Conceptos Bsicos de Plataformas Electrnicas de Compras Pblicas

Conceptos Básicos de Plataformas Electrónicas de Compras Públicas y Desarrollo de Software CONCEPTOS BÁSICOS Y DESARROLLO DE SOFTWARE MEJORES PRÁCTICAS Javier Dávila Pérez

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Contenido 1. Herramientas de Comunicación Electrónica 2. Principios básicos 3. Nueva visión del sistema de contrataciones públicas 4. Ventajas del e-procurement 5. Estrategias de implementación y mejores prácticas 6. Compra. Net

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Herramientas de comunicación electrónica

Herramientas de Comunicación Electrónica El uso de medios electrónicos de Comunicación Siglo XX - Nueva era de la información Predecesores: • Radio Necesidad • Televisiónde comunicar: Voz Datos Internet: Tiene Imagen sus orígenes a finales de los 60’s Video “Mapa” de Internet – Fuente: Wikipedia

Herramientas de Comunicación Electrónica El uso de medios electrónicos de Comunicación Fijo Internet “Red de redes” Portatil Redes locales LAN Datos Intercambiados por la aplicación

Herramientas de Comunicación Electrónica El uso de medios electrónicos de Comunicación Usuarios de Internet en México, 2006 - 2011 (millones) 45 34. 9 40 27. 6 35 30 40. 6 30. 6 23. 9 20. 2 25 20 15 10 5 0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Fuente: “Hábitos de los usuarios de Internet en México”. Asociación Mexicana de Internet (AMIPCI), Mayo 2012

Herramientas de Comunicación Electrónica El uso de medios electrónicos de Comunicación Dispositivos para conectarse a Internet 70% 64% 61% 58% 60% 50% 40% 23% 30% 16% 20% 15% 13% 7% 10% 0% PC Laptop Smartphones Teléfonos celulares Dispositivos Móviles Consolas de videojuegos Tablets Otros Fuente: “Hábitos de los usuarios de Internet en México”. Asociación Mexicana de Internet (AMIPCI), Mayo 2012

Herramientas de Comunicación Electrónica El uso de medios electrónicos de Comunicación Actividades online 80% 77% 71% 80% 70% 55% 60% 44% 50% 40% 29% 30% 18% 16% 20% 11% 7% 10% ro s Ot ro s en t cu og s En sit io Ad m in ist sq ra r ue da Bl s pi o sp ro em de re n Bú pr a pl eo lín ea Co m nc Ba ta in s es aj en s M a nt m fo r in de en ac án eo s ió n le ia oc Bú sq ue da Re de ss Em ai s l 0% Fuente: “Hábitos de los usuarios de Internet en México”. Asociación Mexicana de Internet (AMIPCI), Mayo 2012

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Principios básicos

Principios Básicos 1. Disponibilidad General y no Discriminación Constitución, códigos, tratados, leyes Buenas prácticas (operación) E-Procurement Platform Estrategias, políticas Ciencia y tecnología (I&D)

Principios Básicos 2. Interoperabilidad de las herramientas tecnológicas APF/C, GL Tecnologías de Información y Comunicaciones • Intercambio • Soluciones • Estándares • Servicios Instituciones - sociedad Objetivos, estrategias Gobierno Digital

Principios Básicos 3. Confidencialidad y seguridad de los datos

Principios Básicos 4. Confidencialidad y seguridad de los datos Seguridad: • Nivel físico • Accesos a instalaciones • Protección de equipos • Resguardo de accesos • Nivel lógico • Firewall • Software • Encriptamiento • Respaldos

Principios Básicos Confidencialidad y seguridad de los datos Algunas características que permiten el resguardo e integridad de los datos son: • Certificación ISO/IEC 27001 - Conjunto de especificaciones relacionadas con la administración del riesgo de la Seguridad de la Información. Especifica los requerimientos para el establecimiento, la implementación, el monitoreo y la revisión de sistemas de administración. • ISO 9001: 2008 – Certificación en administración de calidad. Asegura que los clientes obtengan productos y servicios consistentes y de buena calidad. • Acceso web HTTPS – Utiliza protocolos criptográficos (SSL y TLS) que permiten comunicaciones seguras a través de Internet. • Acceso web con login / contraseña – El usuario tiene asociados permisos claramente definidos.

