Conoscere e partecipare a gare dappalto internazionali Seminario

Conoscere e partecipare a gare d'appalto internazionali: Seminario su le regole del procurement delle Banche Multilaterali di Sviluppo Torino 27 Maggio, 2014 Docente: Antonietta Poduie

The World Bank (WB) 188 Paesi Membri 31, 54 miliardi $ di finanziamenti per 450 progetti nell’anno fiscale 2013 Sede: Washington, D. C. European Bank for Reconstruction and Development (EBRD) 66 Paesi membri (inclusa BEI e EU) 8. 5 miliardi di € di finanziamenti per 392 operazioni nel 2013. Sede: Londra African Development Bank (Af. DB) 78 Paesi Membri 6. 52 miliardi $ di finanziamenti per 199 operazioni nel 2012 Sede (temporanea): Tunisi. Sede Ufficiale Abidjan. BMS Inter American Development Bank (IDB) 48 Paesi Membri 14 miliardi $ di finanziamenti per 729 operazioni nel 2013 Sede: Washington, D. C. Asian Development Bank (ADB) 67 Paesi Membri. Nel 2013 ha erogato 21. 02 miliardi $ di finanziamenti per 419 progetti. Sede: Manila

Le opportunita` di Business Generate dai Finanziamenti delle Banche Multilaterali di Sviluppo Opportunita` nascono dalle varie forme di finanziamento della Banca ma i Progetti generano le opportunita`, probabilmente, piu` interessanti per le imprese Le priorita`/i progetti vengono decisi dai paesi mutuatari e dalla Banca insieme.

Procurement Per conservare il ruolo fiduciario assegnato dai paesi membri le Banche Multilaterali di Sviluppo (BMS) devono dimostrare che i finanziamenti vengono usati saggiamente e per lo scopo per il quale sono destinati. Tutte le Banche gestiscono gli acquisti sulla base di regole di “procurement” che mirano ad ottenere la miglior qualita` al miglior prezzo nel rispetto della trasparenza.

Caratteristiche dei Prestiti • Vengono approvati per uno scopo specifico descritto in ogni contratto di prestito (LA) • I Beneficiari non ricevono pagamenti dalla Banca quando il prestito e` approvato • I Beneficiari devono prima aggiudicare i contratti per beni, lavori e servizi: le opportunita` di lavoro! • Quando i contratti sono eseguiti la Banca effettua il pagamento dal prestito (puo` anche essere effettuato direttamente al fornitore di beni, lavori e servizi)

Rilevanza delle Caratteristiche dei Prestiti per il vostro Lavoro • Sicurezza che i soldi siano disponibili per il pagamento del vostro contratto • Il pagamento viene effettuato nella valuta indicata nella vostra offerta • Il cliente si assume il rischio di cambio

Fonte Banca Mondiale

Dove reperire informazioni sui progetti http: //www. worldbank. org/projects http: //www. iadb. org/en/projects, 1229. html http: //www. adb. org/projects http: //www. afdb. org/en/projects-and-operations/ http: //www. ebrd. com/pages/project. shtml

Dove reperire informazioni sui contratti

Il sistema delle Nazioni Unite https: //www. ungm. org/

Quando le Banche acquistano consulenze direttamente e. Consultant WB http: //web. worldbank. org/WBSITE/EXTERNAL/OP PORTUNITIES/EXTCORPPROCUREMENT/0, , c ontent. MDK: 22592108~menu. PK: 7092676~page PK: 64147231~pi. PK: 64147146~the. Site. PK: 43801 7, 00. html http: //siteresources. worldbank. org/EXTCORPPRO CUREMENT/Resources/e. Consultant 2_Firm_Ex perience. pdf? resourceurlname=e. Consultant 2_Fi rm_Experience. pdf

Quando le Banche acquistano consulenze direttamente E sourcing Ia. DB https: //enet. iadb. org/Bidder. Web/sign. On. a spx Registration for Opportunities Stemming from Private Sector Projects http: //www. iadb. org/en/resources-forbusinesses/project-consultancyform, 1849. html

