Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa PROGRAMA DE

Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología PROGRAMA DE ESTÍMULOS A LA INVESTIGACIÓN, DESARROLLO TECNOLÓGICO E INNOVACIÓN Taller de Capacitación Cierre de proyectos convocatoria 2012 Cierre de proyectos La siguiente presentación es 2012 una versión Convocatoria preliminar, debido a que sufrirá algunas modificaciones originadas a los cambios que se están llevando a cabo en la plataforma People. Soft. 1

INTRODUCCION: NORMATIVIDAD Para el Cierre de los proyectos apoyados por el Programa de Estímulos a la Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación a través de la Convocatoria 2012, los Sujetos de Apoyo están obligados a reportar a CONACYT, por medio del Sistema Informático de Administración de Proyectos (SIAP) información referente al cierre de proyectos, durante el periodo del 01 al 30 de Enero del 2013, según lo establecido en: ü Términos de Referencia (numeral 9 - Seguimiento de Proyectos y apoyos asignados) 8. 1. Seguimiento de proyectos y apoyos asignados. Para el seguimiento de los proyectos, el Sujeto de Apoyo está obligado a presentar, a través del Sistema Electrónico del CONACYT, en un periodo máximo de 30 días naturales posteriores al cierre del ejercicio fiscal, los siguientes documentos, de acuerdo a lo establecido en los Convenios de Asignación de Recursos que para cada proyecto se celebren: El informe de impactos y beneficios obtenidos en el desarrollo del proyecto. Informe Técnico. Informe de Actividades de la IES/CI vinculadas (uno por cada vinculación). Dictamen financiero de un despacho contable acreditado ante la Secretaría de la Función Pública sobre el reporte auditado con el 100% de los gastos invertidos en el proyecto durante el ejercicio fiscal 2012. Deberá establecerse en el contrato respectivo que el cobro de los honorarios del despacho deberá ajustarse a los tabuladores establecidos por la Secretaría de la Función Pública. ü Convenio de Asignación de Recursos (Cláusula Sexta) SEXTA. INFORMES: El “SUJETO DE APOYO” deberá presentar un Informe Final de Resultados, en un término de 30 (treinta) días naturales posteriores a la fecha de conclusión del “PROYECTO”, que contenga lo siguiente: …. Tanto el dictamen técnico, como el dictamen financiero indicarán si se cumplieron los compromisos pactados en el Convenio de Asignación de Recursos entre el Sujeto de Apoyo y el CONACYT. 2

PROCESO DE CIERRE DE PROYECTOS 2012 Aviso Publicado (24 de Septiembre de 2012) http: //www. conacyt. gob. mx/Convocatorias/Paginas/Convocatoria_Programas-Estimulo-a-la-Inovacion_2012. aspx 3

PROCESO DE CIERRE DE PROYECTOS 2012 EMPRESA A más tardar el 30 de Enero de 2013 Deberán reportar a CONACYT por medio del Sistema Informático de Administración de Proyectos (SIAP) INFORME DE TÉCNICO. IMPACTOS Y BENEFICIOS INFORME DE ACTIVIDADES DE LA IES/CI VINCULADAS (uno por cada vinculación). INFORMES FINANCIEROS • Informe Financiero SIAP • Formato de Concentrado de Gastos y Reporte Financiero AUDITORIA CONTABLE CASO PRACTICO Nota: Para ingresar al SIAP, el Responsable Técnico y Administrativo deberán ingresar su ID de Usuario y Contraseña. Si hubo cambio de responsables, deberán notificarlo, conforme a lo establecido en el numeral 7. 4 de los Términos de Referencia. 4

CAPTURA DE INFORME TÉCNICO , REPORTE DE IMPACTOS Y BENEFICIOS E INFORME DE ACTIVIDADES DE LAS INSTITUCIONES VINCULADAS El Responsable Técnico deberá ingresar al SIAP y capturar en el formato establecido el Informe Técnico y el Reporte de Impactos y Beneficios. Así mismo deberá adjuntar en la pestaña de Anexos el Informe de Actividades de la IES/CI vinculadas (uno por cada vinculación). Ruta de acceso: << Sistema de Fondo Proponente << Seguimiento <<Captura de Informe Técnico Deberá ingresará los datos del proyecto, dará click en Buscar y aparecerá en la parte inferior el proyecto. 5

