CONTROL DE PROYECTOS Ing Alex D Choque Flores

CONTROL DE PROYECTOS Ing. Alex D. Choque Flores PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN II CARRERA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA – UMSS Cochabamba - Bolivia

01 CONCEPTO � � � Control: Es la actividad de aseguramiento de las operaciones, tareas y acciones hacia los objetivos anteriormente establecidos. El Control Administrativo, se centra en los recursos humanos. El control en ingeniería, se centra en los objetos, los procesos, las operaciones, los sistemas… El Control es una función dinámica. Por lo tanto, al establecer un sistema de control de proyectos SCP éste debe ser flexible.

2 CONTROL EN PROYECTOS � � � A Diferencia de las tareas repetitivas, la secuencia de actividades de un proyecto se realiza una sola vez. La planificación se efectúa con un mayor nivel de incertidumbre, lo que implica el diseño de uno o varios parámetros flexibles de control. El control debe acompañar a la etapa de ejecución.

02 CONTROL EN PROYECTOS � � Además, el control es una de las funciones del Gerente de proyectos. Se deben controlar las tareas de ejecución de modo que el conjunto de acciones se ajusten al tiempo, el costo y la calidad especificada en la planificación del proyecto.

03 TIPOS DE CONTROL DIRECCIONAL O CONTINUO Se realiza antes de concluir el proyecto y la actividad y se hace de modo continuo. Se requiere la instalación completa de un Sistema de Control de Proyectos en todos sus componentes. Ejemplo: el conductor de un auto en una vía irregular.

03 TIPOS DE CONTROL EVALUATIVO (APROBADO/REPROBADO) Se somete una o varias actividades al control después de ser efectuadas. Al realizar este control y detectar fallas, se reencaminan para prevenir o corregir el curso del proyecto. Ejemplo: el control de la calidad por etapas de una obra.

03 TIPOS DE CONTROL POST OPERACIONAL (AUDITORÍA DEL PROYECTO) Se realiza después de concluir el proyecto, o fases del proyecto. Sirve para corregir proyectos futuros. Puede realizarse de manera interna o externa (auditoría) Ejemplo: el entrenador evalúa el desempeño después de un partido.

04 EL PROCESO DE CONTROL 1 DEFINICIÓN DE PARÁMETROS • Se recuperan las metas y objetivos desde la planificación. • Éstos deben prever un margen y sus límites (superior e inferior) 2 MEDICIÓN DE LOS RESULTADOS • Un SCP debe tener medios para verificar el resultado de una actividad. • Esta verificación puede ser cuantitativa ó cualitativa 3 EVALUACIÓN DE DESVIACIONES • Comparación entre lo que se pretendía obtener contra lo que efectivamente se obtuvo. • Se debe determinar la magnitud de la diferencia. 4 DEFINICIÓN DE LAS DESVIACIONES 5 EJECUCIÓN DE LAS CORRECCIONES • Tras verificar la desviación y evaluar su gravedad, se deben analizar las soluciones y establecer las adecuadas. • Las soluciones se instruyen y se ejecutan.

04 EL PROCESO DE CONTROL CORRECCIÓN DEL PLAN • Objetivos, metas. • Parámetros de control. EJECUCIÓN DE LAS CORRECCIONES MEDICIÓN DE RESULTADOS PLAN EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DEFINICIÓN DE LAS CORRECCIONES

05 RETRO ALIMENTACIÓN Una información imprecisa en un tiempo oportuno es igual a una información precisa en un tiempo inoportuno. Para el éxito se debió prever las formas de comunicación e información en la planificación. Y éstos canales deben ser adecuados a la organización del proyecto.

05 RETRO ALIMENTACIÓN Agente 1 Instrucciones Recursos Agente 2 Resultados Agente 3 Receptor PARÁMETROS DE CONTROL Análisis y ejecución

06 EL MECANISMO DE CONTROL Para la implementación de un SCP existen varias restricciones: de personal, de instalaciones, de tiempo, de costo, etc. Los mecanismos de control implica el uso de técnicas con metodologías: • CONTROL FÍSICO • CONTROL FINANCIERO • EVALUACIÓN DE OBJETIVOS • CONTROL INSTITUCIONAL • EQUILIBRIO META/COSTO O TIEMPO/COSTO

06 EL MECANISMO DE CONTROL Los Sistemas de Control de Proyectos. Los SCP deben diseñarse a partir de la magnitud del proyecto, para que puedan diseñarse física y lógicamente como sistemas ligeros o sistemas más grandes.

Control físico Implica el uso de técnica de redes: PERT/CPM/ROY, étc. Uso del cronograma de Gantt. Uso de un software, aplicación ó sistemas de Control.

Control financiero Implica el control en las inversiones, presupuestos, pagos y otros. Es importante tener un seguimiento detallado de las finanzas del proyecto.

Evaluación de objetivos Se evalúan los objetivos y las metas según grado de avance y cumplimiento, a corto plazo y largo plazo. Se debe usar Indicadores de gestión: a nivel financiero, tecnológico y social.

Control Institucional Auditorías al proyecto. Su objetivo es formular medidas para una coordinación eficiente y operativa entre los actores y lograr los objetivos y metas del proyecto. Son sus medidas: mejorar manuales, normas, procedimientos, operaciones, códigos, otros.

Equilibrio Meta/Costo y Tiempo/Costo Se deben diseñar indicadores para relacionar tiempos de actividades y gastos efectuados. Se puede utilizar un indicador como el Status Index: Si = (DR/DP)*(P/GR) DR = Duración real. DP = Duración programada. P = Presupuesto. GR = Gasto real.