Conduite dun projet Webmarketing Patrick Varenne 1 Approche

Conduite d’un projet Webmarketing Patrick Varenne 1

Approche conseil • Séance 1 - 08/01 : 8 H 00@12 H 00 / 13 H 30@17 H 30 Présentation du projet à conduire, consignes • Séance 2 – 15/01 : 8 H 00@12 H 00 / 13 H 30@17 H 30 Suivi et présentation des équipes et du projet Web • Séance 3 – 22/01 8 H 00@12 H 00 / 13 H 30@17 H 30 Cadrage, respect planification, ajustement par mail/phone • Séance 4 – 29/01 8 H 00@12 H 00 / 13 H 30@17 H 30 Cadrage définitif • Séance 5 – 05/02 8 H 00@12 H 00 / 13 H 30@17 H 30 Présentation + livrables + REX Livrables : A définir par le groupe projet mais au minimum un plan projet + présentation orale. Travail sur l’avancement du projet en dehors des cours ! L’intervenant a un rôle de conseil et de facilitateur de votre projet ! Disponible par mail ou par SMS ou GSM 2

Compétences visées • Déceler un besoin et se faire force de proposition (intra-preneurs) face à une situation Webmarketing analysée lors de la 1ère séance. • Elaborer un pilotage de projet et une organisation de travail (agile) efficace pour le projet Web. • Créer un cahier des charges d’un projet Web à faire valider par l’intervenant. • Etre capable de proposer des stratégies WEB concrètes face à une problématique identifiée lors la 1ère séance et affinée en 2ème séance. • Savoir faire face au client final du projet au travers d’analyses et de solutions fonctionnelles, d’organisation, de suivi du projet et de mesures avec une proposition de l’évaluation du retour utilisateur (QOE). • Traduire des notions théoriques autour des Stratégies Web sur le terrain afin de mener à bien le projet déterminé.

Cadrage du projet séances Définir l’étude, le projet Evaluation oral et mesure du projet web 1/ Cadrage 2/ Organisation 4/ Evaluation du projet WEB 3/ Gestion projet WEB Mettre en place la gestion du groupe. Et proposer la stratégie Web au consultant pour validation. Finalisation du projet WEB

Proposition d’approche • Sommaire et présentation des objectifs du projet. • Concepts de gestion des travaux en groupe et mise en œuvre du pilotage. • Analyse de la situation et rédaction d’un cahier des charges. • Proposer un prototype ou une maquette et des solutions liées à la situation. • Adopter une stratégie dans la gestion du projet. • Retour d’expérience (QOE) lors de la soutenance. • Evaluation de l’intervenant WEB sur feuille A 4 anonyme.

Méthodologie et approche Votre ennemi le temps ! • Durant les séances, répartition des apprenants en groupes ou équipes « agiles » . • En dehors des séances de face à face pédagogique : travail en mode collaboratif avec la présentation de vos outils et un planning de l’avancement du projet WEB. • En dehors et pendant les séances de travail suivi des cours en ligne nécessaire à l’avancement de votre projet WEB. • En dehors et pendant les séances de travail mise en place d’un outil permettant de suivre l’avancement du projet et du sérieux du suivi de chacun.

Gestion de l’équipe projet 7

Méthodologie et approche • Pendant les phases théoriques les apprenants doivent inter réagir en temps réel avec le contenu des cours consultés ou dispensés. • Traitement du projet par des groupes de 4 à 7 étudiants. • Les équipes doivent présenter leurs travaux à chaque séance en fonction des avancées et du suivi du projet. • Le livrable : Le projet doit aboutir à la mise en œuvre d’un projet Webmarketing fonctionnel utilisable au sein d’une organisation.

