COMPRA DE PASAJES AEREOS Marco Normativo Decreto N

COMPRA DE PASAJES AEREOS Marco Normativo -Decreto Nº 1. 191/12 P. E. N. (B. O. 19/07/12) -Decisión Administrativa Nº 244/13 (B. O. 21/05/13) Procedimiento Interno -Convenio Optar-Unicen (firma 31/01/14) -Instructivo Amadeus E-Travel -Usuarios x Dependencia / Claves / Contactos -Circuito Administrativo

DECRETO Nº 1. 191/12 Artículo 1° — Las jurisdicciones y entidades del S. P. N. comprendidas en el artículo 8° de la Ley Nº 24. 156 deberán contratar con AEROLINEAS ARGENTINAS S. A. y AUSTRAL LINEAS AEREAS CIELOS DEL SUR S. A. los pasajes que requieran para el traslado por vía aérea, tanto dentro como fuera del país, de: -Funcionarios, -Asesores -Empleados contratados bajo cualquier modalidad, -Terceros cuyos traslados financiaran.

DECRETO Nº 1. 191/12 OBSERVACIONES: AEROLINEAS ARGENTINAS S. A. Y AUSTRAL LINEAS AEREAS CIELOS DEL SUR S. A. son ORGANIZACIONES EMPRESARIALES regidas por el DERECHO PRIVADO en las que el ESTADO NACIONAL tiene PARTICIPACION MAYORITARIA

DECRETO Nº 1. 191/12 Art. 2° — Las jurisdicciones y entidades alcanzadas por la presente PODRAN APARTARSE de lo dispuesto en el artículo anterior, únicamente por decisión fundada de su máxima autoridad, CUANDO LAS EMPRESAS ANTEDICHAS NO COMERCIALICEN 1 - VUELOS DIRECTOS (obs. es punto a punto sin escalas ) 2 - VUELOS INDIRECTOS (obs. es punto a punto con escalas y con la misma aerolínea) por medio de conexiones inmediatas con un desvío razonable 3 - CAREZCAN DE DISPONIBILIDAD PARA LA FECHA SOLICITADA

DECRETO Nº 1. 191/12 Art. 3° — Las jurisdicciones y entidades del Sector Público Nacional deberán utilizar los servicios de OPTAR SOCIEDAD ANONIMA para la compra de pasajes que requieran para el traslado por vía aérea, tanto dentro como fuera del país, de sus funcionarios, empleados o asesores contratados bajo cualquier modalidad, o de terceros cuyos traslados financiaran, …

DECRETO Nº 1. 191/12 Contratar vía OPTAR con : AEROLINEAS ARGENTINAS S. A. • AUSTRAL LINEAS AEREAS CIELOS DEL SUR S. A. • LADE • • Excepción a la Aerolínea de bandera, es contratar vía OPTAR, de acuerdo a lo dispuesto por el artículo 4° del Decreto 280/95 P. E. N. (B. O. 28/02/95)

DECISION ADMINISTRATIVA Nº 244/13 – 21/5/13 (Jefatura de Gabinete de Ministros) Artículo 1° — La utilización de los servicios de OPTAR SOCIEDAD ANONIMA por parte de las jurisdicciones y entidades del SPN comprendidas en el artículo 8° de la Ley Nº 24. 156 y sus modificatorias para la compra de pasajes en los términos del Decreto Nº 1191/12, se realizará de acuerdo al CRONOGRAMA que como ANEXO I forma parte de la presente.

DECISION ADMINISTRATIVA Nº 244/13 – Anexo I

DA Nº 244/13 (J. G. M. ) Art. 3° — Las jurisdicciones y entidades del S. P. N. comprendidas en el artículo 8° de la Ley Nº 24. 156 deberán cumplir con lo establecido en el Decreto Nº 1191/12 aún en aquellos casos en que no se encuentren obligadas a utilizar los servicios de OPTAR SOCIEDAD ANONIMA, conforme el cronograma que como Anexo I forma parte de la presente. Para apartase de lo dispuesto en el artículo 1° del Decreto Nº 1191/12, en los términos del artículo 2° del citado cuerpo normativo, y a efectos de determinar en qué casos las necesidades de transporte de personas no pudieran ser cubiertas por AEROLINEAS ARGENTINAS SOCIEDAD ANONIMA, AUSTRAL LINEAS AEREAS CIELOS DEL SUR SOCIEDAD ANONIMA, o LINEAS AEREAS DEL ESTADO, deberá estarse a los términos establecidos en el artículo 5° de la presente decisión administrativa.

DA Nº 244/13 (J. G. M. ) Art. 5° — Se entenderá que las necesidades de transporte de personas no pueden ser cubiertas por AEROLINEAS ARGENTINAS S. A. , AUSTRAL LINEAS AEREAS CIELOS DEL SUR S. A. , o LADE, en los términos del 3º párrafo del art. 2° del Dec. Nº 1191/12, cuando: a) para llegar a destino se requiera de una conexión entre un vuelo de A. A. , AUSTRAL o LADE y otra aerolínea y el tiempo de espera en la conexión fuera menor a TRES (3) horas o mayor a SEIS (6) horas.

DA Nº 244/13 (J. G. M. ) b) el destino requiriera una conexión entre un vuelo de A. A. , AUSTRAL o LADE y otra aerolínea y el tramo de esta última sea el de mayor extensión, siempre que el valor total del pasaje supere el VEINTE POR CIENTO (20%) del valor del vuelo punto a punto por una tercera empresa.

DA Nº 244/13 (J. G. M. ) c) para llegar a destino deba agregarse una escala adicional por A. A. , AUSTRAL o LADE si el pasaje que se requiere ya tiene una escala por otra aerolínea. Opción 1: Bs. As. - Lima (AA) + Lima – Panamá (Copa) + Panamá - Costa Rica (Copa) Opción 2: Bs. As. - Panamá (Copa) + Panamá - Costa Rica (Copa)

CONVENIO OPTARUNICEN OPTAR. COM Capacitará al personal que le indique DESIGNACION DE PERSONAL el “ORGANISMO” UNICEN Y CAPACITACION ORGANISMO - UNICEN Designará las personas que tendrán a su cargo la tramitación de las reservas y confirmar emisiones así como los pagos de los pasajes Informará modificaciones (so/personas) a jefatura@optar. com GESTION DE RESERVAS Y EMISION DE PASAJES Administrará todos los sistemas de autogestión para la reserva y emisión de pasajes (24 hs x 365 d) será responsable de emitir los pasajes Para la reserva y emisión de los pasajes, enviar a la dirección de correo electrónico jefatura@optar. com Datos: Nombre completo del pasajero, dirección, código postal, teléfono de contacto del agente de reservas; Número de CUIT, Persona de contacto para pagos y teléfono de ésta. Los pedidos deberán efectuarse de lunes a viernes en el horario de 9: 30 a 17: 00. (CASOS PARTICULARES)

CONVENIO OPTARUNICEN CANCELACION DE RESERVAS En caso de no efectuarse la cancelación de las reservas o la anulación de los boletos en tiempo oportuno, “OPTAR” facturará al “ORGANISMO” los cargos cobrados por la línea aérea. Las reservas que sean gestionadas y no sean emitidas deberán ser canceladas por el “ORGANISMO” vía correo electrónico a reservas 3@optar. com sin excepción y con una anticipación mínima de SEIS (6) horas para los pasajes de cabotaje y DOCE (12) horas para los internacionales. La anulación de boletos aéreos deberá realizarse el mismo día de la emisión. (CASOS PARTICULARES) PAGO Y DEVOLUCION POR NC DE PASAJES EMITIDOS Y NO UTILIZADOS Los pasajes emitidos que no sean utilizados serán abonados dentro del mismo plazo en el que deben abonarse los que sí se utilicen. Dentro de los DIEZ (10) meses posteriores, el “ORGANISMO” podrá solicitar por correo electrónico a “OPTAR” que gestione la devolución del importe pagado (POR NOTA DE CREDITO), siempre que la regulación tarifaria de la aerolínea lo permita.

CONVENIO OPTARUNICEN CONDICIONES DE PAGO Los pasajes emitidos deberán abonarse dentro del plazo improrrogable de DIEZ (10) días hábiles de recibida la factura electrónica. (compras@rec. unicen. edu. ar ) Vencido dicho plazo sin haberse efectuado el pago, “OPTAR” intimará fehacientemente al “ORGANISMO” para que en un plazo de CINCO (5) días abone la factura, caso contrario, suspenderá la emisión de pasajes hasta que se regularice la situación. POR TRANSFERENCIA A BANCO DE LA NACIÓN ARGENTINA - Cuenta Corriente N° 54. 129/71 – Sucursal 085 -CBU N° 0110599520000054129711 Denominación OPTAR OPERADORA MAYORISTA DE SERV. TURÍSTICOS SA. COMISION Los pasajes tendrán el precio de la tarifa, o en su defecto el neto acordado con las compañías áreas. “OPTAR” cobrará un cargo por gestión de cada pasaje – independientemente de la compañía - de acuerdo a los parámetros de la política establecida por AEROLÍNEAS ARGENTINAS SOCIEDAD ANÓNIMA y AUSTRAL CIELOS DEL SUR SOCIEDAD ANÓNIMA. Cabotaje: $ 160 Regional: $ 240 Internacional: $400

