COMMUNICATIO N ASSISTANTE SECRTAIRE SPCIALISE 06112020 COMMUNICATION Assistante

COMMUNICATIO N ASSISTANT(E) SECRÉTAIRE SPÉCIALISÉE 06/11/2020 COMMUNICATION Assistant(e) secrétaire spécialisé(e) 1

AGENDA PRESENTATION ORALE ENTRAINEMENT 11 MAI 2010 Concevoir des présentations attractives L'exposé oral L'évaluation de la communication orale 06/11/2020 COMMUNICATION Assistant(e) secrétaire spécialisé(e) 2

CONCEVOIR DES PRESENTATIONS ATTRACTIVES 2009 -2010 Florence Denos

Réalisation d’un support PPT - Moins de 10 diapositives pour 20 mn de présentation, 2 mn par diapositive en moyenne. - Ni trop chargées ou illisibles : tout le monde doit pouvoir les lire à l’écran ou les relire après la réunion. - Des animations simples, un fond de diapositive clair, une police classique. - Illustrations : photos, images pour animer la présentation. Graphiques ou tableaux si lisibles sur une diapositive. - 03/10/2008 Date, auteur, sujet de la réunion, numéro Florence Denos - Communication 4 de page. interne QLIO

Rédaction de votre plan l Un plan aussi détaillé que possible pour éviter tout oubli ou de perdre le fil de votre exposé en cours de route. l L’introduction est très importante car elle donne envie de vous écouter et de suivre votre raisonnement. Elle comporte l’objet de votre intervention et le sommaire de votre exposé. l Le développement doit comporter de nombreux exemples concrets pour rapprocher en permanence votre démonstration à la réalité. La conclusion reprends les idées-clés et les suites à donner, c’est le moment avec l’intro le plus retenu d’un exposé. 03/10/2008 Florence Denos - Communication 5 l interne QLIO

LES REGLES DE MISE EN PAGE DES VISUELS Elément Conseil TEXTE a. Lisible avec de la distance, peu de mots a Lettres en capitale pour certains mots clefs, a Un titre pour chaque diapositive, a En pied de page, date, sujet, auteur. a Police classique a UNE SEULE IDEE PAR DIAPO LISTES amaximum 5 à 8 points, pas plus de 5 à 10 mots par point. TABLEAUX a. Le contenu du tableau doit être lisible sans explication. IMAGES a. La taille détermine l'importance, a. De bonne qualité a Image à gauche si elle doit être vue en premier, a. Identité visuelle doit être présente Florence Denos discrètement. 2009 -2010

VARIER LA PRESENTATION 1. ORGANIGRAMMES POUR EXPLIQUER 2. TABLEAUX POUR CLARIFIER 3. PHOTOS POUR EFFET DYNAMIQUE 4. PHOTOS / IMAGES POUR DEMONTRER 5. 2009 -2010 FORMES POUR SHEMATISER 6. LISTES POUR ORIENTER

SHEMATISER LE MESSAGE Les SCHÉMAS permettent de réduire le nombre de mots utilisés tout en améliorant la compréhension des 2009 -2010 Florence Denos problématiques.

CODIFIER AVEC LES COULEUR S 2009 -2010 Florence Denos

ANIMER POUR CAPTER L'animation permet De capter l'attention du public sur un ou plusieurs Élément(s). • L'animation • Permet de présenter • Par étape • un raisonnement 2009 -2010 Florence Denos

Exercice 1: communication orale Vous êtes responsable de l'achat des fournitures. Depuis quelques temps vous cherchez à acheter un nouveau vidéo projecteur. Préparer une présentation en 5 à 10 diapositives pour analyser avec vos collègues les différents type de vidéoprojecteur disponibles sur la marché et leurs caractéristiques (recherche en ligne). 1 - Présentation du problème rencontré : Besoins et solutions en terme de fonctionnalités. 2 - Solutions à proposer: Marques et qualités Fonctionnalités Durée de vie Prix etc… Personnes présentent lors de la réunion : La direction, le directeur commercial et le directeur administratif. 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO 11

Exercice 2: communication orale Vous êtes responsable de la mise en place d'un nouveau logiciel de gestion. Préparer une présentation en 5 à 10 diapositives pour présenter les avantages du nouveau logiciel de gestion de stock et les règles de mise à jour du logiciel. 1 - Explications à donner : Possibilité pour les clients de rentrer leur prévisions de commandes en ligne, Consultation directe des disponibilités par l’équipe commerciale, Possibilité de mieux gérer les besoins en approvisionnement grâce à des outils très performants de prévision. … 2 - Proposition d’un planning de formation au nouveau logiciel Personnes présentent lors de la réunion : l’équipe magasin (qui gère le stock), l’équipe commerciale (qui assure la gestion client au quotidien). 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO 12

