Consejo 2020 Punto del orden del da ADM

Consejo 2020 Punto del orden del día: ADM 4 Informe del Secretario General GRUPO DE TRABAJO DE LA UIT ENCARGADO DE LOS CONTROLES INTERNOS Revisión 1 del Documento C 20/63 -S 5 de octubre de 2020 Original: inglés Resumen En 2018, la Unidad de Auditoría Interna de la UIT (IAU) investigó un fraude perpetrado por un funcionario de una Oficina Regional de la UIT. El 3 de mayo de 2019, el Director de la BDT creó un grupo de trabajo interno. La razón de ser de este grupo de trabajo es diversa: el caso de fraude en una Oficina Regional, la labor de seguimiento realizada por la Unidad de Auditoría Interna y el Auditor Externo, y la labor de inspección de las actividades de las Oficinas Regionales/Zonales. Se encomendaron al grupo de trabajo interno encargado de fortalecer los controles internos las tareas siguientes: • examinar las deficiencias de los procesos explotadas durante el reciente caso de fraude y las conclusiones de los informes/cartas conexos de la Auditoría Interna y la Auditoría Externa; • revisar los procedimientos de supervisión de la gestión en las Oficinas Regionales y Zonales, y en particular para los programas y proyectos; • realizar una evaluación minuciosa del riesgo en relación con las posibilidades de actividades fraudulentas en las Oficinas Regionales y Zonales de la UIT; • preparar un Plan de Acción para asegurar que se mitiguen las deficiencias y los riesgos asociados; • acelerar la aplicación de todas las recomendaciones conexas de la Auditoría Interna, la Auditoría Externa y el CAIG; • promover el liderazgo ético y un enfoque de "tolerancia cero al fraude" en toda la Sede de la UIT y en las oficinas regionales y zonales; • discutir las medidas para fomentar una "cultura de la denuncia". El presente documento contiene una visión general de las medidas adoptadas por el grupo de trabajo hasta la fecha. Acción solicitada Se invita al Consejo a tomar nota de este informe. ______ Referencias C 18/22 (Add. 1), C 18/40, C 19/44, CWG-FHR-11/INF-5

UIT Grupo de Trabajo sobre Controles Internos Seguimiento al Consejo 2020 Octubre de 2020

01 Resumen y acción requerida 02 Antecedentes 03 Actualización clave del Grupo 04 Sistema y medidas establecidos 05 Sistema y medidas en fase de implementación Grupo de Trabajo sobre Controles Internos

Resumen y acción requerida Resumen Acción solicitada En 2018, la Unidad de Auditoría Interna de la UIT (IAU) investigó un fraude perpetrado por un funcionario de una Oficina Regional de la UIT. El 3 de mayo de 2019, el Director de la BDT creó un grupo de trabajo interno. La razón de ser de este grupo de trabajo es diversa: el caso de fraude en una Oficina Regional, la labor de seguimiento realizada por la Unidad de Auditoría Interna y el Auditor Externo, y la labor de inspección de las actividades de las Oficinas Regionales/Zonales. Se invita al Consejo a tomar nota de este informe. Se encomendaron al grupo de trabajo interno encargado de fortalecer los controles internos las tareas siguientes: • examinar las deficiencias de los procesos explotadas durante el reciente caso de fraude y las conclusiones de los informes/cartas conexos de la Auditoría Interna y la Auditoría Externa; • revisar los procedimientos de supervisión de la gestión en las Oficinas Regionales y Zonales, y en particular para los programas y proyectos; • realizar una evaluación minuciosa del riesgo en relación con las posibilidades de actividades fraudulentas en las Oficinas Regionales y Zonales de la UIT; • preparar un Plan de Acción para asegurar que se mitiguen las deficiencias y los riesgos asociados; • acelerar la aplicación de todas las recomendaciones conexas de la Auditoría Interna, la Auditoría Externa y el CAIG; • promover el liderazgo ético y un enfoque de "tolerancia cero al fraude" en toda la Sede de la UIT y en las Oficinas Regionales y Zonales; • discutir las medidas para fomentar una "cultura de la denuncia". El presente documento contiene una visión general de las medidas adoptadas por el grupo de trabajo hasta la fecha. Referencias C 18/22 (Add. 1), C 18/40, C 19/44, CWG-FHR-11/INF-5 Grupo de Trabajo sobre Controles Internos 01