Les intervenants et leur rôle • Le sponsor v Membre de l’exécutif, il démontre l’intérêt du Co. Dir pour le projet et apporte le recul et la vision stratégique nécessaire au projet. v Il a un rôle clé dans la communication interne et la conduite du changement. • Le chef de projet v Son rôle est de mener à bon terme un projet. v Pour ce faire, il doit s'assurer non seulement du bon déroulement du projet, mais il doit surtout et avant tout animer l'équipe qui participe au projet. v Gestionnaire de ressources et de temps, les ressources tout en étant limitées doivent lui permettre de parvenir au résultat attendu. • Le contributeur v Référent ou expert dans son métier, il participe sous l’impulsion du chef de projet à la réalisation du projet v Il apporte au projet son expérience opérationnelle ou managériale, il participe au déploiement. 10

Déroulement de la réunion de lancement • Présenter le projet, ses objectifs, ses enjeux, ses contraintes et ses risques. Il est conseillé de diffuser au préalable un document précisant ces éléments. • Présenter comment se positionne le projet dans l'organisation de l'entreprise • Présenter le déroulement global du projet : principales étapes et événements clés (livrables intermédiaires) • Faire un tour de table en demandant à chacun de se présenter et de préciser son rôle et ses responsabilités dans le projet • Définir les règles du jeu du travail en équipe projet • Planifier les prochaines réunions de l'équipe projet • C'est le début du projet, l'ambiance est bonne, voire euphorique ! • C'est le moment de souder les liens et de créer un sentiment d'appartenance à l'équipe. • Pensez à organiser un pot, un déjeuner, voir une sortie en mer qui va vous permettre de développer des liens au sein de l'équipe.

Le cycle de vie du projet • Le cycle de vie d'un projet comprend 4 grandes étapes : – – La création du projet La planification du projet L'exécution du projet La clôture du projet

La gestion d’un projet Séance 5 Performance Formation incomplète bon Changement des hommes Séance 4 Séance 2 moyen Séance 1 Plan d’actions Soute nance Séance 3 mauvais Démarrage Phase euphorique Phase de consolidation Phase de « dégradation naturelle » Temps

Les WEB X. O (Vidéo)

Thématiques webmarketing SEO (Référencement naturel et/ou payant) Et si nous racontions une belle histoire à notre enfant Google ? Réseaux sociaux (personnel et/ou professionnel) Création d’un blog (plusieurs articles, structuration de l’approche marketing). Community Management a new business ? L’écriture web. Web conversion (De la navigation à la prise de commande) Analyse des performances d’un site web (outils) Email marketing, Mobile marketing Création de site web (avec ou sans gestion de contenu) Site web marchand - Audit, analyse et Refonte de site web http: //www. strategies. fr/info/crowdfunding http: //www. strategies. fr/actualites/marques/135661 W/lecrowdsourcing-entre-t-il-dans-l-age-de-raison. html Stratégie de communication (Youtube chaine TV…) Stratégie Web et Réseaux Sociaux d’entreprise …

Le marketing digital (vidéo)

Les réseaux sociaux nouvelle révolution digitale (vidéo)

Exemple de projet WEB

Pas d’idées ? Des propositions ! • • • Site www. cficonseil. com Voici des propositions Site www. ivo-groupe. com de sites, quelle est votre Site www. amvmeca. com Site www. taxis-foreziens. fr réflexion et votre Site www. apexfrance. com analyse webmarketing ? Site www. axens-audit. fr Votre profil Social ou votre Blog Site boulangerie Fauriel Site GAM HYDRO Site Bar Joël Site JFR (Eboutique)

Conduite et efficacité d'une réunion-projet • Avant la réunion : La réunion doit être préparée : – l’animateur doit s’assurer que les participants avaient fait ce qu’ils avaient à faire (“pre-work”). – Ordre du jour : complet, motivant, envoyé à l’avance – Salle réservée et annoncée, rappel la veille. • Déroulement : – Introduction claire avant le lancement : • objectifs de la réunion rappelés/validés, pas de point important oublié • gestion du temps annoncée avant le lancement (timing initial à respecter). – Validation des tâches en cours et des objectifs précédents – (Compléter la partie “suites de la réunion précédente dans le CRXX)