Exercice 3: communication orale Vous gérer le suivi des notes de frais et vous avez mis en place des règles pour contrôler et limiter les abus. 1 - Explications à donner : Montant maximum pour les nuits d'hôtel, les notes de restaurant, le type de véhicules de location autorisés. La création d'un nouveau document à remplir pour la mise en place des notes de frais détaillant le nom le lieu du déplacement, le client visité, la raison de la visite. Un montant de dépense maximum par mois pour les communication téléphonique sur mobiles. 2 -Présentation d'un document de référence qui sera disponible sur le serveur de l'entreprise Personnes présentent lors de la réunion : les responsables de service, le directeur et votre responsable le directeur administratif. . 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO 13

Exercice 4: communication orale Lors d'un réunion, vous devez effectuer un exposé sur les certification qualité. A l'aide des documents en annexe vous préparez une présentation. 1 - Explications à donner : - L'objectif des normes ISO Le s différentes catégories de norme ISO La procédure de certification 2 - Proposition de la création d'un groupe de travail et de la mise en place d'un planning de réunion Personnes présentent lors de la réunion : les responsables de service, le directeur et votre responsable le directeur administratif. . 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO 14

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PRÉSENTATION COMMUNICATION INTERNE 06/11/2020 COMMUNICATION Assistant(e) secrétaire spécialisé(e) 17

Attention Existence d'un double langage Importance du contexte Influence de la retroaction immédiate 30/09/2009 Florence Denos - Communication interne QLIO 18

Le non verbal Avant même d'avoir prononcé une parole, une personne transmet une quantité d'information sur ellemême. ELEMENTS DU NON VERBAL LA PRESENTATION LE VISAGE LE CORPS VETEMENTS SOURIRE GESTE PHYSIQUE REGARD ATTITUDE EXPRESSION 30/09/2009 Florence Denos - Communication interne QLIO 19

On ne s’improvise pas orateur Rien ne doit être laissé au hasard Préparation de votre exposé et de votre relation avec votre auditoire, Vérifier le matériel, les documents à distribuer, etc. . Votre élocution, votre gestuelle, et votre regard. . . 30/09/2009 Florence Denos - Communication interne QLIO 20

Ne pas négliger la communication orale est inscrite au menu des compétences passées au crible des évaluations annuelles. 30/09/2009 Florence Denos - Communication interne QLIO 21

Bien cerner son objectif et sa cible C’est en gardant à l’esprit le message que vous souhaitez faire passer, et à qui, que vous serez le plus percutant au cours de votre allocution. 30/09/2009 Florence Denos - Communication interne QLIO 22

Stature et élocution - Ne pas lire vos notes (sous peine d’endormir votre public) - Ne pas réciter non plus (trop concentré, vous en oublierez d’établir une interactivité essentielle avec votre auditoire). - Ne pas parler trop vite et rythmer son discours par les idées-clés à retenir, - Varier ses intonations (en laissant parler ses mains, sans trop exagérer. . . ). - Occuper physiquement l’espace par des déplacements. 30/09/2009 Florence Denos - Communication interne QLIO 23

Regard et humour - Regard : vous ne savez pas où poser vos yeux ? Les « pros » conseillent de regarder ses auditeurs un à un, ce qui favorise la communication avec la salle. Mais attention à ne pas vous laisser déstabiliser. - Humour : vous pouvez faire un peu d’humour, cela prouvera votre assurance et détendra l’atmosphère (image amusante etc. . . ) 30/09/2009 Florence Denos - Communication interne QLIO 24

EVALUATION DE LA COMMUNICATION ORALE 06/11/2020 COMMUNICATION Assistant(e) secrétaire spécialisé(e) 25

EXERCICES l Présentez à l'oral votre travail l Les autres participants remplissent la grille d'évaluation l Débriefing tous ensemble, points forts et points faibles de chacun 06/11/2020 COMMUNICATION Assistant(e) secrétaire spécialisé(e) 26

GRILLE D'EVALUATION 06/11/2020 COMMUNICATION Assistant(e) secrétaire spécialisé(e) 27