Conceptos Bsicos de la Planificacin Anual de Compras

Conceptos Básicos de la Planificación Anual de Compras y Contrataciones Abril 2020

El objetivo es presentar conceptos básicos para la gestión del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) aplicando la Ley de Contratación del Estado (LCE), su Reglamento (RLCE), Ley de Compras Eficientes a través de Medios Electrónicos (LCETME) y leyes complementarias.

ARTÍCULO 4 LTAIP. DEBER DE INFORMAR Y DERECHO AL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. Todas las instituciones obligadas deberán publicar la información relativa a su gestión o, en su caso, brindar toda la información concerniente a la aplicación de los fondos públicos que administren o hayan sido garantizados por el Estado. Sin perjuicio de lo previsto en la Ley de Contratación del Estado en relación con las publicaciones, todos los procedimientos de selección de contratistas y los contratos celebrados, se divulgarán obligatoriamente en el sitio de Internet que administre la Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones (ONCAE). A este efecto, los titulares de los órganos o instituciones públicas quedan obligados a remitir la información respectiva. A su vez, toda persona natural o jurídica, tiene derecho a solicitar y a recibir de las Instituciones Obligadas, información completa, veraz, adecuada y oportuna en los límites y condiciones establecidos en esta Ley.

Ley de Contratación del Estado, ARTÍCULO 1. - Ámbito de aplicación. Los contratos de obra pública, suministro de bienes o servicios y de consultoría que celebren los órganos de la Administración Pública Centralizada y Descentralizada, se regirán por la presente Ley y sus normas reglamentarias. La presente Ley […]. En todo caso, en la medida que disposiciones de un tratado o convenio internacional del que el Estado sea parte o de un convenio suscrito con organismos de financiamiento externo establezcan regulaciones diferentes, prevalecerán éstas últimas; en todos los demás aspectos en que no exista contradicción, la contratación se regirá por la presente Ley.

La gestión de las adquisiciones incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir bienes y servicios que es preciso obtener fuera de la institución. Planificar las adquisiciones es el procedo que determina que adquirir, como, cuanto y cuando. Los bienes y servicios a adquirir son los insumos que permitirán a la institución cumplir con los productos intermedios y finales del Plan Institucional en el marco de la Gestión por Resultados. ¿Qué? Que adquirir: identifica los bienes y servicios. ¿Cómo? : establece las modalidades de contratación, las condiciones de la contratación mediante pliegos de condiciones, contratos, especificaciones técnicas, etc. ¿Cuánto? : detalla la cantidad requerida para estimar el monto de las adquisiciones. ¿Cuándo? : estima la fecha de firma del contrato, de las etapas de selección de contratistas, de la entrega total y parcial de los bienes y servicios a contratar.

Procesos de la Gestión de las Adquisiciones Planificar las adquisiciones • Planificación Anual (PACC) • Formulación PACC. Estimación de Que y Cuanto • Programación PACC. Estimación de Cuando y Como • Planificación de cada adquisición • Cronograma y estimaciones presupuestarias • Modalidad de contratación • Condiciones contratación • Instrumentos monitoreo y control Efectuar las contrataciones • Convocatoria o Invitaciones • Aclaraciones y adendas • Recepción y apertura de ofertas • Análisis ofertas • Adjudicación del contrato • Formalización del contrato Controlar las adquisiciones • Inicio • Estimaciones de pago • Controles de calidad • Inspecciones y pruebas. • Escalamiento de precios • Ordenes de cambio • Enmiendas contrato • Recepción provisional Cerrar las adquisiciones • Recepción definitiva • Pagos finales • Garantías • Finiquitos • Resolución de disputas • Finalización anticipada de contrato • Lecciones aprendidas • Archivo completo en expediente único por cada proceso de adquisición