Principios Básicos Registra en línea SFP Cotejan datos Habilitan Cuenta de acceso UPCP Personas F-M Acceso área Pública (sin cuenta) Pueden crear “n” subusuarios y designar atributos Acceso al área de trabajo Aplicación Web UC SFP UPCP • • Solicita alta Certifica habilidades Crean Cuenta de acceso Perfiles: • Administrador UC • Operador UC

Principios Básicos 5. Trazabilidad. Todas las operaciones se registran y se realizan a través de una sola “ventana” y se tiene el histórico de todos los movimientos. Público en general Unidades Compradoras Licitantes Órganos de supervisión Servidor WWW

Organización y trazabilidad Trazabilidad Notificación y acceso electrónico a contratos Acceso electrónico a documentos de licitación Envío de avisos Uso de dispositivos múltiples Expediente (Carpeta virtual) *Proyecto de convocatoria *Convocatoria *Avisos *Acta(s) junta(s) de aclaraciones * Acta de visita a instalaciones Área blica pú *Acta de apertura de proposiciones Difusión del Anuncio al público en general *Acta de fallo * Datos relevantes del contrato Ár 4 Configuración 4 Anexos 4 Alertas 4 Histórico 4 Equipo del Expediente ea pr iva * Solicitud de Información (SDI) da * Procedimiento * Ofertas Subsecuentes de Descuentos (OSD) Subasta inversa Elementos * Contrato(s)

Estructura del número de procedimiento: Cada celda representa un valor, por lo que el número puede contener de 20 a 23 caracteres alfanuméricos. El significado de la letra o letras que representan la celda se describe a continuación:

Estructura del número de procedimiento Ejemplos: LA-018 TOQ 127 -N 12011 IO-009000976 -I 1392011 AA-027000002 -N 102011 OA-019 GYR 085 -T 2152011

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Nueva visión del sistema de contrataciones públicas

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Reformas en países OCDE Existen nuevos enfoques en cuanto a: • Las responsabilidades institucionales. • Nuevas metodologías y modalidades de adquisición. • Técnicas más eficaces de supervisión y evaluación. • Profesionalización. • Concertación con el sector privado. • Incorporación de tecnologías informáticas. • Uso extensivo de la información como base de la toma de decisiones.

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco e-procurement Visión del Sistema de Contrataciones Públicas Transformar al sistema de contrataciones públicas en una herramienta estratégica para el ejercicio eficiente y eficaz del gasto público. 2004 2012 • Único sistema de contratación del Estado • Proveedor de información para compradores, proveedores, dependencias y ciudadanos • Sistema transaccional que produce información completa en tiempo real

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Principales tipos de e-procurement 1. ERP basada en Web. 2. e-sourcing. 3. e-tendering (e-licitación). 4. e-reverse auction (e-subasta en reversa). 5. e-marketplace

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Ventajas del e-procurement

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Ventajas del E-Procurement 1 A través del desarrollo efectivo de una plataforma de e-Procurement, un gobierno o empresa pública: ü Reducir costos de transacción y gastos en la administración de avisos y convocatorias ü Simplificar y mejorar la eficiencia de sus procesos ü Estandarizar procesos y procedimientos ü Reducir o eliminar compras innecesarias ü Aumentar el cumplimiento de contratos ü Reducir tiempos de ejecución de los procedimientos ü Reducir tiempos de compra

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Ventajas del E-Procurement 2 ü Ahorrar costos de inventario ü Monitorear el gasto público a través de análisis comparativos ü Tener la oportunidad de que el personal dedique más tiempo a actividades que generen valor ü Fortalecer la transparencia debido al acceso uniforme y no discriminatorio a la información ü Eliminar la información asimétrica entre los diferentes actores del sistema El e-Procurement puede mover el proceso transaccional a los usuarios finales, los que utilizan los bienes y servicios adquiridos, liberando personal administrativo para otros trabajos estratégicos que creen valor.

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Beneficios del e-procurement (1/2) Beneficios significativos en reducción de tiempos y Staff de compras Tiempo en procesos de CP -51% Staff destinado a las CP -54% Fuente: “Innovazione ed efficienza nella Pubblica Amministrazione: il ruolo dell’e. Procurement”, Rapporto 2009 Osservatorio e. Procurement nella Pubblica Amministrazione, Maggio 2009, Fig. 2. 4 p. 17

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Beneficios del e-procurement (2/2) Tiempo dedicado a los procedimientos de compras después de duplicar el número de proveedores en las licitaciones Incremento de tiempo en los procedimientos de compras al duplicar el número de proveedores Fuente: “Innovazione ed efficienza nella Pubblica Amministrazione: il ruolo dell’e. Procurement”, Rapporto 2009 Osservatorio e. Procurement nella Pubblica Amministrazione, Maggio 2009, Fig. 2. 4 p. 17

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Estrategias de implementación y mejores prácticas

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Estrategias de implementación más utilizadas 1. Solicitar a la alta gerencia apoyo para conducir el proceso de eprocurement y asegurar fondos suficientes y la disponibilidad de los recursos. 2. Adoptar un enfoque y sistema “amigable” para facilitar la aceptación de la plataforma por los usuarios finales. 3. No subestimar la administración del cambio. Esto puede obstaculizar la aceptación del sistema de e-procurement. 4. Asegurar procesos eficientes antes de alicar soluciones automatizadas. 5. Definir con claridad y medir con precisión los costos, eficiencia de procesos y desempeño de las tecnologías de e-procurement disponibles. 6. Alinear los intereses de las áreas de compras con los de las áreas sustantivas.

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco ¿Qué es lo que le interesa al usuario final? Características + valoradas Buena implementación Pobre implementación Características - valoradas Fuente: Golden Book of e-Procurement Survey Shows Great Results, Posted on November 5, 2012 by Nicolas Loozen.

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco 14 Mejores prácticas Módulos/Funcionalidades Administración de contratos Registro de proveedores Plan de Adquisiciones Publicación de licitaciones Adjudicación de licitaciones Ofertas Convenios Marco Contratos Alertas y notificaciones Gestión financiera Preguntas /aclaraciones Estadísticas y minería de datos Subasta inversa Motores de búsqueda

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Mejores prácticas Requerimientos: Aplicaciones WEB/Usabilidad Diseño Lógico Usabilidad Trazabilidad

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Mejores prácticas Requerimientos: Soporte Cursos Institucionalidad Metodología para adopción Call Center Auto atención Niveles de servicio

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Mejores prácticas Requerimientos: Normativa y Reglas de uso/negocio Procedimientos estándar Operación descentralizada Acceso abierto Reglas de uso

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Mejores prácticas Requerimientos: Gestión del sistema Institucionalidad Posicionamiento Disponibilidad y operación Presupuesto financiero Resguardo de la información Seguridad Software

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Mejores prácticas Resultados

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Principios OCDE y plataforama e-procurement Una buena plataforma de e-procuremet puede contribuir a que el gobierno: • Provea un adecuado grado de transparencia en el proceso de adquisiciones y trato justo e imparcial a los potenciales proveedores • Maximice la transparencia • Asegure que los recursos públicos sean utilizados de acuerdo con los fines, propósitos y objetivos a que son destinados • Mantenga altos estándares de integridad en la administración de contratos • Establezca un mecanismo de monitoreo de las contrataciones • Promueva la participación de la sociedad en el seguimiento y vigilancia de las contrataciones públicas • Publique los requisitos que habrán de satisfacer los posibles proveedores en los procedimientos de contratación

Portal central de adquisiciones Fuente: OECD 2010, Survey on Public Procurement. Portal de la Entidad Contratante Brasil Egiptp Ucrania República Checa Japón Islandia Suecia Gracia Países Bajos Austria Hungría Reino Unido Bélgica Alemania Corea México Chile Irlanda España Italia Turquía Estados Unidos Australia Estonia Israel Eslovenia Francia Portugal Eslovaquía Luxemburgo Suiza Canadá Finlandia Nueva Zelanda Polonia Noruega Dinamarca Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Disponibilidad en línea de la información sobre contratación pública (2010) 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Otras ubicaciones

