CONTABILIDAD Objetivo General El presente curso tiene como
CONTABILIDAD
Objetivo General El presente curso tiene como finalidad que conozcas algunas de las características del proceso de contabilidad, el cual tiene entre sus funciones la de realizar y supervisar los registros contables de las operaciones que afectan económicamente a la empresa y proporcionar la información contable y financiera necesaria para la toma de decisiones
Introducción al Sistema Institucional de Información SII (SAP) Introducción Las empresas sofisticadas demandan recursos de información con estándares de oportunidad, claridad e integración que les permita el logro de objetivos operativos y estratégicos. En la actualidad la utilización de sistemas empresariales (ERP) es un recurso habitual en las empresas medianas y grandes, estos sistemas proporcionan solución a diversos requerimientos técnicos y administrativos. Existen diversidad de opciones de ERP´s en el mercado, diferentes marcas y opciones de oferta.
Introducción al Sistema Institucional de Información SII (SAP) Un ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de ciertas operaciones de una empresa. ¿Qué es un ERP? El ERP funciona como un sistema integrado, y aunque pueda tener menús modulares, es un todo. Es decir, es un único programa con acceso a una base de datos centralizada. Un ERP tiene una estructura modular e interactiva que le permite fusionar las distintas operaciones registradas. Opera a través de módulos especializados en algún tipo de operación, como puede ser Finanzas, Recursos Monetarios, Recursos Humanos, Proyectos, Compras, etc. Estos módulos son configurables y se pueden activar uno o varios dependiendo de las necesidades de cada empresa Existen dos versiones de ERP en el mercado, los ubicados en la Nube u Online y los Locales, en el primer caso su ubicación se encuentra en el internet con ventajas de accesibilidad, costo y actualización, sin embargo, presenta desventajas en cuanto a la personalización y dependencia a la operación de la internet. En el caso de los ERP´s locales o también llamados In House la ubicación del software es en los servidores de la empresa
Introducción al Sistema Institucional de Información SII (My. SAP) Módulos My. SAP CFE optó por configurar algunos módulos específicos y continuar con algunas operaciones con aplicaciones propias como son el Sistema Comercial (SICOM), Sistema de recursos Humanos (SIRH) y el Sistema Institucional de Distribución (SIAD), los cuales operan de manera independiente e intercomunicado con My. SAP mediante interfaces de traslado de información. Las interacciones de los distintos módulos enriquecen y conforman la información que se origina mediante la introducción de datos provenientes de los distintos procesos y actividades que realiza la empresa y que son registrados en el Sistema Institucional de Información My. SAP. Los Módulos se clasifican de manera general en tres rubros, Financieros, Tesorería y Logística.
Contabilidad Básica El conocimiento de la contabilidad básica es fundamental para el correcto desempeño en las áreas administrativas y particularmente en aquellas áreas dedicadas a los temas relacionados con finanzas. Se busca que el personal que desempeña o aspira a ejecutar actividades administrativas comprendan los conceptos, principios, y fundamentos básicos que les serán útiles para el desempeño de las actividades y principalmente el entendimiento del alcance e impacto que tiene sus labores en los resultados de la institución. Introducción Importancia de la Contabilidad Objetivo Registrar conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera los eventos económicos de la empresa, con el fin de generar valor a la institución a través el procesamiento y entrega de la información útil a los usuarios que les permita tomar decisiones económicas eficientes. Características de la Contabilidad Las características de una contabilidad sana y eficiente deben de basarse en la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera. Las NIIF establecen los requerimientos de reconocimiento, medición, presentación e información a revelar que se refieren a las transacciones y sucesos económicos que son importantes en los estados financieros.
Contabilidad Básica Proceso de Registro Contable El proceso contable inicia con un suceso o evento económico inherente a la empresa y concluye con la revelación de dicho suceso en los estados financieros básicos (Balance y Estado de Resultados). Estos dos estados financieros representan la consecución de la contabilidad y registro contable, siendo la elaboración y presentación de dichos documentos una de las herramientas más relevantes para informar a los usuarios de la situación financiera de la entidad.
Contabilidad Básica Las cuentas de Balance son aquellas donde se registran operaciones relativas a Activos, Pasivos y de Capital. Estos registros representan los recursos y obligaciones de la empresa en un momento determinado. Las cuentas de Balance no tienen vigencia y subsisten hasta que el recurso o la obligación desaparezca. Las cuentas de Balance se clasifican en cuentas de Activos Fijos, Activo Circulante, Pasivo a Corto Plazo o Circulante, Pasivo a Largo Plazo y de Capital o Patrimonio. Cuentas de Balance Imagine que se toma una fotografía instantánea de la empresa y sus actividades en un momento determinado. La siguiente figura muestra una conceptualización gráfica del balance general.