Planificar las compras y contrataciones es una tarea fundamental porque de esto depende el éxito o no del plan institucional; es un “modelo previo” que permite pensar anticipadamente en la ejecución de cada proceso de contratación, a fin de mejorarla. El PACC describe todos los procesos de adquisición que serán gestionados por la institución en el año fiscal. La Ley de Contratación del Estado (LCE) y su Reglamento (RLCE) establecen la responsabilidad, deber y obligación de la administración pública de planificar las actividades de contratación para satisfacer necesidades en tiempo oportuno, mejor costo y calidad. Artículos 5 LCE y 9, 78 y 81 del RLCE. Articulo 5 LCE: Principio de Eficiencia. La Administración está obligada a planificar, programar, organizar, ejecutar, supervisar y controlar las actividades de contratación de modo que sus necesidades se satisfagan en el tiempo oportuno y en las mejores condiciones de costo y calidad. Cada órgano o ente sujeto a esta Ley, preparará sus programas anuales de contratación o de adquisiciones dentro del plazo que reglamentariamente se establezca, considerando las necesidades a satisfacer.

v No incluir en el PACC: § Sueldos y viáticos § Compra de terrenos § Pago de servicios públicos § Transferencias § Convenio § Compras por caja chica Ver articulo 8 LCE

La Adquisición de Bienes y Servicios como parte de la Cadena de Valor Público La Cadena de Valor Publico muestra la relación secuencial y lógica de agregación de valor para generar los impactos y resultados esperados en la población objetivo. Procesos Insumos (productos intermedios y actividades) Productos (finales) Ámbito exclusivo de la Institución Insumos: Son los factores productivos, con los que cuenta la institución pública (en este caso las adquisiciones de bienes y servicios aplicando la LCE, RLCE, LCETME y otras normativas). Procesos: Son el conjunto de actividades bajo el control de la institución pública, que transforma insumos en productos. Resultados Impactos Ámbito externo a la Institución Productos: Son los bienes y servicios entregados por la intervención pública, que se obtienen mediante los procesos de transformación de los insumos. Resultados: Cambios deseables en el corto o mediano plazo en las condiciones de vida de la población objetivo, por el uso de los productos finales. Impactos: Son los cambio en el largo plazo que se obtienen en la población objetivo por la entrega de productos finales. Este cambio es permanente y no es atribuible exclusivamente a la gestión de una institución.

FORMULACIÓN Y PROGRAMACIÓN DEL PACC A PARTIR DE LAS UNIDADES EJECUTORAS Máxima Autoridad Ejecutiva Unidades Ejecutoras GA central GA uap UE UE • Aprobación del PACC institucional GA otras UE GA regional UE Planificación Institucional Formulación y Programación del PACC Gerencias Administrativas MAE • A través de la GA gestionan la consolidación del PACC. • A través de la unidad/oficina de compras/ adquisiciones gestionan el proceso de efectuar las contrataciones (avisos/invitaciones hasta la contratación ) • Identifican los requerimientos de bienes y servicios a adquirir para realizar las actividades del plan institucional • Determinan el alcance de los servicios. • Elaboran los términos de referencia, especificaciones técnicas • Establecen fechas y montos estimados • Identifican las estructuras administrativas, programáticas y de gasto

Articulo 9 RLCE: Principio de eficiencia. […]. Planificar y programar a corto, mediano o largo plazo, las adquisiciones de bienes y servicios o la contratación de obras públicas y de servicios de consultoría, cuya necesidad pueda preverse, organizando y ejecutando oportunamente los procedimientos de contratación y supervisando y controlando la ejecución de los contratos, de manera que las necesidades públicas se satisfagan en el tiempo oportuno y en las mejores condiciones de costo y calidad. Integrar la preparación de los programas anuales de contratación o de adquisiciones a que hace referencia el párrafo primero del citado artículo 5 de la Ley, con la programación presupuestaria anual de cada órgano responsable, dentro de los plazos que con tal fin establezca la Secretaría de Finanzas o, en el caso de las entidades de la Administración Descentralizada y de los demás organismos estatales a que se refiere el artículo 2 de este Reglamento, dentro de los plazos que con idéntico propósito establezcan sus órganos de programación y ejecución presupuestaria; dichas previsiones deberán revisarse durante el mes de enero de cada año, luego del inicio de la ejecución del correspondiente presupuesto, a fin de actualizarlos con las estimaciones de ingresos y de egresos finalmente aprobadas;

