Concevoir votre Tableaux de Bord Ressources Humaines Suivre

Concevoir votre Tableaux de Bord Ressources Humaines Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 1 2013

PARTIE I. Introduction Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Conformité avec les règles (législation sociale, procédures en vigueur dans l’entreprise) dans le cadre de l’audit légal ; Audit Cohérence avec la stratégie Le reporting social : - reporting interne : hiérarchie - reporting externe : investisseurs, représentants du personnel, analystes financiers, …. Contrôle de gestion Le pilotage social : sociale - permettre aux cadres RH et aux managers de suivre les données opérationnelles et stratégiques de GRH INFORMER : Mesurer les résultats des politiques sociales DIAGNOSTIQUER : Détecter des dysfonctionnements PREVOIR : Alerter les responsables sur des dysfonctionnements et anticiper GERER : Améliorer la gestion sociale Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

PARTIE II. Le Tableau de Bord Prospectif Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Retour sur capital engagé Axe financier Fidélité de la clientèle Axe Client Les variables RH : Leviers ( « Drivers » ) de performance dans le Modèle causes-effets ou « carte stratégique » du Balanced Scorecard Satisfaction Client Ponctualité et conformité des livraisons Axe Processus Qualité des processus Implication des salariés Durée des cycles Compétences des salariés Axe Apprentissage Conditions de travail favorables Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Le balanced-Scorecard (Kaplan et Norton) Comment sommes-nous perçus par nos actionnaires ? AXE FINANCIER Pour réaliser notre vision comment devons-nous apparaître à nos clients ? Pour satisfaire nos clients et nos actionnaires dans quels processus devons-nous exceller ? AXE PROCESSUS INTERNES Indicateurs sociaux Variables RH VISION ET STRATEGIE AXE APPRENTISSAGE INNOVATION AXE CLIENT Pour réaliser notre vision comment allons nous maintenir Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - notre aptitude au changement ? 2013

Le Balanced-Scorecard Décliné au niveau de la fonction RH : « HR Scorecard » Comment sommes-nous perçus par nos clients internes ? Axe Clients (Services utilisateurs) (Personnel) Quelle est la contribution De la fonction RH à la Création de valeur ? Pour satisfaire les clients de la fonction RH dans quels processus devons-nous exceller ? Axe Processus RH VISION ET STRATEGIE RH Axe Innovation Alignement Stratégique Axe Financier Comment la fonction RH Peut-elle maintenir l’aptitude À l’innovation et à l’alignement Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - stratégique ? 2013

Le modèle Skandia (L. Edvinsson, 1993) L’approche «capital humain» Valeur totale Capital financier Capital physique Capital monétaire Capital intellectuel Capital humain Capital structurel Capital client Compétences Attitudes Agilité intellectuelle Relations partenaires Capital organisationnel Process Innovation développement Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

La notion de Sustainable Balanced Scorecard (SBSC) Intégration de la problématique du développement durable dans le BSC Plusieurs approches : §Approche partielle §Approche partagée §Approche additive §Approche transversale §Approche totale 4 grandes logiques : §Logique de type « crédibilité » §Logique de type « efficience» §Logique de type « innovation » §Logique de type « progressiste » Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Le reporting et le pilotage de la responsabilité sociale de l’entreprise Employés Cadres Rémunération Prestige Pouvoirs publics Impôts Emploi Sécurité Rémunération Satisfaction dans le travail Emploi Environnement Intérêts Sécurité du capital Entreprise Stabilité des paiements Pérennité de l’activité Fournisseurs Communauté Créanciers Dividendes Capitalisation boursière Qualité des produits Service Valeur Actionnaires Clients L’entreprise face à ses parties prenantes D ’après Peter Doyle (1994) Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Croissance du CA (+ 20 %) ROCE (6 à 8 %) Retour sur ventes 4 à 4, 5 % Axe financier Axe Client Accroître la part de marché (15 à 20 % Satisfaction client Produit non toxiques Produits durables Travail des enfants Relations clients Réputation Image RSE Processus de production Axe Processus Contrôle qualité des achats Résidus toxiques Coûts de production Utilisation de substances dangereuses Services Qualité Utilisation efficiente De l’eau, l’énergie, Les matériaux Satisfaction des employés Axe Apprentissage Climat pour l’action : Sécurité et santé au Potentiel des Infrastructures techniques travail Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - employés 2013

Etude de cas Société « Bio. Alim » • PME Agro-alimentaire • Buts du dirigeant : § Accroître la rentabilité de l’entreprise jugée trop faible aujourd’hui afin d’attirer de nouveaux investisseurs § Développer les marchés aux niveaux national et européen • Positionnement stratégique : Différenciation fondée sur : § Produits de qualité et service irréprochable vis-à-vis des clients § Innovation Produit Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

