Compras y abastecimiento Organizacin del departamento de compras

Compras y abastecimiento Organización del departamento de compras

Organización Entendemos por organización la entidad social donde varias personas interactúan con el propósito de alcanzar objetivos específicos.

Estructura organizacional De acuerdo con Mintzberg (citado en Cruz, 2007), la estructura organizacional es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y su posterior coordinación. Tiene como elementos fundamentales La especialización de actividades La estandarización La coordinación El tamaño

Estructura En función de la estructura de la empresa, ésta decidirá cómo funcionará su Departamento de compras, a saber: su estructura y sistema de operación.

Ejemplo de la organización interna de un departamento de compras Jefe de compras Subjefe de compras Comprador de máquinas Comprador de pinturas Comprador de artículos de oficina e impresos Empleado archivo, correspondencia, seguimiento Comprador de sucursal “A”

Organización del departamento de compras Para alcanzar los objetivos el trabajo debe ser coordinado Organización Han de ser congruentes con los objetivos de la empresa Funcionalidad Objetivos Para organizar el departamento de compras se deben tomar en consideración: Centralizado, descentralizado o mixto

Sistema de compras Existen tres tipos de sistemas de compras: el centralizado, el descentralizado y el mixto. El sistema centralizado concentra la autoridad en un departamento o en las oficinas centrales

Sistema centralizado Ventajas: ü Mayor control sobre el volumen de compras ü Facilidad en el control de las piezas compradas así como seguridad en su calidad ü Mayores descuentos en grandes volúmenes de compras ü Menos personal de compras ü Procedimientos uniformes y mejor control sobre ellos

Sistema centralizado ü Mejor control de inventarios con la consecuente disminución de inversiones ü Evita la duplicidad de funciones ü Aclaración de los problemas generales en un sola entrevista con el comprador ü Reducción considerable del papeleo

Sistema centralizado Desventajas: § En situaciones urgentes no siempre pueden atenderse rápidamente los requerimientos § La pérdida de personal valioso repercute más en este sistema que en el descentralizado § El personal que está lejos del punto donde van a utilizarse los artículos es ajeno a los problemas regionales

Sistema centralizado § El personal de compras tiene mas trabajo § Lentitud al trasladar materiales del almacén general a otras sucursales § Mermas o faltantes en las transferencias de materiales de almacén general a otras sucursales § Gastos adicionales por maniobras de carga, descarga, etcétera. .

Sistema descentralizado En el Sistema descentralizado existen varios grupos independientes de compras que reportan a sus jefes de plantas o sucursales. Ventajas: o En situaciones urgentes pueden realizarse compras rápidas. o Forma personal más experimentado y especializado o Es posible mantener la responsabilidad y autoridad más cerca de los problemas y permite mayor flexibilidad

Sistema descentralizado Desventajas: • La empresa tiene menos control sobre las compras regionales • No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales ni de las piezas compradas • Los descuentos son menores

• Se utiliza más personal de compras • No se pueden resolver problemas de servicio en una sola entrevista • En ocasiones un comprador regional no quiere entregar o transferir materiales que escasean, por temor a que pueda necesitarlos

Sistema mixto La mayoría de las empresas empiezan con un sistema centralizado y conforme van creciendo, cambian a un sistemas descentralizado o mixto. El sistema mixto opera en empresas grandes y con varias sucursales, donde por su giro realizan sus compras de manera descentralizada, ya que esto no afecta ni su calidad, ni su precio, ni sus condiciones de pago; además favorece la continuidad, los volúmenes y las condiciones de entrega.

Bibliografía Cruz, L. (2007). Compras. Un enfoque estratégico. México: Mc Graw Hill.