Compras y abastecimiento Procedimiento de compras Requisicin o

Compras y abastecimiento Procedimiento de compras

Requisición o solicitud de materiales De acuerdo a Cruz (2007), todo proceso de compras comienza con una solicitud. En la práctica, la solicitud o requisición es un documento interno en el cual se asientan los requerimientos. Generalmente se canaliza a través del Departamento de Almacén.

Requisición o solicitud de materiales Es necesario que ésta sea clara y lo más precisa y detallada posible para evitar confusiones al momento de solicitar cotizaciones. Una requisición debe especificar: • Número (consecutivo) • Fecha en que se formula • Partida (Número de partida presupuestal) • Cantidad requerida • Unidad de medida (pieza, cajas, metros, litros, kilogramos, galones u otras) • Descripción clara, precisa y detallada del material solicitado (marca, modelo, número de serie, clave, etc. )

Requisición o solicitud de materiales Observaciones, en caso de ser necesarias Nombre de la persona que solicita el material Visto bueno del gerente, comité o director general Nombre y firma de quien recibe la requisición en el departamento de compras, así como la fecha y notas, de ser el caso • Indicación del almacén para conocer el máximo, mínimo o existencia real de los materiales solicitados • Nombre del departamento que hace la requisición • •

Localización de fuentes proveedoras Al recibir una requisición el departamento de compras la registra, clasifica y turna a los compradores para que ellos busquen al proveedor adecuado. Generalmente primero buscamos en el registro de proveedores de la empresa, o podemos consultar catálogos, revistas especializadas, folletos o algún otro medio (como cámaras, asociaciones, Internet, etc. ) donde estén inscritos mayoristas, distribuidores y fabricantes.

Proveedores Algunos de los aspectos que debemos tener en cuenta a la hora de seleccionar un proveedor son: Capacidad financiera Capacidad técnica Capacidad de producción

Solicitud de cotización Es recomendable que toda solicitud tenga: v Nombre del proveedor, RFC y domicilio v Número de la solicitud y fecha v Partida v Cantidad v Unidad de medida (pieza, caja, metros, litros, etc. ) v Descripción detallada de los materiales por cotizar (marca, modelo, clave, número de serie, etc. ) v Precio unitario y precio total v Lugar de entrega de los materiales

Solicitud de cotización v Condiciones de pago (CE, COD, 30, 60, 90 días, u otro) v Fecha, nombre y firma de quien solicita la cotización (cuando es por vía telefónica) v Condiciones de entrega (tiempo, disponibilidad, forma y lugar para la entrega de los materiales solicitados) v Nombre y firma de quién solicita la cotización v Observaciones

Cotización Es el documento en el cual el proveedor asienta la siguiente información Ø Número y fecha Ø Precio unitario y total Ø Condiciones de entrega Ø Disponibilidad de los materiales Ø Condiciones de pago Ø Calidad Ø Garantía Ø Servicios de posventa Ø Nombre y firma de quien envía la cotización

Tabla comparativa de cotizaciones A fin de tomar la mejor decisión de compra, es recomendable elaborar una tabla comparativa con las diferentes cotizaciones que se hayan obtenido.

Negociación Es la parte más importante del proceso de compra. En ella debe buscarse un beneficio mutuo, para lo cual es necesario que se considere al proveedor como un socio con quien se desea entablar una relación de largo plazo. Es necesario establecer acuerdos y, con el tiempo, darle seguimiento a la relación comercial a fin de verificar el cumplimiento de lo pactado.

Orden de compra Es un documento formal que tácticamente se convierte en un contrato de compra-venta al ser aceptado y firmado de conformidad, con lo cual se generan derechos y obligaciones para ambas partes. Mediante este documento el comprador le indica al proveedor que necesita y en él se plasman los compromisos del proveedor.

Orden de compra En algunos casos, puede incluir información que sirva de base a la orden de compra (como el diseño); mencionar sanciones en caso de incumplimiento; condiciones para aceptar mermas, pérdidas o deterioros; garantía o instrucciones para el proveedor (por ejemplo, comunicar cualquier retraso en el surtido de la orden de compra). En el caso de compras de valor considerable, es conveniente que se realicen con el apoyo del área legal de la empresa.

Pedido Es un documento informal. Muchas veces se levanta por teléfono y por ello no hay implicaciones generalmente para el proveedor por algún incumplimiento. No obstante, es indispensable que la empresa lleve un adecuado control de este tipo de pedidos para evitar problemas contables.

Seguimiento de las ordenes de compra El departamento de compras es el encargado de verificar que el proveedor cumpla con las condiciones de entrega pactadas, para lo cual es común hacerlo mediante hojas de control que deban registrar: ü Que el pedido haya sido enviado ü Que la entrega se haya hecho dentro del plazo pactado ü Consignar si existen problemas para su entrega, etc.

Recepción y comprobación de materiales Generalmente las áreas de almacén o tráfico llevan a cabo esta tarea. Consiste en cotejar el contenido de la orden de compra o pedido y el contrato de transporte (guía, talón de embarque). En caso necesario, deben hacer las reclamaciones correspondientes y notificar al departamento de compras y al de contabilidad.

Acuse de recibo Cuando el almacén recibe los insumos solicitados de acuerdo con las condiciones pactadas con el proveedor, emite este documento, que es presentado por el proveedor al momento de requerir el pago correspondiente.

Revisión de documentos y pago de facturas La revisión de documentos y el pago de facturas son actividades que le corresponden al departamento de contabilidad (área de cuentas por pagar). Éste recibe todos los documentos inherentes a las compras para su revisión y programación de los pagos a los proveedores. Sin embargo, al ser esta la última etapa del proceso de compras, dicho departamento debe participar en el cierre y vigilancia.

Bibliografía Cruz, L. (2007). Compras. Un enfoque estratégico. México: Mc Graw Hill.