« Apparaître aux yeux des investisseurs comme une entreprise profitable et en croissance » Accroître la rentabilité de l’entreprise Renforcer notre présence sur les marchés nationaux et internationaux Maîtriser les Coûts « Renforcer notre position stratégique de produits de qualité » Développer auprès des clients une image d’entreprise innovante offrant des produits de qualité Diversifier le CA en France et en Europe BSC de Bio. Alim Conquérir de nouveaux clients en France et en Europe Renforcer la satisfaction client « Doter l’entreprise de moyens de production lui permettant de sécuriser son taux de service » Diminuer les Défauts qualité Sécuriser et optimiser les relations avec les fournisseurs et transporteurs Accroître la surface et les capacités de production Améliorer la productivité Diminuer les non production « Mobiliser les RH pour assurer la sécurité stratégique et le développement de l’entreprise » Réduire l’absentéisme et le turnover Réduire les accidents du travail Développer la polyvalence du personnel Développer la R & D Instaurer une nouvelle Accroître l’effort de formation politique de rémunération Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

« Apparaître aux yeux des investisseurs comme une entreprise profitable et en croissance » Renforcer notre présence sur les marchés nationaux et internationaux Accroître la rentabilité de l’entreprise Maîtriser les Coûts « Renforcer notre position stratégique de produits de qualité » Développer auprès des clients une image d’entreprise innovante et citoyenne garantissant la qualité de ses produits Renforcer la satisfaction client Diversifier le CA en France et en Europe Approche « Crédibilité » Conquérir de nouveaux clients en France et en Europe « Doter l’entreprise de moyens de production lui permettant de sécuriser son taux de service » Diminuer les Défauts qualité Sécuriser et optimiser les relations avec les fournisseurs et transporteurs Accroître la surface et les capacités de production Respect des règles en matière d’hygiène et de bactériologie Améliorer la productivité Diminuer les non production « Mobiliser les RH pour assurer la sécurité stratégique et le développement de l’entreprise » Réduire l’absentéisme et le turnover Instaurer une nouvelle politique de rémunération Réduire les accidents du travail Sensibiliser les RH aux règles de sécurité Sensibiliser le personnel au respect des règles d’hygiène et de bactériologie Développer la polyvalence du personnel Développer la R & D Accroître l’effort de formation Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

« Apparaître aux yeux des actionnaires comme une entreprise profitable et en croissance » Renforcer notre présence sur les marchés nationaux et internationaux Accroître la rentabilité de l’entreprise Maîtriser les Coûts « Renforcer notre position stratégique de produits de qualité » Développer auprès des clients une image d’entreprise innovante offrant des produits de qualité Renforcer la satisfaction client Diminuer les coûts de non qualité Diversifier le CA en France et en Europe Approche « Efficience » Conquérir de nouveaux clients en France et en Europe « Développer des processus assurant la maîtrise des coûts » Sécuriser et optimiser Optimiser les capacités de production les relations avec les Frs et transporteurs Réduire les coûts liés au non respect Améliorer la productivité Diminuer les non production des règles en matière d’hygiène et de bactériologie Réduire les consommations, d’énergie et de matières, … « Mobiliser les RH sur la maîtrise des coûts » Réduire les coûts de l’absentéisme et du turnover Réduire les coûts des accidents de travail Sensibiliser les RH aux règles de sécurité Sensibiliser le personnel au respect des règles d’hygiène et de bactériologie Sensibiliser Les RH aux économies d’énergie et de matières Développer la polyvalence du personnel Instaurer une nouvelle Développer politique la R & D Accroître l’effort de formation de rémunération Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

« Apparaître aux yeux des investisseurs comme une entreprise à la fois rentable et socialement responsable » Accroître la rentabilité de l’entreprise Renforcer notre présence sur les marchés nationaux et internationaux Maîtriser les Coûts « Affirmer une position stratégique d’entreprise socialement responsable » Diversifier le CA en France et en Europe auprès d’une clientèle « socialement responsable » Approche « Innovation » Développer auprès des clients une image d’entreprise citoyenne, innovante, garantissant la qualité de ses produits Répondre aux attentes des clients en matière sociale et environnementale « Développer des processus permettant d’exceller en matière environnementale et sociétale » Développer des process innovants, Favorisant les économies d’énergie Sécuriser les relations avec les Frs et transporteurs Innover en direction de la santé et l’environnement dans les produits et le packaging Développer des process innovants en matière d’hygiène et de bactériologie Diminuer les Défauts qualité Diminuer les non production Améliorer la productivité « Mobiliser les RH autour des valeurs stratégiques et de l’innovation en matière environnementale et sociale » Développer un Climat social favorable Réduire les accidents du travail Respect l’égalité au Travail Sensibiliser les RH aux règles de sécurité Sensibiliser le personnel au respect des règles d’hygiène et de bactériologie Développer la polyvalence du personnel Développer la R & D Contribuer à l’économie locale Politique de rémunération Effort de formation Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

