Comptable Sifac Systme dInformation Financier Analytique et Sifac
Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Sifac AMUE – SIFAC Formation « Budget » Cursus Ordonnateur
Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Sommaire n Introduction n Adresse budgétaire n Elaboration budgétaire n Modifications budgétaires n Editions et Consultations n Contrôles budgétaires n Gestion des opérations et des conventions n Conclusion Budget 2
Simple clic Double clic Appuyer sur la touche « entrée » Avertissement Champs obligatoires Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Images & Icones Budget 3
Introduction Objectifs de la formation : Appréhender la notion d’adresse budgétaire dans SIFAC Visualiser la structure organisationnelle, la nomenclature budgétaire de nature et de destination Saisir des prévisions et des dotations budgétaires Générer le budget voté Visualiser le budget (éditions) Comprendre les règles du contrôle de disponibilité Gérer les opérations et les conventions (partie budgétaire) n Le périmètre du processus métier relatif à la mise en œuvre du budget et aux mouvements budgétaires comprend : La phase de simulation budgétaire (non couverte par SIFAC), La saisie et la modification : Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n ü En mouvement ascendant des prévisions des dépenses et recettes, ü En mouvement descendant des dotations. Le vote du budget (Budget Primitif, Décisions Budgétaires Modificatives), Les virements et réajustements. Budget 4
Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Sommaire n Introduction n Adresse budgétaire n Elaboration budgétaire n Modifications budgétaires n Editions et Consultations n Contrôles budgétaires n Gestion des opérations et des conventions n Conclusion Budget 5
Adresse budgétaire Axes budgétaires obligatoires Les données de base (appelées aussi axes budgétaires) utilisées dans le module de comptabilité budgétaire (FM) sont les suivantes : Les centres financiers représentent l’organisation détaillée d’un établissement; ils permettent de matérialiser leur structure en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies. Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est potentiellement exécuté. Les comptes budgétaires représentent, en comptabilité budgétaire, les natures de dépenses et de recettes. Ils sont organisés en hiérarchies et sont un regroupement des comptables (FI) de charges et produits. C’est le niveau de suivi le plus fin des natures de dépenses/recettes dans le module FM. Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n n Les domaines fonctionnels fournissent un axe supplémentaire de budgétisation et d’analyse pour représenter la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations, …) Ces 3 axes sont obligatoires. Budget 6
Adresse budgétaire Les fonds peuvent représenter l’origine des fonds et/ou leur utilisation. En tant que donnée de base, ils peuvent être maintenus (création/modification) simplement par les utilisateurs. Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont modélisées par le Fonds dans SAP. Les programmes de financement permettent de modéliser – en comptabilité budgétaire – des projets pour budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes. Les programmes de financement peuvent s’organiser en hiérarchies. Ils seront utilisés dans SIFAC pour matérialiser la réservation budgétaire effectuée par les Opérations Pluriannuelles. Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Axes budgétaires facultatifs n Ces 2 axes sont facultatifs. Budget 7
Adresse budgétaire Adresse de budgétisation, adresse d’imputation L’ « Adresse budgétaire » est une combinaison des 5 axes (centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds, programme de financement) sur lesquels la prévision et l'exécution budgétaire s'effectuent : comptabilisation, contrôle, analyse. n L’adresse budgétaire est utilisée dans ces processus sous la forme suivante : Adresse de budgétisation est une combinaison des différents éléments qui caractérisent un budget, à savoir : Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n ü Le niveau hiérarchique de la structure organisationnelle où est doté et où peut s’exécuter le budget : le centre financier ü La nature de la recette ou de la dépense : le compte budgétaire ü La destination de cette recette ou de cette dépense : le domaine fonctionnel Et éventuellement : ü La source de son financement : le fonds ü L’opération ou la convention à laquelle se rapporte : le programme de financement. Adresse des écritures (ou imputations) correspond dans le système SAP à l’adresse budgétaire saisie dans les pièces d’exécution. Budget 8
Adresse budgétaire Correspondance Métier ↔ Outil Centre Financier Compte budgétaire Domaine Fonctionnel Fonds Programme de financement Origine de financement Opération Convention Origine de Financement Conventions Opérations Mise en œuvre des axes Organisation Nomenclature de nature Nomenclature de gestion Arborescence Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Axes d’imputation SAP/FM Établissement Unité budgétaire Centre de responsabilité Masse Chapitre Article Destination Sous-destination Budget 9
Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier La transaction FMSE – « Afficher variante de hiérarchie des centres financiers » permet de visualiser la structure organisationnelle d’un périmètre financier (Etablissement) § Une variante de hiérarchie doit être créée par exercice, c’est dans la variante qu’est enregistrée la hiérarchie portant la structure modélisant l’Etablissements, ses SAIC, Fondations et SIE/SIU éventuels § Dans cas d’un établissement auquel est rattaché un institut, répondant à une autre nomenclature, l’institut sera modélisé dans un autre périmètre financier § Il est possible de créer jusqu’à quatre niveaux de centres financiers Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n n § Il est possible de visualiser la fiche d’un centre financier en double cliquant sur le code du centre L’icône spécifie que le centre financier est imputable et exécutable pour l’exercice auquel est rattachée la variante de hiérarchie. Ceci se définit lors de l’ouverture de l’exercice (par activation des centres pour la variante) et ceci pour la durée de l’exercice. Budget 10
Adresse budgétaire n La hiérarchie des centres financiers est définie par année de manière à prendre en compte les changements de structure financière de l’établissement d’une année sur l’autre, tout en conservant l’historique des budgets votés et exécutés les années précédentes. n Il est possible en cours d’année de créer des nouveaux centres financiers. Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Structure organisationnelle : centre financier Budget 11
Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier Les transactions FMSA, FMSB, FMSC permettent de créer, modifier, afficher un centre financier Libellé, Nom d’utilisateur, Niveau de contrôle des disponibilités, Adresse de facturation Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Nom, rue, ville pour l’adresse de livraison Code de la hiérarchie, Centre financier supérieur Budget Téléphone, fax … 12
Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier n L’onglet donnée de base de la fiche du centre financier (Etablissements non passés aux RCE) : § La désignation (courte) et la description (longue) du centre financier (respectivement 20 et 40 caractères) § L’identifiant du responsable du centre financier ainsi que son nom § Le type de contrôle de dispo : § R si le centre correspond au niveau règlementaire (UB), § E pour faire un contrôle par enveloppe sur ce centre, § M pour un contrôle par masse, § S pour l’évaluativité du SAIC. § L’adresse de facturation, qui peut être différente de l’adresse de livraison Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Renseigner : Budget 13
Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier n Renseigner : Système d’Information Financier Analytique et § La désignation (courte) et la description (longue) du centre financier (respectivement 20 et 40 caractères) § L’identifiant du responsable du centre financier ainsi que son nom § La nature de contrôle de dispo : § R si le centre correspond au niveau règlementaire (niveau 1), § E pour faire un contrôle par enveloppe sur ce centre, § M pour un contrôle par masse, § S pour l’évaluativité du SAIC. § C pour un contrôle par chapitre sur ce centre (centres de niveau 2 uniquement) Comptable Sifac L’onglet donnée de base de la fiche du centre financier (Etablissements passés aux RCE 1/2) : § NB : Les contrôles positionnés sur les centres financiers de niveaux 3 et 4 sont des contrôles « à plat » (ne prennent en compte que ce qui concerne le centre), les contrôles au niveau 2 sont des contrôles « agrégés » Budget 14
Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier L’onglet donnée de base de la fiche du centre financier (Etablissements passés aux RCE 2/2) : Renseigner : § Le type de centre financier permet de repérer la position du centre financier dans la hiérarchie et son type (Etablissement principal, SAIC, Fondation…) § L’indicateur niveau de gestion permet d’identifier les niveaux de gestion de l’Etablissement. Cette zone permet de créer des regroupements de centres financiers et établit les niveaux de responsabilités au sein de la hiérarchie des centres financiers § L’adresse de facturation, qui peut être différente de l’adresse de livraison Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 15
Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier L’onglet hiérarchie de la fiche du centre financier : Renseigner : n L’onglet adresse de la fiche du centre financier § Onglet hiérarchie : Préciser le centre financier de niveau supérieur. Il y a autant de lignes que d’exercices de : validité du centre financier, avec une variante et un exercice par ligne. § Onglet adresse : Les données relatives à l’adresse de livraison : Titre de civilité, nom, rue, ville, code postale, pays Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 16
Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier L’onglet communication de la fiche du centre financier Ces données sont optionnelles Il est cependant possible de renseigner : Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n § Des numéros de téléphone et de télécopie, fax § Une adresse e-mail Budget 17
Adresse budgétaire Structure organisationnelle : centre financier Modifications d’un centre financier : Données de base : Désignation, Description, Groupe d’autorisations, Nom utilisateur, Nom L’intégralité de la hiérarchie du centre L’intégralité des coordonnées du centre La date de fin de validité NB : Les données du centre peuvent être modifiées pour une période d’analyse donnée si l’historisation des données précédentes est souhaitée. n n Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Les données d’en tête ne sont pas modifiables : périmètre financier, centre financier. Suppression d’un centre financier sous conditions : Il n'existe aucun centre financier subordonné ; Aucune pièce (de budget, et a fortiori d’exécution budgétaire) n’a été créée sur ce centre financier. Budget 18
Adresse budgétaire Compte budgétaire Les nomenclatures M 9 -1 et M 9 -3 sont livrées dans la souche. Au périmètre financier de l’établissement est affectée la nomenclature M 9 -3 ; Au périmètre financier de l’institut/école art. 43 est affectée la nomenclature M 9 -1. n Les établissements pourront subdiviser des comptes (exemple : créer le compte 62511 et le rattacher au compte 625). n Par rapport à la souche, on peut affiner les comptes budgétaires mais pas en créer de nouveaux. Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 19
Adresse budgétaire Compte budgétaire La transaction FMCIE – « Afficher hiérarchie des comptes budgétaires » permet de visualiser le plan de comptes budgétaires Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget § Il existe un plan de comptes budgétaires par périmètre financier § La dotation du budget est un choix organisationnel de l’établissement. § L’exécution se paramètre dans SIFAC en début d’exercice. § Pour les comptes marqués du symbole , il est possible de les doter mais ils ne sont pas exécutables § Les comptes marqués du symbole être dotés et sont exécutables. § Il est possible dans SIFAC d’exécuter le budget à différents niveaux et pas seulement au niveau le plus fin. Exemple ici : au niveau 60 et 601. § Il est possible de visualiser la fiche d’un compte budgétaire en double cliquant sur le code du compte § Les comptes 631, 632 et 633 sont rattachés à la masse « dépenses de personnel » via le compte 63 P peuvent 20
Adresse budgétaire Compte budgétaire La transaction FMCIA permet de créer, modifier et afficher un compte budgétaire § Permet de créer § Permet de modifier § Permet d’afficher Renseigner : § Le code du compte budgétaire, l’exercice comptable et le périmètre financier § La désignation courte (20 c) et la description longue (3*50 c) § L’opération financière : toujours 30 « compta, résultat, dépense, immo, stock » Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n § Le type de compte : 3 pour dépenses et 2 pour recettes Budget § Le compte budgétaire supérieur dans la hiérarchie 21
Adresse budgétaire Compte budgétaire L’onglet « données supplémentaires » permet de renseigner des valeurs utiles pour le contrôle des disponibilités. Les valeurs possibles sont : § M pour les comptes modélisant les masses ; il y en a trois MASSE_INV, MASSE_FONC, MASSE_PERSO Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n § C pour les chapitres : comptes à 2 caractères en fonctionnement et 3 en investissement § A pour les articles déclarés limitatifs par le CA § E pour les comptes évaluatifs : 68 etc. Budget 22
Adresse budgétaire Domaine fonctionnel La transaction FM_SETS_FUNCTION 3 permet de visualiser le plan de destinations LOLF. Le nœud supérieur est DEST. LOLF § Deux sous groupes « prog. 150 » et « prog. 231 » permettent de regrouper les destinations par leur appartenance à un programme § Il est possible de créer de nouveaux groupes de domaines fonctionnels pour regrouper des sous destinations § Le budget peut être doté et exécuté seulement sur les domaines fonctionnels et non sur les groupes de domaines fonctionnels. § Il est possible de mettre en place une hiérarchie au sein du domaine fonctionnel, notamment à des fins de suivi analytique mais également pour le suivi de sous destinations LOLF. § Les groupes de domaines fonctionnels facilitent le reporting. Les transactions : Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n èFM_SETS_FUNCTION 1 permet de créer un groupe de domaine fonctionnel èFM_SETS_FUNCTION 2 permet de modifier un groupe de domaine fonctionnel Budget 23
Adresse budgétaire Domaine fonctionnel La transaction FM_SETS_FUNCTION 1 permet de créer un groupe de domaine fonctionnel Les actions possibles sont : § § Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n § Insérer des domaines fonctionnels une hiérarchie Insérer un groupe de domaines fonctionnels au niveau inférieur pour créer Insérer un groupe de domaine fonctionnel au même niveau Budget 24
Adresse budgétaire Domaine fonctionnel La transaction FM_FUNCTION permet de créer, modifier, afficher un domaine fonctionnel (destination LOLF) § Permet de créer § Permet de modifier § Permet d’afficher Renseigner : § Le code du domaine fonctionnel § La désignation (20 c) L’opération Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n § La date de début et de fin de validité Budget 25
Démonstration 1 Vérification de toutes les données de base (différents axes budgétaires) 15 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Démonstration Budget 26
Exercices 1&2 Créer : Un domaine fonctionnel (sous destination) un groupe de domaines fonctionnels (destination LOLF) 25 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Exercice Budget 27
Adresse budgétaire Fonds La transaction FM_SETS_FUND 3 permet d’afficher la liste des origines de financements. Le groupe de fonds supérieur s’appelle « FONDS » § Les groupes de fonds apparaissent en rouge, les fonds en vert § Seuls les fonds peuvent être renseignés dans les transactions de budgétisation et d’exécution. § Les groupes de fonds servent à modéliser une hiérarchie et peuvent être utilisés dans certains états budgétaires § Il est possible de voir le détail d’un fonds en cliquant sur le code Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 28
