CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE Las operaciones econmicas FASES

CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE Las operaciones económicas FASES DEL PROCESO CONTABLE Identificación de las operaciones Recolección o captura de información Clasificación y registro Resúmenes intermedios Estados financieros Resumen del proceso contable

CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE Es el conjunto de actividades que permiten incorporar a la contabilidad y expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una organización.

LAS OPERACIONES ECONÓMICAS Son los hechos carácter interno o externo, medibles en dinero, que afectan o modifican la situación financiera y/o los resultados financieros de una organización.

FASES DEL PROCESO CONTABLE 1. IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES 2. RECOLECCIÓN O CAPTURA DE INFORMACIÓN 3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO 5. ESTADOS FINANCIEROS 4. RESUMENES INTERMEDIOS

IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones económicas que ocurran en una organización Operaciones basicas RUTINARIAS Operaciones de Apoyo TIPOS DE OPERACIONES NO RUTINARIAS

OPERACIONES RUTINARIAS Aquellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en desarrollo de las actividades de la organización OPERACIONES RUTINARIAS Deben ser planificadas Planeación de Operaciones Donde se deben definir los aspectos relacionados con la incorporación de la información que ellas originan a la contabilidad.

Operaciones Rutinarias OPERACIONES BÁSICAS OPERACIONES DE APOYO Para la obtención de los bienes o servicios que constituyen el objeto social de la organización. Su propósito es servir de soporte para la prestación de las operaciones básicas Generalmente tienen usuarios o clientes externos Pueden tener usuarios o clientes internos y externos

Operaciones no Rutinarias AQUELLAS CUYA OCURRENCIA NO ES FRECUENTE NI UNIFORME • Daños o pérdidas por casos fortuitos, • Pérdidas por fallos judiciales, • Adquisiciones o remodelaciones de instalaciones, • Procesos de investigación para el desarrollo de nuevos productos , etc. . Estas operaciones que igualmente deben ser incorporadas a la contabilidad, en algunas ocasiones requieren definirles procedimientos específicos.

Aspectos a Definir de las Operaciones INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS CONTABLES: ( Tipo y còdigo de la operaciòn, partes qie intervienen, Documentos, còdigos y claves que soportan la operaciòn, cuantìas, Fecha y hora de la operaciòn) QUE COMO MECANISMOS A TRAVÈS DE LOS CUALES SE REPORTARÀ INFORMACIÒN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmiciones Periòdcas, entrega en medios magneticos, documentos impresos) PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIÒN A LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O MAXIMO MENSUAL. CUANDO QUIEN FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O TRANSMITIR LA INFORMACIÒN. DEFINIDOS EN MANUALES DE FUNCIONES Y DE CONTABILIDAD

Recolección o Captura de Información SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE RESPONSABLE CAPTURA O RECOLECTA INFORMACIÓN A TRAVES DE LOS MEDIOS QUE PARA C/U DE LAS OPERACIONES SE DEFINA DEBE ASEGURARSE QUE TODA LA INFORMACIÓN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE DE: INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD

Recolección o Captura de Información LENGUAJE COMÚN (PROPIO DE LA OPERACIÓN) INFORMACIÓN TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)

Clasificación y Registro de la Información La información se clasifica y registra en asientos de contabilidad ASIENTO DE CONTABILIDAD Esquema basado en el principio de la partida doble, que permite registrar hechos económicos de manera individual o colectiva, siempre que se trate de hechos homogéneos.

CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA INFORMACIÓN LA PARTIDA DOBLE CAUSA EFECTO Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningún significado: el debe y el haber. Estas convenciones adquieren significado cuando en ellas se registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las transacciones u operaciones.

Clasificación y Registro de la Información DEBE El DEBE o cargo se coloca a la izquierda HABER El HABER se coloca a la derecha. Para realizar los asientos contables se combinan las convenciones debe y haber con las cuentas contables Las cuales pueden ser de las siguientes clases: de activo, de pasivo de patrimonio, de ingreso, de costo y de gasto.

Clasificación y Registro de la Información CUENTAS REALES O DEL BALANCE CUENTAS DE RESULTADO, DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS O NOMINALES Activos Pasivos Patrimonio Ingresos Costos Gastos Se registran operaciones que afecten la situación financiera de la organización Se registran operaciones que afectan los resultados financieros de la organización.

Clasificación y Registro de la Información Las cuentas cumplen funciones similares a las de las cajillas de un ordenador, es decir, permiten agrupar en expresiones cortas operaciones económicas homogéneas, lo que finalmente conduce a que sea posible resumir en estados financieros todos las operaciones económicas de una organización.