01 Resumen y acción requerida 02 Antecedentes 03 Actualización clave del Grupo 04 Sistema y medidas establecidos 05 Sistema y medidas en fase de implementación Grupo de Trabajo

Antecedentes En mayo de 2018, el equipo de investigación de la IAU presentó un informe final de investigación al SG en relación con un caso de fraude perpetrado en una Oficina Regional de la UIT. El informe de la IAU confirmó que un funcionario de la UIT: • Participó en actividades fraudulentas relativas a las compras. • No dio a conocer sus intereses financieros o comerciales en las empresas con las que tuvo ocasión de tratar en el ejercicio de sus funciones. • Llevó a cabo actividades exteriores sin autorización previa. • No dio a conocer sus conflictos de interés en relación con la contratación de personas con las que compartía intereses comerciales o mantenía una relación estrecha de otro tipo. • Solicitó indebidamente la asignación por persona a cargo por su cónyuge. • Puso en peligro la reputación de la UIT y gestionó indebidamente los recursos que se le habían confiado. De acuerdo con la investigación, en lo que respecta a las repercusiones económicas de la conducta impropia, se determinó que ésta había afectado a las transacciones procesadas entre 2010 y 2018 por un importe de 4, 9 millones CHF. A partir de ahí, el equipo de investigación de la IAU estimó que el daño económico neto para la UIT y sus donantes asciende a 1, 5 millones CHF (casi 540 000 CHF demostrados y admitidos por el funcionario y cerca de 1 millón CHF según el cálculo argumentado y realizado en función de las conclusiones de la investigación). El 3 de mayo de 2019 la Directora de la BDT creó un Grupo de Trabajo Interno por diversos motivos, entre los que se cuentan, el caso de fraude en una Oficina Regional, el seguimiento emprendido por la Unidad de Auditoría Interna y el Auditor Externo y la inspección de las actividades de la Oficina Regional/Zonal. La Directora de la BDT considera indispensable que la UIT, y en particular la BDT y las Oficinas Regionales/Zonales, revisen sus mecanismos de control interno lo antes posible. El Grupo de Trabajo Interno para reforzar los controles internos se ocupará de lo siguiente: • Examinar las deficiencias de los procesos explotadas durante el reciente caso de fraude y las conclusiones de los informes/cartas conexos de la Auditoría Interna y la Auditoría Externa. • Revisar los procedimientos de supervisión de la gestión en las Oficinas Regionales y Zonales, y en particular para los programas y proyectos. • Realizar una evaluación minuciosa del riesgo en relación con las posibilidades de actividades fraudulentas en las Oficinas Regionales y Zonales de la UIT. • Preparar un Plan de acción para garantizar la eliminación de las deficiencias y la reducción de los riesgos consecuentes. • Acelerar la aplicación de todas las recomendaciones del Auditor Interno, el Auditor Externo y el CAIG al respecto. • Fomentar un liderazgo ético y la adopción de una política de "tolerancia cero al fraude" en la Sede de la UIT y en sus Oficinas Regionales y Zonales. • Considerar medidas para alentar una "cultura de la denuncia". El Grupo está presidido por la Directora de la BDT y en él participan: i) el Director Adjunto de la BDT; ii) el Controlador financiero de la BDT; iii) la Unidad de Auditoría Interna; iv) la División de Compras; v) el Departamento de Gestión de Recursos Financieros; vi) el Departamento de Gestión de Recursos Humanos; vii) la Unidad de Asuntos Jurídicos; viii) el Oficial de Ética; y ix) el Departamento de Servicios Informáticos. El objetivo del Grupo es concluir la evaluación de riesgos inicial y la preparación de un Plan de acción con objetivos y plazos claros a fin de colmar las principales carencias y la ausencia de controles internos antes de la reunión de 2019 del Consejo. Desde entonces, el grupo ha seguido reuniéndose para garantizar la plena implementación de su plan de acción. Grupo de Trabajo sobre Controles Internos 02