CAPTURA DE INFORME TÉCNICO , REPORTE DE IMPACTOS Y BENEFICIOS E INFORME DE ACTIVIDADES DE LAS INSTITUCIONES VINCULADAS El sistema desplegará una página en la se deberán capturar una serie de preguntas relacionadas con el proyecto. Esta página esta dividida en dos secciones: • INFORME TECNICO • REPORTE DE IMPACTOS Y BENEFICIOS Con base a la información capturada en estos dos reportes, el informe de las Instituciones Vinculadas y a los entregables comprometidos en el Convenio de Asignación de Recursos, un experto del RCEA (Registro de evaluadores de CONACYT) efectuará la evaluación y el dictamen técnico de los resultados del proyecto. Nota: Es indispensable llenar ambas secciones, en el caso, de que alguna pregunta no aplique para el proyecto, poner No Aplica. 6

CAPTURA DE INFORME TÉCNICO , REPORTE DE IMPACTOS Y BENEFICIOS E INFORME DE ACTIVIDADES DE LAS INSTITUCIONES VINCULADAS ARCHIVOS ADJUNTOS El evaluador solo contará con la información que sea capturada en los formatos y con los documentos que se adjunten, por lo que sugerimos Adjuntar las evidencias necesarias. En la pestaña de Anexar Archivos. Se deberá adjuntar el Informe de Actividades de la IES/CI vinculadas (uno por cada vinculación). Para hacerlo deberá ingresar el tipo de documento que va a anexar, anotar una descripción del mismo, y dar clic en el clip podrá realizar la búsqueda del archivo que requiera adjuntar , donde 7

ENVIO DE INFORME TÉCNICO, REPORTE DE IMPACTOS Y BENEFICIOS E INFORME DE ACTIVIDADES DE LAS INSTITUCIONES VINCULADAS ENVIO Una vez que se ha completado la Captura (Informe Técnico y Reporte de Impactos y Beneficios) y se han adjuntado los documentos (Informe de Actividades y evidencias (de ser el caso)), deberá dar clic en Envío de Documento, una vez que se ha enviado el documento, quedará deshabilitado para modificaciones, y el botón Envío de Documento, quedará griseado. 8

ENVIO DE INFORME TÉCNICO, REPORTE DE IMPACTOS Y BENEFICIOS E INFORME DE ACTIVIDADES DE LAS INSTITUCIONES VINCULADAS Es importante verificar que el documento haya sido enviado, ya que si este se encuentra en Proceso o en Blanco, no podrá considerarse para su evaluación, y en consecuencia el proyecto estará en incumplimiento. Nota: La recepción del Informe Final de Resultados, no implica la aceptación definitiva de los mismos. Nota: Los informes son independientes, por lo que envío y la verificación deberá realizarse en cada uno. 9

CAPTURA DE INFORME FINANCIERO SIAP El Responsable Administrativo deberá ingresar al SIAP y capturar el Informe Financiero. Ruta de acceso: << Sistema de Fondo Proponente << Seguimiento <<Captura de Informe Financiero(Inf. Fin y Complemen (N) ) Deberá ingresará los datos del proyecto, dará click en Buscar y aparecerá en la parte inferior el proyecto. 10

ANEXOS DE INFORME FINANCIERO SIAP El modulo se encuentra en Desarrollo y Proceso de Mejora, por lo que a través de la pagina WEB se publicará un documento mediante el cual se detalle cual será la forma para llevar a acabo la CAPTURA del Informe Financiero. ANEXOS. En esta pestaña es indispensable adjuntar: ü Formato de Concentrado de Gastos (Excel y PDF) ü Reporte Financiero (Excel y PDF) ü Dictamen de Auditoria Contable Para hacerlo deberá ingresar el tipo de documento que va a anexar, anotar una descripción del mismo, y dar clic en el clip , donde podrá realizar la búsqueda del archivo que requiera adjuntar 11