¿Cuando gestionar cada etapa del PACC? Enero: Readecuar el PACC Ajustar el PACC al POA y presupuesto aprobado por el CN Febrero a Diciembre En Enero: • Ajustes del POA y PACC, si fuere necesario, en función del presupuesto aprobado por el Congreso Nacional y publicado en La Gaceta • Presentación del POA a la DPE de la SCGG • Fecha limite de publicación del PACC en Hondu. Compras Formular el PACC Estimar montos de los bienes y servicios a adquirir de acuerdo a las actividades del plan institucional para anteproyecto del presupuesto Programar el PACC Estimar fechas y establecer modalidades de contratación Ejecutar el PACC Efectuar las Contrataciones, Controlar y Cerrar las Adquisiciones. Modificar PACC.

ARTÍCULO 90 DGP 2020. - La coordinación de la elaboración, publicación, ejecución y modificación del PACC es responsabilidad del Gerente Administrativo, o quien haga sus veces y de la máxima autoridad de la institución, conforme a lo establecido en el Artículo 5 de la Ley de Contratación del Estado. Para este propósito la ONCAE brindará los lineamientos para el desarrollo de dichos planes. Los PACC actualizados deben ser publicados por las instituciones en el sistema “Hondu. Compras” dentro de los siguientes treinta (30) días calendario después de la publicación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos de la República en el Diario Oficial “La Gaceta”. Deben, asimismo, publicar el PACC en su respectivo portal de transparencia. La ONCAE notificará al Tribunal Superior de Cuentas (TSC), Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas (SEFIN) y al Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP), a más tardar veinte (20) días calendario después de vencido el plazo antes citado, la lista de instituciones que cumplieron con dicha obligación.

ARTÍCULO 99. -Todas las instituciones del Sector Público en la ejecución presupuestaria deben proporcionar información que permita identificar las metas e indicadores previstos en la planificación y su relación con lo presupuestado, incluyendo los datos de adquisiciones y contrataciones debidamente reflejados en el Plan de Compras y Contrataciones (PACC). ARTÍCULO 30 DGP 2020. - Con el propósito de contar con una sana administración, al momento de realizar una modificación presupuestaria, se debe readecuar en los casos que corresponda el respectivo Plan Operativo Anual, la información correspondiente en el Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI); en el Sistema Presidencial de Gestión por Resultados de la Secretaría de Coordinación General de Gobierno, la programación de gasto mensual (PGM), la Cuota de Gasto Trimestral (CGT) y el Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC).

Paso 1 Formular PACC (UE y GA) • Identificar los bienes, obras, consultorías y servicios a adquirir, a partir de actividades del plan institucional, para relacionarlo con el objeto del gasto. • Determinar la cantidad requerida • Estimar el monto de las adquisiciones, compra o contratación. • Consolidar el PACC formulado Adquisición Ya sea obra, bien, servicio, consultoría Monto Estimación del monto de las contrataciones de bienes, obras, consultorías y servicios a través de precios de referencia, históricos o de investigación de mercado. Relacionar bienes y servicios con el objeto del gasto

Los bienes, obras, consultorías y servicios a adquirir son los insumos que permitirán a la institución cumplir con los productos intermedios y finales del Plan Institucional (POA) en el marco de la Gestión por Resultados.

Del Plan Operativo Anual (POA) Productos intermedios Productos finales 1 1. 1. 2. 2. 1. 2. 2. Formular el plan de compras y contrataciones Actividades Insumos Adquisiciones Adq. 1 (A, B, C) Adq. 2 (D) Adq. 3 (E) Adq. 4 (H) Adq. 5 (F) Adq. 6 (G) Monto estimado contrato 1. 1. 1. A, B, C, 64, 000. 00 150, 000. 00 330, 000. 00 350, 000. 00 65, 500. 00 100, 000. 00 1. 1. 2. A, D, E 1. 2. 1. F, G, H 1. 2. 2. B, D, H 2. 1. 1. I Adq. 7 (I) 7, 550, 000. 00 2. 1. 2. J Adq. 8 (J) 1, 350, 000. 00 2. 1. 3. K Adq. 9 (K) 964, 000. 00 2. 2. 1. L, M, N Adq. 10 (L, M, N) 770, 000. 00 2. 2. 2. O, P Adq. 11 (O, P) 410, 000. 00