« Développer et promouvoir une entreprise socialement responsable » Assurer la pérennité de l’entreprise Renforcer une présence nationale et internationale Contribuer au développement durable (D. D. ) Maintenir un niveau satisfaisant de rentabilité « Promouvoir auprès de nos clients Un concept d’entreprise responsable, Innovante, garantissant la qualité » Renforcer la satisfaction client « Promouvoir auprès de la collectivité un concept d’entreprise Socialement responsable » Diversifier la clientèle Approche « Progressiste» Etre performant sur les indicateurs sociaux et environnementaux clés Répondre aux attentes des clients en matière sociale et environnementale Répondre aux attentes de la collectivité et de l’ensemble des stakeholders « Développer des processus permettant d’exceller en matière environnementale et sociétale » Développer des process innovants, Favorisant les économies d’énergie et de matières Intégrer le D. D. dans les Relations avec Frs et transporteurs Innover en direction de la santé et l’environnement dans les produits et le packaging Développer des process innovants en matière d’hygiène et de bactériologie Maîtriser coûts et qualité Améliorer la productivité Diminuer les non production « Mobiliser les RH autour des valeurs stratégiques et de l’innovation en matière environnementale et sociale » Promouvoir en interne Les valeurs du D. D. Réduire les accidents du travail Actions innovantes envers L’emploi des minorités Sensibiliser les RH aux règles de sécurité Sensibiliser le personnel au respect des règles d’hygiène et de bactériologie Développer La R & D Développer la polyvalence du personnel Promouvoir les valeurs du D. D. Former et développer la communication interne en faveur du développement durable dans l’économie locale Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Le tableau de bord prospectif • Un nouvel outil de pilotage permet d’aller plus loin Depuis quelques années, un nouvel outil de pilotage et de suivi des performances a fait son apparition outre-Atlantique et y rencontre un succès certain. • Il s’agit du « balanced scorecard » que l’on peut traduire par « tableau de bord équilibré » ou « tableau de bord prospectif » (TBP). • Le balanced scorecard est issu des travaux d’un professeur : R. S. Kaplan et d’un consultant : D. P. Norton. Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Les différents enjeux du TBP Le TBP se présente comme un ensemble d’indicateurs directement reliés à la stratégie développée par la collectivité et offrant à son utilisateur l’opportunité de piloter tous les déterminants de la performance. Le TBP a pour principales finalités : • de communiquer la stratégie, • de focaliser sur l’atteinte des performances clés, • de décider d’actions globales à entreprendre. Le TBP est né d’une remise en cause : celle des systèmes d’évaluation des performances exclusivement centrés sur le suivi des résultats financiers. Dans le TBP, les indicateurs financiers sont maintenus mais ils ne sont plus seuls. Il importe, en effet, de doter également le dirigeant d’indicateurs sur ses clients, sur la qualité et l’efficience des processus internes de l’entreprise et enfin sur la capacité qu’a cette dernière de s’améliorer et de croître à long terme (apprentissage). La définition de ces quatre axes doit permettre d’orienter la réflexion des dirigeants sur les multiples dimensions de leur performance, tout en les invitant à se projeter sur divers horizons de temps. Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Les indicateurs du TBP Etape 3 : Trouver les bons indicateurs « Financiers » • Il s’agit de choisir les indicateurs financiers qui reflètent au plus juste les FCS et les orientations stratégiques sous-jacentes. • Que faut il apporter aux élus / administrés ? • Dépenses réelles de fonctionnement hors travaux en régie (DRF_h. TR) en euros par habitant - Produit des impositions directes en euros par habitant - Recettes réelles de fonctionnement en euros par habitant - Dépenses d’équipement brut en euros par habitant - Encours de dette en euros par habitant - Dépenses de personnel / dépenses réelles de fonctionnement hors travaux en régie - Coefficient de mobilisation du potentiel fiscal (CMPF) * - - Dépenses d’équipement brut / recettes réelles de fonctionnement - Encours de la dette / recettes réelles de fonctionnement Etape 4 : Trouver les bons indicateurs « Clients » • Pour atteindre nos objectifs, comment devons nous être perçus par les administrés ? • Les indicateurs sont ici plus variés et s’expriment en termes de perception (satisfaction, image, valeur), de comportement (récurrence d’achat, fidélité, part de marché) ou d’état du portefeuille (part de marché par segment, ancienneté de la clientèle, taux de renouvellement, …etc…). Etape 5 : Trouver les bons indicateurs « Processus » • En quoi nos processus doivent-ils exceller pour satisfaire les clients et les élus ? • Les mesures concernent ici typiquement la qualité des produits et des prestations, les temps de cycle, la productivité, l’efficacité et l’efficience de l’organisation. • Attention, toutefois, la plupart des indicateurs de processus portent en eux des germes d’effets pervers qui sont contraires à l’intérêt global de la collectivité (à identifier …). Etape 6 : Trouver les bons indicateurs « Apprentissage » • Les performances d’une organisation dépendent largement de la motivation et des compétences des individus qui la composent. • Les indicateurs seront donc essentiellement liés à la dimension des ressources humaines dans la collectivité : compétences, motivation, capacité à innover… Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

