Constituer votre quipe de choc pour ladoption de

Constituer votre équipe de choc pour l’adoption de Webex

Constituer votre équipe de choc pour l’adoption de Webex Pour mener à bien un plan d’adoption, il ne suffit pas de le planifier et de le lancer : vous devez le suivre en permanence pour le maintenir sur les rails, avec vos objectifs en ligne de mire. Dans ce kit, vous trouverez des conseils pour constituer une équipe de projet transverse capable de s’attaquer aux cinq piliers de la réussite. Pour mener à bien un projet d’adoption, il ne suffit pas de le planifier et de le lancer : vous devez le suivre et le contrôler en permanence pour le maintenir sur les rails, avec vos objectifs en ligne de mire. Pour ce faire, vous devez constituer une équipe de projet transverse capable de s’attaquer aux cinq piliers de la réussite, car un tel projet va bien au-delà de l’IT : vous avez en effet besoin d’experts en communication, en formation et en développement, en gestion d’entreprise et plus encore. Une gouvernance de projet efficace n’est pas chose facile : cela demande de la discipline, mais garantit que le projet apportera la valeur ajoutée attendue. À la clé, des clients satisfaits qui reconduiront leur contrat, et un portefeuille de projets de plus en plus fourni pour vous. Contenu : • Exemple d’organigramme • Explication de la gouvernance et de l’importance d’une gouvernance efficace • Équipe type et responsabilités • Exemple d’ordre du jour d’une réunion • Aide supplémentaire et liens vers l’assistance-support

Ce diagramme illustre la structure de gouvernance type d’un projet de déploiement de Webex. Sponsor exécutif Noyau de l’équipe Chef de projet Responsable communication Responsable technique/propriétaire du service Responsable formation Gestionnaire de la réussite client (CSM) Équipe élargie Représentants des différentes branches d’activité Représentant RH Représentant légal Chef de marque Analyste opérationnel Ambassadeurs et influenceurs Responsable intranet

Qu’est-ce que la gouvernance de projet et en avons-nous besoin ? Une gouvernance de projet efficace est la garantie d’une adoption réussie. Pour mener à bien un projet d’adoption, il ne suffit pas de le planifier et de le lancer : vous devez le suivre et le contrôler en permanence pour le maintenir sur les rails, avec vos objectifs en ligne de mire. Pour ce faire, vous devez constituer une équipe de projet transverse capable de s’attaquer aux cinq piliers de la réussite. Car un tel projet va bien au-delà de l’IT : vous avez en effet besoin d’experts en communication, en formation et en développement, en gestion d’entreprise et plus encore. La taille de l’équipe variera selon la taille de votre entreprise et l’étendue du déploiement de Webex, mais tous les rôles constituant le noyau de l’équipe doivent être occupés, même si ce n’est pas à temps plein. Des réunions régulières sont essentielles pour s’assurer que tout le monde maintient le cap et tend vers les mêmes objectifs.

Rôles types et responsabilités Voici les membres essentiels du noyau de l’équipe. Noyau de l’équipe • Sponsor exécutif Obtient le soutien, l’adhésion et une orientation stratégique de la direction de l’entreprise. Doit démontrer en quoi Webex est important pour l’entreprise. • Responsable communication Planifie et exécute une stratégie de communication multicanal pour créer le « buzz » et favoriser l’engagement. Vend la proposition de valeur et met en avant les cas d’utilisation. • Responsable technique/propriétaire du service Crée des comptes collaborateurs et intègre le fournisseur d’identité/la méthode SSO (le cas échéant). S’assure que le service fonctionne dès son lancement et à chaque utilisation. Simplifie les processus avec des bots et des extensions. • Responsable formation Rassemble/crée des supports d’auto-apprentissage, tels que des guides de démarrage rapide et des guides pratiques. Fournit aux collaborateurs un accompagnement, une formation et un soutien. • Chef de projet Responsable de la gestion du projet de changement de bout en bout. Coordonne toutes les autres ressources durant la phase de mise en œuvre. Soutenir le noyau de votre équipe Le gestionnaire de la réussite client Cisco (CSM) est un spécialiste de l’adoption Cisco dont le rôle est de vous guider sur la voie de la réussite et de vous permettre d’accéder aux experts et au contenu dont vous avez besoin pour progresser.

