COMUNICAZIONE FORMALE INFORMALE Trento 24 maggio 2013 Elke

COMUNICAZIONE FORMALE – INFORMALE Trento, 24 maggio 2013 Elke Moeltner

Comunicazione: definizione base La comunicazione (dal latino cum = con, e munire = legare, costruire e dal latino communico = mettere in comune, far partecipe) nella sua prima definizione è l'insieme dei fenomeni che comportano il trasferimento di informazioni

Comunicazione: obiettivo L’obiettivo principale della comunicazione interpersonale è: FARSI CAPIRE

Il processo di comunicazione Risposta (feedback) rumore EMITTENTE canale codice Inizio comunicazione MESSAGGIO canale codice RICEVENTE

Il modello delle 5 W+1 H

5 assiomi della comunicazione 1. Il significato della comunicazione sta nel responso che se ne ottiene e non nelle intenzioni 2. Non si può non comunicare 3. La mappa non è il territorio 4. Non esistono fallimenti ma solo risultati 5. Nella comunicazione esiste un aspetto di contenuto ed uno di relazione

I livelli della comunicazione QUELLO CHE DICO (VERBALE) QUELLO CHE FACCIO (NON VERBALE) • Mimica facciale • Gestualità • Prossemica • Look • Postura • Parole • Lingua scritta COME LO DICO (PARAVERBALE) • Volume • Tono • Ritmo • Pause • Inflessioni dialettali

La comunicazione formale trasmette messaggi riconosciuti esplicitamente come ufficiali, che diffonde attraverso canali e mezzi stabiliti per questa funzione. Però in ogni gruppo umano si forma spontaneamente una rete di comunicazione non stabilita formalmente e neanche intenzionale, che sorge intorno alle relazioni sociali dei membri e appare ogni volta un membro ha necessità di comunicarsi con altri senza che esista un canale formale per questo, o se i canali disponibili non sono adeguati

La comunicazione formale Questo tipologia di comunicazione è prevalentemente basata su documenti ed elaborazioni scritte, quali circolari, resoconti informativi, verbali di assemblea, verbali relativi a riunioni, …, ma costituita anche da colloqui ufficiali, convegni, assemblee È un tipo di comunicazione precisa, autorevole, rigida

La comunicazione informale • La comunicazione informale presenta dei vantaggi rispetto a quella formale perché é più diretta, generalmente é più rapida che la formale e quando la comunicazione formale soffre restrizioni, può anche essere più esatta. • La comunicazione informale è anche più ricca perchè si includono elementi non razionali, come sentimenti e valori, per cui riesce a trasmettere una maggiore quantità di informazione sullo stato d’animo e il grado di accettazione della circostanza da parte del personale

La comunicazione informale Questo tipologia di comunicazione è basata soprattutto sull’oralità (commenti, opinioni, impressioni, battute ironiche, valutazioni personali, tensioni verbali). Comprende anche informazioni, messaggi scritti fatti pervenire in modo privato e non secondo sistemi procedurali e di archiviazione È un tipo di comunicazione più libera ed elastica

I 2 livelli di comunicazione Regolamenti Procedure Disposizioni organizzative Normative Comunicati Dati numerici Comunicazione ufficiale Comunicazione informale Storie Narrazioni locali Suggerimenti Consigli Conversazioni Trucchi Miti e rituali

Quali strumenti di comunicazione abbiamo a disposizione? • • • Procedure Bacheche Giornalini Newsletter House-organ Rassegna stampa • • • Telefono Riunioni interne Gruppi di lavoro E-mail Mailing list Intranet Videoconferenza Corsi di formazione interna Spazi di socializzazione Assemblee e seminari tematici Colloqui personali Comunicazione informale

Il linguaggio burocratico in PA • “Burocrazia” deriva dall’unione della parola francese bureau, che significa “ufficio”, con quella della lingua greca cratia, che significa “potere”: questo linguaggio è espressione di un potere, quello esercitato dall’apparato degli uffici amministrativi pubblici. Caratteristiche • È un linguaggio di tipo misto, perché si configura come un incrocio di diversi linguaggi specialistici, come quello giuridico, economico e finanziario – con largo uso di parole ed espressioni latine (esempio di parole: idem, extra, omissis, quorum, vademecum, curriculum, rebus; esempio di espressioni: in primis, ad hoc, ad personam, ad abundantiam, ex aequo)

Il linguaggio burocratico in PA • È complesso, formale, caratterizzato da un lessico (parole) tecnico, antiquato, difficile e da una sintassi (organizzazione delle frasi e del periodo) involuta e complicata, che non tiene in nessun conto il destinatario a cui si rivolge, il cittadino medio, disconoscendo completamente il concetto di efficacia comunicativa • Usa tecnicismi non giustificati da reali esigenze comunicative (“obliterare” invece di “timbrare”, “oblazione” invece di “pagamento”, …). • Tali caratteristiche hanno portato a definire il burocratese come esempio di linguaggio anti-comunicativo, di ostacolo alle relazioni e ai rapporti tra le persone: rappresenta una delle maggiori difficoltà che il cittadino incontra nell’adempimento dei suoi doveri e nell’esercizio dei suoi diritti

Nella corrispondenza si possono seguire alcune indicazioni In fase di apertura È consigliabile evitare: "Allegata alla presente inviamo copia dell'informativa. . . " "In riferimento all'oggetto suindicato. . . " "Facendo seguito alla telefonata intercorsa in data odierna. . . " "Con la presente si comunica che lo scrivente Servizio ha provveduto a. . . " È consigliabile utilizzare un tono e una scelta di parole più colloquiali: "Siamo lieti di inviare/le/vi. . . " "Come le ho anticipato oggi per telefono. . . " "Riteniamo utile informarvi che questo Servizio ha avviato. . "

Nella corrispondenza si possono seguire alcune indicazioni Nella fase di saluto Evitare le formule standard: "Ci è gradita l'occasione per porgerle. . . " "Nell'attesa di un cortese riscontro, distintamente salutiamo. " Le formule del saluto sono: "Distinti saluti" (formale-freddo) "Con i migliori saluti" (formale-caldo) "Cordiali saluti" (più informale)

Sitografia • http: //www 1. agenziaentrate. it/documentazione/guide/scrittura_amminist rativa/ • http: //www. mestierediscrivere. com/articolo/guide_di_stile Normative relative alla semplificazione del linguaggio nella PA: • • Direttiva del Ministro per la Funzione pubblica dell'8 maggio 2002 - "Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi“ Direttiva del Ministro per la Funzione Pubblica del 7 febbraio 2002 - "Direttiva sulle attività di comunicazione delle pubbliche amministrazioni“ Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 2 maggio 2001 "Regole e raccomandazioni per la formulazione tecnica dei testi legislativi“ Legge 7 giugno 2000, n. 150 - "Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni"