Company Structure Group 5 Members 1 2 3

Company Structure Group 5

Members 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Nghiêm Lê Phúc Hà Trịnh Văn Nhất Trương Quang Tuấn Từ Anh Khoa Nguyễn Ngọc Nguyệt Thuý Nguyễn Thị Thuỳ Trang Bùi Văn Đông Trần Thị Ngọc Châu - 1102015009 - 1102015043 - 1102015083 - 1102015031 - 1102015068 - 1102015077 - 1102015006 - 0902021003

Content I. Definition II. Classification (Types of Company) III. Company structure IV. Advantages and Disadvantages V. Translation VI. Exercises

Definition Ø What is a company structure? v. The typically hierarchical arrangement of lines of authority, communications, rights and duties of an organization. v. Company structure determines how the roles, power and responsibilities are assigned, controlled, and coordinated, and how information flows between the different levels of management.

Types of Company q Joint Stock Company (Enterprise) q Private Enterprise q Limited Company q State Company q Foreign Company q Joint Venture Company

Company Structure q Line structure q Functional structure q Staff position q Matrix structure q Product structure

Line structure • A line structure is a hierarchical system that denotes the rank of staff from the top manager to the person at the bottom. In the hierarchy, each person at the top has authority over his subordinates or the people below him or her. CEO Production Manager Staff Marketing Manager Staff Sale Manager

Advantages & Disadvantages Advantages • Simple • Prompt decisions • Unity of command • Better discipline • Flexible • Accountable for results • Economical Disadvantages • Lack of specialization • Overburdened • Autocratic control • Instability.

Functional structure • A functional organisational structure is a structure that consists of activities such as coordination, supervision and task allocation. The organisational structure determines how the organisation performs or operates. CEO Production Manager Staff Marketing Manager Staff Sale Manager

Advantages & Disadvantages Advantages Disadvantages • Learn a lot from each other • Problem solving easier • Find more skilled employees • Increasing in control • Effected team work • Become shortsighted rather than proactive • Lack of communication • Difficult to analyze which person is more efficient and which is not.

Staff position • Job position within a chain of command of an organization that has the responsibility of providing information and advice to p ersonnel in the line position. CEO Assistant Staff Production Manager Marketing Manager Staff Sale Manager

Advantages & Disadvantages Advantages Disadvantages • Staff personnel use their technical expertise to assist line personnel. • aid top management in various business activities. • provide support, advice, and knowledge to other individuals in the chain of command. • No need for all round executives. • conflict between line and staff personnel. • Staff people may resent their lack of authority • Co-ordination between line and staff may become difficult.

Matrix structure • A matrix organization structure is usually defined as one where there are multiple reporting lines – that is, people have more than one formal boss. CEO Production Manager Staff Marketing Manager Staff Sale Manager Staff

Advantages & Disadvantages Advantages • Minimization of project costs, due to sharing of resources. • Minimization of conflicts • Balance between time, cost and performance • Sharing of authority and responsibility • Stress distribution between the team • Information sharing Disadvantages • Not suitable for small organizations • Complete responsibility of the Manager for success or failure • The team lead gets all the credit • Suitable only for project based organization.

What structure should you choose for your company? Ø How big is your company? Ø What does your company produce? Ø How many departments does your company have?

Vocabulary 1. Autonomous 2. Decentralization 3. Function 4. Hierarchy 5. line authority 6. report to 7. subordinates A. a system of authority with different levels, one above the other B. a specific activity in a company, e. g production, marketing, finance C. independent, able to take decisions without consulting a higher authority D. people working under someone else in a hierarchy E. dividing an organization into decision-making units that are not centrally controlled F. the power to give instructions to people at the level below in the chain of command G. to be responsible instructions from him or her

Most organizations have a hierarchical or pyramidal structure, with one person or a group of people below them at each successive level. There is a clear line or chain of command running down the pyramid. All the people in the organization know what decisions they are able to make, who their superior (or boss) is (to whom they report), and who their immediate subordinates are (to whom they can give instructions). Hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức được cấu trúc phân cấp hay kim tự tháp, với một người hoặc một nhóm người đứng đầu và ở mỗi cấp kế tiếp dưới họ số lượng nhân viên càng tăng. Các lệnh được đưa xuống trực tiếp hoặc theo chuỗi xuyên suốt kim tự tháp. Tất cả mọi người trong tổ chức biết được những quyết định nào họ có thể đưa ra, những ai là cấp trên (hoặc ông chủ mà họ phải báo cáo), và những ai là cấp dưới trực tiếp (mà họ dẫn dắt).

Some people in an organization have colleagues who help them: for example, there might be an Assistant Marketing Manager. This is known as a staff position: its holder has no line authority, and is not integrated into the chain of command, unlike, for example, the Assistant Marketing Manager, who is number two in the marketing department. Một số người trong một tổ chức có những người đồng nghiệp giúp họ: ví dụ, có thể có một Trợ lý trưởng phòng tiếp thị. Người này được biết đến như một nhân viên bình thường: không có thẩm quyền và không được tham gia vào các hệ thống quản lý, khác biệt với Phó phòng Tiếp thị, là người thứ hai trong bộ phận tiếp thị.