CONVENIO OPTARUNICEN NOTIFICACION DE MODIFIC. VIA MAIL El presente convenio comenzará a regir a partir del día siguiente al de su suscripción, y mantendrá su vigencia mientras no se modifique el marco normativo del cual se deriva. No obstante estará sujeto a modificaciones, por cambios en las políticas comerciales de las aerolíneas, lo cual será notificado al “ORGANISMO” vía mail, mediante la dirección: jefatura@optar. com. Por el mismo medio, dicho “ORGANISMO” deberá expresar su conformidad. RESOLUCION DE Deberán dar intervención a la JEFATURA DE GABINETE DE CONFLICTOS MINISTROS, la cual por intermedio de la OFICINA NACIONAL DE CONTRATACIONES, convocará a una audiencia a efectos de dirimir el conflicto.

CONVENIO OPTAR-UNICEN Contactos RESERVAS Y EMISIONES reservas 3@optar. com (011) 4130 -3688 / 3695 (mañana) (011) 4130 -3686/3685/3682 (tarde) CONTRASEÑAS, USUARIOS Y CARGA MASIVA DE VIAJEROS jefatura@optar. com (011) 4130 -3681 o 4130 -3683 FACTURACION adm-optar@optar. com

Amadeus E- Travel Management Sistema de Reserva On-Line https: //e-travelmanagement 4. amadeus. com/login/optar

PERFILES Viajeros: aquellas personas que utilizan el sistema de reservas para sus viajes de negocios. Los Viajeros pueden reservar sus propios viajes. Organizadores: se refiere a las personas que organizan los viajes para los “Viajeros” pero que no hacen uso de las reservas, es decir, no son las personas que viajan. Aprobadores: quienes aprueban la emisión de las reservas

AMADEUS TRAVEL E-MANAGEMENT Consideraciones Importantes 1 - Siempre que se desee ORGANIZAR un viaje, se deberá tener cargado el perfil del viajero previamente. El ingreso se realizará desde la solapa “Administración”. 2 - La función “REPETIR” reservas puede servir para renovar las reservas. Así, de esta manera, al ser una nueva reserva, se otorgará un nuevo vencimiento y se podrá extender la emisión. Es muy importante tener en cuenta que se generará una nueva reserva con lo cual se debe cancelar la reserva original una vez generado el nuevo código, para evitar cancelación por duplicidad. 3 - Las reservas de más de nueve (9) pasajeros se consideran “GRUPO” y se deberá enviar la solicitud de reserva vía e-mail a Cuentas Oficiales/Optar al correo: reservas 3@optar. com. En el requerimiento se indicará fecha, ruta y cantidad de pasajeros. -

AMADEUS TRAVEL E-MANAGEMENT Consideraciones Importantes 4 - El sistema de autogestión no cotiza pasajeros CHD (menores entre 2 y 12 años sin cumplir), por lo cual cuando el organismo requiera comprar un pasaje para este tipo de pasajeros y evitar la pérdida de lugares, se deberá efectuar una reserva por la herramienta como un pasajero Adulto (ADT) y luego se solicitará la cotización de este tipo de pasajero vía e-mail a Cuentas Oficiales/Optar al correo: reservas 3@optar. com 5 - En el caso de viajes con pasajeros INF (menores hasta dos -2 – años sin cumplir), dado que este tipo de pasajeros no genera espacio, se deberá solicitar la reserva vía e-mail a Cuentas Oficiales/Optar al correo: reservas 3@optar. com (PROBABLEMENTE NO SE UTILIZARA EN UNICEN)

AMADEUS TRAVEL E-MANAGEMENT Consideraciones Importantes 6 -Todas aquellas reservas en cuyo itinerario aparezcan compañías aéreas diferentes a AA se emitirán en forma manual por el grupo de Cuentas Oficiales/Optar. La solicitud de dicha emisión se deberá enviar vía e-mail a Cuentas Oficiales/Optar al correo: reservas 3@optar. com indicando el código de reserva generado autorizando la compra. De igual modo deberá solicitarse en caso de itinerarios que combinen AA con otra línea aérea. 7 -Los tickets podrán ser Voideados – VOID – (siempre el mismo día de la emisión). Este requerimiento también deberá solicitarse por correo electrónico a Oficiales/Optar al correo: reservas 3@optar. com 8 - La solicitud de devolución se solicita por correo electrónico a través de reservas 3@optar. com

UNICEN – ver Procedimiento Administrativo Interno