Paso 2 Programar PACC • Determinar el tipo de contrato (UE) Obras, art. 64 LCE Tipos de contratos Consultorías, art. 94 LCE Suministros, art. 83 LCE Nombre del Proceso de Adquisición Construcción de puente «X» Contratación de servicio de vigilancia Contratación de adquisición de servidor Contratación para diseño de puente «Y» Adquisición de material de oficina Tipo de contrato Obra Servicio Bien Consultoría Bienes Servicios Monto estimado 7, 550, 000. 00 330, 000. 00 65, 500. 00 350, 000. 00 64, 000. 00

Paso 3 Programar PACC (UE y GA) • Determinar las Modalidades de Contratación. • Estimar fechas de recepción de bienes, obras, consultorías y servicios, de contratación de acuerdo al plan institucional. • Consolidar PACC de la GA Modalidades de Contratación Pública Licitación Pública Internacional Licitación Pública Nacional Concurso Público Privada Contratación Directa Compra Conjunta Licitación Privada Mínimo 3 Cotizaciones Concurso Privado Mínimo 2 Cotizaciones Fuente Única Por Emergencia Por situaciones especiales Convenio Marco Catálogos Electrónicos Subastas a la Inversa

Modalidad de Contratación según su Monto y Tipo de Adquisición SEGÚN DISPOSICIONES GENERALES DEL PRESUPUESTO 2020, articulo 70 DESCRIPCIÓN MONTO EN LEMPIRAS MODALIDAD DE CONTRATACION Contratos de Obras y Proyectos de Inversión; Arrendamientos de Bienes Inmuebles y Combustible Consultorías Estudios de Factibilidad, Supervisión de Obras L 2, 000. 00 en adelante L 1, 000. 00 a L 1, 999. 99 0. 01 a L 999, 999. 99 Licitación pública/Concurso publico Licitación privada/Concurso privado Compras menores con 3 cotizaciones/3 cotizaciones Suministros de Bienes y Servicios L 550, 000. 00 en adelante L 240, 000. 00 a L 549, 999. 99 L 75, 000. 00 a L 239, 999. 99 0. 01 a L 74, 999. 99 Licitación publica Licitación privada Compras con 3 cotizaciones Compras menores con 2 cotizaciones

Del Plan Operativo Anual (POA) Productos finales 1 Productos intermedios 1. 1. 2. Forma parte del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) Actividades Insumos Adquisiciones 1. 1. 1. A, B, C, 1. 1. 2. A, D, E 1. 2. 1. F, G, H 1. 2. 2. B, D, H Adq. 1 (A, B, C) Adq. 2 (D) Adq. 3 (E) Adq. 4 (H) Adq. 5 (F) Adq. 6 (G) Monto estimado contrato Plazo Fecha estimado del estimada contrato contratación (días) De acuerdo a metas del POA Fecha estimada recepción bien o servicio 64, 000. 00 15/4/2020 30 15/5/2020 150, 000. 00 330, 000. 00 350, 000. 00 65, 000. 00 100, 000. 00 2/5/2020 10/3/2020 4/6/2020 3/6/2020 20/7/2020 105 51 26 42 57 15/8/2020 30/4/2020 30/6/2020 15/7/2020 15/9/2020 Fecha estimada contratación=Fecha estimada recepción bien o servicio – plazo de ejecución del contrato

Se coloca el monto estimado del contrato a suscribir de cada proceso de adquisición no el monto disponible del objeto del gasto anual o del plan de gasto mensual Nombre del proceso de adquisición Tipo de contrato Construcción de puente «X» Contratación de servicio de vigilancia Adquisición de servidor Contratación para diseño de puente «Y» Adquisición de material de oficina Obra Servicio Bien Consultoría Bien Monto Modalidad contratación estimado 7, 550, 000. 00 LPN 330, 000. 00 LP 65, 500. 00 CD, 2 cotizaciones 350, 000. 00 CD, 3 cotizaciones 64, 000. 00 Conv. Marco/Catal. Elect. Se coloca el nombre del proceso de adquisición no el nombre del objeto del gasto