L’équipe Plusieurs autres rôles peuvent apporter un soutien au noyau de l’équipe. Pour les déploiements de Webex à petite échelle, le noyau de l’équipe peut généralement tout gérer, mais un déploiement à grande échelle nécessite souvent une expertise complémentaire. Équipe élargie • • Représentants des différentes branches d’activité Conseillent sur les cas d’utilisation à forte valeur ajoutée à promouvoir. Savent qui a le plus besoin de Webex et quels workflows peuvent être améliorés (ventes, marketing, ingénierie, etc. ). Représentant RH Conseille sur un large éventail de questions réglementaires, du télétravail aux réglementations propres à chaque pays, en passant par le droit du travail. • Représentant légal Conseille sur les exigences légales applicables à l’entreprise, les copies légales et d’autres sujets de conformité. • Chef de marque Conseille sur la personnalisation des contenus et des supports de communication, et sur la stratégie de marque afférente. • Analyste opérationnel Réalise des analyses complexes et des rapports sur l’adoption et son impact sur l’entreprise. • Responsable intranet Conseille sur la publication et la gestion des supports d’auto-apprentissage et de communication. • Ambassadeurs et influenceurs Diffusent les bonnes pratiques et soutiennent les collaborateurs dans l’adoption de Webex. Sont les yeux et les oreilles de l’équipe de projet sur le terrain, et lui transmettent de précieux commentaires.

Exemple d’ordre du jour d’une réunion Votre réunion de lancement est l’occasion idéale de commencer à constituer votre équipe de choc, en attribuant à chaque membre des tâches et des responsabilités spécifiques. Voici un ordre du jour type d’une réunion de lancement Vous trouverez ici quelques conseils pratiques pour votre réunion. 2. Analyse des leviers de croissance/de l’étude de cas 1. Bienvenue et présentations Qui travaille sur le projet et quel est le rôle de chacun ? Vous pouvez ici procéder à une analyse approfondie des raisons motivant le choix de Webex et des objectifs visés pour l’entreprise, ou bien en profiter pour récapituler, réaffirmer et relancer vos leviers de croissance. 3. Comment le service Webex s’inscrit-il dans la stratégie numérique globale de l’entreprise ? Y a-t-il d’autres projets ou changements stratégiques/organisationnels en cours susceptibles d’avoir un impact sur cette stratégie ? Pilier 1 : Direction Avez-vous identifié et intégré toutes les parties prenantes clés ? Déterminez le degré d’implication de chaque personne : pensez ici à utiliser une matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Pilier 2 : Aptitude technique Examinez la situation actuelle, en mettant en évidence les éventuels défis et inquiétudes, et en proposant un calendrier avec des étapes importantes. Pilier 3 : Cas d’utilisation Identifiez les cas d’utilisation prioritaires : si vous avez le temps, un atelier sur les cas d’utilisation peut être un vrai plus. Au minimum, présentez quelques cas d’utilisation par branche d’activité tirés des guides Webex correspondants. Pilier 4 : Plan de communication Examinez les plans de communication existants ou commencez à identifier les canaux, les possibilités et les mécanismes de communication en préparation de votre plan de communication. Pilier 5 : Ambassadeurs Disposez-vous d’un réseau établi de partisans du déploiement de Webex ? De personnes qui se sont portées volontaires pour aider leurs collègues à se lancer ? Échangez sur comment identifier, choisir et soutenir des ambassadeurs. 4. Indicateurs de réussite et objectifs Quels sont les principaux facteurs et indicateurs de réussite ? Comment les mesurer ? Disposons-nous de méthodes de reporting et de mécanismes de recueil de commentaires adaptés ? 5. Prochaines étapes : Convenez des actions de suivi et de leur propriétaire. Programmez des réunions de suivi ou des sessions pour faire le point.

Ressources complémentaires Ambassadeurs Communication Cas d’utilisation Aptitude technique Direction Nous avons créé d’autres ressources pour vous aider à mener à bien votre projet Webex. Leviers de croissance Les 5 piliers de la réussite Indicateurs et objectifs Conseils et feuille de route pour identifier les leviers de croissance sous -jacents à l’adoption de Webex et orienter les efforts vers ces objectifs. Les piliers vous guident à chaque étape, des plans de lancement et de mise en œuvre à la gestion quotidienne, en passant par la communication et l’implication des parties prenantes. Ils fournissent également une structure adaptée et des éléments pertinents à prendre en compte pour gérer votre propre mise en œuvre ou campagne d’adoption. Vous avez défini vos leviers de croissance et planifié une forte adoption à l’aide des piliers de la réussite. Mais une fois votre plan en action, comment savoir si tout se déroule comme prévu ? Avant de déployer les services, vous devez également définir des objectifs et des indicateurs de réussite. Cela vous aidera à opérer des changements tactiques si le taux d’adoption est plus faible que prévu et à démontrer le retour sur investissement (ROI).