Conduite et efficacité d'une réunion-projet • L’animateur se doit d’être efficace : – gestion du temps (début à l’heure, fin à l’heure) – sujets importants tous traités, – pas de perte de temps : les sujets qui auraient dû être traités avant/ailleurs ont été anticipés par l’animateur et seul l’essentiel est présenté – circulation de la parole (Tout le monde doit pouvoir participer, il y a consensus sur les objectifs, les conflits doivent être gérés) • Secrétaire efficace : – Il faut utiliser le modèle de compte-rendu, et si possible élaboré en temps réel le CR, si possible visible par tous (vidéoproj, google doc, skydrive), • ambiance : sérieuse et constructive, la réunion doit être utile • qualité des supports présentés (diapositives etc. . . ), pas d’information inutile ou. indisponible

Conduite et efficacité d'une réunion-projet • Conclusion : – l’animateur a conclu la réunion en reformulant les éléments importants – les objectifs de chacun sont clairs (Chacun doit repartir en sachant ce qu’il doit faire, et pour quand) – la date de la réunion suivante est fixée à la fin de la réunion ou 48 heures après. • Suites de la réunion : – Compte-Rendu (CR). • Toutes les informations utiles sont reprises, le document est clair pour tous, sinon l’amender au moment de la validation. • Tableau d’objectifs datés et attribués à chaque membre de l’équipe avec une définition clair et un livrable. • CR doit être envoyé dans les 48 h et disponible dans le drive. – La réunion a été évaluée par l’équipe à l’issu du CR.

Application : Mettre en œuvre un projet SI au sein d’une équipe ! • Constitution d’équipes • Organisation au sein de l’équipe • Détermination des rôles de chacun au sein de l’équipe • Responsabilité de chacun face à son job • Mise en place des Comptes Rendu de réunion • Mise en place des préparation des réunions avec le (s) tuteur(s)

Brainstorming • Quelle stratégie WEB mettre en œuvre ? • Cours sur le brainstorming • Organisation des tâches, les outils à utiliser.

Trousse à outils d’organisation TRELLO

Trousse à outils d’organisation et d’audit • • • https: //reporting. opquast. com/ http: //www. worthofweb. com/calculator/ http: //website-seo-tools. com/website-seo-analyzer. html http: //www. woorank. com/fr/ http: //www. checkmycolours. com/ Les google Apps : Exemple GANT Les outils du webmaster Google Analytics Google DRIVE à l’aide d’un compte GMAIL SKYDRIVE avec un compte live, msn, hotmail Outils de communication, SKYPE, RSE … Attention à la redondance et à la surabondance des outils.

Stratégie WEB Par ou commencer ? • • Le projet Web ? Le référencement ? Nom de domaine (achat Gandi, OVH, 1 AND 1…) Hébergement de l’outil WEB (FTP et Cie) Codage HTML ou CMS ? CMS pré-installé ? Approche gestion de contenu Alternative BLOG ? Alternative réseaux sociaux (Community manager ? ) Les outils (google analytique, les outils du webmaster…) Une angoisse un problème ? ? ? Patrick au 0680918158 ou patrick. varenne@univ-st-etienne. fr

Des méthodes d’évaluations efficaces et visuelles

La présentation des résultats

Les freins, contraintes humaines de l’équipe, le temps ! • Impression de ne pas avancer • Impression de manque de coordination des acteurs (méthode agile – Principes ) • Recommandations • Utiliser le cours sur la résolution des problèmes création de la TEAM BUILDING, check list du travail.

Cadrage du projet pour la 1ère séance Définir Clairement le projet WEB 1/ Cadrage 2/ Organisation

Cadrage du projet pour la 2ème séance Définir l’étude, le projet 1/ Cadrage 2/ Organisation Mettre en place la gestion du groupe.

