abrirá uma janela para que selecionemos o banco, o tipo de pagamento, o saldo inicial e alguma observação. No saldo inicial vamos colocar o valor que estamos abrindo o caixa. Ele traz também quem é o usuário que está abrindo o caixa e qual terminal. Vamos preencher os dados e depois clicar no botão Confirmar. O sistema retornará para a tela inicial e todo fluxo de contas a pagar e receber entrará nesse caixa. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CONSULTA DO FLUXO DE CAIXA: Agora que temos um caixa aberto, podemos ver o fluxo dele. Essa tela é interessante, pois o usuário pode consultar todos os caixas da empresa em uma única tela. Para isso vamos acessar o menu Financeiro > Caixa > Fluxo de caixa geral O sistema abrirá uma janela com todo o fluxo de caixa. Essa tela nos traz a data e hora do fluxo, qual a operação (crédito ou débito), o valor, o movimento, o código do movimento, o Caixa e o código do fluxo. Também poderemos consultar um fluxo pelo período, usuário, sequência, valor, operação, banco, controle, histórico, código do movimento e código genérico Por fim, podemos consultar uma linha do fluxo, ou incluir um movimento no fluxo. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CONTAS A PAGAR: Agora que já vimos como cadastrar um caixa, abrir um caixa e acompanhar o fluxo desse caixa, vamos ver como cadastrar um contas a pagar dentro do sistema. Para acessar seu contas a pagar é só ir no menu Financeiro > Contas a pagar Esse menu também está disponível no ícone de inicialização rápida na tela inicial. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CONSULTA DE CONTAS A PAGAR: Lembrando Ao acessar oque contas esses a pagar, botõesoservem sistemacomo abriráfiltro, umaonde nova você janela com poderá ocultar todas a visualização as contas já de cadastradas. contas ao clicar em um As que botões. desses estão a vencer, E reativar baixadas, ao clicarvencidas novamente e canceladas. Você poderá Consultar, Incluir, Alterar e Excluir uma conta a pagar. Também poderá buscar uma conta a pagar pelo fornecedor, tipo de pagamento, observação, período, controle, valor, classificação e documento do fornecedor. O sistema permite buscar por partes de cada um dos campos citados acima. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CADASTRANDO UMA CONTA A PAGAR Para cadastrarmos uma nova conta a pagar, basta clicar no botão . O sistema abrirá uma nova janela para que preenchamos os dados do contas a pagar. Vamos pegar como exemplo um pagamento para um fornecedor, que tem vencimento no dia 05/07/2015. O sistema já traz preenchido o controle e a data de emissão vem como a data atual. Teremos que preencher o fornecedor, o código da conta, o doc. do fornecedor, classificação e histórico. Depois de preenchermos esses dados, vamos incluir as parcelas com os vencimentos para essa conta. É só clicar no botão Incluir. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CADASTRANDO UMA CONTA A PAGAR Quando clicamos em incluir uma nova parcela, o sistema vai abrir uma janelinha para inserir o valor, o vencimento, o documento do fornecedor, o tipo de pagamento e observação. Ao preencher todos os dados da parcela é só clicar no botão Gravar. O sistema retorna para a tela anterior com essa parcela cadastrada. Agora podemos incluir uma nova parcela, ou consultar, alterar, ou excluir a parcela que cadastramos. Se o pagamento for em várias parcelas, temos que cadastrar todas aqui. É só ir colocando o vencimento de cada uma delas. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CADASTRANDO UMA CONTA A PAGAR Ainda nessa tela conseguimos ver o total de parcelas, o total pago, o total pendente e o valor total da conta a pagar que estamos cadastrando. Ao incluir todas as parcelas do pagamento é só clicar no botão Gravar. O sistema mostrará uma mensagem que o registro foi gravado com sucesso. Ao clicar em Ok, retornará para a tela anterior cada uma das parcelas cadastradas com seu devido vencimento. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

BAIXANDO UMA PARCELA DO CONTAS A PAGAR: Na tela do contas a pagar, temos quatro opções no canto direito dela: Consultar fornecedor, Baixar parcela, Consultar baixa e Estornar baixa. Também temos a opção de Se clicar no botão Consultar baixar uma parcela, clicando no Fornecedor ou pressionar a tecla botão, ou pressionando tecla F 4 , o sistema abrirá umaa janela F 5. os dados cadastrais dele com para consulta. O sistema abre uma nova janela com os dados da parcela dando a opção de inserir valor de acréscimo, valor de desconto, valor da baixa, o tipo de pagamento e de qual banco estamos tirando o dinheiro (no nosso caso Caixa) e observação. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

BAIXANDO UM PARCELA DO CONTAS A PAGAR: Após preenchermos os dados da baixa da parcela, basta clicar no botão Baixar. O sistema retorna para a tela anterior, sem essa parcela que acabamos de baixar. É porque nos botões de filtro, as parcelas baixadas estão desativadas. Vamos clicar no botão Baixada, que o sistema vai trazer as parcelas já pagas. Agora conseguimos ver a parcela que acabamos de baixar. O sistema abrirádeuma janela com Temos a opção Consultar essa abaixa. parcela baixada, onde Basta clicar no botão, ou podemos pressionarconsultar a tecla F 8 o. Caixa e imprimir um recibo desse pagamento. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

BAIXANDO UM PARCELA DO CONTAS A PAGAR: Para concluir a tela de contas a pagar temos a opção de estornar uma baixa. Basta clicar no botão, ou pressionar a tela F 9. O sistema abrirá uma janela da parcela que selecionou estorno. No canto direito temos o botão Estornar baixa, ou pressionando a tecla F 2. Ao selecionar essa opção o sistema mostrará uma mensagem perguntando se deseja confirmar o estorno da parcela. Se clicar em Sim, o sistema retorna para a tela anterior com o estorno realizado. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CONCLUSÃO DO CONTAS A PAGAR: Quando fechamos a tela que o sistema retorna para a tela de contas a pagar a parcela não estará mais baixada, voltara para as parcelas a vencer. Toda essa movimentação de contas a pagar fica registrada no fluxo de caixa. Vamos entrar em Financeiro > Caixa > Fluxo de caixa geral e vamos ver que consta essa baixa e estorno de parcela. Primeiro foi gerado um débito, e depois um crédito no caixa. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CONTAS A RECEBER: Diferente do contas a pagar, que não é gerado automático na entrada de mercadorias, o contas a receber é gerado automaticamente após a conclusão do pedido. Se o tipo de pagamento permitir baixa automática então ele vai para o contas a receber já com a parcela baixada e entra no fluxo do caixa. Se não, ele vai ficar no contas a receber com parcela a vencer e com o vencimento estipulado no final do cadastro de pedido. Se tiver dúvida de como funciona o contas a receber no pedido é só olhar a apresentação de Cadastro de Orçamentos e Pedidos. O cadastro de contas a receber é extremamente importante, pois com ele podemos controlar nossa carteira de clientes, saber quais estão com parcelas vencidas podendo bloqueá-los dentro do sistema. Também serve como base no nosso fluxo de caixa, e é muito importante na geração de relatórios para saber tudo que recebemos e o que ainda temos para receber por tipo de pagamento, cliente, entre outros filtros. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CONTAS A RECEBER: Para acessar seu contas a receber é só ir no menu Financeiro > Contas a receber Esse menu também está disponível no ícone de inicialização rápida na tela inicial. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CONSULTA DE CONTAS A RECEBER: Ao acessar oque contas a receber, o sistema abrirá uma nova janela bem parecida Lembrando esses botões servem como filtro, onde você com a do contasa avisualização pagar, comde todas as contas a receber poderá ocultar contas ao clicar em um já cadastradas. As que botões. estão a vencer, baixadas, e canceladas. desses E reativar ao clicarvencidas novamente Você poderá Consultar, Incluir, Alterar e Excluir uma conta a receber. Também poderá buscar uma conta a receber pelo cliente, tipo de pagamento, cód. genérico, período, controle, histórico, valor, NF, tipo documento e situação. O sistema permite buscar por partes de cada um dos campos citados acima. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CADASTRANDO UMA CONTA A RECEBER: Vamos cadastrar uma conta a receber que não foi gerada através de um pedido. Por exemplo, você tem uma conta a receber de antes da implantação do sistema. Para não ter que lançar um pedido, é só entrar no cadastro de contas a receber e lançar avulso. Para cadastrar uma nova conta a receber é só clicar no botão que o sistema abrirá uma nova janela para preencher os dados da conta. O sistema abrirá uma nova janela para que sejam preenchidos os dados. Teremos que selecionar o cliente, código da conta, valor do titulo, valor utilizado, qual vai ser o tipo de pagamento e o prazo. Depois de preenchermos esses dados, é só clicar no botão Confirmar. Lembrando que podemos ter mais de um tipo de pagamento diferente. . Por exemplo, o cliente pagou R$ 60, 00 em dinheiro e outros R$ 60, 00 em cheque. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CADASTRANDO UMA CONTA A RECEBER: Como selecionamos um tipo de pagamento que gera prazo, não da baixa automática e possui 2 parcelas com prazo de 30 e 60 dias, quando clicamos em Confirmar, o sistema cadastra 2 parcelas com o valor dividido entre elas e o vencimento para 30 e 60 dias automaticamente. Agora que temos as parcelas e o valor lançado, é só clicar no botão Gravar. O sistema mostrará uma mensagem dizendo que o registro foi gravado com sucesso. E ao clicar em Ok o sistema retorna para a tela de contas a receber com as 2 parcelas que acabamos de lançar. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