ENVÍO DE INFORME FINANCIERO SIAP Envío de Informe Financiero SIAP: Una vez que haya capturado la información correspondiente y adjuntado en la pestaña de Anexos, los documentos Concentrado de Gastos y Reporte Financiero, y el Dictamen de Auditoria Contable, deberá dar clic en Guardar y por último, dar clic en Envío, el documento quedará deshabilitado para modificaciones, y el botón Envió, habrá quedado griseado. En Proceso 12

ENVIO DE INFORME FINANCIERO SIAP Es importante verificar que el documento haya sido enviado, ya que si este se encuentra en Proceso o en Blanco, no podrá considerarse para su evaluación, y en consecuencia el proyecto estará en incumplimiento. Nota: La recepción del Informe Final de Resultados, no implica la aceptación definitiva de los mismos. Nota: Los informes son independientes, por lo que envío y la verificación deberá realizarse en cada uno. 13

FORMATO DE CONCENTRADO DE GASTOS En este formato, se detallará el uso de los recursos en cada una de las pestañas del rubro según aplique, mismo que deberá representar el 100% de los recursos ejercidos. ØPara cada uno de los rubros, existe una pestaña, en el caso, de que en el proyecto no se haya autorizado alguna de ellos, dejar la pestaña del rubro sin datos. ØEn la pestaña correspondiente para cada rubro, se requisitarán tantos renglones sean necesarios, según el número de facturas que comprueban el gasto. Es necesario seguir las instrucciones del manual de llenado y no modificar el archivo Concentrado de Gastos RUBRO: SUELDOS Y SALARIOS Número del Proyecto 859621 Título del Proyecto: Desarrollo de Prototipo Sujeto de Apoyo: (1) (2) (3) (4) Nº de cheque Comprobante del gasto Nombre del Proveedor o ó Número o Beneficiario Fecha transferencia Folio 1515552 1515558 (5) EJEMPLO SA DE CV (6) Concepto Pago primera quincena/ Jose Perez Ortega Pago primera Datos extraídos de la Factura, con la cual se comprobará el gasto. 15/01/2012 4490 Agustin Lino Sanchez quincena/Agustin Lino Sanchez Sumas Totales 15/01/2012 4485 Jose Perez Ortega Nota: Para el caso de los rubros de sueldos y salarios, pasajes, viáticos, investigadores asociados y estudiantes asociados, además se deberá indicar el nombre de la persona a la cual se le realizó el pago. Importe Sin IVA (7) (8) IVA Importe Total 20, 000. 00 15, 000. 00 35, 000. 00 Este dato, se reflejará automáticamente en la columna de Gasto Real Ejercido sin IVA, del Formato de Reporte Financiero (9) (10) Aceptado Rechazado Columnas de uso exclusivo para el Despacho Auditor 14

FORMATO DE REPORTE FINANCIERO En este formato, se detallará el uso de los recursos, concernientes al recurso otorgado por CONACYT y los recursos aportados por la empresa. Por ello, es indispensable seguir las instrucciones y no modificar el archivo. Para realizar el llenado de este formato es indispensable contar con los siguientes documentos: • . Convenio de Asignación de Recursos (anexo 1) –Monto Presupuestado. • Convenio de Asignación de Recursos (anexo 1) – Montos de apoyo aprobados • Dato extraído del Concentrado de Gastos Si el proyecto es INDIVIDUAL en estas celdas, deberá poner el número Cero 15