Adresse budgétaire Fonds Les transactions FM 5 I, FM 5 U, FM 5 S permettent de créer, modifier, afficher un fonds Les données obligatoires sont : § Le périmètre financier § L’identifiant du fonds § La désignation § Les dates de début et de fin de validité Il est possible de regrouper des fonds dans des groupes de fonds. Seuls les fonds sont budgétés et exécutés. Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 29
Adresse budgétaire n Par défaut, Sifac ne restreint pas les combinaisons d’adresses budgétaires « budgétisables » ou « imputables » n Le plan de structure budgétaire par exercice permet de restreindre les adresses budgétaires utilisables à toutes les combinaisons pertinentes (par défaut, toutes les adresses budgétaires sont imputables) pour les adresses de budgétisation (adresses de budget) pour les adresses d’exécution (adresse d’exécution budgétaire ) n L’activation du plan de structure budgétaire est un point de personnalisation, par défaut cette option est inactive dans la souche SIFAC n Il existe un plan de structure unique pour gérer les adresses de budget et des adresses d’exécution, mais 2 tables distinctes contenant les différentes combinaisons autorisées. Par souci de clarté, s’appellent : Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Plan de structure du budget/des imputations PSB (Plan de Structure du Budget) : table comprenant les adresses de budget autorisées PSI (Plan de Structure des Imputations) : table comprenant les adresses des écritures autorisées Budget 30
Adresse budgétaire Plan de structure du budget/des imputations Les plans de structure budgétaire peuvent être générés en masse par les transactions : FMBSBO_MULT pour le PSB FMBSPO_MULT pour le PSI Renseigner : § Le périmètre financier : Z 100 § L’exercice comptable : 2008 § La catégorie budgétaire : 9 F pour le PSB et 9 A pour le PSI § Plan de structure budgétaire : PSB_SIFAC § Les éléments de l’adresse à générer § Les options de traitement : Il est possible de lancer le traitement en mode test pour voir d’éventuels messages d’erreurs. La case doit être décochée pour que les données soient copiées Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 31
Adresse budgétaire Plan de structure du budget/des imputations Il est possible de visualiser le contenu du PSB et du PSI grâce aux transactions : FMBSBOS pour le PSB FMBSPOS pour le PSI Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 32
Adresse budgétaire Plan de structure du budget/des imputations L’activation du plan de structure peut se faire de manière distincte pour les adresses de budget et pour les adresses des écritures Activation du PSB pour les adresses de budget (Transaction accessible par les utilisateurs) Activation du PSI pour les adresses des écritures (point de paramétrage) n Si le plan de structure est activé et qu’une adresse saisie n’est pas présente dans le PSB ou le PSI, un message d’erreur bloquant apparaît: Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 33
Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Sommaire n Introduction n Adresse budgétaire n Elaboration budgétaire n Modifications budgétaires n Editions et Consultations n Contrôles budgétaires n Gestion des opérations et des conventions n Conclusion Budget 34
Elaboration budgétaire Généralités L'élaboration budgétaire consiste à saisir des prévisions budgétaires et des dotations afin de faire voter le budget par le Conseil d'Administration. n La gestion du budget concerne les deux budgets que doivent gérer les EPSCP : par nature et de gestion. n Dans Sifac, deux versions préparatoires du budget sont prévues afin de prendre en compte les décisions du conseil d'administration : La première matérialise la délibération consistant à arrêter l'équilibre financier et les grandes catégories de recettes et de dépenses du projet de budget de l'établissement. La seconde permet de valider les budgets attribués sur les chapitres des Budgets Propres Intégrés (après vote par les conseils de composantes) et de vérifier l'équilibre budgétaire Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n n Seul le budget voté permet l'exécution budgétaire. n Le conseil d'administration vote le budget primitif et les différentes Décisions Budgétaires Modificatives Budget 35
Elaboration budgétaire Flux SIFAC La transaction « Génération de Budget » permet le passage d’une Version de budget préparatoire vers un Budget Voté. Vote du budget PR 1 Saisie et modification des dotations (descendantes) et prévisions (ascendantes) PR 2 Saisie des rectifications et des amendements Versions préparatoires V 0 Mise à disposition du Budget voté (BP, DM) Version exécutoire Vote des grandes masses Le premier vote du CA peut avoir lieu avant PR 1 ou bien entre PR 1 et PR 2. n Tous les centres financiers (unités budgétaires, centres de responsabilités de niveaux 1 et 2) peuvent saisir le budget sur PR 1, tandis que seul le Service Central et les responsables d’UB peuvent saisir sur PR 2. n Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 36
Elaboration budgétaire Saisie de budget FMBB: La transaction principale pour la saisie de budget est composé : De données d’en-tête : opération de budgétisation, exercice comptable, type de pièce, type de budget, version … De données de postes: adresse budgétaire à doter et montant de la saisie FMBB: Workbench de budgétisation, est appelé aussi atelier de budgétisation n La variante de mise en forme à choisir est ZSAP 04. Cette variante permet d’avoir en données de poste les 5 axes budgétaires et les montants Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 37
Elaboration budgétaire n La transaction « Génération de Budget » FMCYLOAD permet de « copier » des budgets en combinant différents éléments, selon des règles paramétrées par : n Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Transactions utilisées Type de pièce Type de budget Version Exercice comptable La transaction FMBOSTAT permet : d’ouvrir les périodes budgétaires de gérer les autorisations Cette transaction est restreinte en fonction des autorisations mises en place dans l’établissement Budget 38
Elaboration budgétaire FMBOSTAT Ouverture de période budgétaire Avant de pouvoir saisir du budget, il faut s’assurer qu’un type de budget est associé à une version et à un exercice comptable (période budgétaire ouverte). n Par exemple, pour saisir des prévisions budgétaires en version préparatoire PR 1 sur le budget primitif de l’année 2008, le statut « BP » doit être associé à la version PR 1 pour l’année 2008 n La transaction FMBOSTAT permet d’ouvrir une période budgétaire Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Cliquer sur puis saisir l’exercice comptable, la version de budget et le statut (type de budget) Budget 39
Elaboration budgétaire FMBB Saisie de budget Pour saisir du budget, il faut dans un premier temps saisir les données d’en-tête : Renseigner : § L’opération : saisie pour une saisie initiale § Le type de pièce : PREV pour prévision et DOTA pour dotation § Exercice : année du budget à voter (2008) Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n § Version : PR 1 pour la première version de travail § Période : TS pour toutes les périodes Les différentes combinaisons possibles sont présentées dans la documentation Annexe (Mémo transaction) Budget 40
Elaboration budgétaire FMBB Saisie de budget Puis dans un deuxième temps les saisies des lignes Renseigner : Il est possible : § Le centre financier : Centre de responsabilité, UB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) ou Etablissement hors SACD § De saisir autant de lignes souhaitées § Le compte budgétaire : nature de dépenses ou de recettes § Sur des comptes de dépenses et/ou de recettes § Le domaine fonctionnel : destination LOLF Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n § Le fonds : origine de financement § Le programme de financement : convention ou opération § Le montant de la prévision Budget 41
Elaboration budgétaire FMBB Saisie de budget L’opération : L’opération de budgétisation caractérise l'opération de base utilisée pour l'écriture des pièces de saisie de budget. Différentes opérations sont disponibles dans SIFAC : ü Saisie : Saisie de nouvelles données de budget ü Fonds supplémentaires : Ajustement positif ü Restitutions : Ajustement négatif § Le type de pièce : Le type de pièce permet de classer la pièce de saisie du budget. Il caractérise le document de la saisie du budget d’un point de vue métier, par exemple : Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et § ü DOTA : Dotation (Descendante) ü PREV : Prévision (Ascendante) ü RECT : Rectification (effectuée par le niveau 1 et 2) ü AMDT : Amendement Budget 42
