Competentiemanagement bij de Vlaamse overheid Marleen Roggeman Ministerie

Competentiemanagement bij de Vlaamse overheid Marleen Roggeman Ministerie van de Vlaamse gemeenschap 17 juni 2003

Competentiemanagement “avant la lettre” in MVG • Sinds begin jaren ‘ 90 • Cyclus prestatiemanagement – Wat te bereiken : resultaatgebieden – Hoe te bereiken : functioneringscriteria (vaktechnische en gedragscompetenties) – 45 -tal functiefamilies als basis • Interne selectie voor afdelingshoofden en DG’s • Interne mobiliteit tussen departementen

Beter bestuurlijk beleid • Herverkaveling Vlaamse overheid : van 1 MVG + 5 WI’s + 40 -tal VOI’s 13 homogene beleidsdomeinen (departement en verzelfstandigde agentschappen ) • Responsabilisering en deregulering • Politiek primaat • Beleidsafstemming • Afslanking kabinetten • Nieuwe rol voor hoofden van departementen en agentschappen

Doelstelling competentiemanagement VO • Uitgangspunten VR : – Competenties centraal in alle HR-processen – Gemeenschappelijke taal op vlak van competenties voor de VO – Ondersteunen van gemeenschappelijke waarden en corporate identity

Programma competentiemanagement • Ontwikkelen van gemeenschappelijk instrumentarium – competentiewoordenboek – handleiding : gemeenschappelijke principes bij het hanteren van competenties in de verschillende HR-processen – toekomst : functiegebouw met competenties • Vraaggestuurde projecten

Aanpak competentiewoordenboek • Bestaande modellen in de Vlaamse overheid • Expertise externe partners • Buitenlandse voorbeelden overheid (vooral ABD Nederland) • Discussie werkgroep HR-deskundigen VO

Competentiewoordenboek – lexicon van alle gedragscompetenties Vlaamse Overheid (31) – competenties gegroepeerd in clusters – alle competenties worden gedefinieerd en geïllustreerd met gedragsindicatoren – 4 waardegebonden competenties die gelden voor de gehele Vlaamse overheid (vanuit project top) – per competentie 3 niveaus met een set concrete meetindicatoren (specifieerbaar)/waardegebonden competenties hebben 4 niveaus

Project nieuwe topfuncties • Uitklaren nieuwe rol en verantwoordelijkheden van hoofd van departement en agentschap • Vereiste kritische competenties om die rol in te vullen • In kader van BBB, beheersovereenkomsten, mandaten, mobiliteit

Aanpak topfuncties • Studie documenten BBB • Groepsdiscussies met afdelingshoofden • Interviews met leidend ambtenaren MVG en VOI’s en kabinetsmedewerkers • Panel leidend ambtenaren • Bespreking insteek seminarie leidend ambtenaren • Ambtelijke validatie in panel leidend ambtenaren en trekkers BBB op politiek niveau • Validatie VR?

Functiebeschrijving top • • Beleidsvoorbereiding Participatie aan de beleidsraad Opdracht, lange en korte termijnplanning Beleidsuitvoering Monitoring en bijsturing van de beleidsuitvoering Leidinggeven (personeelsbeleid) externe communicatie en relaties Samenwerking tussen entiteiten binnen en buiten beleidsdomein • Samenwerking met de bestuursorganen (EVA)

Generiek profiel top • Waardegebonden competenties (4) – Klantgerichtheid : met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten klanten onderkennen en er adequaat op reageren – Betrouwbaarheid : handelen vanuit de principes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie. Afspraken nakomen en verantwoordelijkheid opnemen.

Generiek profiel top – Samenwerken : een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat(team, entiteit of organisatie) ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is – Voortdurend verbeteren : voortdurend verbeteren van de werking door gericht te zijn op resultaat en kwaliteit, bereidheid tot voortdurend leren en openstaan voor verandering

Klantgerichtheid • Vereist niveau voor top : niveau 4 Zorgt in het belang van de gemeenschap voor een klantgerichte benadering in de organisatie – zet systemen op om kwaliteit te garanderen – peilt op systematische wijze naar noden van de klant – houdt in beslissingen en acties naar klanten toe het algemeen belang voor ogen …. • Andere niveaus : – N 3 : onderzoekt actief wensen en noden van klanten – N 2 : waarborgt een kwaliteitsvolle dienstverlening – N 1 : is servicegericht

Generiek profiel top • Gedragscompetenties(6) – Conceptueel denken (visie) – Overtuigingskracht – Besluitvaardigheid – 360° inlevingsvermogen – Richting geven – Delegeren

Generiek profiel top • Vaktechnische competenties : kennis van management in een overheidscontext – processen rond financiën en begroting en hun relatie met managementinformatie – inzicht in personeelsmanagement als instrument om bij te dragen aan de strategische opties – inzicht in strategische mogelijkheden en beperkingen van ICT

Generiek profiel top – regelgeving managen en efficiënt inzetten als instrument om doelen VR te realiseren – inzicht in besluitvormingsprocessen overheid – in staat zijn een beleid te voeren waarin diversiteit als troef wordt beschouwd • Naast generiek profiel (waardegebonden, gedragscompetenties, vaktechnische competenties) is er ruimte voor het toevoegen van functiespecifieke vaktechnische competenties

Huidig profiel MVG-toekomstig profiel VO • • conceptueel denken impact teamleiderschap resultaatgerichtheid samenwerken met anderen politieke feeling communicatie-openheid organisatiebetrokkenheid • • • klantgerichtheid betrouwbaarheid voortdurend verbeteren besluitvaardigheid 360°inlevingsvermogen delegeren richting geven samenwerken conceptueel denken(visie) overtuigingskracht

Vergelijking top -middenkader • • • Klantgerichtheid N 4 betrouwbaarheid N 4 -3 voortdurend verbeteren N 4 samenwerken N 4 -3 besluitvaardigheid N 3 -N 2 360°inlevingsvermogen N 3 delegeren N 3 -N 2 richting geven N 3 -N 2 conceptueel denken(visie) N 3 -2 • overtuigingskracht 3 -2 • klantgerichtheid N 4 • • • betrouwbaarheid N 3 voortdurend verbeteren N 3 samenwerken N 4 -3 besluitvaardigheid N 2 360°inlevingsvermogen N 2 richting geven N 2 ontwikkelen van anderen N 2 analytisch denken N 2 synthetisch denken N 3 overtuigingskracht N 2

Gebruik van competentiekaders • Band met missie, visie, waarden (waardegebonden competenties) • Opstellen vereiste profielen (vb personeelsplan) • Selectie (werving- promotie-mobiliteit) • Functioneringsevaluatie • Ontwikkeling • Verloning (? )

Huidig gebruik topmanagement • Planning en evaluatie interactie tussen het politieke en administratieve niveau – functiebeschrijving – competenties – doelstellingen (resultaatgericht en ontwikkelingsgericht) • Evaluatie topdown(minister), zelf en medewerkers evt. managementtoelage • Ontwikkeling • Selectie

Effecten? • gemeenschappelijke taal vergemakkelijkt de communicatie • transparantie vergroot • billijkheid en geloofwaardigheid kan stijgen • integratie