PARTIE III. Construire un tableau de bord Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Pourquoi un tableau de bord ? • - pour une prise de décision en temps réel dans l’entreprise - pour une prise de décision répartie - pour des informations adaptées à chaque décideur - pour le pilotage d’objectifs diversifiés • - pour une coordination et une coopération des acteurs dans un consensus actif Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

L’outil d’analyse • QQOQCP • Pareto : 80/20 Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

CONCEVOIR SON TABLEAU DE BORD Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Améliorer la performance Le tableau de bord reste encore pour beaucoup un concept assez mal défini. Trop longtemps utilisé pour ne présenter que des rapports comptables, il en a perdu son sens initial de pilotage. Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Ce qu’un tableau de bord n’est pas Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Le tableau de bord n'est pas un outil de contrôle • Quelquefois, les tableaux de bord ne sont en fait que des supports de comptes rendus d'activités transmis au fil de la hiérarchie. • Ce ne sont pas des outils d'amélioration de la performance mais de véritables instruments de contrôle des tâches des subordonnés. • En guise d'aide à la décision, ces outils ne suggèrent que deux réactions, félicitations ou blâme. – Félicitations "Vous avez atteint vos objectifs ? C'est très bien ! Nous mettrons la barre un peu plus haut la prochaine fois !" – Ou blâme et culpabilisation "Vous avez failli une fois de plus ! Par votre faute tout le service est dans le collimateur de la direction !" Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Le tableau de bord n'est pas un outil d'animation de réunion • Concevoir le tableau de bord que dans l'optique de la prochaine réunion. • L'aspect esthétique – L'effet produit sur un grand écran, ne semblent être que la préoccupation essentielle. – Les icônes, compteurs, graphes et couleurs ne semblent être choisis que dans cette seule optique. • Voilà un outil bien peu utile pour la prise de décision efficace. Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Le tableau de bord n'est pas un outil de constat • Les tableaux de bord ne sont pas une invention récente. • Utilisés depuis le début du siècle, ils permettaient alors de "constater" après coup la pertinence des choix réalisés. • Le contexte étant stable et les variations de faible amplitude, il était toujours temps de réorienter la stratégie et d'affiner les plans. • Les maîtres-mots de la gestion étaient : Prévoir-> Planifier-> Contrôler. • Malheureusement, le contexte a fortement changé, • L'utilisation du tableau de bord comme outil de "constat" perdure. – Afficher une comparaison entre le "Prévu" et le "Réalisé" – Ne permettent pas de réagir lorsqu'il est encore temps de corriger. Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Définition : le tableau de bord • un outil • visualisation simplifiée • situations décrites • constats effectués par les indicateurs. Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Pourquoi un tableau de bord ? Il renvoie à des finalités différentes mais complémentaires. • La complexité croissante des champs et des domaines d’intervention, • les contextes mouvants et fortement évolutifs auxquels sont confrontés les services, Il implique • De faire un véritable outil d’aide à la décision, • De bâtir un dispositif au service des enjeux de l’organisation, tourné vers la maîtrise de l’action et de l’anticipation, afin d’appréhender les évolutions en cours, au travers d’informations sélectives et appropriées. Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Un tableau de bord : pour qui ? L’utilité d’un tableau de bord varie selon le positionnement de son utilisateur au sein de la chaîne hiérarchique. Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Conclusion : le tableau de bord est • un ensemble d’indicateurs peu nombreux conçus pour permettre aux gestionnaires de prendre connaissance de l’état et de l’évolution des systèmes qu’ils pilotent • et d’identifier les tendances qui les influenceront • sur un horizon cohérent avec la nature de leurs fonctions (Henri Bouquin « Le contrôle de gestion » 2003). Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

4 éléments essentiels : un tableau indicateurs pertinents un graphique présenter l’information la plus représentative des données du tableau un commentaire indications sur les actions achevées, en cours, et à venir un encart de références avec les coordonnées de l’émetteur et les sources utilisées Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Distinction des différents types de Tableaux A. Tableau de suivi de l’activité B. Tableau de bord C. Tableau de bord prospectif Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Distinguer et ne pas confondre Tableau de bord Tableau d’activité • outil de gestion • à la disposition du décideur • mesurer le degré de réalisation d’un objectif, quantifiable et mesurable dans le temps. • mesurer une activité passée • percevoir son évolution dans le temps • comparer cette activité avec une période de référence. Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Tableau de bord aider le décideur à suivre l’avancement d’un ou plusieurs objectifs prendre les mesures correctives qui s’imposent. Un tableau d’activité faire connaître une activité mesurable et son évolution dans le temps. mesurer les effets des mesures prises donner des signaux d’alerte Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Tableau de bord suppose : Il s’adresse à la Direction Tableau d’activité correspond aux attentes des cadres des objectifs les ressources qu’ils emploient : humaines et économiques la capacité de décision les produits de leur service. pour infléchir une situation. Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Les principales questions à se poser pour élaborer un tableau de bord : sélectionner le destinataire : choisir la périodicité : sélectionner les indicateurs : • qui est responsable de l’objectif à atteindre ? • quel est le champ d’action concerné ? • à quelle périodicité les informations arrivent-elles ? • combien de temps faut-il pour les exploiter ? • quels sont les indicateurs les plus pertinents ? • quelles sont leurs relations avec l’ensemble des objectifs ? • sont-ils classés par ordre d’importance ? choisir la représentation graphique : • de quel historique dispose-t-on ? • faut-il des chiffres, des histogrammes… ? • dispose-t-on des logiciels nécessaires ? déterminer les objectifs : • sont-ils réalisables ? • sont-ils quantifiables et mesurables ? • dans quels délais peuvent-ils être atteints ? élaborer un plan • quelles actions mettre en œuvre ? • peut-on les mesurer ? Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - d’action : 2013