Bibliographie - Webographie http: //www. nosyweb. fr/outils-pour-joomla/quel-hebergeur-choisir-pourinstaller-joomla. html http: //www. mariamercantiguerin. com/pages/cours-acces-libre/cours-en-emarketing-en-libre-acces/cours-en-e-marketing. html http: //www. cours-marketing. fr/

Présentation de votre TEAM BUILDING NOM PRENOM RESPONSABILITE … …

Les responsabilités du chef de projet Organiser • Clarifier les rôles et attendus de chacun des participants • Identifier les livrables et planifier les actions Coordonner • Assurer la coordination des intervenants au sein du projet • Assurer la relation transversale avec les autres chefs de projet Sécuriser • Anticiper les difficultés par la gestion des risques Communiquer • Assurer un reporting régulier sur son chantier • Faciliter la prise de décision par le management Objectif principal : Mettre sous contrôle le projet pour le mener à bien dans le respect de la qualité et des délais 35

Fin séance 2 affectation des tâches

Préparation des CR séance 1+2 vision séance 3 • Vous devez préparer les CR 1 de la 1ère séance et les stocker dans un espace on line accessible partager mais sécurisé. • Vous devez préparer la réunion de la séance 2 et préparer les questions qui vous permettront d’avancer, penser à utiliser l’intervenant comme personne ressource ou consultant externe à votre projet SI. • Vous devez pour la séance 2 avoir cherché de la documentation sur votre projet et la stocker dans un espace on line accessible partager mais sécurisé d’une manière hiérarchiser sauf si vous utiliser un moteur de recherche interne à votre plateforme. • Vous devez à ce niveau avoir une vision clair de votre projet et vous devez mettre en œuvre une planification du projet en tenant compte du temps et de l’affectation des tâches de chacun.

Règle d’utilisation des outils 1 Outils Phases du projet Organiser l’équipe et structurer la démarche 2 Planifier les jalons, tâches et livrables 3 Piloter et sécuriser la phase de réalisation Fiche chantier, Plan projet Création et validation Fiche projet, init plan projet Validation plan projet Macro planning Initialisation du Macro planning Mise à jour hebdomadaire Suivi ressources Initialisation du tableau Mise à jour hebdomadaire Suivi des congés Création du suivi des congés Mise à jour ad hoc Compte rendu Après chaque réunion, un compte-rendu sera rédigé, validé et envoyé sous 2 jours ouvrés 4 Mettre en place un plan de déploiement Suivi des actions Mise à jour quotidienne de l’outil Suivi des risques Mise à jour ad hoc du suivi des risques Rapport Flash Rédaction de la fiche par le chef de projet après la réunion de comité projet Rapport flash Co. Dir Alimentation du tableau de bord d’avancement par les rapports flashs avant chaque Co. Dir Espace partagé Bilan Création de l’espace partagé Alimentation en documents de l’espace, mise à jour de l’arborescence 5 Faire le bilan du projet Comparaison avec le Macro planning initial Synthèse des risques et des actions réductrices Capitalisation (sauvegarde sur CD) Synthèse globale et par chantier 38

Phase 1: Le cadrage du projet Objectifs Présenter les objectifs et l’organisation du projet l Rappel du contexte et des objectifs l Identification des livrables et des principaux jalons l Organisation du projet, rôles et responsabilités des intervenants l Détailler le mode d'animation du projet l Participants et fréquence des ateliers, réunions… l Instances de décision, fréquence… Ø Exposer les principales procédures de gestion du projet l Reporting l Décision, escalade et arbitrage Ø Illustrer les principaux outils de gestion du projet l Planning détaillé, Rapports Flash, Suivi d'action, Tableau de Bord… Ø Trucs et astuces Retours d’expérience Ø Plusieurs versions sont souvent nécessaires, bien versionner VOUS MEME les différents drafts de ces documents qui évoluent rapidement Ø Valider avec chaque interlocuteur son périmètre et les livrables qu’il doit rendre Ø Lister clairement ce qui est hors du périmètre du projet pour éviter les amalgames Ø Commencer à lister dès ce stade les livrables du projet § Penser à identifier les jalons (étapes) qui permettront de mesurer l’avancement au fil du projet § Tenir sous contrôle la liste des livrables tout au long du projet, éviter les extensions de périmètre Ø Valider avec chacun des interlocuteurs et leur N+1 la disponibilité, les tâches et les livrables qui leur seront confiés Responsable / Rédacteur Ø La fiche chantier et le plan projet sont rédigés par le chef de projet Ø Il alimente ces documents grâce aux différents inputs fournis par le sponsor du projet, le pilote et les interlocuteurs impliqués Visualisation Template Modalités Ø Diffusion : à l’ensemble des acteurs du projet Ø Période de diffusion : dès validation de l’équipe projet et de la liste des livrables Format de l’outil Ø Powerpoint 39