AUDITORIA CONTABLE CONSIDERACIONES IMPORTANTES: ü Necesariamente, el Despacho auditor debe estar acreditado ante la Secretaria de la Función Pública (SFP). http: //www. funcionpublica. gob. mx/images/doctos/areas/dgae/firmas-ae/listado_elegibles_septiembre_2012. pdf ü El pago no podrá incluir servicios adicionales, únicamente el servicio por el dictamen del proyecto. ü Se deberá entregar al Secretario Ejecutivo del Programa copia del contrato del servicio entre la empresa y el despacho auditor, mismo que deberá contener, entre otras cláusulas la que establezca que el despacho: q Llevará a cabo la revisión de la información financiera del proyecto bajo los criterios establecidos en la normatividad vigente. q Se deberá establecer que el cobro de los honorarios del despacho deberá ajustarse a los tabuladores establecidos por la Secretaría de la Función Pública. q. Se deberá establecer una cláusula de responsabilidad compartida entre el despacho y el sujeto de apoyo ante cualquier observación financiera que en consecuencia afecte un reintegro de recursos, tanto para al proceso de cierre del proyecto como de los resultados que se obtengan en futuras auditorias o revisiones por parte de los órganos fiscalizadores. DEL 1 AL 31 DE OCTUBRE DE 2012, SE DEBERÁ INFORMAR AL CONACYT, EL NOMBRE DEL DESPACHO QUE AUDITARA EL PROYECTO. EL LÍMITE DE RECEPCIÓN DE LA COPIA DEL CONTRATO DEL SERVICIO SERÁ EL DÍA 15 DE NOVIEMBRE DE 2012. La información deberá ser enviada por correo electrónico a: L. C. Luis Gerardo Mendez Canuto Tel. : 53227700 ext 505 Correo: lmendez@conacyt. mx 16

AUDITORIA El dictamen se referirá y verificará el 100% de los gastos del proyecto, tanto los acreditables a la empresa como de los recursos provenientes del Programa. CRITERIOS PARA EL DICTAMEN FINANCIERO 1. Verificar que los gastos reportados se hayan ejercido de conformidad con las cantidades indicadas en el Desglose Financiero del Convenio de Asignación de Recursos (Anexo 1 Monto presupuestado). En caso de que la empresa haya realizado alguna adecuación presupuestal, deberá entregar la autorización del CONACYT, para su procedencia. 2. Verificar que los Gastos reportados y sus comprobantes sean Gastos Elegibles, por lo que es indispensable considerar las páginas 7 -9 de los Términos de Referencia en donde se señalan los Gastos Elegibles y No Elegibles. 3. Verificar que los gastos reportados así como sus comprobantes correspondan para cada caso con los rubros descritos en el Concentrado de Gastos y Desglose financiero del proyecto (Anexo 1 Monto presupuestado). 4. Revisar que los movimientos de la cuenta bancaria en donde se realizó el depósito de los recursos correspondan a los gastos reportados, a los comprobantes presentados y a las transferencias realizadas. 17

CRITERIOS PARA EL DICTAMEN FINANCIERO AUDITADO 5. Verificar que cada una de las facturas y comprobantes de gastos estén marcadas en la parte frontal con la leyenda “esta factura se ejerció con recursos provenientes del Programa de Estímulos a la Innovación en la modalidad____del proyecto No__ de nombre____” 6. Verificar que el 100% de los comprobantes de gastos presentados cumplan con requisitos fiscales, asimismo validar la autenticidad de cada una las facturas presentadas. 7. Verificar que el recurso económico destinado a la vinculación, haya sido entregado a las Instituciones de Educación Superior y/ o Centros de Investigación Publico descritas en el Anexo 3 del Convenio de Asignación de Recursos. En caso de que la empresa haya realizado Cambio de Institución Vinculada, es indispensable entregar la autorización del CONACYT para su procedencia. Nota: Los pagos de la empresa a las Instituciones de Educación Superior y/ o Centros de Investigación Publico deberán ser líquidas, nunca en especie. 8. Verificar que los gastos reportados para los rubros de sueldos y salarios, estudiantes asociados, Investigadores asociados, pasajes y viáticos, correspondan a personal registrado en la propuesta como integrantes del Equipo de Trabajo. En caso de haber realizado cambios se deberá anexar el aviso en el cual la empresa informó al CONACYT y la autorización del mismo para su procedencia. 18

CRITERIOS PARA EL DICTAMEN FINANCIERO AUDITADO 9. Verificar que los comprobantes de gastos reportados correspondan exclusivamente al ejercicio fiscal 2012 (1° de enero al 31 de diciembre), de conformidad con la Cláusula Segunda del Convenio de Asignación de Recursos. 10. Verificar que la empresa haya realizado correctamente el llenado del Formato de Reporte Financiero y Concentrado de gastos en total apego al manual de llenado de formato de concentrado de gastos y reporte financiero. 11. Deberá indicar en el formato de Concentrado de Gastos, columnas 10 y 11, de acuerdo con los criterios establecidos y la normatividad aplicable, si el gasto es aceptado o rechazado, y de ser el caso la empresa realice los ajustes procedentes. 19