Quando le Banche acquistano consulenze direttamente Asian Development Bank (ADB) Consultant Management System Registration https: //uxdmz 06. adb. org/OA_HTML/adb/a dbpos/jsp/ADBCMSLogin. jsp# Manual https: //uxdmz 06. adb. org/OA_HTML/adb/x xcrs/help/CMS%20 Overview. htm

Quando le Banche acquistano consulenze direttamente European Bank for Reconstruction and Development EBRD e-procurement https: //eselection. ebrd. com/suite/

GPN SPN esempi in cartellina

I DOCUMENTI DI GARA PER I CONTRATTI DI BENI E LAVORI

International Competitive Bidding (ICB) La più interessante per i concorrenti internazionali: • Notifica bando di gara • Documenti di gara formali • Offerte ricevute in un luogo e ora specifici. Lettura pubblica delle offerte • Contratto aggiudicato all’offerta valutata come la più bassa • Prezzo dell’offerta quotato in valuta internazionale

Composizione dei documenti di gara Instruction s to Bidders

Come orientarsi nei documenti di gara Le “Instructions to Bidders”sono uguali per tutti i progetti. I “Bid Data Sheets” contengono dettagli specifici al contratto incluso:

CONTENUTI DELLE ITB pag. 7 Informazioni Generali Ø Informazioni dettagliate su: • Bidding/tender docs • Preparazione del bid/tender • Presentazione del bid/tender • Apertura e valutazione del bid/tender • Aggiudicazione del contratto Ø

CONTENUTI DEL BID/TENDER DATA SHEET pg. 30 FORNITURE Ø Ø La descrizione delle forniture richieste e la divisione in lotti Dove, come e quando debbano avvenire le forniture (Incoterms) Quali documenti debbano essere presentati assieme all’Offerta per dimostrare di essere qualificati a fornire il prodotto o a eseguire il lavoro. Se verranno o meno considerate Alternative d’Offerta.

CONTENUTI DEL BID/TENDER DATA SHEET Ø Ammontare della garanzia dell’offerta. Di solito viene richiesta una garanzia che duri fino a trenta (30) gg. dopo la scadenza di validità dell’offerta (naturalmente va estesa in caso di accettazione di estensione della scadenza di validità dell’offerta).

CONTENUTI DEL BID/TENDER DATA SHEET Ø Ø Se vi siano altri fattori nella valutazione oltre al prezzo (manutenzione, parti di ricambio, velocita` di consegna , durata del ciclo di vita del prodotto ecc. ) Quale sarà la valuta usata per la conversione dei prezzi di offerta (esplicitati dai concorrenti in valuta estera e in valuta locale secondo le istruzioni), la data alla quale il cambio viene fissato e la fonte di riferimento per il cambio - Numero di copie richieste.

CONTENUTI DEL BID/TENDER DATA SHEET Indirizzo per la consegna dell’offerta. Può essere diverso da quello dato nella SPN. Ø Modalità per la consegna dell’offerta Ø Scadenza per la presentazione delle offerte. Assolutamente da rispettare. Ø Ora e luogo dell’apertura pubblica delle offerte (di solito immediatamente dopo la presentazione delle stesse). Ø

Come orientarsi nei documenti di gara Leggete con attenzione le specifiche tecniche Sono chiare? Favoriscono un competitore?

Come orientarsi nei documenti di gara Sollevate dubbi PRIMA dell’offerta con E-mail/fax/lettera al Beneficiario Identificando il problema specifico o il chiarimento necessario Raccomandando come ovviare al problema Mandando copia alla Banca

LE SPECIFICHE TECNICHE Se avete sollevato un problema la risposta verrà copiata a tutti coloro che hanno acquistato i documenti di gara (senza citare chi ha sollevato il problema) e, se la PIU decide di cambiare le specifiche tecniche potrà anche concedere un’estensione della scadenza per la presentazione delle offerte. Se non ricevete risposta appellatevi alla Banca.