01 Resumen y acción requerida 02 Antecedentes 03 Actualización clave del Grupo 04 Sistema y medidas establecidos 05 Sistema y medidas en fase de implementación Grupo de Trabajo

reuniones 23 18 medidas . Tasa de implementación 05 Procedimientos objeto de revisión Interno Externo Auditor CAIG DCI Recomendaciones UIT 10 Sistemas y medidas aplicada s Grupo de Trabajo sobre Controles Internos 03 Actualización clave del Grupo

01 Resumen y acción requerida 02 Antecedentes 03 Actualización clave del Grupo 04 Sistema y medidas establecidos 05 Sistema y medidas en fase de implementación Grupo de Trabajo

Gobernanza, ética, detección de fraudes 3 líneas de defensa de la UIT 1ª Línea de Defensa 2ª Línea de Defensa 3ª Línea de Defensa Fortalecer los procedimientos financieros y de compras Fortalecer los procesos de control interno de la BDT UIT Grupo de Trabajo sobre Controles Internos 04 Sistema y medidas establecidos

ü Grupo de trabajo interno sobre el fortalecimiento de los controles internos de la BDT ü Plan de viajes anual de la BDT ü Control de los trabajos de los consultores ü Procedimientos de viaje reforzados ü Fortalecimiento de la supervisión a escala del proyecto ü Gestión de activos para los proyectos Nuevos procedimientos de adquisición para pedidos < 20 000 CHF Reglas básicas para las adquisiciones para proyectos de la BDT Control de los importes acumulados de los pedidos por proveedor Refuerzo de los controles de los pequeños pagos por caja Gestión efectiva de las cuentas bancarias y del metálico en las Oficinas Regionales/ Zonales de la UIT Fortalecer los procedimientos financieros y adquisiciones ü ü ü Grupo de Trabajo sobre Controles Internos Gobernanza, ética, detección del fraude ü Política de lucha contra el fraude, la corrupción y otras prácticas prohibidas ü Directrices de investigación ü Una cláusula relativa a las garantías procesales en caso de fraude en los acuerdos de proyectos ü Inspección de los proyectos de las Oficinas Regionales ü Fortalecer las políticas de patrocinio Fortalecer los procedimientos de control internos de la BDT 04 Sistema y medidas establecidos

Recomendado por : Protección de los denunciantes Implementada CAGI Auditoría Interna Auditoría Externa DCI Orden de Servicio 20/06 – POLÍTICA Y PROTECCIÓN PARA LA DENUNCIA DE CONDUCTAS INDEBIDAS (Presentación de denuncias) – publicada el 10 de septiembre de 2020 (SO 20/06 ). La nueva Orden de Servicio deroga y reemplaza la Orden de Servicio núm. 11/04 del 22 de febrero de 2011. Pilares de la nueva OS En la Orden de servicio se promulga la política y protección de la UIT para la denuncia de conductas indebidas (Presentación de denuncias) y se aclaran los derechos y las responsabilidades del personal de la UIT con respecto a la denuncia de presuntas conductas indebidas, a fin de alentar al personal de la UIT a plantear sus preocupaciones y hacer posible que la UIT se ocupe de esos casos. La UIT no tolera las conductas indebidas y se compromete a fomentar y mantener una cultura en la que el personal de la UIT pueda denunciar las conductas indebidas sin temor a sufrir represalias. En la OS se aclaran los derechos y responsabilidades del personal de la UIT con respecto a la denuncia de sospechas de conducta indebida. La OS se aplica a todo el personal actual y pasado de la UIT, a los funcionarios electos, a los funcionarios nombrados de la UIT, pasantes, funcionarios subalternos del cuadro orgánico y personas que trabajan con un contrato de servicios especiales (SSA) con la UIT. Las protecciones ofrecidas por esta Orden de Servicio se aplican con independencia de que el sujeto de las alegaciones forme parte del personal de la UIT o de que se trate de una persona o entidad de la UIT o ajena a la misma. UIT Sistema y medidas establecidos (Junio – Sept. 2020) Grupo de Trabajo sobre Controles Internos 04