Yet the activities of the most companies are too complicated to be organized in a single hierarchy. Shortly before the First World War, the French industrialist Henry Fayol organized his coal mining business according to functions that it had to carry out. He is generally credited with inventing functional organization. Today, most large manufacturing organizations have a functional structure, including (among others) production, finance, marketing, sales, and personnel or human resources departments. This means, for example, that the production and marketing departments cannot take financial decisions without consulting the finance department. Tuy nhiên, các hoạt động của hầu hết các công ty rất phức tạp để tổ chức theo một hệ thống phân cấp duy nhất. Ngay trước chiến tranh thế giới thứ nhất, nhà công nghiệp Pháp Henry Fayol tổ chức kinh doanh khai thác than của mình theo chức năng mà nó phải thực hiện. Ông thường được coi là người phát minh ra cấu trúc doanh nghiệp theo chức năng. Hiện nay, hầu hết các tổ chức sản xuất lớn có một cấu trúc chức năng, bao gồm (trong số các phòng ban) các phòng ban sản xuất, tài chính, tiếp thị, bán hàng, nhân viên hoặc nhân sự. Ví dụ như, bộ phận sản xuất và tiếp thị chỉ có thể đưa ra quyết định tài chính khi có ý kiến của bộ phận tài chính.

Functional organization is efficient, but there are two standard criticisms. Firstly, are usually more concerned with the success of their department than that of the company, so there are permanent battles between, for example, finance and marketing, or marketing and production, which have incompatible goals. Secondly, separating functions is unlikely to encourage innovation. Tổ chức theo chức năng khá hiệu quả, nhưng có hai nhược điểm cơ bản. Thứ nhất, mỗi bộ phận thường quan tâm nhiều đến sự thành công của họ hơn là sự thành công của cả công ty, do đó luôn có những đấu tranh nội bộ, ví dụ giữa bộ phận tài chính và tiếp thị, hoặc tiếp thị và sản xuất, vì họ không có mục tiêu tương đồng. Thứ hai, phân chia chức năng khó có thể khuyến khích sự đổi mới.

Yet for a large organization manufacturing a range of products, having a single production department is generally inefficient. Consequently, most large companies are decentralized, following the model of Alfred Sloan, who divided General Motors into separate operating divisions in 1920. Each divisions had its own engineering, production and sales department, made a different category of car (but with some overlap, to encourage internal competition), and was expected to make a profit. Tuy nhiên đối với một tổ chức lớn sản xuất một loạt các sản phẩm, có một bộ phận sản xuất duy nhất thường không hiệu quả. Do đó, hầu hết các công ty lớn được phân cấp theo mô hình của Alfred Sloan, người chia General Motors thành những nhóm hoạt động riêng biệt trong năm 1920. Mỗi nhóm có kỹ thuật viên, bộ phận sản xuất và bán hàng riêng của mình, thực hiện mỗi phần khác nhau của xe (nhưng có một số chồng chéo lên nhau, khuyến khích cạnh tranh nội bộ), và dự kiến sẽ tạo ra lợi nhuận.

Business that cannot be divided into autonomous divisions with their own markets can simulate decentralization, setting up divisions that deal with each other using internally determined transfer prices. Many banks, for example, have established commercial, corporate, private banking, international and investment divisions. Việc kinh doanh không thể chia thành các đơn vị độc lập theo từng thị trường của họ nhưng có thể mô phỏng phân cấp, thiết lập các bộ phận thương lượng nội bộ với nhau bằng cách sử dụng giá chuyển nhượng xác định. Ví dụ: nhiều ngân hàng đã thiết lập các đơn vị thương mại, doanh nghiệp, ngân hàng tư nhân, quốc tế và các đơn vị đầu tư.

An inherent problem of hierarchies is that people at lower levels are unable to make important decisions, but have to pass on responsibility to their boss. One solution to this is matrix management, in which people report to more than one superior. For example, a product manager with an idea might be able to deal directly, with managers responsible for a certain market segment and for a geographical region, as well as the managers responsible for the traditional functional of finance, sales and production. Một nhược điểm mang tính thừa hưởng của hệ thống phân cấp là những người ở cấp thấp hơn không thể đưa ra quyết định quan trọng, nhưng phải chuyển trách nhiệm đó lên cấp trên của họ. Một giải pháp cho vấn đề này là quản lý theo ma trận, theo đó một người có thể báo cho nhiều cấp trên khác nhau. Ví dụ, một nhà quản lý sản phẩm có thể đưa ra ý tưởng công việc với những giám đốc chịu trách nhiệm cho phân khúc thị trường của sản phẩm đó ở vùng địa lý mà họ quản lý, cũng như báo cáo ý tưởng đó với những giám đốc ở các chức năng khác như trưởng phòng tài chính, trưởng phòng kinh doanh hoặc trưởng phòng sản xuất.