Preparazione dell’offerta • RISPONDETE ESATTAMENTE AI REQUISITI RICHIESTI: Numero di copie richiesto Marcate le buste correttamente Firmate e inizializzate correttamente Includete la garanzia d’offerta Includete altre info richieste Consegnate puntualmente

Apertura Pubblica delle Offerte per ICB/LIB/NCB • • Avviene immediatamente dopo la scadenza dei termini di presentazione delle offerte Tutti i concorrenti e/o i loro rappresentanti legali possono presenziare I Beneficiari aprono le proposte sigillate e ricevute entro i tempi utili I prezzi vengono letti ad alta voce, le garanzie di offerta vengono verificate

Valutazione delle Offerte Effettuata dal Beneficiario • • • Viene esaminata la rispondenza alle istruzioni Vengono corretti eventuali errori aritmetici Viene convertito il prezzo ad una valuta comune

Valutazione delle Offerte • • • Vengono valutate le offerte rispondenti secondo i criteri riportati dai documenti di gara Solo a seconda del prezzo se non sono specificati altri criteri Tenendo conto di altri fattori ma solo se esplicitati nei documenti di gara

Valutazione delle Offerte • • Il contratto deve essere aggiudicato all’offerta valutata come la più conveniente Il processo di valutazione è RISERVATO E CONFIDENZIALE

LA “REQUEST FOR PROPOSAL” (RFP) PER I CONTRATTI DI CONSULENZA

Selezione dei Consulenti Solo su invito Cliente pubblica SPN invitando un’ espressione di interesse (Request for Expression of Interest REI) da parte delle società di consulenza Cliente prepara “lista corta” costituita da 3 a 6 società Le società nella lista corta ricevono la richiesta di presentare una proposta: Request For Proposal (RFP)

• • • Come comporre una EOI se non ci sono formulari predisposti La EOI (possibilmente su carta intestata della società anche se presentata via email) includerà: L’indirizzo del responsabile della Agenzia implementante che si trova indicato come contatto per la componente (contratto) di interesse nella REI Il riferimento nell’oggetto al numero della REI e al titolo della stessa

Come comporre una EOI • • L’esplicito riferimento al servizio specifico menzionato nella REI che si è interessati a fornire Una sintetica descrizione della società (se si tratta di un gruppo di società servirà un paragrafo per ognuna)

Come comporre una EOI • • Una breve descrizione di uno o due progetti realizzati che illustrino come la/le società siano esperte del settore specifico Un paragrafo di chiusura che convinca l’Agenzia che la/le società sono in possesso dei requisiti ideali per essere inseriti nella short list per la prestazione di questo particolare servizio.

Come comporre una EOI • • La EOI deve essere sintetica, pertinente e nella lingua nella quale è pubblicata la SPN (di solito inglese, francese o spagnolo). L’enfasi sarà sulla prestazione di analoghi servizi in analoghe circostanze, sulle conoscenze tecniche della materia in oggetto, sulle conoscenze linguistiche e culturali, sulla disponibilità di specialisti altamente qualificati nel settore.

Come comporre una EOI Se non si ha un partner locale, e si presume di averne bisogno, andrà specificata l’intenzione di associarsi ad una società di consulenza locale, una volta inseriti nella short list. Se si presenta la EOI in gruppo va specificato se si presentera` proposta in JVCA o come lead consultant e subconsultants

Quale materiale viene allegato • • una brochure e/o link alla propria pagina web la lista dei progetti eseguiti (in cui quelli più pertinenti geograficamente e settorialmente verranno elencati per primi) un paio di curricula vitae rappresentativi (meglio ancora se brevi “bios”) che non saranno necessariamente quelli che verranno poi allegati nella proposta, se shortlistati. Altri eventuali allegati solo se espressamente richiesti come per esempio resoconti finanziari, referenze o altro.