Phase 2 : Macroplanning Objectifs Ø Apporter une vision consolidée du projet § Rappel de la durée des tâches structurantes de chaque chantier § Préciser éventuellement l’avancement de chaque tâche (0%, 25%, 50%, 75% et 100%) Ø Identifier et baliser les jalons clés du projet ainsi que les balises business qui sont à synchroniser avec votre projet (soldes, période d’achat, implantation…) Trucs et astuces Ø Le mettre à jour pour chaque comité de pilotage ou Co. Dir Ø Il a l’avantage de donner une date de début et de fin de projet estimée. Les tâches de chaque étape peuvent s’ajouter progressivement. Indiquer que c’est un Draft qui se précisera au fil de l’avancement du projet. Retours d’expérience Ø Le Co. Dir et les pilotes des autres chantiers ont besoin d’avoir de la visibilité sur votre avancement, les points de rencontre en cas de dépendances…. Partager ce document Ø Découper en sous activité les périodes trop longues sur votre planning pour mesurer l’avancement régulièrement Ø Permettre à chacun de se situer sur l’avancement de ses tâches par rapport aux autres Responsable / Rédacteur Ø Le rédacteur de ce document est le chef de projet Visualisation Template Modalités • • • Diffusion : à l’ensemble des acteurs du projet Période de diffusion : chaque semaine (date fixe) Le document reste accessible informatiquement sur la bal Seul le chef de projet peut le modifier. Format de l’outil Ø Excel (pour la réalisation) à copier éventuellement dans un powerpoint 40

Phase 2 : Suivi des ressources Objectifs Ø Identifier / dimensionner les besoin en ressources du chantier Ø Donner de la visibilités aux intervenants sur leur charge prévisionnelle Ø Permettre une consolidation cross chantier et l’identification des points durs avant arbitrages Trucs et astuces Retours d’expérience Ø Il est important de respecter le format du fichier pour permettre la consolidation des besoins de l’ensemble des chantiers (chaque chef de projet évalue ses propres besoins) Responsable / Rédacteur Ø Chef de projet Visualisation Template Modalités Ø Une première version est à transmettre au coordinateur orga méthode qui consolidera les besoins des différents chantier Ø La révision de ce document est à faire mensuellement Format de l’outil Ø Excel 41

Phase 3 : Rapport Flash Objectifs Ø C’est probablement l’outil le plus important pour le suivi de votre projet. En une page, il permet de donner une visibilité sur les actions menées et le reste à faire Ø Objectifs du document : § Dresser un état d’avancement d’un chantier semaine par semaine § liste des faits marquants et des actions menées § liste du reste à faire § liste des points durs et risques avec les actions correctives Trucs et astuces Ø Préparer le document avant la réunion Retours d’expérience o Le rapport flash et le comité projet dont il est le CR ne sont pas destinés à restituer / mener une analyse, mais à suivre l’avancement du projet o Ce Rapport est l’outil privilégié pour communiquer avec votre sponsor de façon à lui proposer un compte-rendu d’activité synthétique et le compléter en séance avec les participants § Alimenter le tableau de bord d’avancement du projet qui servira de support à la réunion de comité de pilotage du projet (ou Co. Dir) Responsable / Rédacteur Ø Le chef de chantier Visualisation Template Modalités Diffusion : à l’ensemble des personnes participants à la réunion + le sponsor + orga méthode pour la coordination • Période de diffusion : le jour du comité projet • Format de l’outil Ø Word 42