Forma parte del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) Del Plan Operativo Anual (POA) Productos finales 1 Productos intermedios 1. 1. 2. 2. 1. 2. 2. Actividades Insumos Adquisiciones Adq. 1 (A, B, C) Adq. 2 (D) Adq. 3 (E) Adq. 4 (H) Adq. 5 (F) Adq. 6 (G) Monto estimado contrato De acuerdo a metas del POA Fecha estimada contratación Fecha estimada recepción bien o servicio 64, 000. 00 150, 000. 00 330, 000. 00 350, 000. 00 65, 500. 00 100, 000. 00 15/4/2020 2/5/2020 10/3/2020 4/6/2020 3/6/2020 20/7/2020 15/5/2020 15/8/2020 30/4/2020 30/6/2020 15/7/2020 15/9/2020 1. 1. 1. A, B, C, 1. 1. 2. A, D, E 1. 2. 1. F, G, H 1. 2. 2. B, D, H 2. 1. 1. I Adq. 7 (I) 7, 550, 000. 00 10/2/2020 15/10/2020 2. 1. 2. J Adq. 8 (J) 1, 350, 000. 00 30/1/2020 31/12/2020 2. 1. 3. K Adq. 9 (K) 964, 000. 00 5/3/2020 15/7/2020 2. 2. 1. L, M, N Adq. 10 (L, M, N) 770, 000. 00 5/9/2020 2/11/2020 2. 2. 2. O, P Adq. 11 (O, P) 410, 000. 00 20/5/2020 18/7/2020

Modalidades de Contratación ü ARTICULO 7 RLCE, inciso n. Licitación Pública. ü ARTÍCULO 42 LCE. Licitación Pública internacional. ü ARTICULO 7 RLCE, inciso o. Licitación Privada. ü ARTICULO 7, inciso q. RLCE Concurso. ü ARTICULO 2 LCETME, INCISO 2, Compra Conjunta. ü ARTICULO 2 LCETME, INCISO 1, Convenio Marco. ü ARTICULO 2 LCETME, INCISO 3, Subasta Inversa. Consideraciones al elaborar el PACC v La contratación directa: ü ARTICULO 7 inciso p RLCE Contratación directa. ü ARTICULO 7 inciso g RLCE, Emergencia. ü ARTÍCULO 9 LCE. -Situaciones de emergencia. ü ARTICULO 63 LCE. -Supuestos de la contratación directa

v Evitar el fraccionamiento para eludir o pretender eludir procedimientos de contratación establecidos en esta Ley, articulo 25 LCE. Sanciones en artículo 135 de la LCE. v Compras fuera del catalogo electrónico son nulas, artículos 13 del Reglamento de la LCETME, por tanto incluir las adquisiciones de los bienes disponibles en los catálogos deben ser identificadas por esta modalidad en el PACC. v Verificar los bienes disponibles en los catálogos electrónicos vigentes en el sistema HONDUCOMPRAS: 1) alimentos y bebidas, 2) útiles de oficina, 3) bienes informáticos, 4) consumibles, tintas y tóner, 5) llantas y cámaras de aire, 6) elementos de limpieza y aseo personal, 7) material medico quirúrgico, 8) lubricantes para vehículo. Ver el link en http: //www. honducompras. gob. hn/Convenio. Marco/Default. aspx

Paso 4 Readecuar PACC (UE, GA) Paso 5 Planificar cada adquisición (Requisitos Previos, art. 23 LCE y 37 RLCE) (UE, UA, GA) • Ajustar el PACC al POA y presupuesto aprobado por el CN • Concluir y actualizar estudios, especificaciones técnicas. • Realizar programación total y presupuestarias. • Preparar pliegos de condiciones. diseños y estimaciones