Clasificación y Registro de la Información ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO CAJA CTAS X PAGAR CAPITAL BANCOS OBL. FINANCI. UTILIDAD CTAS X COBRAR IMP. X PAGAR RESERVAS INGRESOS VENTAS INVENTARIOS OBLIG. LABORA FINANCIE. P. P. E OTROS TOTAL PASIVOS GASTOS SUELDOS SUPERAVIT INGRESOS TOTAL ACTIVOS COSTOS Y TOTAL PATRIMONIO INGRESOS TOTAL INGRESOS SERV. PUBLICOS GASTOS FINANCIE. TOTAL GASTOS

Clasificación y Registro de la Información Reglas básicas para afectar las cuentas contables CUENTA DEBITO CRÈDITO ACTIVOS Cuando surgen o aumentan Cuando disminuyen o desaparecen PASIVOS Cuando disminuyen o desaparecen Cuando surgen o aumentan PATRIMONIO Cuando disminuyen o desaparecen Cuando surgen o aumentan cuando por alguna razón disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio. INGRESOS COSTOS Y GASTOS

Clasificación y Registro de la Información CUENTA CAJA BANCOS INVENTARIOS CUENTAS POR PAGAR REGISTRO Movimientos de existencias de dinero en efectivo. Movimientos y disponibilidades en cuentas corrientes en entidades banacarias. Movimientos y existencias de mercancìas Las obligaciones, pagos y saldos pendientes con acreedores

El Asiento Contable De la combinación de las convenciones debe y haber con las cuentas surge el asiento contable. ASIENTO CONTABLE Es la unidad mínima de registro de las operaciones o transacciones de una organización. En él se puede registrar una operación o un conjunto de operaciones homogéneas (de la misma operación) ocurridas en un período máximo de un mes.

El Asiento Contable EL ASIENTO CONTABLE DEBE CONTENER LA SIGUIENTE INFORMACIÓN: - Clase o tipo de transacción, con indicación de código de transacción si lo tuviere - Fecha y hora de la transacción, esta última si la tuviere - Documento que soporta la transacción, si existe, o los códigos y claves que sustentan la transacción en caso de transacciones electrónicas. - Nombre y código de las cuentas que intervienen - Valores débito y crédito que afectan las cuentas que intervienen

El Asiento Contable Ejemplo: El 24 de septiembre a las 2: 30 de la tarde se compra un computador por $2. 500. 000 según Comprobante de egreso No 1355. Se paga con cheque del Banco de Bogotá No 154698. FECHA Y HORA CÓDIGO Septiembre 24 2: 30 p. m. 1524 1110 CUENTA Equipo de computo Bancos Para registrar la compra de un computador IBM, según C. E. 1355 DÉBITO CRÉDITO 2. 500. 000

Resúmenes Intermedios Dejar una memoria histórica de las operaciones que efectúa una organización A partir de los asientos contables se realiza un proceso gradual de resumen de la información OBJETIVOS Producir los estados financieros que permiten informar a usuarios internos y externos acerca de los recursos, sus usos, su relaciones de propiedad, el resultado de las operaciones y los cambios en los recursos. Los asientos contables se registran en dos clases de libros: libros auxiliares y libros principales.

Resúmenes Intermedios LIBROS AUXILIARES. LIBROS PRINCIPALES. Se llevan para cada una de las cuentas, tanto de balance como de resultado. Permiten registrar para cada cuenta cada uno de los movimientos débito y crédito que la han afectado durante un período, e igualmente las variaciones que con motivo de estos movimientos presenta el saldo. Permiten el resumen de las operaciones a partir de los asientos contables. Libro Diario Columnario El Libro Mayor y Balances.

Resúmenes Intermedios Libro Diario Columnario. Se registran las partidas débito y crédito que afectaron una cuenta durante un período, es un libro de movimientos. El resumen de movimientos del Libro Diario Columnario se traslada al Libro Mayor y Balances.

Resúmenes Intermedios Libro Mayor y Balances Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un período con el movimiento de ese mismo período para obtener del final del período. El movimiento se obtiene de la información que se traslada del libro Diario Columnario. El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el Balance General y el Estado de Resultados.

Resúmenes Intermedios Asientos de cierre o de cancelación de cuentas de resultado Como paso previo a la elaboración del los estados financieros se deben cancelar las cuentas de resultado o de ganancias y pérdidas. El procedimiento de cancelación es el siguiente: • A las cuentas de resultado que presenten saldo débito (las de costos y gastos) se las hace un registro crédito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Costos y Gastos DEBE HABER XXX XXX

Resúmenes Intermedios • A las cuentas de resultado que presenten saldo crédito (las de ingresos) se les hace un registro débito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Ingresos DEBE YYY HABER YYY • La diferencia entre el registro débito y el registro crédito es el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay pérdida. Perdidas y Ganancias DEBE HABER XXX YYY Pérdida Utilidad

Resúmenes Intermedios Ingresos por ventas $500. 000 Costo de mercancía $300. 000 Gastos de administración $100. 000 Utilidad del ejercicio FECHA Y HORA CÓDIGO Diciembre 30 4135 590505 FECHA Y HORA CÓDIGO Diciembre 30 590505 6135 $100. 000 CUENTA Ingresos operacionales Ganacias y pérdidas CUENTA Ganacias y pérdidas Costo de mercancías DÉBITO CRÉDITO 500. 000 DÉBITO CRÉDITO 300. 000