Les principales questions à se poser pour élaborer un tableau d’activité Sélectionner le destinataire : Sélectionner les indicateurs Déterminer la périodicité • quels cadres sont concernés ? • quel intérêt pour eux ? • quel intérêt pour l’institution ? • quelle information intéresse le cadre ? • quelle information devrait intéresser ? • de quels indicateurs fiables dispose-t-on ? • quelle est la durée significative de l’écart entre 2 informations ? • selon quelle périodicité dispose-t-on de l’information ? • quelle est la périodicité idéale (ni trop longue ni trop courte) pour le récepteur ? Choisir la • quelle est la représentation la plus attractive et la plus représentation • compréhensible ? quel historique faut-il représenter ? graphique Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Fig 2 -2 : Fréquence des tableaux de bord en fonction des niveaux de responsabilité. Td. SA Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Méthodologie conseillée : 1ère étape 2ème étape 3ème étape 4ème étape 5ème étape • Je m ’assure • J ’étudie le • Je définis les • J ’analyse dans • Je formalise que les système de indicateurs qui quelles indicateurs objectifs de réalisation de paraissent, à conditions dans un mon service mes l’information tableau de sont clairs, prestations collaborateurs sera disponible bord et je connus et et à moi-même m ’assure de la mesurables plus clarté du • PERT • GANTT pertinents document • QQOQCP • MALINS • PARETO • CERVEAU TOTAL Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Construire Les indicateurs Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Un projet en 4 étapes Déterminer l’objectif de chaque indicateur • Délimiter les frontières de l’observation • Définir la durée de l’observation • Définir le sens de l’évolution attendue (augmenter, diminuer, maintenir) • Quantifier la mesure Elaborer le tableau de bord Repérer les sources d’information • Elaborer les indicateurs • Anticiper et dégager les tendances • Croiser les indicateurs et désigner les corrélations • Les sources d’information internes • Les bases de données du personnel • Les études • Les enquêtes • Les sources d’information externes • Centres de gestion • Guide des ratios • Enquêtes d’organismes de conseil … Présenter les outils de pilotage pour une communication efficace • Le choix de la présentation dépend : • De la cible • Du message à faire passer • De l’effet escompté • Des règles de communication courantes Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Qu’est ce qu’un indicateur ? • Un chiffre qui « renseigne » sur phénomène ou son évolution un • Un « dispositif d’agrégation optimale de l’information » • Sa fonction est d’attirer l’attention sur un fait ou une tendance importante • En général, il ne suffit pas pour porter un jugement sur la réussite d’une action Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Place des indicateurs dans l’évaluation • Toute évaluation repose sur des chiffres • Les indicateurs occupent un place très variable comme point d’appui des conclusions : – Ils répondent parfois par eux-mêmes aux questions de l’évaluation – En règle générale, ils demandent à être interprétés et complétés par des informations qualitatives Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

• Activité • Les activités majeurs de la CT qui influent sur l’image et les missions de SP • Application • Traitement Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Qualités d’un indicateur • • • Valide Sensible Fiable Simple Utile Abordable Objectives should be SMART… Specific; Measurable, Attributable; Reachable; Trackable & Time-bound (i. e. by when should it be achieved) 49 Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Choix des indicateurs • faire le choix d ’indicateurs facile à produire • être sélectif : 20/80 soit 20% des activités qui représentent 80% du budget ou 80% des résultats • ne retenir quelques critères essentiels de mesure des activités • ne pas cher l ’exhaustivité 50 Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Les indicateurs doivent : • être représentatifs de l ’activité mesurée • se prêter à une analyse (interprétable en terme de gestion : comparaison par rapport à un objectif, une norme, un standard…) • être datés et quantifiés 51 Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Typologie DEFINITION : nb de m² entretenus par agent, taux d ’encadrement des enfants en crèche… DEFINITION : combinaison d’indicateurs d ’activité et d’indicateurs sociaux qu d ali ’ef té/ fic pr aci od té uc tiv ité EXEMPLES : nb de journées de formation, nb de m² entretenus, fréquentation des équipements DEFINITION : indicateurs physiques tiv c ’a d ité INDICATEURS x au DEFINTION : suivi des budgets et coûts de prestations, d ’activités ci n a if n so s r e i c DEFINITION : facteurs intervenant sur l ’organisation susceptible de modifier son environnement EXEMPLES : coût horaire de mise à EXEMPLES : taux d ’absentéisme, taux de disposition du stade nautique, coût d ’une Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - présence des agents. . . heure de surveillance des cantines. . . 2013

