Comune di Pesaro Servizi Demografici PROGETTO ARCHIVIAZIONE OTTICA

Comune di Pesaro - Servizi Demografici PROGETTO ARCHIVIAZIONE OTTICA DEI CARTELLINI DELLE CARTE DI IDENTITÀ

Formazione e conservazione dei cartellini carte d’identità • R. D. 6 maggio 1940 n. 635 art. 290 • Obbligo di formare due cartellini, con gli stessi dati della Carta, da conservare in ordine alfabetico sia in Comune che in Questura, in schedari “da tenersi sempre al corrente”

Descrizione del processo • Cittadino allo sportello con tre fotografie; • rilascio carta d’identità; • compilazione dei cartellini: - schedario comunale - Questura. • Lavoro manuale sia per la ricerca sia per la tenuta dello schedario aggiornato

Come migliorare ? • sostituire l’archivio cartaceo, ed eliminare il lavoro costante di aggiornamento, grazie alle nuove tecnologie e alla normativa vigente : Archiviazione ottica dei documenti

Come cambia: prima fase • Preparazione di un solo cartellino • scansione ed archiviazione del cartellino, che è leggibile in qualunque momento e può essere disponibile su supporto cartaceo

Come cambia: seconda fase Carta di identità elettronica Il cartellino conservato da Comune e Questura diviene di tipo digitale: da cartaceo a cartellino elettronico. (Decreto Ministero Interno 19. 7. 2000 allegato B, 5. 4. 1)

Modalità operative Programma gestionale anagrafe

I dati sono riportati dal nostro programma gestionale nell’archivio di Top-Doc. Il cartellino viene posizionato nello scanner e con il pulsante ARCHIVIA si inizia la scansione del documento

La scansione è conclusa, l’immagina del cartellino è archiviata

Vantaggi • Ricerca immediata • Archivio sempre disponibile, presso sedi Questura e Carabinieri; • Estrazione immagine; • Trasmissione immagine ad altri soggetti

Il progetto è stato premiato al FORUM P. A. del 2001 • Motivazioni: per l'intelligente impegno verso un'amministrazione "paperless". Il sistema di archiviazione ottica sperimentato dall'Amministrazione nei settori dove maggiore è il peso della documentazione cartacea ha consentito di conseguire risparmi di costo e guadagni di efficienza nelle operazioni di ricerca delle pratiche nonché maggiori garanzie di sicurezza nella conservazione delle stesse. L'informatizzazione delle procedure di archiviazione si traduce inoltre in un immediato beneficio per i cittadini in termini di rapidità e qualità del servizio.

Comune di Pesaro - Servizi Demografici PROGETTO ARCHIVIAZIONE OTTICA ARCHVI CARTACEI DELL’ANAGRAFE

L’archivio storico dell’anagrafe comprende: § un primo archivio istituito nel 1866 composto di 33 registri rilegati di grande formato, aggiornato fino al 1924 § tre diversi archivi, successivi, compilati a mano, a macchina e a computer, dal 1924 al 1998, Cartellini individuali n. 374. 000 Fogli di famiglia n. 148. 000

Modalità operative

Cartellino del 1924

Cartellino del 1954

Cartellino del 1985

a che punto siamo • Sono archiviati tutti i cartellini delle carte di identità valide, oltre 58. 000 • Archiviati 55. 000 cartellini individuali, abbiamo iniziato ad effettuare le ricerche di archivio tramite programma. Il caricamento di tutto l’archivio è previsto entro il mese di maggio