Selezione dei Consulenti • I Consulenti presentano la proposta • Il Cliente valuta la proposta e seleziona la società prima qualificata • La qualità è più importante del prezzo

Preparazione della proposta • Esempio di selezione Quality and Coast Based Selection (QCBS)

Composizione della RFP Letter of Invitation (LOI) Instruction s to Consultant s (ITC) Data Sheet Terms of Reference (TOR) Proposed Contract Standard Technical Proposal Standard Financial Proposal

Contenuti della LOI RFP pag. 2 • Lista delle società a cui è stata inviata RFP • Metodo di selezione che verrà usato (QCBS, CQS, QBS. . altro)

COSA CERCARE NELLA RFP Per prima cosa, leggete le “Instructions to Consultants” (ITC) e il “Data Sheet” (DS) insieme • • Le ITC sono uguali per tutti i progetti ma vanno comunque lette con attenzione perche` “governano” se non emendate nel “DS” che contiene i dettagli specifici per ogni contratto

CONTENUTI DEL DATA SHEET • • • Il “level of effort” stimato o il budget stimato ma non ambedue Informazioni sul processo di valutazione inclusi i criteri e sottocriteri di valutazione Se il consulente puo` o meno associarsi con altri consulenti shortlistati

CONTENUTI DEL DATA SHEET • • Scadenza per la presentazione della proposta Indirizzo per la consegna della proposta Numero di copie richieste Ora e luogo dell’apertura pubblica delle proposte

LA PREPARAZIONE DELLA PROPOSTA

Proposta di Consulenza – Tecnica RFP pag. 25 • • Commenti sui TOR Qualificazioni ed esperienza della societa` Piano di Lavoro proposto Gruppo di Specialisti, Curricula Vitae

Valutazione delle Proposte (Tecnica) Scopo della valutazione: selezionare il consulente che offra la migliore combinazione di esperienza tecnica, servizi e prezzo, validata dal punteggio piu` alto Ø Solo le proposte che rispondono ai requisiti richiesti vengono considerate Ø Il comitato di valutazione si attiene ai criteri e sottocriteri definiti nel RFP Ø

Proposta di Consulenza --Finanziaria • • A base-tempo o forfettaria? Resoconto analitico dei compensi ai consulenti • • • Salario di Base Oneri Sociali Spese Generali Compenso Indennita` per lavoro all’estero

Proposta di Consulenza --Finanziaria Includete i costi relativi a: n Personale espatriato e locale n Viaggi e trasporti interni n Altri costi di mobilizzazione e demobilizzazione n Diaria n Comunicazioni n Affitto uffici e macchine da ufficio n Stampa di rapporti, brochures o altro n Visti, vaccinazioni, assicurazioni, spedizioni, tasse e tasse di importazione n Traduzioni n Contingenze (di solito dal 10% al 15%)

Preparazione della proposta • RISPONDETE ESATTAMENTE AI REQUISITI RICHIESTI: Numero di copie richiesto Marcate le buste correttamente Firmate e inizializzate correttamente Includete la garanzia d’offerta Includete altre info richieste Consegnate puntualmente

Valutazione delle Proposte • • • Vengono aperte solo le proposte finanziarie dei consulenti la cui proposta tecnica ha ricevuto un punteggio superiore alla percentuale indicata nel TDS I consulenti la cui proposta non e` stata considerata valida o non ha raggiunto il minimo nella valutazione tecnica vengono notificati Agli altri viene comunicato il giorno e l’ora dell’apertura pubblica delle offerte

Valutazione delle Proposte (Finanziaria) • • All’apertura delle proposte finanziarie vengono letti i nomi, il punteggio raggiunto dalla proposta tecnica e il prezzo proposto Vengono corretti eventuali errori aritmetici Tutti i prezzi vengono convertiti in un unica valuta Per la valutazione dei costi si escludono le tasse

Valutazione delle Proposte (Finanziaria) Ø Ø Ø Alla proposta piu` bassa viene assegnato il punteggio 100 Il punteggio assegnato alle altre finanziarie=100 x Il prezzo della finanziaria piu` bassa/Il prezzo della proposta finanziaria in oggetto Punteggio finale=Punteggio Tecnico x 80% (o 70%) + Punteggio Finanziario x 20% (o 30%)