Elaboration budgétaire Saisie de budget n Le type de budget : Le type de budget caractérise les grandes étapes de la mise en place des crédits, plusieurs types de budget peuvent être créés : Système d’Information Financier Analytique et ü Elaboration budgétaire ü Budget initial (BP), ü Budget Provisoire (PROV) ü Modifications budgétaires ü Décision(s) budgétaire(s) modificative(s), DM 1, DM 2, etc. ü Exécution budgétaire, pour les virements et les réajustements (EXEC) n La version : La version permet de gérer différentes versions d’un budget (versions préparatoires, version exécutoire) et permet d’historiser les travaux d’initialisation et de mise à disposition des crédits. ü 3 versions seront créées: Comptable Sifac FMBB § 2 versions préparatoires (PR 1 et PR 2) pour modéliser les votes intermédiaires • La première matérialise la délibération consistant à arrêter l’équilibre financier et les grandes catégorises de recettes et de dépenses du projet de budget de l’établissement • La seconde permet de valider les budgets attribués sur les chapitres des budgets propres intégrés (après vote par les conseils de composantes) et de 43 Budget
Elaboration budgétaire Alimentation de la version préparatoire La transaction FMCYLOAD offre la possibilité de copier le budget voté de l’année N-1 afin d’alimenter la version préparatoire PR 1 de l’année N. Plusieurs possibilités de copie sont offertes : Copier uniquement le Budget Primitif (BP) Copier le Budget Primitif et les Décisions Budgétaires Modificatives (BP + DBM) n Il est également possible de sélectionner certains critères pour la copie, avec notamment : Copier un certain pourcentage du budget N-1 : cette étape facultative et par peutexemple être utile à certains établissements. NBRestreindre la est copie à une UB Elle ne constitue pas une étape obligatoire de l’élaboration budgétaire Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n FMCYLOAD Budget 44
Elaboration budgétaire Alimentation de la version préparatoire Exemple de copie du budget voté en 2007 en version PR 1 de l’année 2008 pour une UB à l’aide de la transaction FMCYLOAD § Il faut saisir dans un premier temps les données correspondant au budget source : Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n FMCYLOAD § Périmètre financier Z 100, version 0 (budget voté), Année 2007, période 1 à 12 § Restriction sur les adresses budgétaire à copier : il est possible de filtrer, sur un élément en particulier de l’adresse (un compte par exemple), un intervalle, ou un groupe. Dans l’exemple, le budget de l’UB 901 va être copié Budget 45
Elaboration budgétaire § Il faut saisir dans un deuxième temps les données servant de base de calcul § Type de valeur : Budget (toujours) Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Alimentation de la version préparatoire FMCYLOAD § Le budget à copier : « tous les types de budget et opérations » permet de copier l’intégralité du budget (BP + DBM), mais il est aussi possible de restreindre au BP en ne choisissant que le type de budget BP dans « sélectionner combinaisons » ou aux DBM § Revalorisation : 100 % permet de copier 100% du montant pour les adresses sélectionnées Budget 46
Elaboration budgétaire FMCYLOAD Alimentation de la version préparatoire § La version cible : PR 1 § L’exercice comptable : 2008 § La période cible : 1 à 12 § Le type de budget cible : BP § Le type de pièce PREP (copie de n-1) § Les options de traitement : l’option de mode de mise à jour à retenir est la 1 : ajouter des données § Il est possible de lancer le traitement en mode test pour voir d’éventuels messages d’erreurs. La case doit être décochée pour que les données soient copiées Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Renseigner : Budget 47
Démonstration 2 Copie du Budget N-1 (sur une partie de structure avec prise en compte de critères de sélection) 15 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Démonstration 2 Budget 48
Exercice 3 Saisie du budget en version PR 1 15 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Exercice Budget 49
Elaboration budgétaire FMRP_RW_BUDGET Consultation des saisies La transaction FMRP_RW_BUDGET – « Etat de budget » permet d’avoir un récapitulatif des saisies budgétaires. n La première page récapitule les critères de sélection de l’état : Sélection de valeurs: Saisir le périmètre financier, la catégorie budgétaire (9 F), la version, et l’exercice comptable Sélection de valeurs : Pour chaque élément, il est possible de renseigner: Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n § Un groupe de valeur Ex : 901 cumul de l’UB 901 § Une valeur unique, un intervalle ou une liste de valeurs Ex: Valeur 901 Centre financier 901 Le groupe permet de voir les saisies pour tous les centres d’une UB ou tous les comptes d’un chapitre. Budget 50
Elaboration budgétaire FMRP_RW_BUDGET Consultation des saisies n Une fois les critères de sélection saisis l’édition apparaît Budget actuel Budget origine Restitutions + Fonds supp. § Le budget d’origine (2) correspond aux saisies budgétaires § Les restitutions et les fonds supplémentaires apparaissent dans les colonnes (3) et (4) § Le budget actuel (1) correspond au budget d’origine + ou - les fonds supplémentaires et les restitutions Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et = § Les sous totaux par centre financier apparaissent en jaune La ligne du haut (jaune foncé) représente la différence entre les recettes et les dépenses. Si aucun montant n’est inscrit dans celle-ci: le budget est équilibré au niveau établissement. Budget 51
Elaboration budgétaire FMRP_RW_BUDGET Consultation des saisies Il est possible de voir le détail des pièces de saisies en double cliquant sur un montant, et ainsi de revenir à la pièce d’origine. Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 52
Démonstration 3 Consultation des données saisies en version PR 1 10 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Démonstration Budget 53
Elaboration budgétaire FMBB Modification de saisie de budget Il est possible dans SIFAC de modifier une saisie de budget en créant une nouvelle pièce de modification. n Il est nécessaire de choisir l’opération « Restituer » pour diminuer le montant d’une prévision ou « Fonds supplémentaires » pour l’augmenter. Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n § L’opération (restitution ou fonds supplémentaires) détermine s’il s’agit d’une augmentation ou d’une diminution § Que ce soit une augmentation ou une diminution, le montant à saisir est toujours positif, c’est le système qui interprète le montant en fonction de l’opération. Budget 54
Exercice 4 Modification des données saisies en version PR 1 10 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Exercice Budget 55
Exercice 5 Consultation de la conséquence des modifications en version PR 1 10 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Exercice Budget 56
Elaboration budgétaire FMCYLOAD n Une fois les saisies et les modifications terminées sur la version PR 1, la transaction FMCYLOAD permet de copier les données de budget de la version PR 1 à la version PR 2. Cette étape s’effectue suite au premier vote du CA sur les grandes masses et l’équilibre budgétaire n Les critères de sélection pour les données sources sont : n n Version : PR 1 Exercice comptable : année du budget à voter Période 1 à 12 Les critères de sélection pour la base de calcul : Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Copie de budget PR 1 → PR 2 Type de valeur budget Tous les types de budget et opération 100 % Les critères de sélection pour les données cibles sont : Version : PR 2 Exercice comptable : année du budget à voter Période : 1 à 12 Copier type de budget Type de pièce : PREV Budget 57
Démonstration 4 Copie du budget PR 1 en budget PR 2 15 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Démonstration Budget 58
