CONCEPTOS BSICOS DE GESTION DOCUMENTAL CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BSICOS

CONCEPTOS BÁSICOS DE GESTION DOCUMENTAL

CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS DESDE LA LEY 594 DE 2000 n n n Qué es un ARCHIVO Qué es un Archivo Público Qué es Archivo Total Qué es Gestión Documental Qué es Soporte Documental Qué es Documento Original

ARCHIVO Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Base para la toma de decisiones en la Administración: Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia la investigación y la cultura

Procesos de la gestión documental, que se desarrollan en las unidades de correspondencia, en involucran las etapas del ciclo vital del documento n n n n Producción Recepción Distribución Tramite organización consulta conservación disposición final de los documentos

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE GESTIÓN Documentación Activa ARCHIVO CENTRAL Documentación Semi-activa Valores Primarios üAdministrativo üLegal üFiscal üContable üTécnico ARCHIVO HISTÓRICO Documentación Inactiva Valores secundarios üHistórico üCultural üInvestigación üCientífico

PRODUCCION • Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones

RECEPCION Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica

DISTRIBUCION Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario

TRAMITE Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

ORGANIZACIÓN Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación Y descripción de los documentos de institución como parte integral de los procesos archivísticos

CONSULTA Acceso de un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

CONSERVACION conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

DISPOSICION FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital , con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental, y / o tablas de valoración documental

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR EL COMITÉ DE ARCHIVO

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de Retención y Transferencia Documental. CONCEPTO LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD.

PROCESOS TÉCNICOS

Almacenamiento, Custodia y conservación de la documentación Semi e Inactiva Consulta de las Bases de datos Custodia y conservación de los Acervos Administrativos en Archivo Inactivo Consulta y préstamo del Archivo de Gestión Consulta y préstamo de Documentos del Archivo Semiactivo