DA SOLI O IN CORDATA? Se volete “unire le forze” potete farlo in due modi

JVCA Joint. Venture/ Consortium/Association Tutti i membri rispondono in solido cioè singolarmente o congiuntamente delle obbligazioni assunte Ø - Se uno dei partners non esegue in modo soddisfacente i servizi che gli spettano tutti gli altri partners devono assumersene la responsabilità Ø

JVCA Joint. Venture/ Consortium/Association Ogni partner deve soddisfare le esigenze della componente del contratto che andrà ad eseguire e i criteri stabiliti in termini di capacità finanziarie, giro d’affari annuale, disponibilità di liquidi, previe esperienze Ø Ogni partner può apparire solo nell’offerta di un singolo gruppo pena esclusione della stessa Ø

JVCA Joint. Venture/ Consortium/Association E` necessario presentare copia dell’accordo fra partners al momento dell’offerta dove si designa anche un partner principale e un amministratore del contratto con tutte le deleghe. Ø - Il cliente non può chiedere la sostituzione di un partner Ø

CONTRACTOR AND SUBCONTRACTOR CONSULTANT AND SUBCONSULTANT Il contractor è responsabile per tutte le azioni e mancanze dei sub. Ø Se il sub non esegue o esegue in modo poco soddisfacente i servizi di cui sarebbe responsabile il contractor può farsene carico o decidere la sostituzione del sub previa autorizzazione del cliente. Ø

CONTRACTOR AND SUBCONTRACTOR CONSULTANT AND SUBCONSULTANT Il contractor deve assicurarsi che ogni sub sia in regola con i requisiti contrattuali. Ø L’accordo fra contractor e sub è regolato internamente. Ø Il contractor presenta l’offerta con la lista dei sub. Il cliente può chiedere la sostituzione di un sub. Ø

Considerazioni Pratiche • Una volta imparato: Come operano le Banche; Come sono organizzate; In quali attività sono coinvolte e dove; Come si sviluppano i progetti; Ci sono alcuni suggerimenti da mettere in pratica per vincere i contratti

Valutare il Potenziale di Mercato per i vostri Prodotti, Servizi e Lavori • Identificate le fonti di informazione • Scegliete settori, paesi e progetti che meglio rispondono alla vostra capacità ed esperienza • Cercate informazioni sulle opportunità di lavoro • Interpretatele • Confrontate e incrociate la domanda con la vostra capacità ed esperienza • Perseguite le opportunità I Beneficiari dei Prestiti (Borrowers) hanno il Ruolo Principale

Primi Suggerimenti Pratici • Info sulle Agenzie che implementano il progetto (PIU). Contattatele e fornite info sulla vostra società, prodotti e servizi. • Recatevi sul luogo e parlate direttamente con i responsabili o associatevi con un partner locale o rappresentante. Be careful! Fate molta attenzione • Aggregatevi! Fate sistema con partners italiani e/o internazionali • Scegliete se presentarvi in joint venture/association/consortium o in funzione di

I Beneficiari hanno il Ruolo Principale “Procurement” effettuato dalle PIU Le azioni da intraprendere includono: Contattate PIU immediatamente Fate riferimento alla GPN e SPN Includete descrizione vostre capacità ed esperienze e CV Rispondete meticolosamente ai requisiti indicati Ripetete la EOI quando appare la SPN Tenetevi in contatto con la PIU e la Banca (ma non durante la valutazione delle offerte)

Errori comuni Consegna ritardata di offerta o proposta Non rispondenza alle specifiche tecniche o ai TOR Protesta “dopo” assegnazione contratto per specifiche tecniche o TOR restrittivi Mancanza di documenti , traduzioni o notarizzazioni

Errori comuni Mancanza di firme Mancanza dell’autorizzazione alla firma per il responsabile della presentazione dell’offerta/proposta Scadenza errata della bid security Ammontare errato della bid security

GRAZIE