Elaboration budgétaire FMBB Saisie de budget Une fois la version PR 2 alimentée par copie de la version PR 1, il est possible de : Saisir de nouvelles prévisions et dotations (dans le cas de nouvelles subventions par exemple) Modifier les prévisions et les dotations suite au premier vote du CA. Pour cela il faudra utiliser le type de pièce RECT n Le principe est le même que pour la version 1 : Les mêmes types de pièce sont utilisés Les mêmes opérations : saisie, fonds supplémentaires, restitutions n Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n La différence se fait : Au niveau des acteurs qui font les saisies et les modifications (niveaux 1 et 2) La version à renseigner est la PR 2 Pour empêcher toute modification de la version PR 1, il faut enlever le statut BP pour la version PR 1 grâce à la transaction FMBOSTAT Budget 59
Elaboration budgétaire FMBOSTAT Saisie de budget Par la transaction FMBOSTAT, l’utilisateur habilité ouvre et ferme les périodes en fonction des étapes de budgétisation. n Le tableau ci-dessous reprend les combinaison à mettre en place en fonction de ces étapes Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 60
Exercice 6 Saisie du budget en version PR 2 15 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Exercice Budget 61
Démonstration 5 Consultation des saisies de la version PR 2 10 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Démonstration Budget 62
Elaboration budgétaire FMBB Projet de budget et amendements Une fois la version PR 2 finalisée, le projet de budget est présenté au Conseil d’Administration pour vote. n Il peut y avoir alors des amendements à saisir si le CA n’est pas entièrement d’accord avec le projet de budget. n La transaction FMBB Workbench de budgétisation permet de saisir des amendements (utiliser le type de pièce AMDT). Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 63
Démonstration 6 Saisie d'une pièce de type amendement 15 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Démonstration Budget 64
Démonstration 7 Consultation de l'amendement 10 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Démonstration Budget 65
Elaboration budgétaire FMCYLOAD Génération du budget voté Une fois tous les amendements saisis et le budget voté par le conseil d’administration, la transaction FMCYLOAD permet de générer le budget voté. n Les critères de sélection pour les données sources sont : Version : PR 2 Exercice comptable : année du budget à voter Période 1 à 12 n Les critères de sélection pour la base de calcul : Type de valeur budget Tous les types de budget et opération 100 % n Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Les critères de sélection pour les données cibles sont : Version : 0 Exercice comptable : année du budget à voter Période : 1 à 12 Copier type de budget Type de pièce : BINI (Budget initial voté) Budget 66
Démonstration 8 Mise en exécution du budget en copiant la version PR 2 en version 0 15 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Démonstration Budget 67
Elaboration budgétaire FMCYLOAD Budget provisoire Lorsque le budget de l’établissement n’est pas exécutoire au 1 er janvier, un budget provisoire permet d’effectuer temporairement des opérations de dépenses et de recettes. n Dans SIFAC, la mise en place du budget provisoire s’effectuera de la même manière que la mise en place du budget voté avec quelques différences : § Les crédits provisoires seront exécutables (version 0) et auront un type de budget particulier (type PROV) § La transaction « Génération de Budget » FMCYLOAD permet de générer automatiquement le budget provisoire à partir d’un pourcentage du budget voté (BP+DBM) de l’exercice précédent. § Le passage des crédits provisoires peut se faire selon certains critères : Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n – Pour certains centres financiers – Pour certaines natures – Avec un pourcentage à définir Budget 68
Elaboration budgétaire Budget provisoire Remplacement du budget provisoire par le budget voté : Une fois le budget voté, il remplace les crédits provisoires dans le système. Les lignes relatives aux crédits provisoires devront être annulées (contre passées). Saisie des dotations et des prévisions Non Mise en place des Crédits provisoires Budget voté ? Oui Exécution des crédits Vote du budget Mise en place du budget voté Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Mise en place du budget voté Version exécutoire Budget Annulation des crédits provisoires 69
Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Sommaire n Introduction n Adresse budgétaire n Elaboration budgétaire n Modifications budgétaires n Editions et Consultations n Contrôles budgétaires n Gestion des opérations et des conventions n Conclusion Budget 70
Modifications budgétaires Décisions budgétaires modificatives Les modifications budgétaires peuvent être : n 4. 5. 6. n Des Décisions Budgétaires Modificatives (DBM) ou (DM) Des virements ou des réajustements Les décisions budgétaires modificatives, au nombre limité de 10, suivront la même procédure que celle du budget primitif initial (BP) : 1. 2. 3. Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Saisie des dotations et des prévisions sur la version PR 1 Copie de la version PR 1 à la PR 2 Saisie de nouvelles dotations, prévisions, restitutions et fonds supplémentaires sur la version PR 2 Présentation du projet de DBM au CA et vote du CA Saisie éventuelle d’amendements sur la version PR 2 Copie de la version PR 2 à la version 0 Le type de budget particulier à chaque DBM et au BP permettra d’identifier les crédits votés au budget primitif de ceux votés en DBM Attention à la numérotation des DBM. Réglementairement: numérotation en ordre croissant et sans sauter de numéro. Le système ne contrôle pas la numérotation de celles-ci dans FMBOSTAT. Il s’agit d’un contrôle intellectuel par l’utilisateur habilité. Budget 71
Modifications budgétaires FMBOSTAT Décisions budgétaires modificatives Lorsqu’une Décision Budgétaire Modificative (DBM) est en cours, il est impossible d’effectuer des virements ou des réajustements. n Pour empêcher la saisie sur la version 0 dans SIFAC, il ne faut qu’aucun statut ne soit affecté à la version pour l’exercice concerné. De cette manière, aucune saisie ne sera possible sur la version 0, l’exécution budgétaire restant toujours possible n Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n La transaction FMBOSTAT permet de modifier l’affectation de statut à une version donnée Sélectionner la ligne à supprimer puis cliquer sur et sauvegarder Si un virement est saisi, il est impossible d’enregistrer, le message suivant apparaît : Budget 72
Modifications budgétaires Décisions budgétaires modificatives FMBOSTAT Par la transaction FMBOSTAT, L’utilisateur habilité ouvre et ferme les périodes en fonction de l’avancement des DBM n Le tableau ci-dessous reprend les combinaisons à mettre en place en fonction de cet avancement Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 73
Modifications budgétaires Décisions budgétaires modificatives Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n FMBB La transaction FMBB – Workbench de budgétisation est utilisée pour les saisies des Décisions Budgétaires Modificatives § La seule différence avec la saisie du budget primitif (BP) est le type de budget utilisé. § La capture d’écran montre une prévision budgétaire de dépenses pour la première DBM Budget 74
Modifications budgétaires Virements et réajustements Les virements et les réajustements correspondent à des mouvements : En dépenses et / ou en recettes Sur les axes de l’adresse budgétaire n Il peut s’agir : De virements inter UB De virements intra UB De réajustements Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 75
Modifications budgétaires Virements et réajustements Les règles de gestion mises en place dans SIFAC sont : Pour les virements : ü Interdire les virements entre l’établissement hors SACD et ses SACD ü Interdire les virements entre comptes budgétaires appartenant à des masses différentes ü Vérifier le disponible sur la ligne émettrice ü Interdire les virements depuis les comptes déclarés évaluatifs. ü Interdire d’augmenter un compte déclaré limitatif. Pour les réajustements Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n ü ü Interdire les transferts entre chapitres Vérifier le disponible sur la ligne émettrice Interdire les réajustement depuis les comptes déclarés évaluatifs. Interdire d’augmenter un compte déclaré limitatif. Budget 76