Comment choisir les indicateurs? Que veut-on observer ? • Bien circonscrire la question qui se pose • Identifier et décrire les problématiques • Préciser éventuellement les angles de l’analyse Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Choix des indicateurs En lien avec la cartographie stratégique, les leviers de performance (RH, processus, qualité, benchmarking, …), et les possibilités de recueil Ne pas les multiplier • • • Complet (toutes les facettes du travail influant sur les objectifs) Pertinent (représente l’élément mesuré) Mesurable (indicateur défini et significatif) Contrôlable (pouvoir de contrôle par l’agent) Reproductible (dans le temps et l’espace, en interne, en externe) • Accessible (système d’informations) Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Présentation commentée de différents tableaux Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Exemples d’indicateurs Pour un Td. B RH Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Les indicateurs Ressources Humaines Indicateurs Economiques et financiers Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Indicateurs économiques et financiers • Ratios de productivité §C. A. / Effectif §Valeur ajoutée / Effectif §Valeur Ajoutée / Masse salariale §Production / Effectif Mesure de la contribution économique du personnel • Ratios de dépenses en RH §Frais de personnel / Effectif §Masse salariale / C. A. Effectif : notions d’effectif moyen annuel, ETP (équivalent temps plein) Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Ratios financiers • Human Economic Value Added (HEVA) : Valeur Ajoutée Economique (EVA) Effectifs • Human Capital Value Added (HCVA) : CA – (Charges – Rémunérations) Effectifs Profitabilité par employé • Human Capital Return on Investment (HCROI): CA – (Charges – Rémunérations) Rémunérations Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Les indicateurs Ressources Humaines Indicateurs structurels Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Indicateurs structurels • Taux d’encadrement : Effectif cadre et techniciens Effectif total • Taux de productifs directs : Effectifs productifs directs Effectif total Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

« Champignon » « Poire écrasée » « Pelote de laine » La pyramide des âges « Ballon de rugby » Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Indicateurs liés à l’emploi Taux d’ancienneté : Nb de personnes ayant - de x années ds l’organisation effectif moyen dans l’organisation Lorsque x < 5 ans un ratio normal doit être compris entre 0. 1 et 0. 2, en deçà il s’agit d’un manque de renouvellement du personnel, au-delà, c’est l’expérience collective qui risque de faire défaut. Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Les indicateurs Ressources Humaines Indicateurs liés au recrutement Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Indicateurs liés au recrutement • Délai d’embauche : temps s’écoulant entre la demande effectuée par un service et l’entrée en fonction d’un candidat • Sélectivité : Nbre de candidats retenus / Nbre de candidatures examinées • Qualité du recrutement : Nbre de candidats restant au bout d’un an / Nbre de recrutements sur la période • Coût moyen du recrutement : Coût total des recrutement sur la période / Nbre de recrutements sur la période Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Indicateurs d’intégration • Taux des départs • Taux de départ volontaire • Taux de prolongation des période d’essai (PE) Nb de départs / Effectif moyen démissions + mutations + détachements Nombre de départs Nb de prolongation de PE Nb d’entrées Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Indicateurs de mobilité • Taux d’entrée Nb Entrées/Nb Collaborateurs • Taux de sortie Nb Sorties/Nb Collaborateurs • Ratio de remplacement Nombre d’Entrées / Nombre de Sorties • Turn overs (Entrées + Sorties) / Effectifs Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Indicateurs liés à la rétention Turnover : Nbre de départs durant l’année / Effectif moyen Nbre de départs associés à un motif / Effectif moyen Taux de démission : Total des démissions / Total des départs Mesure de stabilité : Nbre de présents au bout de N mois / Nbre d’embauchés il y a N mois Calcul de l’ancienneté du personnel Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Les indicateurs Ressources Humaines Indicateurs Maladie Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Mesure du risque professionnel • Accidents du travail §Taux de fréquence avec incapacité permanente : Nbre d’accidents avec IP / Nbre d’h travaillées x 1000000 §Taux de gravité des incapacités temporaires : Nbre de j perdues / Nbre d’h travaillées x 1000 Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Indicateurs liés à la maladie � Taux d’absentéisme maladie Nb de jours d’absence en jours ouvrés Jt* x nb personnes à l’effectif » Jt* = 365 jrs – WE – Fériés � Taux d’absentéisme de court durée Nb d’arrêts maladie de moins de 4 jours Nb d’arrêts maladie Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Indicateurs liés aux accidents §Taux de fréquence avec incapacité permanente : Nbre d’accidents avec IP / Nbre d’h travaillées x 1000000 §Taux de gravité des incapacités temporaires : Nbre de j perdues / Nbre d’h travaillées x 1000 Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Les indicateurs Ressources Humaines Indicateurs de la formation Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