BAIXANDO UMA PARCELA DO CONTAS A RECEBER: Agora que temos uma conta a receber cadastrada que está a vencer, temos 03 opções para essas parcelas. Eu vou colocar um filtro por data, para que apareçam somente as parcelas que acabamos de cadastrar. Agora temos as seguintes opções: Imprimir Carnê, clicando no botão, ou pressionando a tecla F 2. O sistema vai perguntar se deseja imprimir todas as parcelas, ou somente a atual. Vamos selecionar todas as parcelas que o sistema abrirá uma janela para que escolhamos a impressora e opções de impressão. Ao clicar em Imprimir serão impressos os carnês. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

BAIXANDO UMA PARCELA DO CONTAS A RECEBER: Ao imprimir os carnês, o sistema retorna para a tela anterior. Ainda temos duas opções nessa parcela, a segunda opção que temos é a impressão de promissória. Para imprimir, basta clicar no botão, ou pressionar a tecla F 3. O sistema já vai abrir a janela para selecionar a impressora e as opções de impressão. Ao clicar no botão Imprimir, o sistema enviará a impressão da promissória para a impressora. Depois o sistema retorna para a tela anterior, nos deixando a última opção dessa tela. A baixa da parcela. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

BAIXANDO UMA PARCELA DO CONTAS A RECEBER: Agora temos a opção de baixar a parcela. Como havíamos colocado o tipo de pagamento cheque, o cliente pode ir até a empresa e falar que deseja aquele cheque de volta e que vai pagar essa divida em dinheiro. Então temos que baixar essa parcela a vencer. Para isso basta clicar no botão, ou pressionar a tecla F 5. Ao clicar no botão o sistema abrirá uma janela com os dados dessa parcela. Nos dá a opção de colocar uma despesa a mais, colocar desconto, permite pagamento parcial, o tipo de pagamento, o valor informado e qual caixa estamos movimentando. Também temos a opção de colocar uma observação na baixa. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