Modifications budgétaires n Les virements et les réajustements sont effectuées grâce à la transaction FMBB – Workbench de budgétisation. n Les données d’en-tête à saisir sont : L’opération « transfert » pour modéliser un mouvement budgétaire Les types de pièce : ü VIEX : Virements inter UB ü VIIN : Virements intra UB ü SAIC: Mouvements SAIC Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Virements et réajustements FMBB ü REAJ : Réajustements Le type de budget EXEC La version de budget 0 correspondant au budget réactualisé (budget initial + DBM; intègre les modifications budgétaires). Budget 77
Modifications budgétaires Lors d’un transfert, il faut saisir au minimum deux lignes : § Une ligne émettrice : celle qui « donne » les crédits Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Virements et réajustements FMBB § Une ligne destinataire : celle qui « reçoit » les crédits Le montant total des lignes émettrices et des lignes destinataires est rappelé en haut de l’écran. Ces deux totaux doivent être égaux pour pouvoir enregistrer la pièce Budget 78
Modifications budgétaires FMBB Virements et réajustements Il est possible d’effectuer des virements et réajustements sur l’ensemble des axes budgétaires (centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds et programme de financement) tout en respectant les règles de gestion Pour plus de lisibilité, il est possible de fractionner l’écran des postes pour séparer les lignes émettrices et les lignes destinataires. Pour changer le mode d’affichage des lignes, il faut cliquer sur : § § ou Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 79
Modifications budgétaires Virements et réajustements Virement inter UB (VIEX): entre CF appartenant à des UB différentes (ou « niveaux de gestion » différents pour les Etablissements passés aux RCE) Virement de compte budgétaire à l’intérieur d’une même masse Virement de chapitre à l’intérieur d’une même masse n Virement intra UB (VIIN): entre CF appartenant à la même UB (ou au même « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) Virement de compte budgétaire à l’intérieur d’une même masse Virement de chapitre à l’intérieur d’une même masse n Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n FMBB Réajustements: entre CF appartenant à la même UB (ou au même « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) § Pour un virement, il est nécessaire de créer une pièce par masse utilisée Virement de compte budgétaire à 1 compte budgétaire 1 pour à l’intérieur d’un même (1 pour le fonctionnement, pour le personnel, l’investissement) chapitre § Pour un réajustement, il est nécessaire de créer une pièce par chapitre utilisé Budget 80
Exercice 7 Virement entres comptes budgétaires de plusieurs adresses 15 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Exercice Budget 81
Démonstration 9: Fermeture de la version 0 5 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Démonstration Budget 82
Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Sommaire n Introduction n Adresse budgétaire n Elaboration budgétaire n Modifications budgétaires n Editions et Consultations n Contrôles budgétaires n Gestion des opérations et des conventions n Conclusion Budget 83
Editions et Consultations Quatre états de gestion pour l’élaboration budgétaire : FMRP_RW_BUDGET synthèse de budget FMKFR 01 et la variante ELAB_BUDG permet d’avoir une vue croisée nature/gestion FMRP_RW_BUDVER permet de comparer deux versions d’un même exercice (Exemple: PR 1 & PR 2) FMEDDW permet d’avoir une liste des pièces de saisies budgétaires (dotation, prévision, amendement, virements …) n Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Des états règlementaires, générés par la transaction ZSIFACFMTR_BUDGET Budget 84
Editions et Consultations Etat de budget FMRP_RW_BUDGET La transaction FMRP_RW_BUDGET permet d’afficher de manière détaillée ou de manière consolidée la synthèse du budget. n Il est possible de saisir un groupe de centres financiers d’une UB (ou « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) pour voir l’ensemble des saisies effectuées sur ce groupe. Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Budget 85
Editions et Consultations Etat de budget n Il est possible d’exporter sous Excel l’édition affichée à l’écran § Cliquer sur le menu « Options » puis Options Système d’Information Financier Analytique et § Sélectionner « Microsoft Office » dans Intégration office § L’état apparaît alors dans Microsoft Excel Comptable Sifac FMRP_RW_BUDGET Budget 86
Editions et Consultations Analyse selon ratio Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n FMKFR 01 La transaction FMKFR 01 « Analyse selon ratios » permet d’avoir une vue croisée nature gestion 1. Cliquer sur 2. Sélectionner la variante ELAB_BUDG pour avoir la liste des ratios automatiquement 3. Il est possible de restreindre l’affichage par une combinaison d’axe budgétaire pour visualiser les variantes Budget 87
Editions et Consultations Analyse selon ratio L’édition comporte cinq colonnes aux maximum. Ici sont affichés le budget total, les saisies initiales, les fonds supplémentaires, les restitutions et les transferts § Les sous-totaux apparaissent en jaune. Il est possible de choisir les axes sur lesquels on souhaite avoir un sous total en sélectionnant la colonne et en cliquant sur Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n FMKFR 01 § § Permet de trier par ordre croissant ou décroissant les colonnes des axes budgétaires Permet de filtrer certaines valeurs § Il est possible d’enregistrer la mise en forme grâce aux boutons § Il est possible d’avoir le détail des pièces de saisies en double cliquant sur un montant Budget 88
Editions et Consultations Analyse selon ratio Il est à disposition dans le mode opératoire de la transaction FMKFR 01, la marche à suivre pour re créer les 2 variantes d’affichages suivantes: Variante d’Affichage: BUDGET - CUMUL / NATURE Variante d’Affichage: BUDGET - CUMUL / GESTION Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n FMKFR 01 Budget 89
Editions et Consultations Comparaison de versions La transaction FMRP_RW_BUDVER permet de comparer deux versions de budget. § Sélectionner les deux versions à comparer § Il est possible de restreindre l’affichage en saisissant des critères sur les axes de l’adresse budgétaire ou le type de budget § Cet état permet notamment de comparer juste après la génération du budget voté que la version 0 et la version PR 2 sont bien identiques (Validation Agent Comptable) Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n FMRP_RW_BUDVER § Cet état justifie que le budget voté par le CA a correctement été chargé. Budget 90
Editions et Consultations FMEDDW Liste des pièces budgétaires La transaction FMEDDW permet d’afficher les pièces saisies lors de l’élaboration et la modification budgétaires. Cela permet notamment d’éditer la liste des amendements ou des virements. n. Les critères de sélection peuvent se faire sur L’exercice comptable, La version, Le type de pièce, Les axes budgétaires, L’utilisateur qui a saisi, … Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n Il est possible de faire des totaux, sous totaux, filtres et d’exporter dans Excel Budget 91
Editions et Consultations Etats règlementaires La transaction ZSIFACFMTR_BUDGET permet de générer les différents états règlementaires : Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n ZSIFACFMTR_BUDGET Budget 92
Editions et Consultations Etats règlementaires Exemple : Remontée au ministère (budget selon destinations LOLF) § Sélection obligatoire du centre financier « père » (tous les fils de ce centre sélectionné sont automatiquement pris en compte) Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n ZSIFACFMTR_BUDGET Budget 93
Editions et Consultations Etats règlementaires L’Etat suivant s’affiche, directement éditable : Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n ZSIFACFMTR_BUDGET Budget 94
Démonstration 10: Consultations des états de gestion 15 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Démonstration Budget 95
ZSIFACFMTR_BUDGET Exercice (non présent dans le cahier) Consultation des éditions règlementaires 15 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Exercice Budget 96
Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Sommaire n Introduction n Adresse budgétaire n Elaboration budgétaire n Modifications budgétaires n Editions et Consultations n Contrôles budgétaires n Gestion des opérations et des conventions n Conclusion Budget 97
Contrôles budgétaires n Les contrôles budgétaires permettent de vérifier le disponible budgétaire lors des transactions d’exécution : engagement financier, commande d’achat, facture etc. n Lorsque le budget est presque épuisé (plus de 90% du budget consommé), un message d’avertissement apparaît. (Seuil fixe non paramétrable) Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Généralités n Lorsque le budget est épuisé (100% du budget consommé), un message d’erreur bloquant apparaît Budget 98
Contrôles budgétaires Contrôles règlementaires Étanchéité des trois masses La masse de fonctionnement, celle de personnel et celle d’investissement sont étanches entre elles : une dépense de fonctionnement ne pourra pas utiliser le budget alloué au personnel au sein de l’établissement n Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA pour les établissements non passés aux RCE Rappel : Les dépenses sur crédits limitatifs ne peuvent être engagées et ordonnancées que dans la limite des crédits ouverts. Contrôle du disponible sur l’UB et le chapitre pour les établissements non passés aux RCE n Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc. ) n Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n n Les dépenses auxquelles s'appliquent les crédits évaluatifs s'imputent donc au besoin au-delà de la dotation inscrite aux chapitres budgétaires qui les concernent. Les chiffres inscrits au budget ne sont qu'une indication qui peut être dépassée sans autorisation préalable du législateur. Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées Etanchéité des crédits alloués à la convention RA Budget 99
Contrôles budgétaires n Pour les établissements aux compétences élargies, le contrôle UB/Chapitre disparait, au profit d’un contrôle Etablissement/Masse n Auparavant, lorsque l’intégralité des crédits budgétés au chapitre 61 étaient engagés, et même si des crédits étaient encore disponibles au chapitre 60, un virement budgétaire était nécessaire pour engager des dépenses sur un compte faisant partie du chapitre 61. n Désormais, l’ensemble des crédits d’une masse peut être utilisé sans distinction de chapitre, dans l’ensemble de l’établissement n Conséquences Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Etablissements RCE Chute de la volumétrie des virements chapitre Budget 100
Contrôles budgétaires Contrôles optionnels et contrôles spécifiques aux SAIC Contrôles optionnels internes : Contrôle sur l’enveloppe allouée au CR ü Les crédits alloués au centre financier de niveau 3 ou 4 ne sont pas utilisables par les autres centres financiers Etanchéité de l’enveloppe du CR au sein d’une même masse ü Idem que précédent + Les crédits alloués à la masse de fonctionnement au centre financier de niveau 3 ou 4 ne sont pas utilisables en masse de personnel sur ce même centre financier Contrôles du disponible sur le programme de financement qui matérialise l’enveloppe de crédits du projet pour les conventions et les opérations. ü Il est possible de rendre les conventions non-RA aussi étanches que les RA n Contrôles optionnels internes pour les établissements passés aux RCE : Contrôle sur l’enveloppe agrégée au niveau 2 (prenant en compte le centre de niveau 2 et tous ses fils) ü Les crédits alloués peuvent être contrôlés par enveloppe, masse ou chapitre Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n n Contrôles spécifiques au sein du SAIC : Budget évaluatif SAIC Tout mouvement budgétaire à l’intérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter l’équilibre fonds de roulement Budget 101
Contrôles budgétaires Contrôles spécifiques aux conventions Ressource Affectée Convention Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Typologie e. OTP Opération sans contrat Type du PFI Description Contrôles sur la convention (ou l'opération) dans la limite du budget du Centre Financier support Contrôles sur l'Unité Budgétaire RAEN Convention RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RAMA Convention RA avec contrôle sur les masses de la convention l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif RACH Convention RA avec contrôle sur les chapitres de la convention l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CONTRÔLE UB / CHAPITRE RACO Convention RA avec contrôle sur les comptes de la convention l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVEN Convention non RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVMA Convention non RA avec contrôle sur les masses de la convention l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVCH Convention non RA avec contrôle sur les chapitres de la convention l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVCO Convention non RA avec contrôle sur les comptes de la convention l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVSU Convention non RA sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent OPEN Opération pluriannuelle avec contrôle sur l'enveloppe de l'opération l'enveloppe de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPMA Opération pluriannuelle avec contrôle sur les masses de l'opération l'enveloppe par masses de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPCH Opération pluriannuelle avec contrôle sur les chapitres de l'opération l'enveloppe par chapitre de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif Opération pluriannuelle avec contrôle sur les comptes de l'opération l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CONTRÔLE UB / CHAPITRE OPCO OPSU Opération pluriannuelle sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif CONTRÔLE UB / CHAPITRE Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent Sifac - Séminaire métier novembre 2007 Budget 102
Contrôles budgétaires Modélisation dans SIFAC (1/2) Pour activer le contrôle optionnel sur l’enveloppe du centre financier de niveau CR, il faut saisir le champ « Niveau de contrôle des disponibilités » dans la fiche du centre financier : « E » pour un contrôle sur l’enveloppe globale du centre financier « M » pour un contrôle sur l’enveloppe par masse du centre financier n Pour activer le contrôle optionnel sur l’enveloppe agrégée du centre financier de niveau 2 pour les Etablissements passés aux RCE, il faut saisir le champ « Nature de contrôle des disponibilités » dans la fiche du centre financier : « E » pour un contrôle sur l’enveloppe globale du centre financier de niveau 2 et de tous ses fils « M » pour un contrôle sur l’enveloppe par masse du centre financier de niveau 2 et de tous ses fils « C » pour un contrôle sur l’enveloppe par chapitre du centre financier de niveau 2 et de tous ses fils Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n n Pour spécifier un compte comme article limitatif ou bien évaluatif, il faut saisir le champ « Type de contrôle des disponibilités » dans la fiche du compte budgétaire : « E » pour un compte évaluatif Budget « A » pour un compte déclaré limitatif par le CA 103
Contrôles budgétaires Modélisation dans SIFAC (2/2) L’activation du contrôle optionnel sur l’enveloppe d’une convention simple ou d’une opération, se fait au cas par cas : C’est le type de programme de financement, déterminé au moment de sa création, qui déterminent les contrôles à appliquer sur ce PFI Ainsi, il est possible d’étanchéifier les conventions simples de certaines composantes, qui demandent un suivi plus strict, et de laisser libres celles d’autres composantes Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n n Le contrôle d’étanchéité n’est pas optionnel pour les conventions à ressources affectées Budget 104
Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Sommaire n Introduction n Adresse budgétaire n Elaboration budgétaire n Modifications budgétaires n Editions et Consultations n Contrôles budgétaires n Gestion des opérations et des conventions n Conclusion Budget 105
Gestion des opérations et des conventions n Il ne sera vu dans cette formation que la modélisation budgétaire (saisie de budget) des opérations et des conventions. La partie création et exécution est traitée dans la formation « conventions » . n Les opérations et les conventions : Sont modélisées dans SIFAC par un programme de financement ; L’élément d’OTP est l’axe à partir duquel est dérivé le programme de financement. Le budget est doté au niveau du programme de financement et exécuté au niveau de l’élément d’OTP qui lui est associé. Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Généralités Budget 106