Mejora de la transparencia financiera Implementada Orden de Servicio 20/07 – Política de la UIT en materia de declaración de intereses – publicada el 10 de septiembre de 2020 (SO 20/07 ). La nueva Orden de Servicio deroga y sustituye a la Orden de Servicio núm. 11/03 del 22 de febrero de 2011. Pilares de la nueva OS En la Orden de servicio se promulga la política de la UIT sobre la declaración de intereses y los procedimientos que se han establecido para la revelación de conflictos de intereses, actividades externas, intereses financieros y para la notificación de regalos. Recomendado por : CAGI Auditoría Interna Auditoría Externa DCI Obligación de presentar una Declaración de Intereses y una Declaración de Cumplimiento para los funcionarios de elección y todo el personal nombrado de la UIT, incluido el personal contratos de corta duración y en comisión de servicio. Ampliación del alcance de la Declaración de Intereses y la Declaración de Cumplimiento. Reforzamiento de las obligaciones del miembro del personal. UIT Sistema y medidas establecidos (Junio – Sept. 2020) Grupo de Trabajo sobre Controles Internos 04

01 Summary & action required 02 Antecedentes 03 Actualización clave del Grupo 04 Sistema y medidas establecidas 05 Sistema y medidas en fase de implementación Grupo de Trabajo

HRMD CAIG Auditoría Interna Auditoría Externa DCI Grupo de Trabajo En marcha Introducción de procedimientos competitivos progresivos para la selección de consultores. Proceso de licitación para adquirir un nuevo sistema de contratación electrónica. Prueba piloto de publicidad para consultores realizada para varios casos. DIC 20 20 31 UIT Procedimientos competitivos para la selección de consultores Recomendado por: Grupo de Trabajo sobre Controles Internos 05 Sistema y medidas en fase de implementación

CIAG Auditoría Interna Auditoría Externa DCI HRMD En marcha Introducción de procedimientos para gestionar y controlar el uso de consultores. Fortalecimiento del seguimiento de la calidad del trabajo realizado por el consultor. Se establecerán límites anuales que limiten la cantidad que puede recibir un consultor o entidad en un año fiscal. DIC 20 20 31 UIT Gestión y control del recurso a consultores Recomendado por: Grupo de Trabajo sobre Controles Internos 05 Sistema y medidas en fase de implementación

CAIG Auditoría Interna Auditoría Externa DCI HRMD Grupo de Trabajo En marcha A diferencia de las organizaciones basadas en la acción sobre el terreno como el PNUD y el UNICEF, la UIT no es lo suficientemente grande como para permitir la rotación. Sin embargo, se necesita urgentemente una política de movilidad que permita la reasignación del personal de un lugar de destino a otro. La política de movilidad de la UIT y sus modalidades de implementación están en fase de consulta con HRMD, la BDT, el Consejo del Personal, COCO y el MCG. DIC 20 20 19 20 31 Política de movilidad publicada UIT Política de movilidad del personal Recomendado por: Grupo de Trabajo sobre Controles Internos 05 Sistema y medidas en fase de implementación

CAIG Auditoría Interna Auditoría Externa DCI BDT ISD En marcha Se ha iniciado el proceso de proyecto formal: 1. 2. 3. Grupo de Trabajo Se han identificado cuatro procesos y aplicaciones clave de la BDT (seguimiento de los gastos, procedimientos de viaje, planificación operativa y contratación de expertos) para su integración en las aplicaciones informáticas administrativas de organización de la UIT (SAP). La contratación y gestión de los consultores de la BDT se integrarán en una nueva aplicación informática. Se ha acordado un plan de trabajo para la migración de todas las aplicaciones y procesos sobre la base de los recursos disponibles. DIC 20 21 31 Reunión de lanzamiento del proyecto el 25 de septiembre de 2020, implementación completa prevista para diciembre de 2021 UIT Sistemas de TI comunes para la BDT Recomendado por: Grupo de Trabajo sobre Controles Internos 05 Sistema y medidas en fase de implementación

CAIG Auditoría Interna Auditoría Externa DCI FRMD Grupo de Trabajo En marcha Examen completo del marco de rendición de cuentas de la UIT. El examen tendrá en cuenta el informe de PWC sobre la presencia regional, el informe del auditor externo (estados financieros de 2019). JUN 20 21 30 UIT Marco de rendición de cuentas Recomendado por: Grupo de Trabajo sobre Controles Internos 05 Sistema y medidas en fase de implementación

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