ARTÍCULO 23. -Requisitos previos. Con carácter previo al inicio de un procedimiento de contratación, la Administración deberá contar con los estudios, diseños o especificaciones generales y técnicas, debidamente concluidos y actualizados, en función de las necesidades a satisfacer, así como, con la programación total y las estimaciones presupuestarias; preparará, asimismo, los Pliegos de Condiciones de la licitación o los términos de referencia del concurso y los demás documentos que fueren necesarios atendiendo al objeto del contrato. Estos documentos formarán parte del expediente administrativo que se formará al efecto, con indicación precisa de los recursos humanos y técnicos de que se dispone para verificar el debido cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Podrá darse inicio a un procedimiento de contratación antes de que conste la aprobación presupuestaria del gasto, pero el contrato no podrá suscribirse sin que conste el cumplimiento de este requisito, todo lo cual será hecho de conocimiento previo de los interesados.

Paso 6 Ejecutar PACC (UA, GA) • Efectuar las contrataciones: gestionar aviso/invitación, recepción de ofertas, apertura de ofertas, comisión de evaluación de ofertas, notificación a los oferentes, suscripción de contrato. Paso 7 Ejecutar PACC (UE, UA, GA) • Controlar las adquisiciones: inicio, estimaciones de pago, controles de calidad, inspecciones y pruebas, escalamiento de precios, ordenes de cambio, enmiendas contrato, recepción provisional. • Cerrar las adquisiciones: recepción definitiva, pagos finales, garantías, finiquitos, resolución de disputas, lecciones aprendidas, expediente único por proceso de adquisición.

Monitoreo y Control del PACC Indicador de Eficacia Este indicador corresponde al porcentaje total del PACC que fue comprometido. Se calcula dividiendo el monto del PACC que la institución comprometió (contratos que firmó) entre el monto estimado estipulado en el PACC. Monto comprometido es la suma de los montos de los contratos firmados por las partes. Monto estimado es la suma de los montos planificados de las adquisiciones del PACC presentado a la ONCAE. El periodo de medición es mensual y acumulado, obteniendo calificaciones mensuales y acumuladas hasta el mes de diciembre.

Excelente Desempeño Mantener desempeño Notable Desempeño Seguir buscando la mejora continua Baja Efectividad Ejecución vs Plan Mejorar ejecución del PACC Si no comprometió y no planificó recursos en el PACC Si no presentó el PACC a la ONCAE, o se comprometieron recursos que no estaban planificados en el PACC A F Excelente Desempeño Mantener desempeño Incumplimiento de la normativa nacional Preparar y remitir el PACC a la ONCAE Consideración para el calculo del indicador : La difusión de todas las etapas de los procesos de adquisición del PACC en el portal Hondu. Compras. ü Decreto Ejecutivo 010 -2005: creación de Hondu. Compras y obligatoriedad de publicar los procedimientos de contratación independiente de su objeto, destino y fuente de financiamiento. ü Articulo 4 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Publica: todos los procedimientos de selección de contratistas y los contratos celebrados se divulgaran obligatoriamente en el sitio de internet que administre la ONCAE (Hondu. Compras).

Hondu. Compras 2. 0

IMPORTANCIA DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES (PACC) Programar A través del PACC las instituciones determinan que bienes, obras, servicios y consultorías necesitan adquirir, en que cantidades, cuando y como van a contratarlos. Esta información es necesaria para programar los recursos financieros y humanos en forma oportuna. Difundir El conocimiento del PACC en forma correcta y oportuna facilita a los futuros participantes, del proceso de selección de contratista, la programación de sus ventas al Estado, organizar sus compras y financiamiento. Les posibilita prepararse para presentar ofertas más competitivas. Promoviendo la transparencia ante la ciudadanía, la sana y libre competencia y las mejores condiciones de compras para el Estado. Evaluar Permite conocer el avance de la programación: indicador eficacia, procesos fracasados, desiertos, contratados, tiempos de contratación, en ejecución, retrasados, anulados. Podemos cuantificar y calificar periódicamente los resultados, estableciendo las causas adoptando las acciones correctivas y preventivas o replicando las buenas practicas.

Para consultas visitar la página web https: //soporte. honducompras. gob. hn Números de teléfonos de la ONCAE: 2240 -1470 al 73