Gestion des opérations et des conventions Création du programme de financement La transaction FMMEASURE « traiter programme de financement » permet de créer des programmes de financement § Le code du programme de financement est libre sur 8 caractères. § Le type de programme de financement est renseigné dans les données de base § Les désignations : Une désignation courte (disponible dans les vues de recherche) et une désignation longue § Les dates de début et de fin de validité Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n FMMEASURE Budget 107
Gestion des opérations et des conventions Contrôles réalisés Ressource Affectée Convention Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Typologie e. OTP Opération sans contrat Type du PFI Description Contrôles sur la convention (ou l'opération) dans la limite du budget du Centre Financier support Contrôles sur l'Unité Budgétaire RAEN Convention RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RAMA Convention RA avec contrôle sur les masses de la convention l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RACH Convention RA avec contrôle sur les chapitres de la convention l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RACO Convention RA avec contrôle sur les comptes de la convention l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVEN Convention non RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVMA Convention non RA avec contrôle sur les masses de la convention l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVCH Convention non RA avec contrôle sur les chapitres de la convention l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVCO Convention non RA avec contrôle sur les comptes de la convention l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CVSU Convention non RA sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent OPEN Opération pluriannuelle avec contrôle sur l'enveloppe de l'opération l'enveloppe de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPMA Opération pluriannuelle avec contrôle sur les masses de l'opération l'enveloppe par masses de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPCH Opération pluriannuelle avec contrôle sur les chapitres de l'opération l'enveloppe par chapitre de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif Opération pluriannuelle avec contrôle sur les comptes de l'opération l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée CONTRÔLE UB / CHAPITRE OPCO OPSU Opération pluriannuelle sans contrôle Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre restrictif par rapport à ceux du CF financier support s'appliquent support Sifac - Séminaire métier novembre 2007 Budget le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif CONTRÔLE UB / CHAPITRE 108
Gestion des opérations et des conventions Principes de budgétisation Les conventions et les opérations peuvent être budgétisées de différentes façons suivant le type de la convention ou de l’opération : Soit par saisie lors de l’élaboration budgétaire (Toutes les conventions et les opérations) Soit par saisie directe sans nécessité de vote (Conventions RA uniquement) Soit par virement si le montant à allouer a été prévu lors du vote précédent mais que la convention ou l’opération n’a pas encore été codifiée (Toutes les conventions et les opérations) Les conventions et les opérations peuvent être budgétées soit par virement intra, inter ou réajustement si les crédits ont été prévus lors des votes précédents n Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n FMBB La transaction FMBB « Workbench de budgétisation » permet de saisir le budget pour les conventions sur l’élément « programme de financement » , un des cinq axes de l’adresse budgétaire. Budget 109
Gestion des opérations et des conventions Budgétisation au cours de l’élaboration budgétaire (ou DBM) Les conventions et les opérations peuvent être budgétées lors de l’élaboration budgétaire dans une version préparatoire : Données d’en-tête Opération : Saisie Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité) Type de pièce : CONV Exercice : année du vote Type de budget : Vote correspondant DM 1 Version : Version préparatoire PR 1 Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n FMBB Données de postes Faire autant de lignes que d’adresses budgétaires à renseigner. Budget 110
Gestion des opérations et des conventions Budgétisation en cours d’exercice (Conventions RA uniquement) Les conventions RA peuvent être budgétées en cours d’exercice sans passer par le vote du CA. Elles sont saisies directement en version 0 exécutoire. Données d’en-tête Opération : Saisie Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité) Type de pièce : CVRA Exercice : année en cours Type de budget : EXEC (ne référence pas de vote) Version : 0 (exécutoire) Données de postes Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n FMBB Faire autant de lignes que d’adresses budgétaires à renseigner. Lors de la budgétisation de la convention RA, un contrôle est effectué sur l’équilibre recette/dépense. Budget 111
Exercice 8: Dotation de convention RA 15 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Exercice Budget 112
Gestion des opérations et des conventions Budgétisation par virements de crédits Les conventions et les opérations peuvent être budgétées soit par virement intra (VIIN), virement inter (VIEX) ou réajustement (REAJ) si les crédits ont été prévus lors des votes précédents. Données d’en-tête Opération : Transfert Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité) Type de pièce : VIIN (virement intra UB) Exercice : année en cours Type de budget : EXEC (ne référence pas de vote) Version : 0 (exécutoire) Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et n FMBB Données de postes Ligne émettrice (-) avec le programme de financement NA Ligne destinataire avec le programme de financement de la convention à budgéter Budget 113
Démonstration 11: Dotation d'une convention simple par virement 15 min Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Démonstration Budget 114
Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Sommaire n Introduction n Adresse budgétaire n Elaboration budgétaire n Modifications budgétaires n Editions et Consultations n Contrôles budgétaires n Gestion des opérations et des conventions n Conclusion Budget 115
Conclusion n Toutes les saisies budgétaires (prévisions, dotations, amendements, virements, réajustements) se font dans la même transaction : le Workbench de budgétisation n Il est possible de remonter jusqu’à la pièce de saisie à partir des états : traçabilité n Les votes sont modélisés dans le système par la copie en masse des saisies budgétaires d’une version à une autre Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Conseils aux formateurs Budget 116
Conclusion Glossaire n Centre financier : axe budgétaire modélisant la structure de l’Etablissement : Unité budgétaire, SAIC, Centre de responsabilité … Système d’Information Financier Analytique et Compte budgétaire : axe budgétaire modélisant les natures de dépenses et de recettes Domaine Fonctionnel : axe budgétaire modélisant les destinations LOLF de dépenses et les destinations de recettes en comptabilité budgétaire et les activités en comptabilité analytique Fonds : axe budgétaire modélisant les origines de financement issues de la liste SIREDO Comptable Sifac Rappel des termes vus : Programme de financement : axe budgétaire modélisant les opérations et les conventions en comptabilité budgétaire Type de budget : étape budgétaire (Budget Primitif, Décision Budgétaire Modificatives etc) Budget 117
Annexes n Mémo des transactions SIFAC n n Document SIFAC_FOR_MEMO_TRANSACTIONS (xls) Manuel utilisateur FMBOSTAT Comptable Sifac Système d’Information Financier Analytique et Mémo à détacher et imprimer pour les stagiaires: Document SIFAC_MUT_BUD_OUVERTURE_PERIODE_BUDGET (doc) Manuel utilisateur FMAVCR 01 et FMKFR 01 Document SIFAC_MUT_BUD_DISPOS_BUDGETAIRES (ppt) Budget 118
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