INFORME DE RESULTADOS DEL DICTAMEN FINANCIERO El dictamen emitido por el despacho para considerarse completo deberá contener como mínimo los 5 puntos siguientes: 1. Se deberá describir obligatoriamente el cumplimiento o incumplimiento para cada uno de los 11 Criterios antes descritos. 2. Se deberá describir si la empresa realizó cualquiera de los siguientes cambios permisibles: • Adecuaciones presupuestales. • Cambio de integrantes del Grupo de Trabajo. • Cambio de Institución Vinculada. • Cambio de Responsable Técnico y/o Administrativo. 3. Describir de ser el caso, los rubros en que se presenten subejercicios o economías sobre los montos presupuestados asimismo describir que le fue informado a la empresa que deberá realizar el reintegro de este recurso al CONACYT. 4. Incluir como anexos del dictamen de auditoría: • Formato de Concentrado de Gastos, que fue parte de la revisión. • Reporte Financiero que fue parte de la revisión. • Impresión de la pantalla de los integrantes del equipo de trabajo. • Anexo 1, Anexo 2 y Anexo 3 del Convenio de Asignación de Recursos. 5. Entregar a la empresa el dictamen en hojas membretadas del despacho y con firma autógrafa del auditor responsable de la revisión. Asimismo los anexos del Dictamen deberán estar rubricados por el despacho y por el responsable Administrativo del proyecto. 20

CAMBIOS DE CONCEPTOS INCLUIDOS EN LA PROPUESTA. Los cambios permisibles a la propuesta original son: a. Adecuaciones presupuestales limitadas. b. Cambio de integrantes del Grupo de Trabajo. c. Cambio de institución vinculada. d. Cambio de responsable técnico o administrativo del proyecto Las modificaciones sólo podrán ser autorizadas siempre y cuando no impliquen cambios de los entregables comprometidos, costos y entregables a los cuales el Sujeto de Apoyo se obligó en el Convenio de Asignación 7. 1. Adecuaciones Presupuestales. Los Sujetos de Apoyo podrán realizar adecuaciones presupuestales en rubros al interior de cada uno de los tipos de gastos identificados en el inciso 4. 2 de los presentes Términos de Referencia (Gasto Corriente, Gasto de Inversión y Gasto de Vinculación) es decir, sólo entre partidas que corresponden a Gasto de Vinculación, o sólo entre partidas que corresponden a Gasto de Inversión o sólo entre partidas que corresponden a Gasto Corriente. ØQueda exceptuados los rubros de “Investigadores Asociados” y “Estudiantes asociados”, los cuales no podrán ser modificados bajo ninguna circunstancia. ØTodo cambio de partida deberá ser informado por escrito al Secretario Ejecutivo del Programa y reportado en los Informes Financieros correspondientes. 7. 2 Cambio de integrantes del grupo de trabajo. El Sujeto de Apoyo podrá modificar la integración del grupo de trabajo durante la realización del proyecto, siempre y cuando esté plenamente justificada y sin retroactividad. Para tal efecto, las empresas remitirán notificación por escrito dirigida al Secretario Ejecutivo del Programa señalando la baja o alta de participantes, indicando la fecha a partir de la cual surte efecto, el régimen laboral, la carga horaria que tendrá dentro del proyecto, el monto directo de sus percepciones, las funciones a desarrollar y la justificación de su incorporación en términos del cumplimiento de los objetivos del proyecto. 21

