Common Assessment Framework CAF Estrutura Comum de Avaliao

Common Assessment Framework CAF Estrutura Comum de Avaliação A experiência da Secretaria Geral do Ministério da Justiça

Sumário 1. 2. 3. 4. As razões que levaram à utilização da CAF O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar O impacto da CAF na SGMJ

Sumário 1. 2. 3. 4. As razões que levaram à utilização da CAF O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar O impacto da CAF na SGMJ

As razões que levaram à utilização da CAF l 2001/2002 – reorganização estabilização da estrutura l l orgânica e Nova lei orgânica Alteração profunda de Competências l Estrutura l Meios l l l 2003 – Ano da Formação 2004 – Ano da Qualidade l A qualidade é uma forma de fazer melhor o que se faz, não é um exercício académico sobre a forma ideal de fazer.

Sumário 1. 2. 3. 4. As razões que levaram à utilização da CAF O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar O impacto da CAF na SGMJ

O processo de auto-avaliação (1/3) Decisão de usar a CAF surgiu naturalmente na sequência do projecto traçado para a Secretaria-Geral l É um processo adaptado à Administração Pública, que permite l l conhecer melhor a organização l apreender conhecimentos externos e partilhar o que a organização faz bem, numa base de entendimento estabilizada/bem balizada

O processo de auto-avaliação (2/3) Inicio em Abril de 2003 – formação de um elemento do MJ, no âmbito do projecto de formação desenhado pela DGAP l Foi objecto de maturação ao nível da direcção de topo, até ser apresentado aos restantes dirigentes em reunião de direcção especifica para o efeito, em Outubro de 2003 l

O processo de auto-avaliação (3/3) l Aos dirigentes foram apresentados: l l A metodologia CAF As linhas de orientação a adoptar internamente O cronograma de trabalhos Foi criado o núcleo agregador de informação

DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (1/4) 1 Divulgar a realização e importância da autoavaliação; Explicar a CAF; Constituir a Equipa de Auto-avaliação; Agendar a Reunião com os Responsáveis pelos Departamentos da SG, para a realização de Entrevistas. Datas 2 de Dezembro 2 Pesquisa documental (Lei Orgânica; Planos e Relatórios de actividades; Plano de formação; Balanço social, etc. ). 2 de Dezembro 3 Selecção e congregação das informações pertinentes à auto-avaliação, extraídas da pesquisa documental. 3 a 9 de Dezembro 4 Delinear a actuação da Equipa de Autoavaliação no âmbito da CAF. 5 de Dezembro

5 6 7 8 DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (2/4) Datas Concepção dos Instrumentos de trabalho, tais como, entrevistas, questionários, check-list e 10 a 15 de grelhas de avaliação. Dezembro Apoio à Equipa de Auto-avaliação na concepção e aferição dos seus instrumentos de análise organizacional, pelo modelo da CAF; Orientação da sua intervenção na auto- 12 a 15 de avaliação; calendarização da sua actuação. Dezembro Realização presencial de entrevistas aos Responsáveis dos Departamentos da SG, estruturadas segundo os critérios definidos 17 a 19 de pela CAF. Dezembro Realização de um pré-teste para verificar a adequação dos instrumentos ao que se 22 e 23 de pretende analisar com a auto-avaliação. Dezembro

DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (3/4) Datas 9 Preenchimento dos questionários por todos os funcionários da SG, com o apoio de um elemento do núcleo agregador. 5 a 7 de Janeiro 10 Análise quantitativa dos questionários através do tratamento estatístico. Análise qualitativa das respostas às 11 entrevistas e aos questionários, através do método de análise de conteúdo. Congregação dos resultados das análises 12 quantitativa e qualitativa. 10 a 13 de Janeiro 14 a 16 de Janeiro 19 a 23 de Janeiro

DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (4/4) 13 Datas Concepção do relatório onde se apresentarão os resultados quantitativos, as apreciações qualitativas, a pontuação e as grandes conclusões. Entrega do relatório à Direcção 14 validação do seu conteúdo. para 15 Entrega do relatório definitivo. Apresentação dos resultados e apreciações 16 da auto-avaliação. 21 a 27 de Janeiro 28 de Janeiro 29 de Janeiro 30 de Janeiro

Sumário 1. 2. 3. 4. As razões que levaram à utilização da CAF O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar O impacto da CAF na SGMJ

Obstáculos encontrados e formas de ultrapassar (1/2) l Envolvimento das pessoas: l l l Criação da equipa de auto-avaliação: l l l Cepticismo quanto à utilidade do trabalho Dúvidas quanto ao anonimato Voluntariado Designação dos elementos Concepção/utilização de instrumentos: l l Guia da DGAP – terminologia diferenciada da habitualmente usada na AP portuguesa, v. g. “competências” Questionários adaptados - pré-teste

Obstáculos encontrados e formas de ultrapassar (1/2) l Critério 6 “Resultados orientados para os cidadãos / clientes” l l l Avaliação quantitativa l l l Instrumentos de notação Desenho de novos instrumentos – próximo processo de autoavaliação Dificuldade de aplicação Resultados incompletos por via do critério 6 Apresentação dos resultados e objectivos de melhoria

Sumário 1. 2. 3. 4. As razões que levaram à utilização da CAF O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar O impacto da CAF na SGMJ

O impacto da CAF na SGMJ l Plano de melhoria l l l Reuniões de direcção para debate dos resultados e sugestão de medidas calendarizadas Divulgação completa aos funcionários Desenvolvimento de instrumentos de avaliação da satisfação dos clientes Adaptação dos questionários a todos os critérios e redução do número de perguntas Monitorizar os progressos e repetir a autoavaliação