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Compra. Net

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Implementación Compra. Net Características Módulos Plataforma web de libre y fácil acceso Licitaciones Sistema 100% transaccional Invitación a cuando menos tres personas Trazabilidad completa de los procedimientos Adjudicaciones Directas Registro Único de Proveedores y Contratistas RUPC (historial de cumplimiento) Procedimientos 100% electrónicos Programas Anuales Perfiles de usuarios, incluyendo el de Supervisor Ofertas Subsecuentes de descuentos q 7, 690 operadores certificados de los gobiernos federal, estatal y municipal q 3, 152 unidades compradoras de los tres niveles de gobierno q 315 dependencias y entidades q >100, 000 proveedores y contratistas registrados q > 120, 00 procedimientos registrados

Configuración del procedimiento de contratación Procedimiento DATOS GENERALES Solicitar firma de proposiciones CODIFICACIÓN Número del procedimiento SUFICIENCIA PRESUPUESTAL CONTRATO PLURIANUAL FECHA DE JUNTA DE ACLARACIONES Y APERTURA DE PROPOSICIONES PUBLICACIÓN DE CONVOCATORIA O DE INVITACIÓN EN COMPRANET

Configuración del expediente de contratación Expediente DATOS GENERALES Ejemplo de datos a configurar en expediente de licitación nacional. TIPO Y ATRIBUTOS DEL EXPEDIENTE ATRIBUTOS DEL PROCEDIMIENTO 32 plantillas Licitación, I 3 P, AD Proyecto PROYECTO DE CONVOCATORIA ABASTECIMIENTO SIMULTÁNEO TIPO DE CONTRATACIÓN PARA ADQUISICIONES FORMA DEL PROCEDIMIENTO MIPYMES CONDICIONES ESPECÍFICAS CONDICIONES GENERALES DATOS DEL LUGAR DE CONSULTA DE LA CONVOCATORIA LISTA DE CATEGORÍAS CUCo. P Anticipo

Tendencia de los procedimientos de contratación 35, 000 Electrónico 30, 000 Tradicional 25, 000 20, 000 15, 000 10, 000 5, 000 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Año / Procedimiento 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Electrónico 615 3, 824 8, 426 10, 290 12, 382 14, 978 16, 675 17, 256 14, 913 13, 559 26, 068 Tradicional 31, 460 26, 771 19, 541 17, 760 16, 475 15, 390 15, 733 18, 409 15, 192 14, 142 8, 123 32, 075 30, 595 27, 967 28, 050 28, 857 30, 368 32, 408 35, 665 30, 105 27, 701 34, 191

Colombia Compra Eficiente Convenio Marco Subasta inversa

UNCITRAL: Subasta Inversa Por “subasta electrónica inversa” se entenderá una técnica informática de contratación en tiempo real, de la que podrá valerse la entidad adjudicadora para seleccionar la oferta ganadora, consistente en que los proveedores o contratistas vayan presentando, durante un plazo establecido, ofertas cada vez más bajas, cuya evaluación será automática.

UNCITRAL: Condiciones para realizar una Subasta Inversa a) Que la entidad adjudicadora pueda formular una descripción detallada del objeto del contrato adjudicable; b) Que exista un mercado competitivo de proveedores o contratistas previsiblemente cualificados para participar en la subasta electrónica inversa que garantice que esa subasta será competitiva, y c) Que los criterios que vaya a utilizar la entidad adjudicadora para determinar la oferta ganadora sean cuantificables y puedan expresarse en términos monetarios.