BAIXANDO UMA PARCELA DO CONTAS A RECEBER: Depois de preencher os campos da baixa é só clicar no botão Baixar. O sistema retornará para a tela anterior, e a parcela que baixamos vai sumir. Isso porque o filtro está para não trazer as parcelas baixadas. Vamos manter o filtro de data e clicar no botão Baixada para ver essa nossa parcela. Agora o sistema abriu mais duas opções. Consultar Baixa e Estornar baixa. Essas opções funcionam exatamente iguais as do contas a pagar. Se tiver dúvidas em como funciona é só retornar alguns slides. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

FECHANDO UM CAIXA: Agora que já vimos como abrir um caixa, como movimentar o contas a pagar e a receber, como olhar o fluxo do caixa, vamos agora fechar nosso caixa, conferindo se o valor que temos nele bate com o valor que vai sair no relatório. Para fecharmos um caixa é bem simples, vamos entrar no menu Financeiro > Caixa > Fechamento de caixa > Fechar caixa O sistema abrirá uma janela para que preenchamos os dados do fechamento. Ele traz a informação da abertura do caixa, como quem foi o usuário e qual terminal, o valor e tipo de pagamento da abertura. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

FECHANDO UM CAIXA: Embaixo dos da abertura do caixa temos a opção de incluir os valores que constam no fechamento. Vamos supor que ao longo do dia vendemos R$ 500, 00 em dinheiro, R$ 500, 00 no cartão visa, R$ 500, 00 no boleto. Teremos que informar todos os valores acima citados nesta tela. Para fazer isso é bem simples, basta clicar no botão Incluir. O sistema abrirá uma janela para que preenchamos o valor e o tipo de pagamento. É só preencher e clicar em Gravar. Ao voltar para a tela anterior o sistema traz nos valores do fechamento esse que acabamos de cadastrar. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CONFERINDO UM CAIXA FECHADO: No nosso caso, só fizemos venda no dinheiro, então vou deixar o valor preenchido e depois clicar em Confirmar. Pronto, o caixa está fechado. Agora teremos que conferir para saber se os valores batem. Para fazermos isso vamos entrar no menu Financeiro > Caixa > Fechamento de caixa > Controle de fechamento de caixa O sistema abrirá uma janela em branco. Vamos clicar no filtro Fechado para que o sistema nos traga os caixas que estão fechados. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CONFERINDO UM CAIXA FECHADO: Agora com os caixas fechados listados para nós, vamos selecionar o que desejamos conferir. No canto direito o sistema nos dá duas opções. A primeira é Consultar Caixa Abertura, que nos mostrará os dados preenchidos na abertura desse caixa. E o que realmente nos importa é a Conferência Caixa, ou a tecla F 3. Ao clicarmos nesse botão o sistema abrirá uma janela onde abre um padrão de relatório de conferência. Podendo o usuário personalizar à seu gosto. Também poderá preencher os filtro da tela, e configurar a saída de impressão. Eu vou gerar um relatório Padrão sem filtros. É só clicar no botão Imprimir. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CONFERINDO UM CAIXA FECHADO: O relatório que é gerado é bem simples, traz todo o fluxo do caixa. Todas as entradas e saídas. O mais importante dele é na parte debaixo, onde tem todos os débitos, todos os créditos, o saldo e o valor de fechamento. Os valores do Saldo e do Vl. Fechamento tem que bater 100%. Qualquer divergência, deverá ser consultado o fluxo do caixa para saber o que aconteceu. E no final ele tem a opção do responsável e do conferente assinarem a conferência. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br

CONTROLE FINANCEIRO COMPLETO: Assim concluímos o treinamento do controle financeiro. Vimos como cadastrar uma conta bancária (que virou caixa), como vincular uma conta a um tipo de pagamento, como abrir, fechar e ver o fluxo de um caixa, vimos o contas a pagar e o contas a receber e como conferir o fechamento de um caixa. Alguns treinamentos que poderão ajudar são: Cadastro de Contas e Tipos de Pagamentos e o Lançamento de Orçamentos e Pedidos. PC Help Sistemas – Todos os direitos reservados – www. pchelpsistemas. com. br