CONCEPTO La expresin distribucin del espacio se refiere

CONCEPTO La expresión distribución del espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y a los clientes.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

Factores que lo originan • • • • Establecimiento de nuevos objetivos y programas. Reformas en la estructura de la organización. Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo. Como estrategia de marketing. Implementación de una dinámica de trabajo basada en procesos. Como respuesta a las propuestas del personal. Incremento del volumen de trabajo. Aumento o disminución de personal. Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo. Renovación del mobiliario y equipo. Atención de las necesidades del servicio a clientes. Aprovechamiento óptimo de recursos. Reformas al marco legal ambiental.

Principios Integración total Agrupa y coordina recursos como una unidad total Mínima distancia recorrida Reduce la distancia para el tránsito de todo tipo de recursos Circulación Distribución de áreas en función de la secuencia del trabajo Flexibilidad Permite ajustes con un costo y molestia mínimos

Guías fundamentales Criterios para ubicar unidades administrativas, personal, mobiliario y equipo, así como para definir las condiciones físicas y funcionales para que una organización aproveche al máximo sus recursos

• Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con divisiones interiores o sin ellas, una buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio. • Evitar superficies donde trabaje un número excesivo de personas, pues ello se traduce en fuente de desorden, ruido y distracción que atentan contra el bienestar y la eficiencia. • Cuando se necesita aislar a algunos puestos, sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local común, suelen utilizarse separaciones móviles e intercambiables (módulos), que ocupan una superficie mínima y permiten tratar fácilmente los problemas de asignación de espacio.

• El trabajo tiene que fluir siempre hacia adelante, formando en lo posible una línea recta, por lo que han de evitarse las idas y vueltas, los cruces y el movimiento innecesario de papeles. Asimismo, debe darse preferencia a los flujos dominantes de trabajo y a los documentos clave o juego de documentos alrededor de los cuales giran las operaciones de un procedimiento o las fases de un proceso. • La colocación del escritorio con o sin máquina de escribir ó calculadora, así como la silla ó sillón para un puesto de trabajo debe hacerse tomando en cuenta el movimiento de la persona, aún si ésta permanece de pie. • Las unidades que tengan funciones similares y relacionadas entre sí deben colocarse próximas o adyacentes. • Los pasillos deben ser lo suficientemente anchos para permitir el libre tránsito y evitar molestias o interferencias en las labores.

• La ubicación de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona, a fin de evitar las perjudiciales fuentes frontales de luz. • Los archiveros y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben tener una altura uniforme para mejorar la apariencia general. Asimismo, hay que considerar las necesidades para usarlos adecuadamente. • Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para afrontar el incremento del volumen de las operaciones, teniendo en cuenta el crecimiento promedio registrado.

• Deben instalarse suficientes contactos eléctricos de piso para equipo y oficina, a fin de evitar tropiezos con cordones colgando del techo o insertos en las paredes. • Los archiveros y el equipo frecuentemente utilizado deben ponerse cerca del personal que los usa. • El mobiliario que puede ensamblarse de acuerdo con la función y el espacio asignado puede colocarse según las necesidades del servicio

Especificaciones por tipo de área Lineamientos para la localización de áreas y oficinas de acuerdo con las necesidades, disponibilidades y disposición de los recursos, tomando en cuenta las modalidades de despachos generales y privados

Relación de ubicación entre despachos generales y privados • Asignar el mayor espacio abierto para el despacho general, usando, hileras de archiveros o paneles con el fin de dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes. • Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas a cada oficina general y, si es necesario, ubicar los despachos privados en la pared interior para dejar la posición exterior al área de la oficina general. • Agrupar los despachos privados y dar a todos el mismo fondo para que estén alineados. • Localizar el lugar donde el supervisor pueda ver al personal y verificar que la distancia entre éste y su oficina sea mínima; cuando tenga que atender visitas con frecuencia, su escritorio deberá colocarse cerca de la entrada del área a su cargo para que el ingreso de los visitantes cause el mínimo de distracción.

Disposición de mobiliario y equipo • Los escritorios deben estar orientados, en la medida de lo posible, con el frente en la misma dirección salvo que una actividad específica lo requiera, tratar de evitar que estén uno frente a otro. • No deben ordenarse los escritorios con el frente hacia las ventanas, para evitar el resplandor de la luz exterior, ni tampoco frente a una pared sólida o traslúcida. • Es conveniente colocar lejos de las áreas de trabajo el mobiliario y equipo utilizado por personal cuyas funciones hacen indispensable una fuerte interacción o labor de equipo. • Dispóngase los depósitos de agua y percheros lejos de los lugares de trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distracción.

Planeación de la distribución del espacio Acciones para sistematizar las acciones para fijar prioridades, elegir alternativas y establecer objetivos y metas para la correcta distribución del espacio

Diagnóstico de la situación actual • Análisis de la organización • Revisión de los procedimientos • Distribución actual del espacio • Lista de mobiliario y equipo • Plantilla de personal

Previsión de necesidades futuras • • Organización Procedimientos Mobiliario Personal Estimación de la superficie requerida Inventario del personal actual y necesidades de espacio Transformación de la superficie neta en superficie bruta

Plan básico Ubicación de unidades en función del flujo del trabajo, necesidades de espacio por tipo de unidad y flexibilidad Asignación de personal y equipo por unidad con el fin de facilitar el trabajo, hacerlo más funcional y que fluya naturalmente Métodos para preparar el plan de distribución • Reunir todos los instrumentos existentes • Configurar los modelos por área • Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores • Preparar la distribución final • Aprobación

Modelos Se llama así a las reproducciones o patrones, hechos a escala de equipos, maquinaria o mobiliario. Se les conoce también como plantillas o moldes. Componentes: Escala. Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocarán (la escala 1: 50 es decir, 2 cm = 1 m es la más adecuada). Los modelos deben tener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertos. Material. Los modelos pueden hacerse de cartón, papel, plástico o madera. Colores. Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de muebles, máquinas y equipos nuevos o viejos, así como para distinguir las unidades administrativas. Nombres. Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es. Modelos magnéticos. También pueden emplearse modelos magnéticos, que se usan sobre una pieza de triplay cubierta de acero que sirve como base (puede adherirse a una pared para brindar una imagen accesible a un grupo de personas).

Maquetas En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales del área de trabajo, mobiliario, equipo, etc. con el fin de examinar la distribución existente y muestran en Conjunto el arreglo de unidades físicas en su área respectiva. Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales porque ofrecen facilidades para comprender mejor la distribución a través de una presentación tridimensional y reflejan a escala la altura, longitud y ancho de las unidades físicas. Elementos para construir maquetas • • Elaboración Colores Uso de imanes Hilos