Adjudicación de la Subasta Capacidad de los proveedores Demanda del producto Estructura marginal Técnico 3 Legal 2 1 Adjudicación del contrato al licitante cuya oferte resulte mas solvente: Económico Cumplimiento Adjudicación a la oferta económica posterior a las pujas

Modalidades de Subasta Inversa Descendente libre • Subasta inversa en donde el precio disminuye sucesivamente debido a las pujas de los participantes. • El ganador es el vendedor que oferte el precio más bajo al cierre de la subasta. Primer precio ascendente • Subasta inversa donde el comprador inicia con un precio muy bajo como precio inicial, y a partir de este precio el comprador hace incrementos hasta que un vendedor presente la primera puja, el cual resulta ganador. Otras modalidades • Japonesa, Sobre cerrado y de Atributos Múltiples

Requisitos de las Subastas i Características técnicas definidas, estandarizadas en el mercado La capacidad o experiencia se cumple por varios licitantes nacionales o extranjeros ii v vi iii Precio histórico iv Número máximo de partidas a licitar por procedimiento Volumen de bienes o servicios convenientes para generar economías de escala Evaluación técnica y legal de propuestas en un tiempo máximo después de la presentación de proposiciones

Subasta Inglesa Proveedor 1 Proveedor 2 Precio Inicial Autoextensión de tiempo Proveedor 3 Precio de reserva Proveedor 4 Proveedor 5 Adjudicación

Ventajas y Desventajas Subasta Inglesa El objetivo principal de toda subasta inversa es el ahorro. Ventajas Garantía de que el precio de adquisición no excederá el precio inicial El vendedor revela información sobre el costo del bien o servicio Desventajas Probable aversión al riesgo que puede no producir descuentos relevantes Disminución tal del precio, que ponga en riesgo la solvencia financiera del proveedor Riesgo de colusion

Subasta Holandesa Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4 Proveedor 5 Precio Inicial Precio de reserva

OSD Relevantes (2009 – 2011) Dependencia /Entidad Ahorro (millones de pesos) % de Ahorro Bien y/o Servicio Fecha Monto (millones de pesos) Carbón Mineral 2011 17, 972. 2 CFE 1, 867. 1 10. 4% Carbón mineral 1 2009 12, 092. 7 CFE 1, 010. 3 8. 4% Medicamentos 2010 9, 565. 5 IMSS 135. 4 1. 4% Carbón mineral 2 2009 8, 563. 8 CFE 1, 011. 4 11. 8% Medicamentos 2009 6, 627. 6 IMSS 780. 3 11. 8% Gas L. P. 2011 5, 573. 4 PEMEX (PGPB) 1, 300. 0 23. 3% Medicamentos 2011 1, 913. 2 IMSS-SEDENA 43. 7 2. 3% Medicamentos 2010 1, 823. 3 IMSS 21. 9 1. 2% Medicamentos 2010 1, 492. 1 IMSS 6. 5 0. 4% Medicamentos 2011 903. 5 IMSS 124. 3 13. 8% Productos biológicos 2011 902. 9 IMSS 219. 4 24. 3% Material de Curación 2010 763. 5 IMSS 17. 8 2. 3% Medicamentos y otros 2011 762. 8 IMSS 26. 2 3. 4% Medicamentos genéricos y otros 2011 758. 1 IMSS-SEDENA 11. 6 1. 5% Otros 315. 6 Total 6, 891. 6

Subasta Carbón Mineral Volumen por partida: 2’ 210, 000 ton Precio base: 30. 75 USD/Gcal Duración de la subasta: 55 min Número de pujas: 18

Factores de éxito en las subastas inversas electrónicas en el sector público • La competencia entre los oferentes, la complejidad de la compra y las especificaciones adecuadas de la compra son los factores que más se correlacionan con el éxito de una subasta inversa. • Por el contrario, ni el número de participantes, ni el volumen de la subasta parecen ser determinantes del éxito de la subasta. • De entre todos los factores que determinan el éxito de una subasta inversa, la competencia entre los proveedores es el de mayor importancia. • El deterioro de la relación entre proveedores y compradores y otros costos de transacción no son relevantes. Fuente: Moshe E. Shalev and Stee Asbjornsen. “ELECTRONIC REVERSE AUCTIONS AND THE PUBLIC SECTOR: FACTORS OF SUCCESS”. JOURNAL OF PUBLIC PROCUREMENT, VOLUME 10, ISSUE 3, 428 -452 FALL 2010.