Resúmenes Intermedios FECHA Y HORA CÓDIGO Diciembre 30 590505 51 FECHA Y HORA CÓDIGO Diciembre 30 590505 360501 CUENTA Ganacias y pérdidas Gastos de administración CUENTA Ganancias y pérdidas Ganancia del ejercicio DÉBITO CRÉDITO 100. 000

RESUMEN DEL PROCESO CONTABLE REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS OPERACIONES RUTINARIAS AREAS Y/O CONTABILIDAD ASIENTOS CONTABLES CONTABILIDAD REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS BALANCE GENERAL REG. POR GRUPOS DE OPERACIONES HOMOGENEAS OPERACIONES NO RUTINARIAS LIBROS AUXILIARES CONTABLES LIBRO DIARIO COLUMNARIO ASIENTOS CONTABLES REGISTRO INDIVIDUAL DE OPERACIONES LIBROS AUXILIARES CONTABLES LIBRO MAYOR Y BALANCES ESTADO DE RESULTADOS OTROS INFORMES

CONCEPTOS ELEMENTALES DE CONTABILIDAD: Es la disciplina que enseña las normas y los procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por las unidades económicas constituidas por un solo individuo o bajo la forma de sociedades civiles o mercantiles( bancos, industrias, comercios e instituciones de beneficencia, etc. )

CONCEPTOS ELEMENTALES DE CONTABILIDAD Fines fundamentales: 1. 2. 3. 4. 5. Establecer un control rigurosos sobre cada uno de los recursos y las obligaciones de los negocios. Registrar en forma clara y precisa, todas las operaciones efectuadas por la empresa durante el ejercicio fiscal. Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara y verídica de la situación financiera que guarda el negocio. Preveer con bastante anticipación el futuro de la empresa. Servir como comprobante y fuente de información , ante terceras personas, de todos aquellos actos de carácter jurídico.

CONCEPTOS ELEMENTALES DE CONTABILIDAD • 1. 2. 3. Capital: Por lo general se refiere al dinero o a los bienes, expresados en dinero, que posee una persona. Capital económico: Factor de producción y esta representado por el conjunto de bienes necesarios para producir riqueza. Capital financiero: Es el dinero que se invierte para que produzca una renta o interés. Capital contable: Es la diferencia aritmética entre el valor de todas las propiedades de la empresa y el total de sus deudas.

CONCEPTOS ELEMENTALES DE CONTABILIDAD • Activo: Representa todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa. • Pasivo: Representa todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa. • Capital contable, capital liquido o capital neto: Diferencia aritmética entre activo, pasivo.

CONCEPTOS ELEMENTALES DE CONTABILIDAD • CAPITAL: 1. 2. 3. 4. Capital positivo Capital negativo Capital propio Capital social

CONCEPTOS ELEMENTALES DE CONTABILIDAD (cuentas contables) Principales cuentas de activo: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. Caja Bancos Mercancías Clientes Documentos por cobrar Deudores diversos Terrenos Edificios Mobiliario y equipo Equipo de computo Equipo de entrega o reparto Depósitos en garantía Gastos de instalación Papelería y útiles Propaganda o publicidad Prima de seguros Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipados

CONCEPTOS ELEMENTALES DE CONTABILIDAD (cuentas contables) Principales cuentas de pasivo: 1. Proveedores 2. Documentos por pagar 3. Acreedores diversos 4. Acreedores hipotecarios o hipotecas por pagar 5. Intereses cobrados por anticipado 6. Rentas cobradas por anticipado

CONCEPTOS ELEMENTALES DE CONTABILIDAD (clasificación del activo y pasivo) ACTIVO: Tomando en consideración que el activo esta formado por bienes y derechos de distintas naturaleza, se clasifica en grupos formados con valores homogéneos. Grado de disponibilidad: Se entiende a la mayor o menor facilidad que se tiene para convertir en efectivo el valor de un determinado bien. Mayor grado de disponibilidad: En tanto sea mas fácil su conversión en dinero efectivo. Menor grado de disponibilidad: En tanto sea menos facil su conversión en dinero efectivo.

CONCEPTOS ELEMENTALES DE CONTABILIDAD (clasificación del activo y pasivo) • Ø Ø Ø Clasificación: Activo circulante Activo fijo Activo diferido o cargos diferidos

CONCEPTOS ELEMENTALES DE CONTABILIDAD (clasificación del activo y pasivo) • Activo circulante: Ø Caja Ø Bancos Ø Mercancías Ø Clientes Ø Doctos. Por cobrar Ø Deudores diversos

CONCEPTOS ELEMENTALES DE CONTABILIDAD (clasificación del activo y pasivo) • Activo fijo: Ø Terrenos Ø Edificios Ø Mob. y eq. De oficina Ø Equipo e computo Ø Equipo de entrega Ø Depósitos en garantía Ø Acciones y valores

CONCEPTOS ELEMENTALES DE CONTABILIDAD (clasificación del activo y pasivo) • Activo diferido o cargos diferidos: Ø gastos de instalación Ø Papelería y útiles Ø Propaganda y publicidad Ø Primas de seguros Ø Rentas pagadas por anticipado Ø Intereses pagados por anticipado