RUBROS FINANCIABLES Y NO FINANCIABLES GASTOS ELEGIBLES GASTO CORRIENTE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Sueldos y salarios: Investigadores asociados: Estudiantes asociados: Servicios externos especializados a terceros nacionales Servicios externos especializados a terceros extranjeros Diseño y prototipos de prueba Estudios comparativos tecnológicos Pasajes Viáticos Registro de patentes y propiedad intelectual Escalamiento y planta piloto Gasto Auditoria del Informe Financiero Gasto de operación Otros GASTO DE INVERSIÓN 1. 2. 3. Equipo de cómputo Plantas piloto experimentales Equipo de laboratorio GASTOS NO ELEGIBLES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Obra civil. Gastos de Administración (Luz, Teléfono, etc. ). Gastos asociados con la producción. Contratación de personal para producción. Maquinaria y equipo para producción. Gastos de publicidad, mercadotecnia y comercialización. Gastos sobre estudios y permisos relacionados con las regulaciones ambientales y seguridad industrial. Deudas y provisiones para posibles pérdidas. Intereses. Gastos ya financiados en otro contexto. Adquisición de propiedades inmuebles. Compra y venta de divisas. Impuestos, cualquiera que sea su naturaleza. Multas, recargos y actualizaciones. Gastos financieros, incluidas las transferencias bancarias. Mantenimiento de los derechos de propiedad intelectual. 22

CASO PRACTICO DATOS EJERCICIO 1. Número de proyecto: 859621 2. Empresa: EJEMPLO S. A DE C. V. 3. Tamaño de la empresa: Grande 4. Modalidad: PROINNOVA 5. % de apoyo: 40% empresa y 80% vinculación DOCUMENTOS NECESARIOS: Ø ANEXO 1 DEL CONVENIO DE ASIGNACION DE RECURSOS. Ø HABER REQUISITADO EL CONCENTRADO DE GASTOS. Ø EN CASO DE HABER SOLICITADO ALGUN CAMBIO CONTAR CON LA AUTORIZACION 23

CASO PRACTICO Convenio de Asignación de Recursos (anexo 1). 24

CASO PRACTICO Concentrado de Gastos RUBRO: SUELDOS Y SALARIOS Número del Proyecto 859621 Título del Proyecto: Desarrollo de Prototipo Sujeto de Apoyo: (1) (2) (3) (4) Nº de cheque Comprobante del gasto Nombre del Proveedor o ó Número o Beneficiario Fecha transferencia Folio 1515552 15/01/2012 4485 Jose Perez Ortega 1515558 15/01/2012 4490 Agustin Lino Sanchez (5) EJEMPLO SA DE CV (6) Concepto Pago primera quincena/ Jose Perez Ortega Pago primera quincena/Agustin Lino Sanchez Sumas Totales Importe Sin IVA (7) (8) IVA Importe Total 20, 000. 00 15, 000. 00 35, 000. 00 (9) (10) Aceptado Rechazado 35, 000. 00 Nota importante. Los comprobantes de gastos deben ser etiquetados con la leyenda: “Esta factura se ejerció con recursos provenientes del Programa de Estímulos a la Innovación” en la modalidad_____del proyecto No. _____ de nombre "________" 25

CASO PRACTICO Reporte Financiero. 26

REINTEGRO EJERCICIO 2012 Reintegros Ejercicio 2012 En base a la Cláusula Sexta del Convenio de Asignación de Recursos del Programa Estímulos a la Innovación, donde se establece: “En caso de que el “SUJETO DE APOYO” no ejerza la totalidad de los recursos asignados al “PROYECTO” deberá efectuar su devolución al “CONACYT”, a más tardar el 10 de enero de 2013, para su reintegro a la Tesorería de la Federación. De no efectuarse la devolución de los recursos en los términos establecidos en el párrafo anterior, el “SUJETO DE APOYO” deberá pagar el interés legal que establezca la Tesorería de la Federación sobre el monto de los recursos no ejercidos”. Por lo anterior, en caso, de que se tenga identificado el recurso a reintegrar; si ustedes lo deciden pueden realizar el reintegro del recurso no ejercido antes plazo estipulado en el Convenio de Asignación de Recursos. 27

GRACIAS www. conacyt. mx Informes: 53 22 77 00 • Leticia Olvera Ext. - 5903 lolvera@conacyt. mx • Jorge Mendez Ext. 5413 jmendezf@conacyt. mx 28