• Effort de formation : Montant consacré à la formation / Masse salariale • Ratio de salariés formés ou taux de participation à la formation : Nombre de salariés formés / Effectif Nombre de participants / Nombre d’inscrits Idem (par âge, sexe, ancienneté, nature des actions de formation, …) • Budget réalisé / Budget prévu • Taux de couverture des postes ou compétences stratégiques : Nombre de salariés devant posséder les compétences stratégiques / Nombre de salariés effectivement détenteurs des compétences stratégiques Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Formation • Autres indicateurs possibles • Organismes dispensateurs de formations : connaître le volume de formation selon l’organisme dispensateur de formation. (Indicateur Bilan Social) • Nombre d’agents bénéficiaires d’au moins une formation : connaître le nombre d’agents qui n’ont pas suivi de formation dans l’année (Indicateur Bilan Social) • Durée moyenne d’une formation : Nombre de jours formation/nombre de départs en formation • Nombre moyen de journées de formation par agent : total jours de formation/effectif permanent moyen • Cause de non réalisation : connaître le motif des demandes de formation qui n’ont pas été réalisées • Plan de formation : déterminer le nombre de jours réalisés dans le plan de formation • Décision au regard des indicateurs • Mise en place de plans de formation individualisé pour chaque collaborateur. Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Les indicateurs Ressources Humaines Indicateurs de rémunération Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Concepts d’analyse de la masse salariale q. Augmentations collectives : générales ou catégorielles q. Augmentations individuelles : en % de la MS Glissement : augmentation sans changement dans la qualification ou la nature du travail Vieillissement : augmentation liée à l’ancienneté Technicité : augmentation liée au changement de qualification Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Effet de report : Incidence des augmentations de l’année N – 1 sur l’évolution en masse de l’année N Effet d’effectif : Évolution de la MS causée par la variation des effectifs au cours de périodes étudiées Effet de structure : Évolution de la MS causée par le changement dans la répartition de la population entre les différentes catégories au cours des périodes étudiées Effet de noria : Évolution de la MS causée par les mouvements d’entrées et de sorties du personnel au cours de la période étudiée Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Indicateurs rémunération • Ratio de rémunération moyenne : Masse salariale annuelle / Effectif moyen annuel • Ratio d’accroissement des rémunérations : % annuel d’augmentation de l’entreprise / idem secteur • Ratio de progression du pouvoir d’achat : Indice des salaires / Indice des prix • Ratios de hiérarchie des salaires : Salaire moyen catégories les mieux payées / Salaires moyen catégories aux Salaires les plus faibles • Ratio de promotion : Nombre de promotions annuelles / effectif Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Rémunération : traitement de la paie Taux d’erreurs paie : Nombre d’erreurs paie Nombre de bulletins de salaires édités Retards : Nombre de j de retard mensuel en moyenne Coûts moyen bulletins de salaires : Coût des services paye nombre de bulletins édités Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Le rapport social : 35 indicateurs obligatoires y figurent -> 5 : lien direct avec la diversité : effectifs hommes/femmes, effectifs handicapés, participants aux actions de formation des hommes et des femmes, rémunération moyenne annuelle brute des hommes et des femmes, effectif en contrat d’alternance « L’organisme doit définir et mettre en œuvre des outils adaptés pour mesurer la diversité quand cela est possible, pour analyser ses pratiques, pour identifier les plaintes (réclamations) internes ou externes provenant de remontée directes et/ou via les partenaires sociaux, des entretiens d‘évaluation, des collaborateurs quittant l’organisme. Ces outils doivent garantir la confidentialité et/ou l’anonymat. L’organisme doit évaluer la satisfaction de son personnel en matière de diversité. » (Label Diversité, Afnor, Domaine 5 : Evaluation et axes d’amélioration de la politique diversité). Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Diversité : Quelques exemples d’indicateurs de suivi … Nombre de recrutements hommes / femmes Nombre de recrutements de personnes handicapées Nombre de recrutements par tranches d’âge Analyse des effectifs par ◦ ◦ Catégorie Niveau de formation Canal de recrutement Etc … Et les vôtres ? Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Les indicateurs Ressources Humaines Indicateurs du climat social Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Indicateurs de climat • Turnover : §Nbre de départs durant l’année / Effectif moyen §Nbre de départs associés à un motif / Effectif moyen • Taux de démission : §Total des démissions / Total des départs • Mesure de stabilité : §Nbre de présents au bout de N mois / Nbre d’embauchés il y a N mois §Calcul de l’ancienneté du personnel Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

• Absentéisme : §Heures d’absence sur la période / Heures théoriques sur la période Ou §Heures d’absence / Effectif inscrit x Heures théoriques §Heures d’absence – absentéisme de longue durée / idem Mesures de gravité : §Durée totale des absences / Effectif §Durée moyenne : Nbre total d’h d’absence / Nbre d’absences §Nbre d’absences / Effectifs §Nbre d’absents / Effectifs Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