Contabilidad Básica Activo Circulante Activo Comprende el efectivo, así como las partidas que durante le ciclo normal de operaciones se convertirán en efectivo Activo Fijo Bienes que no pueden convertirse en efectivo a corto plazo y han sido adquiridos para el funcionamiento de la empresa y no se destinan a la venta. Pasivo a Corto Plazo Son las obligaciones o deudas de un periodo menor a un año Pasivo a Largo Plazo Son las obligaciones o deudas de un periodo mayor a un año Pasivo
Contabilidad Básica La suma del valor de las cuentas del activo deberá ser igual a la suma de valor de las cuentas del pasivo más la suma de valor de las cuentas del patrimonio o capital, y esto se debe a que todo el activo adquirido solo puede provenir de dos fuentes: por recursos prestados de terceros, es decir, el pasivo, o por recursos propios de los dueños, es decir, el capital o patrimonio. A esto se le conoce como ecuación contable y es uno de los conceptos fundamentales de la contabilidad.
Contabilidad Básica Cuentas de Resultados En estas cuentas se registran las operaciones derivadas de la venta de los bienes y/o servicios que la empresa realiza, así como las compras o pagos de bienes y servicios que requiere la empresa para su funcionamiento. Las cuentas de resultados a diferencia de las cuentas de balance tienen un periodo de vigencia especifico (normalmente un año), su registro es de suma importancia para poder medir el desempeño financiero de la empresa.
Gasto o Inversión Desembolsos que disminuyen la utilidad (Gasto): son los que la empresa realiza para pago de salarios, prestaciones, materiales y servicios, así como para el mantenimiento de instalaciones. Desembolsos que incrementan el valor de la empresa (Inversión): son para la adquisición de inmuebles, equipos, así como la construcción de obras de infraestructura eléctrica que la empresa requiere para brindar el servicio de distribución de energía eléctrica. Por regla general la inversión incrementa el valor del patrimonio de la empresa. A mayor gasto menores utilidades para la empresa.
Obras en Proceso La Calidad y Oportunidad con la que se construyen las obras y el adecuado control de sus costos benefician a largo plazo a la CFE La infraestructura eléctrica con que cuenta la CFE Distribución es un pilar fundamental para cumplir con el objetivo primordial de la empresa que es prestar el servicio público de distribución de la energía. Para ello la empresa construye obras a través de terceros (contratistas) o con su propio personal (obras por administración). Para que la construcción de obras de infraestructura eléctrica genere el mayor beneficio económico posible para la empresa, se requiere que el tiempo de ejecución y los costos generados y registrados en la Orden Interna Real sean los más bajos posibles y de acuerdo a lo indicado en la Autorización de Trabajo (AT).
Plan y Estructura de Cuentas El plan de cuentas es el listado de cuentas ordenadas metodológicamente mediante la asignación de un código numérico a cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza y su ubicación. En CFE el registro de las operaciones debe apegarse estrictamente al catálogo general de cuentas, el cual es emitido y autorizado por la Subdirección de Control Financiero, a través de la Gerencia de Contabilidad. Nuestro catálogo o plan de cuentas, está estructurado en capítulos y cuentas de mayor, que permiten un análisis previo de las operaciones a registrar. El Catálogo General de Cuentas en su versión del Sistema SAP, es la única base para el registro contable de las operaciones económico financieras y presupuestales de la Comisión Federal de Electricidad PLAN DE CUENTAS Registro de las operaciones de la CFE Emite y autoriza la Subdirección de Control Financiero Estructura en capítulos y cuentas de mayor Versión en sistema la única base para el registro contable.
Plan y Estructura de Cuentas En nuestro Sistema Institucional de Información SAP las cuentas contables se identifican con un código numérico de seis dígitos. Y como podrás observar, las cuentas llevan una secuencia y un orden: primero están las cuentas de balance de activo fijo, luego las de pasivo y posteriormente las de patrimonio.
Plan y Estructura de Cuentas de Balance de Activo Cuentas de Balance de Pasivo Cuentas de Balance de Patrimonio
Plan y Estructura de Cuentas de Resultados Por último se tienen las cuentas de resultados, las cuales comienzan con los ingresos o productos a partir de la cuenta contable 430000
Plan y Estructura de Cuentas Ruta: Finanzas > Gestión Financiera > Libro Mayor > Plan de Cuentas El plan y estructura de cuentas lo puedes revisar en el Manual Institucional de Contabilidad o si lo deseas, el plan de cuentas completo y detallado puede consultarse en el Sistema SAP, utilizando la transacción F. 10 o la ruta Finanzas-Gestión Financiera. Libro Mayor-Plan de Cuentas
Contabilidades en la CFE Introducción La Contabilidad General engloba diversas ramas con el fin de satisfacer los requerimientos de distintos actores de la información financiera, algunas de las ramas de la contabilidad son la Fiscal, Financiera y de Costos, estas ramas especializadas registran los mismos eventos, pero con diferente enfoque. Los diferentes enfoques atienden a tramos de control dentro de la empresa y atienden a requerimientos específicos dentro del proceso administrativo. En una empresa solo existe una sola contabilidad, un solo registro, sin embargo, es válido que en el mismo asiento (registro) se especifique información con diferente cobertura de necesidad.