Phase 3 : Suivi des actions Objectifs Ø Permettre de faire un suivi des actions à mener l Pour chaque action est associé un porteur, une date due, une date de fin, une date d’émission l Éventuellement hiérarchisation des actions par niveau de criticité Ø Relancer facilement un interlocuteur Ø Archiver les différentes actions du projet Trucs et astuces Ø Cette base action centralise les actions identifiées dans les différents comptes rendus pour avoir sur un document unique la vision d’ensemble et permettre son suivi Retours d’expérience Ø Mettre toujours à jour cet outil après validation et diffusion du compte-rendu Ø Cet outil doit vivre. C’est l’un des seuls outils qui est utilisé quotidiennement Ø Bien conserver les lignes des actions terminées et indiquer les solutions/réponses apportées pour conserver l’historique des décisions (on se pose parfois plusieurs fois les mêmes questions à des moments différents) Note : Cet outil est très utile. Il permet de classer chaque action par type de problème (il y en a souvent énormément) et de relancer les porteurs. Responsable / Rédacteur Ø Le chef de projet Visualisation Template Modalités • Diffusion : pas de diffusion systématique mais envoyer au cas par cas 1 fois par semaine aux personnes concernées Format de l’outil Ø Excel 43

Phase 3 : Rapport Flash Co. Dir Objectifs Ø Donner une visibilité globale du projet au Co. Dir ; ce tableau permet de donner une visibilité sur chaque chantier : § Livrables / tâches § Échéances § Avancement § Points durs et risques Trucs et astuces Ø Initialiser ce document lors du comité projet qui précède le reporting en Co. Dir pour impliquer l’ensemble des participants Retours d’expérience Ø Toujours débriefer votre sponsor sur ce document avant la réunion de Co. Dir pour lui permettre d’apporter en séance la vision exacte de l’avancement du projet et les réponses aux questions qui se posent Ø Permettre de remonter les demandes d’arbitrage au Co. Dir par l’intermédiaire de votre sponsor Responsable / Rédacteur Ø Le chef de projet Ø Ce tableau de bord est la synthèse des rapports flash Visualisation Template Modalités Ce tableau de bord est essentiellement utilisé lors de la réunion de Co. Dir (ou comité de pilotage du projet) • Il doit être envoyé au sponsor qui le présentera en séance et à Orga Méthode pour le suivi global des chantiers • Format de l’outil Ø Powerpoint 44

Phase 3 : Suivi des risques Objectifs Ø Recenser et quantifier les risques du projet § Description du risque § Description des impacts § Quantification du risque Trucs et astuces Ø Ce suivi des risques est alimenté par les différents comptes rendus et les inputs des autres chefs de projet Retours d’expérience Ø Ce document peut se révéler anxiogène, il n’est pas nécessaire de le partager avec l’ensemble des contributeurs Ø Avoir un plan d’action par risque afin de le minimiser Ø Permettre de remonter rapidement les risques élevés aux différents chefs de projet et / ou management pour décision Note : Cet outil permet de mesurer et de hiérarchiser les risques selon leur niveau d’importance. Responsable / Rédacteur Ø Chef de projet Visualisation Template Modalités • Diffusion : Pas de diffusion massive. Ce document est destiné à alimenter le coordinateur Orga méthodes Format de l’outil Ø Excel 45

Phase 5 : Bilan du projet Objectifs Trucs et astuces Retours d’expérience Ø Généralement, les avis diffèrent et il est Ø C’est le dernier livrable du projet. Il permet de clôturer intéressant de recueillir l’avis des différents participants pour établir ce bilan Ø Cette étape souvent négligée permet aux intervenants de partager un constat factuel et d’améliorer leur collaboration ultérieure s’ils sont amenés à retravailler ensemble formellement le projet et d’avoir une vision des succès et axes d’amélioration § Faire une revue des + et – § Déterminer des axes d’améliorations qui seront à l’origine des plans d’action Responsable / Rédacteur Ø Le chef de projet Visualisation Template Modalités Ø La diffusion de ce document est à valider par le sponsor Format de l’outil Ø Powerpoint 46

Cadrage du projet pour les séances Définir l’étude, le projet Evaluation oral et mesure du projet web 1/ Cadrage 2/ Organisation 4/ Evaluation du projet WEB 3/ Gestion projet WEB Mettre en place la gestion du groupe. Et proposer la stratégie Web au consultant pour validation. Finalisa tion du projet WEB