• Conflictualité §Fréquence : Nbre de manifestations d’antagonisme ouvert §Extension : Nbre de personnes ayant suivi le mouvement §Intensité : Nbre d’heures ou de journées de travail perdues Pour la grève : §Taux de propension : Nbre d’h ou j perdues pour faits de grève / Nbre de salariés des établissements concernés par le conflit §Taux de concentration : Nbre de grévistes / effectifs sur la période §Intensité conflictuelle : Nbre de j ou d’h perdues / Nbre de grévistes Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Autres indicateurs de crise : §Multiplication des incidents de production (erreurs, altercations, …) §Augmentation du nombre d’accidents de travail §Accroissement des témoignages de revendication (pétitions, revendications des délégués du personnel, …) • Satisfaction du personnel : §Enquête de satisfaction annuelle ( « baromètre social » ) • Implication du personnel : §Questionnaire sur l’implication organisationnelle • Alignement stratégique : §Questionnaire sur la connaissance et l’adhésion du personnel à la Vision et aux orientations stratégiques de l’entreprise (Etats-Unis) Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Les indicateurs Ressources Humaines Mesurer la satisfaction Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Mesurer la satisfaction au travail : Le Minnesota Satisfaction Questionnaire (MSQ, Traduit par Roussel, en 20 indicateurs, 1994) Echelle de 1 à 5 (très insatisfait à très satisfait) Dans votre emploi actuel, êtes-vous satisfait ? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. De vos possibilités d’avancement Des conditions de travail Des possibilités de faire des choses différentes de temps en temps De votre importance aux yeux des autres De la manière dont votre supérieur dirige ses collaborateurs De la compétence de votre supérieur dans les prises de décisions De la possibilité de faire des choses qui ne sont pas contraire à votre conscience De la stabilité de votre emploi Des possibilités d’aider les gens dans l’entreprise Des possibilités de dire aux gens ce qu’il faut faire Des possibilités de faire des choses qui utilisent vos capacités De la manière dont les règles et les procédures internes de l’entreprise sont appliquées De votre salaire par rapport à l’importance du travail que vous réalisez Des possibilités de prendre des décisions de votre propre initiative Des possibilités de rester occupé tout le temps au cours de la journée de travail Des possibilités d’essayer vos propres méthodes pour réaliser le travail Des possibilités de travailler seul dans votre emploi De la manière dont vos collègues s’entendent entre eux Des compliments que vous recevez pour la réalisation d’un bon travail Du sentiment d’accomplissement que vous retirez de votre travail Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Les indicateurs Ressources Humaines Mesurer l’implication organisationnelle Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Mesurer l’implication organisationnelle : l’OCQ de Porter et al. (1974) Echelle de 1 à 7 1. 2. 3. 4. 1. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Je suis prêt(e) à faire de gros efforts, au-delà de ce qui est normalement attendu pour aider l’entreprise à réussir Je parle de cette entreprise à mes amis comme d’une très bonne entreprise où être membre est formidable J’éprouve très peu de loyauté pour cette entreprise (score inversé) J’accepterais pratiquement n’importe quelle tâche afin de demeurer membre de cette entreprise Je suis fier de dire aux autres que j’appartiens à cette entreprise Je trouve que mes valeurs personnelles sont très similaires à celles de l’entreprise Je pourrais tout aussi bien travailler pour une autre entreprise dans la mesure où mon travail resterait le même (score inversé) Cette entreprise me permet de donner le meilleur de moi-même Dans l’état actuel des choses, il en faudrait vraiment très peu pour me faire changer d’entreprise (score inversé) Je suis très heureux d’avoir choisi, à l’époque de mon recrutement, de travailler pour cette entreprise Il n’y a pas grand-chose à gagner à rester indéfiniment dans cette entreprise (sc inversé) Souvent, je trouve qu’il est difficile d’être d’accord avec les politiques de l’entreprise sur des sujets qui concernent les salariés (score inversé) Je me sens vraiment concerné par le futur de cette entreprise Pour moi, cette entreprise est la meilleure de celles où je pourrais travailler J’ai fait une très grave erreur en décidant de travailler dans cette entreprise (sc inversé) Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Les indicateurs Ressources Humaines La sonde sociale de Bernard MARTORY Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Micro absentéisme Equilibre salarial Var. Salaires entreprise Var. Salaires secteur Sonde sur le climat Social B. Martory Image externe Nombre de candidatures Nombre de postes offerts Nbre d’absences de – de 3 j Nbre d’heures travaillées Départs des Nouveaux entrants Départs de moins d’ 1 an Entrées correspondantes Trimestre 1 Trimestre 2 Petits incidents Affectant les salariés Nombre sur le trimestre Effectif moyen du trimestre Micro-conflits Revendications Délégations Nombre sur le trimestre Effectif moyen du trimestre Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Tableau de bord stratégique Balanced scorecard • Vision stratégique Axe financier Axe client Axe Amélioration Axe organisation Objectifs Orientations stratégiques Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013

Tableau de bord sociétal RH Société civile Actionnaire TBS Environnement Client Suivre et Piloter : Tableau de bord RH - Vincent BOGAERS – v. bogaers@triakt. com - 2013