Contabilidades en la CFE CONTABILIDAD FINANCIERA Proceso de Contabilidad CONTABILIDAD FISCAL CONTABILIDAD DE COSTOS
Contabilidades en la CFE Contabilidad Financiera Registra de manera sistémica y bajo las Normas y Principios contables las transacciones y operaciones que se derivan de la actividad económica de la empresa. Objetivos • Registrar las operaciones que la empresa realiza, creando memoria en la empresa a nivel económico • Informar sobre la situación financiera (Balance General) • Informar sobre el resultado financiero (Estado de Pérdidas o Ganancias)
Contabilidades en la CFE Todo registro contable debe reflejar la empresa a la que pertenece, por ejemplo, CFE Distribución, y en nuestro Sistema Institucional de Información SAP se identifica con el elemento o campo llamado “Sociedad FI”, la cual es un código numérico o alfanumérico de cuatro dígitos. Asimismo, debe corresponder a un área de la empresa, por ejemplo, las Zonas de Distribución y Oficinas Divisionales, esto en el Sistema SAP se representa con el elemento llamado “División FI”, siendo un código numérico o alfanumérico de 4 dígitos. También, refleja el concepto al cual corresponde el registro, como puede ser por ejemplo: servicio de limpieza, adeudos de empleados, vigilancia, etcétera. Y en el Sistema SAP se identifica con el elemento llamado “cuenta de mayor”, la cual como vimos anteriormente, es un código numérico de seis dígitos. Y finalmente, todo registro tiene un momento o fecha de contabilización
Contabilidades en la CFE Registra y controla de manera sistémica el ejercicio de los distintos programas presupuestales con que cuenta la empresa para su operación. Objetivos • Registrar el flujo de caja derivado de los egresos e ingresos • Controlar el ejercicio del techo financiero asignado a la empresa • Diferenciar los egresos e ingresos en función de su origen Contabilidad Fiscal
Contabilidades en la CFE En la contabilidad fiscal existe un área pagadora, como por ejemplo una Zona de Distribución, y esto lo identificamos en nuestro Sistema SAP como Centro Gestor, el cual es un código numérico o alfanumérico de cuatro dígitos. Se tiene también un tipo de presupuesto, como puede ser: gasto corriente, obras al 100%, acometidas, entre otros; y en nuestra contabilidad del sistema SAP lo identificamos con el elemento llamado “fondo”, el cual es un código de 3 dígitos numéricos o alfanuméricos. Y finalmente tenemos la cuenta fiscal, la cual refiere al concepto en el que estamos ejerciendo el gasto, como ejemplo: combustible, ropa de trabajo, servicio de vigilancia, etcétera. Y se identifica en el sistema SAP como “Posición Presupuestaria”.
Contabilidades en la CFE Es una rama de la contabilidad que se encarga de registrar la información relacionada con los costos de producción, distribución, administración y financiamiento de una empresa. Objetivos • Controlar los costos de los procesos • Determinar los precios de venta • Evaluar la eficiencia de los procesos • Planificar actividades y presupuestos En la CFE la contabilidad de costos está orientada a determinar los costos que incurren los distintos procesos en la realización de sus actividades. Por lo que el registro se lleva particularmente a nivel departamentos o procesos. Contabilidad de Costos Objetos del Costo La Contabilidad de Costos al tener la finalidad de cuantificar recursos destinados hacia la empresa, así como los obtenidos con motivo de la venta de sus servicios o productos, requiere de elementos receptores tanto para los costos como para los ingresos, estos elementos en el SII se denominan Objetos del Costo y Beneficio, esta estructura se define de la siguiente manera dentro del módulo de Costos (CO)
Obligaciones Tributarias Al igual que las empresas privadas, nuestra empresa también tiene la obligación de pagar impuestos, y el área contable se encarga de que la determinación, retención y entero de los mismos se realice de manera adecuada. Entre los principales impuestos a los que estamos obligados se encuentran el Impuesto Sobre la Renta, el Impuesto al Valor Agregado y el Impuesto Sobre Nómina.
Conclusiones Como habrás observado, la contabilidad es la técnica para el registro de todas las operaciones que afectan económicamente a una entidad, y es por esa razón que los participantes del proceso contable son diversos. Tú como empleado participas en la contabilidad, tal vez en ocasiones sin darte cuenta. Te daré algunos ejemplos: Cuando elaboras y compruebas un oficio de comisión, ahí estás generando registros contables en nuestro sistema; Cuando das una entrada de actividad para el pago de un contrato de obra o servicios, estás realizando un registro contable; cuando elaboras una reserva y sacas material del almacén, también estás haciendo un asiento contable en nuestro sistema SAP. En el proceso contable participamos muchos y por eso el área de Contabilidad, entre otras funciones, se encarga de asegurarse que el registro e información se realice conforme a las normas establecidas para dar certeza, claridad y suficiencia. Ac s da tra En de dad i Reservas y salidas de materiales tiv Oficios de Comisión ¡Y muchas más! En la Contabilidad, tú también participas
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