This is one way of keeping authority at lower levels, but it is not necessary a very efficient one. Thomas Peters and Robert Waterman, in their well-known book In Search of Excellent, insist on the necessity of pushing authority and autonomy down the line, but they argue that one element probably the product – must have priority; fourdimensional matrices are far too complex. Đây là một giải pháp để giữ quyền phát biểu ở các cấp thấp hơn nhưng lại không phải là giải pháp hiệu quả nhất. Thomas Peters và Robert Waterman đã chỉ ra trong cuốn sách “ Tìm kiếm sự ưu tú” của họ, nhấn mạnh vào sự cần thiết phải thúc đẩy quyền tự chủ ở các cấp dưới hơn, nhưng họ cũng lập luận rằng đối với yếu tố quan trọng - yếu tố sản phẩm - yếu tố luôn phải đặt lên hàng đầu thì quản lý theo ma trận 4 chiều là quá phức tạp.

A further possibility is to have wholly autonomous temporary groups or team that are responsible for an entire project, and are split up as soon as it is successfully completed. Teams are often not very good for decision-making, and they run the risk of relational problems, unless they are small and have a lot of self-discipline. In fact they still require a definite leader, on whom their success probably depends. Một khả năng nữa để có sự tự chủ hoàn toàn là những nhóm tạm thời chịu trách nhiệm cho toàn bộ dự án sẽ bị giải thể ngay sau khi dự án đó được hoàn thành. Những nhóm này thường không có ảnh hưởng tốt trong việc ra quyết định và có nguy cơ làm phát sinh các vấn đề liên quan trừ khi các nhóm này nhỏ và có tính kỷ luật cao. Trong thực tế, những nhóm này cần 1 người lãnh đạo rõ ràng, người lãnh đạo này sẽ quyết định sự thành công của họ.

Exercise 1 1. Operational planning translates general goals 2. It is usual to divide an organization 3. Some companies are organize according 4. The Board gets involved 5. Senior managers set 6. Middle managers develop detailed plans based 7. First-line managers implement plans 8. First-line managers are also responsible 9. Across-functional team brings 10. Subordinates work A. a direction for the company. B. developed higher up the hierarchy. C. for assigning employees to specific job. D. in major strategy issues. E. into functional departments. F. into more concrete objecttives. G. on the overall strategy. H. to geographical regions. I. together staff from different parts of the company. J. under the supervision of a first-line manager.

Exercise 2 1. 2. 3. 4. Haumnrruoeecss cmoesutrscieevs otuialycrotnol rsaceerhdnadvnolpmeeet 5. pbilucrnotilaes 6. pejcrotmmeegnnaat 7. aiiisdttrnmaon human resources customer service quality control research and development public relations project management administration

Exercise 3 § § Market research cost centre earning growth management hierarchy § customer needs § product portfolio § § § core business distribution channel mission statement market share Shareholder value brand loyalty

Exercise 4 • using a questionnaire to carry out a survey market research • the main activity of a company that generates most of its profits core business • financial benefits (= increase in share price and dividends) for the owners of the company share holder value • the whole range of products that a company sells product portfolio • when customers are faithful to a particular product brand loyalty • a business unit that spends money but does not generate revenue cost center • a continuing increase in profits earnings growth • what is shown in an organigram management hierarchy • senior management’s vision for the company mission statement • how a product gets from the manufacturner to the end-user distribution channel

Exercise 5 • • • make sure that everything is correct or the way you expect it check organize people so that they work together effectively coordinate give someone a job to do assign carry out; make a plan start to work implement have the power to make decision; make something operate in the way that you want control. make certain that something happens ensure. change something to fit a new situation adapt. watch or measure something carefully for a period of time to see how it changes monitor. (formal) think about or test something before deciding its value, suitability or effectiveness evaluate. (formal) control what something will be; officially decide something; find out determine.

Exercise 6 • Targets and goals tend to be more general. Objectives and aims tend to be more specific, with aims being the most concrete and measureable. • Aims and goals tend to be more general. Objectives and targets tend to be more specific, with targets being the most concrete and measurable.

Exercise 7 • • The five department heads are accountable to the Managing Director. Now write a description of a company you know in about 100 -150 words with an organizational chart. Here is a short description of the organization chart illustrated. The Chief Executive Officer or the Managing Director reports to the President and the Board of Directors with the Chairman. The company is divided into five major departments: Production, Marketing, Finance, Research & Development, and Human Resources. The Chief Executive Officer is in charge of 5 departments. The Marketing Deparment is subdivided into Market Research, Sales, and Advertising & Promotions. The Finance Department contains both Financial Management and Accounting. Sales consists of two sections, the Northern and Southern Regions. These two regions report to the Sales Manager, who is responsible for sales of the whole region. The sale Manager is accountable to the Marketing Manager.

Thanks for listening